note de frais

[sioum]

Bonjour,

je travaille actuellement sur un tableau regroupant tous les frais de déplacement en incluant les particularités de la TVA déductible ou pas

voici les règles générales que j'ai trouvé sur un site

La TVA sur les frais : les exceptions de déductibilité
Les règles de déductibilité de TVA peuvent paraître assez étranges, en voici les principales :

Pour les restaurants, la TVA sur les frais de restauration est déductible seulement s'il s'agit de frais nécessaire à l'activité de l'entreprise, c'est-à-dire s'il s'agit d'un repas avec un client ou d'un déplacement.

Pour les Hôtels, la TVA est déductible seulement pour les chambres des clients. Il est important de ne pas déduire la TVA de ses propres séjours à l'hôtel.

La TVA sur les frais de carburant est déductible à 80% pour le gas-oil et n'est pas déductible pour l'essence.La Tva sur le péage est déductible.La TVA parking est déductible seulement pour des emplacements réservés aux clients.

j'ai pas mal avancé mais je ne sais pas si je suis sur la bonne voie alors pour éviter de faire un travail pour rien j'aimerais que vous puissiez voir ce que j'ai fait et modifier et me conseiller
par contre je voudrais que tout soit fait sans macro car si ya un probleme je saurais pas le réglé

MERCI BCP A TOUS
n'hésitez pas à me questionner

 

[Amilo]

Re : note de frais

Re,

Pour le calcul de la base avec TVA déductible ou non, vous pouvez vous inspirer de la formule indiquée dans le 1er fichier "Note de frais" sous l'onglet "Détail" (formule certe basique mais qui fontionne).

Donc, pour chaque justificatif, vous sélectionnez la nature en colonne D et saissez le montant TTC dans la bonne colonne de E à I de l'onglet "Détail",

ex : si vous avez un justificatif d'essence pour 60 eur TTC, la TVA n'est pas déductible, je mets donc 60 eur dans la colonne H (0%), la TVA n'est pas calculée en colonne K et ma base HT (colonne J) est égale à ma base TTC

Si j'ai un ticket de Gazoil à 40 eur TTC pour un déplacement en véhicule de tourisme ou de société, j'indique le montant TTC de 40 eur dans la colonne I (80% de 19,6%), la TVA sera alors déductible à 80% de sa valeur sur le ticket, ici 5,24 eur de TVA au lieu de 6,55 eur

Les colonnes HT et TVA (colonnes J, K) se calculent automatiquement.

Reste à rapatrier automatiquement les chiffres TTC sur un modèle de note de frais que vous aurez choisi (dans mon cas j'ai crée en exemple une note de frais par salarié : pour Mathieu et Serge)

Mais vous pouvez certainement trouver d'autres modèles sur le net,
retenez celui qui vous convient et vous aurez ici j'en suis sûr tout le soutien nécessaire pour des formules de recherche pour recopier les montants de l'onglet "Détail" vers la "note de frais"

Et vous pouvez passer votre écriture comptable sur la base du petit tableau que j'ai nommé "Synthèse" toujours sous l'onglet "Détail" (ne pas oublier d'intéger le compte "Avances" voire le compte salarié qui n'apparaissent pas dans mon tableau).

Avec le 2ème fichier "Note de frais2", il est vrai qu'il n'y a pas de formules pour calculer les bases pour l'écriture comptable, mais vous pouvez vous inspirer du 1er fichier pour mettre en place des calculs intermédiaires avec l'aide de tous ici, faut déjà connaitre votre choix dans le modèle retenu,

J'espère vous avoir un peu aider un peu plus dans votre problème,

Cordialement,

 

[sioum]

Re : note de frais

je trouve que votre fichier est très bien fait mais je cherche automatisé la répartition des montants des colonnes E à I
c'est peut être trop exigent de ma part je voudrais saisir les montants d'une colonne et qu'excel sache les placer dans les colonnes E à I
Mais comme la déductibilité de la tva est assez complexe je ne suis pas sur d'arriver au résultat que j'espere

merci beaucoup de votre participation si vous avez d'autre proposition je suis preneuse en attendant je travaille sur ce que vous m'avez transmis

 

[Amilo]

