Microsoft 365 Recherche et enregistrement document

[pompaero]

Bonjour le forum.

Un document est en construction et concerne le suivi de demande de CP de mon service. J'aimerai simplifier l'utilisation de ce classeur et surtout économiser du papier, ancre d'imprimante pour le bien de notre planète puis avoir une organisation la mieux adaptée à nous.

Ce classeur présente plusieurs onglets :
- Onglet "Retour formulaire demande cp" qui récupère les informations (col da A à J) venant d'un formulaire Google forms sauf les colonnes Q et R (col Q sera renseignée suite à la validation du CDS et col R est la liste des agents en concatener)
- onglet "Validation cds" (c'est cet onglet sur lequel je vais appuyer) sera l'endroit ou le cds (chef de service) va rechercher les demandes en cours non validé afin qu'il puisse justement les valider.
Le but de cet onglet :
1) Le cds recherche une demande à l'aide d'une liste déroulante (ou autres) des agents de la col R dont la col Q n'est pas renseignée "Vue"
2) Le cds renseigne sa partie (celle du bas, dernier rectangle) puis valide à l'aide du bouton (ou autres) enregistrer.
3) Lors de l'enregistrement, les données renseignent les col K à P et la col Q sera notifiée "Vue"
4) A la suite de l'enregistrement, l'idéal serait de créer le document en pdf afin de l'archiver dans un dossier prévu à cet effet puis ouvrir la boite mail afin de l'envoyer à l'agent concerné.

Ca fait beaucoup de chose !! je sais.
Si d'autres idées sont proposés, je suis disponible à les entendre, n'hésitez pas.

J'espère avoir été le plus précis possible, si cela n'est pas le cas, n'hésitez pas à revenir vers moi pour de plus amples renseignements.

Merci par avance à tous

Cordialement
pompaero;

 

[ChTi160]

Bonjour le Fil
je pense qu'il ne faut pas trier le tableau de la feuille Excel ! je vais voir .
tu dis : "Je me suis aperçu également, si le tableau excel n'a pas de col supplémentaire, les données reste bien dans le même rodre que le classeurSheets."
que veux tu dire par : "les données reste bien dans le même Ordre" ?(il faut savoir que dans mon fichier il y a un tri de fait)
donc les colonnes supplémentaires ne sont présentent que dans le Tableau excel !
C'est lors de l'enregistrement du Formulaire complété que les données sont décalées , c'est ça ? (explique moi les Images 6,7,8)
Donc Seul les données des 10 colonnes du tableau structuré "Réponses_au_formulaire_1" sont concernées par la mise a jour automatique de "GoogleSheet" ?
en attendant des explications Lol
si ce Sont les colonnes supplémentaires qui posent problème, peut être pourrait il y avoir deux tableaux Cote a Cote , l'un avec les 10 colonnes du transfert et L'autre les colonnes supplémentaires , ils auront le même nombre de Ligne.
je n'ai pas compris (car pas utilisateur) le fonctionnement du transfert de "GoogleSheet" vers le fichier Excel
est ce qu'à chaque mise a Jour du Fichier Excel c'est l'ensemble des Données présentent de "GoogleSheet" qui sont transférées ?
exemple : Toutes les données du Fichier "GoogleSheet remplacent les données de la Feuille "Retour formulaire demande CP" à partir de la Cellule "A2" ou "A1" si les Entêtes sont transférés ?
Cordialement
jean marie

 

[fanfan38]

Bonjour
Est ce qu'il est possible d'ajouter un indice sur le fichier "Retour demande congés payés"
C'est pour qu'il n'y ai pas de doublon
A+ François

 

[pompaero]

Bonjour ChTi160, fanafan38



ChTi160

Que les données du classeur Excel restent identiques au classeurSheets (dans l'ordre d'inscription horodateur). Je pense que le tri n'est pas nécessaire. Effectivement les colonnes sup sont présentent que dans le tableau Excel.
Oui c'est bien ça ! C'est lors de l'enregistrement du Formulaire complété que les données se décales dans classeur Excel.
6) Le tableau Excel n’est pas dans le même ordre chronologique par date comme dans Sheets (regarde col A dans Sheets, les dates s’inscrivent dans l’ordre « ligne 1 = le 11/05/2025, Ligne 2 = 28/05/2025, etc ; et Ligne 9 = le 30/05/2025) cet ordre devrait être identique dans Excel.
7) Validation du CDS avec le choix de la ligne 5 « Istres Philippe » et après enregistrement les infos sont arrivées sur une autre ligne.
8) Idem avec le de la ligne 1 « Avignon Joris », après enregistrement les infos sont arrivées dans une autre ligne.
Oui, seules les données des 10 colonnes du tableau structuré "Réponses_au_formulaire_1" sont concernées par la mise a jour automatique de "GoogleSheet"

J’essai d’expliquer simplement avec le max de détails, lol.

est-ce qu'à chaque mise a Jour du Fichier Excel c'est l'ensemble des Données présentent de "GoogleSheet" qui sont transférées ? Oui je pense ais pas sûr.
Parce que des l’or que l’on ajoute une entrée dans GoogleSheet seule cette dernière s’ajoute également dans Excel. (en tout cas je vois comme ça)
Le double tableau, l’idée m’a effleuré l’esprit. Je pensais laisser le tableau "Réponses_au_formulaire_1" avec ces 10 col et peut-être avec les cols sup tout remettre dans un autre tableau. A tester


Fanfan38

Oui on peut tenter d’ajouter un indice.

