Microsoft 365 Gestion de stock pharmacie (entrée, sortie, graphiques)

MissSara · 10 Septembre 2022

Bonjour à tous,

Afin d'assurer le suivi de stock d'une pharmacie associatif , j'ai repris un fichier excel proposé sur le forum (ci-joint) pour lequel j'aurais besoin d'effectuer des adaptations/ajouts et ainsi je sollicite votre aide ne maitrisant pas assez Excel :

Dans l'onglet pharmacie centrale

- Créer une alerte péremption à 30 j pour identifier les spécialités dont la date de péremtion est proche

- Créer une alerte péremption à 30 j+ alerte stock pour identifier les médicaments dont le stock mini est atteint et dont la date de péremption est proche

- Dans le menu Gestion de stock, comment faire pour entrer une commande de médicaments dans le stock (mettre à jour les quantités de chaque référence sans devoir à chaque fois modifier la quantité en stock , le stock mini et le stock maxi) ?

Un autre point majeur dont nous aurions besoin est de visualiser graphiquement (histogramme ?) la quantité des sorties de chaque médicament par mois et par destination idéalement. Par exemple pour la spécialite doliprane 300 mg sachet, je voudrais pouvoir identifier rapidement la quantité de ce médicament sortie chaque mois et selon la destination (dans la pharmacie nous fonctionnons en missions : mission A, mission B, mission C). Ce point nous aidera pour établir la commande mensuelle de médicaments.

Vous remerciant pour votre aide,

Bien à vous,

vgendron · 10 Septembre 2022

Hello

Pour les alertes, c'est quoi le souci exactement? tu as déjà deux Mises en forme conditionnelle en Bleu pour le niveau de stock et en jaune pour la date de peremption

pour le menu "Gérer mes stocks"
tu parles de quel onglet? qu'est ce qui pose problème?

JM27 · 10 Septembre 2022

bonjour
je suis l'auteur de ce fichier
déjà on va prendre un fichier actualisé
et ensuite on analysera ton pb

- Dans le menu Gestion de stock, comment faire pour entrer une commande de médicaments dans le stock (mettre à jour les quantités de chaque référence sans devoir à chaque fois modifier la quantité en stock , le stock mini et le stock maxi) ?

Quand tu fais une mise à jour du stock, je supposes que ces médicaments ont une autre date de péremption, ce qui induit une nouvelle ligne de ce médicament avec une date de péremption
différente.
Quand à la dernière question , il faut regrouper sur une nouvelle feuilles toutes les sorties regroupée et créer un Tableau croisé dynamique Ad Hoc : je regarde

JBARBE · 10 Septembre 2022

Bonjour à tous,
Le même programme que JM27 !
Peut-être manquait-il quelque chose qui a été rajouté ici !
Bonne journée !

JM27 · 10 Septembre 2022

bonjour

Peut-être manquait-il quelque chose qui a été rajouté ici !

rajouté : quoi?
cela serait bien de le préciser .
merci

voir fichier ci joint correspondant à la demande avec onglet recap et TCD associé

MissSara · 10 Septembre 2022

Re-bonjour,

Je vous remercie énormément pour vos réponses et votre aide.

Merci beaucoup JM27 pour le fichier mis à jour avec l'onglet. C'est ce type d'onglet que je cherchais pour avoir le récapitulatif des sorties.

J'ai deux questions en revoyant le fichier

- Dans le cas de notre pharmacie, le stock mini est le même pour une spécialité quelque soit la date de péremption. Ainsi, j'ai modifié le stock et le stock mini du fichier envoyé pour la spécialité BBB pour voir si une alerte stock mini (bleu) apparait si le stock est inférieur au stock mini , mais rien n'apparaît (cf la capture ci dessous)? Les lignes devraient être surlignées en bleu ? car si on fait la somme du stock total de la spécialité BBB (1+5+4=10 unités) nous atteignons le stock mini (qui est de 10 également).

- Que se passe t-il pour une spécialité qui rentre dans la catégorie à la fois de l' alerte stock mini atteint (bleu) et de l'alerte péremption (0, 30, 90 ou 180 jours) ? laquelle prévaut ?