Re : note de frais

Peut-être comme ceci en fichier ci-joint,

Si j'ai bien compris votre demande, on aurait plus besoin des colonnes E à I,

j'ai repris le même fichier mais masqué les colonnes inutiles,

J'ai indiqué 2 manières de renseigner le taux de déductibilité, manuel en colonne S "Déductibilité de la TVA1" et automatique en T "Déductibilité de la TVA2", à vous de retenir celle qui vous convient,

Vous pouvez faire de même pour la colonne M "Taux" en manuel ou en automatique,

En colonne N "Base", j'ai choisi la simplicité mais j'aurais préféré une formule permettant de calculer directement la base (je regarderai ça d'ici demain sauf si quelqu'un aura trouvé déjà la bonne formule)

Il s'agit en fait de calculer : TTC "Colonne E"-[TVA * par le taux de déductibilité "colonne T"]

TVA=TTC-(TTC/(1+Taux de TVA "en colonne M"))


P.S : le fichier ci-joint ne prend pas en compte toutes les spécificités fiscales liées notamment à la bonne et due en forme des tickets car par exemple si un ticket de repas ne fait pas apparaître le taux et le montant de TVA, le ticket devra être comptabilisé TTC sans déduction de la TVA, idem pour les autres frais d'où la nécéssité dl'indiquer la TVA en manuel (colonne S)
Cordialement,

 

[Amilo]

Re : note de frais

Bonjour,

Je vous joins le fichier avec la nouvelle formule en colonne N pour le calcul de la base,

Reste à mettre le tableau en forme, de supprimer les colonnes inutiles (colonnes actuellement masquées) et de rajouter une synthèse pour l'écriture comptable (voir mon fichier initial de l'onglet "Détail"),

Bonne journée

Cordialement

 

[sioum]

Re : note de frais

bonjour,

merci pour votre travail.

je souhaitais des explications justement sur votre nouvelle formule de la colonne N.

Personnellement, j'aurais fait ainsi :

=SI(ESTERREUR(E4/(1+M4));"";E4/(1+M4))

E4 => la base
M4 => le taux

y'a t-il une subtilité que je n'ai pas compris ?

 

[Amilo]

Re : note de frais

bonjour,

merci pour votre travail.

je souhaitais des explications justement sur votre nouvelle formule de la colonne N.

Personnellement, j'aurais fait ainsi :

=SI(ESTERREUR(E4/(1+M4));"";E4/(1+M4))

E4 => la base
M4 => le taux

y'a t-il une subtilité que je n'ai pas compris ?

Bonsoir sioum, le forum,

Pour répondre à votre question, votre raisonnement est juste pour calculer une base HT à partir d'un TTC :

Prenons votre formule avec un ex TTC de 60 eur et une TVA à 19,6%

TTC/(1+Taux de TVA)= HT
60/(1+0,196)=50,17 eur HT

Cependant dans ma formule je calcul ma base HT + la part de TVA non déductible selon les règles fiscales en vigueur :

Par ex pour le gazoil, la TVA étant déductible à 80% selon certains cas, cela veut dire que 20% de la TVA devra aller en charge donc se rajouter au HT, d'où mon calcul avec 60 eur d'achat TTC:

TTC-80%*(TVA)=Charge

Et vous savez que pour calculer une TVA à partir du TTC, on peut faire :

TTC-(TTC/(1+Taux de TVA)=TVA

Ma formule en colonne N est donc :

TTC-80%*( TTC-(TTC/(1+Taux de TVA))=Charge
60-80%*(9,83)=52,13 eur en charge au lieu de 50,17 HT calculé plus haut.

Dans ma colonne N, je retrouve donc le montant HT + éventuellement la part de la TVA non déductible pour le Gazoil à savoir 20% de sa TVA,

Pour saisir une écriture avec une base différente du HT, cela suppose que votre logiciel de comptabilité permet la saisie "manuelle" à savoir, qu'il autorise à saisir une écriture sans calcul automatique de la TVA ou du HT,

Si ce n'est pas la cas, mon 1er fichier serait plus adapté avec une répartition de la base sur les colonnes E à I,

Mais Je pense que les 2 méthodes de saisie sont possibles dans la plupart des logiciels de compta....!!