Merci à vous de votre soutien
Cdlt
pompaero

 

[ChTi160]

Re
Il faut donc dans un premier temps supprimer le tri du tableau structuré "Réponses_au_formulaire_1"
Jean marie

 

[pompaero]

Oui, je pense. A tester de manière a avancer pas à pas.
Merci

 

[fanfan38]

Bonjour
Ce n'est pas dû au tri mais à la macro qui rapatrie les données (j'en ai fait une nouvelle)
Ci joint ma solution
Perso je pars en vacance 15 jours donc je te laisse travailler ChTi160 (Salut)

A+ François

 

[ChTi160]

Bonjour le Fil
François, il faut donc modifier la procédure de transfert des données depuis "GoogleSheet" pour y ajouter une colonne "ID"
Bonne Vacances François !
Bonne Journée
Jean marie

 

[fanfan38]

Salut Chti
Et oui… ou alors il faut supprimer les lignes rapatriées
Merci
A+ François

 

[ChTi160]

Re
Une autre version (je n'ai travaillé que la Feuille "Validation cds") (perfectible)
j'ai fait en sorte de n'avoir que des "OptionButtons"
j'ai renommé certaines Choses "BDD" "Controls" etc etc
si Une seule Ligne dans la "ListBox" , alors on l'affiche dans le Formulaire !
Lors de l'enregistrement de réponses , chez moi pas de décalage dans la Base de Données !
tu testes et tu me dis , si lors de l'ajout de Lignes sous les Colonnes "A à J" ça fonctionne correctement.

 

[pompaero]

Re
Une autre version (je n'ai travaillé que la Feuille "Validation cds") (perfectible)
j'ai fait en sorte de n'avoir que des "OptionButtons"
j'ai renommé certaines Choses "BDD" "Controls" etc etc
si Une seule Ligne dans la "ListBox" , alors on l'affiche dans le Formulaire !
Lors de l'enregistrement de réponses , chez moi pas de décalage dans la Base de Données !
tu testes et tu me dis , si lors de l'ajout de Lignes sous les Colonnes "A à J" ça fonctionne correctement.

Bonjour ChTi160
Merci pour ton implication.
Je n'ai pas tout bien compris, en particulier "si Une seule Ligne dans la "ListBox" , alors on l'affiche dans le Formulaire !" mais j'ai quand tenté les tests.
Donc après quelques tests, la mise à jour des entrées sont identiques au classeurSheets. Le seul petit souci que j'ai pu voir pour le moment, est que les infos du cds en dernière ligne, après actualisation, suivent chaque nouvelle intégration venant du classeuSheets.

Ensuite un bug sur activation des feuil3 et 2 concernant le Listbox quand c'est vide (à priori).

Je joins capture d'écran pour plus de compréhension.

Encore merci, afin de pouvoir surmonter ce challenge !!
Cdlt
pompaero

 

[ChTi160]

Re
Tu dis : "Je n'ai pas tout bien compris, en particulier "si Une seule Ligne dans la "ListBox" ,Cela veut dire que si la listbox ne contient qu'une ligne ,elle sera d'office affichée dans le formulaire.(Comme si tu l'avais sélectionné )
Jean marie

 

[ChTi160]

Re
Tu dis : "j'ai pu voir pour le moment, est que les infos du cds en dernière ligne, après actualisation, suivent chaque nouvelle intégration venant du classeuSheets."
Je pense que les lignes ajouter récipient les données des lignes déjà existantes.
Avoir s'il faut faire deux tableaux inter dépendant le premier avec les données de la feuille "Google sheet" et un deuxième pour la gestion ... A voir
Bonne fin de journée
Depuis mon téléphone.
Jean marie

 

[ChTi160]

Re
pour cette constatation : "Le seul petit souci que j'ai pu voir pour le moment, est que les infos du cds en dernière ligne, après actualisation, suivent chaque nouvelle intégration venant du classeuSheets."
cela voudrait dire que si on ajoute une Ligne au Tableau la dernière Ligne validé se déplace au Niveau de la Ligne ajoutée !
chez moi (je n'ai pas (GoogleSheet) si j'ajoute une ligne pour validation ,au Tableau pas de décalage.
sur le Fichier sur lequel je travaille il n'y a pas de Bug au niveau de la Feuille "Feuil3"
regarde et teste le Fichier Joint
Jean marie

 

[pompaero]

Ah ok pour le formulaire qui sélectionne la ligne, merci pour la précision.

Ah mince ! ben essayons les 2 tableaux alors. ça sera peut-être la solution.

J'avais pensé garder le tableau actuel pour récupérer les infos du classeurSheets et partir de la, avec une macro certainement recopier dans un autre tableau ou l'on pourrai mettre l'ensemble des col jusqu'à Q puis traiter à partir de ce tableau.
Qu'en penses tu ?

pompaero

 

[ChTi160]

Re
Je vais voir si on peut sur une même feuille avoir deux tableaux structuré interactifs .juste une colonne vide entre les 2.
Jamais fait mais a voir
Je te tiens au courant
Jean marie