note de frais

[sioum]

Bonjour,

je travaille actuellement sur un tableau regroupant tous les frais de déplacement en incluant les particularités de la TVA déductible ou pas

voici les règles générales que j'ai trouvé sur un site

La TVA sur les frais : les exceptions de déductibilité
Les règles de déductibilité de TVA peuvent paraître assez étranges, en voici les principales :

Pour les restaurants, la TVA sur les frais de restauration est déductible seulement s'il s'agit de frais nécessaire à l'activité de l'entreprise, c'est-à-dire s'il s'agit d'un repas avec un client ou d'un déplacement.

Pour les Hôtels, la TVA est déductible seulement pour les chambres des clients. Il est important de ne pas déduire la TVA de ses propres séjours à l'hôtel.

La TVA sur les frais de carburant est déductible à 80% pour le gas-oil et n'est pas déductible pour l'essence.La Tva sur le péage est déductible.La TVA parking est déductible seulement pour des emplacements réservés aux clients.

j'ai pas mal avancé mais je ne sais pas si je suis sur la bonne voie alors pour éviter de faire un travail pour rien j'aimerais que vous puissiez voir ce que j'ai fait et modifier et me conseiller
par contre je voudrais que tout soit fait sans macro car si ya un probleme je saurais pas le réglé

MERCI BCP A TOUS
n'hésitez pas à me questionner

 

[sioum]

Re : note de frais

euh pour moi le péage c'est des frais d'autoroute

merci de ton intervention

 

[sioum]

Re : note de frais

pour les frais d'autoroute c'est bon on a vu qu'il y avait le péage
et pour les frais de panne j'ai rajouté
des frais d'entretiens et réparations

 

[Excel-lent]

Re : note de frais

Bonsoir tout le monde,

La TVA sur les frais de carburant est déductible à 80% pour le gas-oil et n'est pas déductible pour l'essence

Sauf erreur, il n'y a pas que le type du carburant qui rentre en compte dans la déductibilité ou non, il y a également l'utilisation qu'on fait de la voiture :
-> voiture de société : utilisée QUE pour le travail
-> voiture de fonction : utilisée pour le travail mais également le WE et pendant les vacances.

Sinon cela aurait été trop simple 😀

 

[sioum]

Re : note de frais

je n'ai pas le cas de voiture de société

vous essayez de me compliquer la vie lol

mais est ce que mes formules sont bonnes
est ce que ce que j'ai fait est bien fait
sinon comment mieux faire

merci de votre participation

 

[Excel-lent]

Re : note de frais

Bonsoir Sioum,

Des remarques sur ton fichier? Tu es sûr que tu le veux?

Alors je me lance lol

Le premier point et le plus important, à qui s'adresse ton fichier "saisie de notes de frais"?

Il ne faut pas oublier que pour une personne lambda :
-> les remarques sur ton onglet "mode d'emploi" sont du petit nègre
-> perdre 15mn pour faire leurs NDF les gonflent car ils ont autre chose à faire. Pour eux, remplir une NDF ne rentre pas dans leurs attributions, ils ne sont pas comptable.
-> ils feront une seul note de frais par mois. Donc lorsqu'ils feront la suivante, ils auront tout oublié des règles comptables acquisent lors du remplissage de la NDF précédente.
-> bref devoir lire chaque mois le mode d'emploi pour faire leurs NDF va les "gonfler", et la plupart vont choisir la solution de facilité : "remplissage de la NDF au jugé lol"

Donc à mon avis il ne faut pas les embêter avec les histoires de TVA déductible ou non.

Il faut que le choix du type de TVA soit automatisé.

Exemple, lorsqu'ils sélectionneront : note de restaurant pour un client, Excel mette automatiquement : "TVA non déductible" + griser la cellule "montant de la TVA" et y empêcher la saisie d'un montant.

Penser à protéger les cellules où l'utilisateur ne doit pas aller (ou modifier).

Je trouve surprenant que vous faîtes garder les justificatifs par les salariés.

En cas de contrôle, vous devrez donc courir après chaque salarié pour récupérer les justificatifs? Sauf erreur, en comptabilité vous devez garder toutes les pièces (factures, balances, bilans, ...) pendant 10 ans.

Alors comment ferais vous lorsque vous devrez fournir les justificatifs d'un salarié qui a été viré entre temps? Sans oublier que tous le monde n'est pas organisé et/ou conservateur 😉

L'idée de l'onglet "mode d'emploi" est une EXCELLENTE idée, même si un peu complexe pour un néofite.

Il serait bien de rajouter l'onglet (en lecture seul) : "Tarif par Km" où tu mettras tout cela noir sur blanc. Car c'est une question qui revient souvent.

De plus cela te permettra, à l'aide d'une formule RECHERCHEV d'alimenter ta cellule G3 automatiquement, par le biais de la saisie de la cellule C3 (onglet "justif frais km").

Ton onglet "Justif frais km" sera utilisé seulement par les gens qui ont des voitures de fonction?

Car sinon, il y a également un autre cas de figure, non géré par ton fichier : "le salarié qui utilise son véhicule personnel pour faire un trajet professionnel".