Voilà si vous voulez revenir au 1er fichier, merci de prendre 2 ou 3 cas de figure différents et d'indiquer les montants dans les colonnes E à I que vous souhaitez avoir,

Ceci en ayant à l'esprit la méthode d'écriture de votre logiciel de compta avec les options de saisie paramétrées car les écritures peuvent s'enregistrer à partir du HT comme du TTC....!!!!

Voilà j'espère vous avoir éclairé dans mes longues explications...

Cordialement

 

[sioum]

Re : note de frais

Merci pour ces explications j'ai omis la possibilité des 80%

heureusement mon logiciel de compta permet de saisir tous les montants manuellement

ce fichier commence a donné quelque chose de pas mal je vais tenté de le développer en précisant par ex les frais des clients ou salarié
les vehicules de tourisme ou utilitaire

mais c'est déjà vraiment bien comme ca c'est pour essayer d'aller au bout des choses mais bon...on verra si c'est possible de mettre toutes les particularités

 

[Amilo]

Re : note de frais

Oui je pense qu'il est possible d'avoir un fichier assez complet même avec toutes les particularités (comme par ex les tickets qui ne sont pas en bonne et due forme, uilitaire ou voiture de tourisme, professionnel ou privé....etc)

Mais il faudra pour cela avoir une bonne connaissance de la compta et d'Excel,

je verrais bien toutes ces particularités avec un formulaire en VBA (mais trop compliqué pour moi à mettre en oeuvre vu mon niveau en Excel),

Bon courage pour la suite

Cordialement

 

[sioum]

Re : note de frais

moi aussi je voyais bien un formulaire ou macro vba mais je ne suis également pas très calée
et surtout un bon samaritain m'aidait et qu'un jour je veuille faire des modifications ca risque d'être compliqué

en tout cas merci pour tout

bonne nuit

 

[Fo_rum]

Re : note de frais

Bonsoir

peut-être un début ?
(Dispo pour explications si cela convient)

 

[Claude38]

Re : note de frais

Bonjour tous,

Bien que ne suivant plus les évolutions du plan comptable depuis x années, une façon avec quelques exemples incluant un code pour les taux de Tva dans les comptes.

Bonnje journée

 

[Amilo]

Re : note de frais

Bonjour à toutes et à tous,

Ravi de voir du soutien, je me permets cependant quelques remarques,

Fo rum, merci pour le formulaire, il est trés pratique et semble fonctionner mais je n'ai pas testé l'ensemble des cas....!

Claude38, votre fichier semble intéréssant et assez complet mais dommage qu'il n'y a pas une colonne TVA pour vérifier l'égalité entre le Crédit et les débits et ceci ligne par ligne. Personnellement je l'aurais rajoutée pour un meilleur contrôle.

Sinon, les règles de TVA sont bien respectées, effectivement pas de TVA sur le parking et une TVA à 5.5% sur l'hôtel, contrairement à mon fichier que j'ai rempli à la hâte.

Bonne journée

Cordialement.

 

[mikeo]

Re : note de frais

Bonjour sioum, et le Forum


Comme je suis moi-même dans la comptabilité, je vous propose un fichier, peut-être plus simple, et sans VBA.

Pour sioum, le + à la ligne 67 ouvre le paramétrage et donne directement les comptes pour la comptabilité. J'ai ajouté une partie pour les déplacements km que tu peux supprimer si tu n'en as pas besoin.

Bien sûr on peut l'améliorer, mais c'est déjà une base.

Mikeo

 

[Amilo]

Re : note de frais

Bonjour Mikeo,

Personnellement, trés sympa votre fichier, il est complet, bien présenté, simple d'utilisation et prêt à l'emploi,

En plus pas d'onglet ou calculs intermédiaires,

Merci pour votre contribution,

Cordialement

 

[sioum]

Re : note de frais

Alors là, sans vouloir vexer personne là je dis : " impeccable"

c'est un fichier comme ca que je me rêvé de créer et MIKEO la fait

En plus je peux faire les modifs que je veux simplement selon la législation changeante
et en suivant mon plan comptable
Beaucoup plus esthétique que ce que je tentais de faire

avec un tableau de synthese qui récapitules tout
je le modifierais juste un tout petit peu en mettant un colonne debit crédit
pour représenter une écriture comptable

je vous remercie vraiment tous pour m'avoir aider et je pense que cette discussion pourra servir a d'autre comptable comme moi qui galere un peu

bonne soirée