Encore merci pour votre aide et réactivité

JM27 · 10 Septembre 2022

bonsoir
C'est un stock mini par ligne de la base de données et non pas un stock mini sur l'ensemble du même médicament ( je regarde pour améliorer)
la mise en forme est gérée par une macro , ce n'est pas une mise en forme " normale " (celle intégré à Excel)
Cette mise en forme s'exécute à l'ouverture du fichier puis à la création d'une ref par l'userform ou à la suppression d'une ref par l'userform , ou à la sortie d'une ref par l'userform.
donc ne pas intervenir directement dans la feuille stocks , tu t'exposent à des pb de fonctionnement et notamment une mise en forme qui ne se fera pas !
Ordre de priorité des mise en formes
D'abord les stocks inf au mini et péremption zéro jour en rouge
ensuite les stocks inf au mini en bleu
ensuite
1/ péremption 0 jour gris
2/ péremption 30 jour jaune
3/Péremption 90 jours violet
4/péremption 180 jours orange
en conclusion : l'alerte stocks est prioritaire sur les dates de péremption ( ce n'est pas parfait mais ....c'est un peu comme l'oeuf ou la poule : qui a été fait en premier ?)
nota : ce fichier à déjà fait le "tour du monde" la guyane francaise , Madagascar et certains pays d'Afrique (pour des dispensaires) avec des adaptation spécifiques.
nota : le TCD sera mis à jour à l'activation de la feuille TCD ( si il y a des données dans la feuille SortiesRegroupées)
Ci joint le fichier réinitialisé

JM27 · 10 Septembre 2022

Bonsoir
une petite évolution
Le conditionnement est géré par un déroulant dans l'userform.( pour simplifier la saisie)

cp4 · 11 Septembre 2022

JM27 à dit:
Bonsoir
une petite évolution
Le conditionnement est géré par un déroulant dans l'userform.( pour simplifier la saisie)

Bonjour,
@JM27 : Il n'y a aucune donnée dans le fichier, pourquoi il y en a dans le tcd. Merci

Bon dimanche

JM27 · 11 Septembre 2022

bonjour
@cp4
Cela le fait sur tout les TCD si il n'y a plus de données dans la feuille( a priori il ne se met pas à jour si il n'y a pas de donnes et il garde les données préalablement renseignées qui ont été effacées)
pour tester : créer une destination , puis un médicament en enfin une sortie ; normalement le TCD se mettra à jour

nota : le TCD sera mis à jour à l'activation de la feuille TCD ( si il y a des données dans la feuille SortiesRegroupées)

JM27 · 11 Septembre 2022

Bonsoir
Une évolution avec la prise en compte de l'addition des différents stocks (pour un même médicament) pour une comparaison avec le stock mini.
( Ayant bien entendu une date de péremption non dépassée)
priorité de la mise en forme
1/péremption 0 jour ( date dépassé) gris
2/médicament inférieur au Stock mini ( somme des médicaments ayant la même désignation) bleu
3/ péremption 30 jour jaune
4/Péremption 90 jours violet
5/péremption 180 jours orange

MissSara · 13 Septembre 2022

Bonjour JM27,

Merci pour ces explications et pour la mise à jour du document. Je vais partir du dernier fichier pour la gestion de notre stock pharmacie, c'est exactement ce dont j'ai besoin.

Un grand merci pour votre aide

Sara

MissSara · 14 Septembre 2022

Rebonjour,

Je me permets de vous demander quelques précisions svp :

-Est-il possible d'annuler une sortie d'un médicament qui a été faite ? (par exemple une erreur a été fait au moment de faire la sortie , type erreur sur la quantité sortie , erreur sur la destination)

J'ai souhaité intégrer le stock d'une ancienne version de fichier en faisant un copier coller dans l'onglet central. Est ce que j'ai eu tord (faut-il que j'intégre les références une par une en utilisant la boite de dialogue ?) car la date de dernière sortie est figée (si je fais une sortie, rien ne bouge) par contre les alertes (stock, péremption) sont bien fonctionnelles et je retrouve toutes mes références dans la boite de dialogue comme si je les avais crée initialement à partir de la boite de dialogue.

Merci beaucoup

Sara

JM27 · 14 Septembre 2022

Bonsoir
pour annuler une saisie en erreur:
- rajouter dans la ligne de stock correspondant au médicament ( si il y a plusieurs médicaments identique, attention a rajouter cette valeur sur la bonne ligne ( mais comme tu n'as plus la date de péremption , il faut donc rapatrier cette date lors d'une sortie)
- supprimer la ligne dans la feuille de mouvement correspondant à la mission
- supprimer la ligne dans la feuille SortiesRegroupées
- La date de dernière sortie n'est qu'une info , donc peu importante , celle ci sera actualisée à la prochaine sortie.
Ci joint un fichier avec date de péremption rapatriée
nota: attention de ne pas trop intervenir directement dans la feuille stock . le faire pour récupérer les données , mais ensuite ne plus le faire ( sauf pour éliminer les erreurs)
Je regarde pour effectuer par macro une annulation d'une sortie( on verra cela demain)

JM27 · 15 Septembre 2022

Bonjour
Avec une page dans l'userform pour annuler une sortie
A tester

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