Dans ce cas, le tarif au Km n'est calculé que par rapport au nombre de Cv du véhicule. Attention, ce véhicule peut-être une voiture, mais également une moto. Pour information, les barèmes ne sont pas les même.

Je crois que j'ai fais le tour?!?!?

Ah non, j'ai oublié de parler de ton outils de calcul (cellules BL2:BP4 - onglet "Frais ou CB"), très bonne idée. Excellent et très pratique. Penser à mettre en BO4 une liste de choix où tu mettras tous les taux de TVA pratiqués.

Bonne fin de semaine

 

[sioum]

Re : note de frais

Bonjour,

alors....🙄

ce fichier s'adresse à moi meme qui suit comptable
les salariés font leur note de frais simplement dirons-nous avec les justifs originaux que je controlerais

et c'est moi qui m'embete avec ces histoires de TVA, et justement pour eviter de me prendre la tête à chaque je voulais me créer un tableau qui récapitule tout. Ou je prendre le justif indiquerais le montant et quelques infos utilent et tout se calculerait automatiquement

les frais liés au voiture ne concernent que des salariés qui utilisent leur propre voiture pour des déplacements si j'ai des voitures de fonction je modifirais le tableau en conséquence et personne encore n'utilise de moto donc pour ca c'est bon

je retiens ton idée de taux pour l'outils mais c'est vrai que je rencontre plus de cas à 19.6%

j'espere avoir répondu a toutes tes remarques mais bon je pense que je vais devoir me débrouiller à améliorer ce tableau toute seule ca doit être trop complexe
j'aurais donc moins de temps pour aider d'autres personnes

bonne journée

 

[Excel-lent]

Re : note de frais

Hello,

Si le fichier est utilisé par une comptable (toi), dans ce cas c'est nickel. Tu connais déjà grosso modo les régles de TVA, tu vas faire de nombreuses notes de frais, donc bientôt tu sera incollable. Bref parfait.

Que veux-tu améliorer dans ton fichier? On peut toujours faire mieux, c'est clair mais ton fichier s'adressant à une comptable, il est bien je trouve.

Sinon, rajoute l'onglet barême kilométrique, les améliorations que tu aimerais avoir et je regarderais cela ce WE.

Bonne après midi

 

[sioum]

Re : note de frais

ce que je souhaiterais améliorer c'est les formules de calcul
et si j'arrive à améliorer les calculs peut etre que le fichier sera moins lourd

et avec ce tableau je veux créer mon écriture comptable automatiquement
comme ca j'ai plus qu'a saisir les montants et faire précisé qq informations

voila mais bon je dois etre la seule comptable qui pratique excel 😕

 

[Excel-lent]

Re : note de frais

Hello,

Ton fichier n'est pas là. S'il a été rejeté à cause de sa taille, zip ton fichier 😉

Il est tard, je regarderais demain, à moins que quelqu'un d'autre ai répondu entre temps.

Sinon je voulais te rassurer, tu n'es pas la seul comptable à utiliser Excel 😉

A demain

 

[sioum]

Re : note de frais

voici mon fichier mais j'ai pas bcp avancé depuis

merci

et bonne nuit

 

[Amilo]

Re : note de frais

Bonjour sioum, le forum,

Ce n'est peut-être pas ce que vous demandez mais je me permet quelques remarques au sujet de votre fichier,

Je le trouve un peu encombrant (trop de colonnes inutiles notamment les colonnes " HT TVA TTC Dont TVA HT" à répétition)

Tout ceci ne tient pas sur une page à l'impression,

J'aurais personnellement mis les natures des frais en lignes plutôt qu'en colonnes, ça pourrait tenir facilement sur une page.

De plus, le traitement de la TVA étant assez varié, je l'aurais calculé sur un onglet séparé (car effectivement avec le carburant il y a plusieurs cas de figure : 100%, 80%-20% ou 0% de déductibilité selon le type de carburant et le véhicule utilisé, utilitaire ou tourisme).

Sans vouloir remettre en cause tout votre travail, je vous joins si ça vous intérèsse, 2 modèles à peaufiner ou à adapter notamment pour les formules (le modèle "Note de frais2" a été trouvé y a longtemps sur Excel download, merci à l'auteur)

Voilà bonne continuation pour la suite

P.S : je rencontre actuellement un problème sur le site Ci-joint.fr pour transmettre les 2 fichiers, connaissez vous un autre site qui permet d'envoyer des fichiers ??? Sinon je réessayerai dans la journée....

Bonne journée

Cordialement

 

[Amilo]

Re : note de frais

Re,

Sinon, un test en taille compressée des 2 fichiers

Cordialement

 

[Amilo]

Re : note de frais

Oups,

voici le 2ème fichier,


Cordialement

 

[sioum]

Re : note de frais

bonjour amilo,

tout d'abord merci pour tes fichiers et de ton aide.
t'as bien compris ma problématique concernant la lourdeur de mon fichier
c'est vrai que faire en ligne peut me faire gagner de la place et que ca soit + lisible.
cependant le seule hic c'est que je voudrais automatisé également au niveau de la tva déductible ou non par exemble si je choisi la nature de frais essence qu'il me mettre le montant de la dépense directement le montant ttc
etc.. j'espere etre claire

je fais donc voir avec ton fichier ce que je peux faire
merci encore