XL 2016 Automatisé un planning bénévole pour un tournoi

simo161616

XLDnaute Junior
Bonjour à toutes et tous,



Je m'occupe de la responsabilité des bénévoles pour un tournoi de tennis, durant 8 jours alors qu’on reçoit presque 140 bénévoles chaque année.

On est un groupe de 3 personnes à s'occuper de leurs dispatchs, faire le briefing, faire l'appel, et de leurs expliquer les missions de chaque poste.



Le problème qu'on rencontre c'est qu’on n’arrive pas à automatiser le système c'est pour cette raison je sollicite, vivement, votre aide qui va vraiment me rendre un grand service, ainsi à toute mon équipe, toute vos propositions sont les bienvenues n'hésitez surtout pas,



Donc je vais essayer de maximiser les informations pour bien expliquer la situation comme il faut :) :



Les bénévoles ont pour rôles de :



• Vérifier la validité des billets et badges (date, photos pour les badges).

• Scanner les billets.

• Ouvrir l’accès au gradin.

• Gestion de la circulation

• Indiquer où sont les places.

• Si une personne tente de sortir à un moment non autorisé, lui signaler son "erreur" et la faire patienter.

• Léger nettoyage dans les gradins, à la fin d'une rencontre.

• Nettoyage poussé à faire à la fin de chaque journée une fois les matchs terminés.



On recense 2 périodes : (comme figurant sur la feuille "Période")



* Période 1 : Commence normalement à 10h jusqu'à 16h avec 3 bénévoles qui doivent commencé plutôt 1h avant pour occupés les postes des entrées principales afin d'empêché le publique d'accédé sur le site sans billet ou badge.

* Période 2 : Commence à 16h jusqu'à 23h



Pour commencer on fait un appel aux bénévoles, comme chaque année, en commençant par contacter par emails ceux qu'ils ont déjà participé aux anciennes éditions, après on peut aussi contacté d'autres organismes ou de faire un appel sur les réseaux sociaux etc.



Puis on reçoive par email un formulaire rempli contenant NOM ET PRENOM, ADRESSE, TEL …etc. ainsi que leurs disponibilités à coché, comme c'est figurant sur le Feuille "DISPONIBILITE", une seule condition est requise : être présent 5 jours/périodes au minimum

Du coup on saisit manuellement, les informations figurants sur les formulaires des inscrits, sur le tableau de la feuille "disponibilités".



Puis une fois on a reçu la "Feuille de match" qu'elle nous permet de visualiser les postes dont on a besoin pour cette période, toute en se basant sur la feuille "Zones" aussi. On établies un planning permettant d'affecter tous les bénévoles présent pendant cette période au postes (feuille "Poste"), de façons équitable, en se basant sur :



* La liste des bénévoles présent pour la période

* La feuille des matchs, figurant sur le feuille "Feuille des matchs", celle-ci qu’on reçoive chaque soir, dont ils nous servent comme moyen pour savoir s'il y a des matchs le lendemain qui se joue sur les courts et sur la centrale.





- Conditions pour établir un planning :



* Le planning doit permettre à chacun des bénévoles, de pouvoir regarder les matchs toute en occupant leurs postes, pour au moins une plage horaire par période.

* Prévoir une pause à chaque bénévole, pour une durée qui ne dépassant pas une plage horaire, pause déjeuné, pause clopes, se reposer …etc. par exemple de 11h30 à 13h,

* Eviter, d'affecter un bénévole 2 fois ou plus au même poste par période.

* Ne pas affecté de bénévoles aux case grisé





- Sur la feuille "DISPONIBILITE" Je cherche une Formule pour avoir les totaux de présence en périodes et en jours sans devoir les compter manuellement.

- Des fois on se heurtent au problème d'absence d'un ou plusieurs bénévoles ou un retards, alors qu'on a déjà établies le planning, ce qui fais qu'on doit tout refaire à la main et de faire attention au doublant dont ca prends énormément de temps, et je me demande si y a un moyen à liés toute les feuilles du fichiers de façons à ce que une fois je modifie le liste présence par exemple ca modifie aussi automatiquement sur les autre feuille dont celle du planning.

- Aussi la même chose pour les retards fréquent qu’on note des fois comme absent, pour le remodifier juste après quand le bénévole se présente et lui attribuer un poste automatiquement sans avoir besoin de tout refaire.



Voilà j’ai essayé d’être le plus claire possible car je sais que c’est compliqué, mais si quelque chose est ambigu ou autre, n’hésitez surtout pas à me répondre et je vous expliquerai.

Merci infiniment pour votre passage et de votre aide

-
 

Pièces jointes

  • BENEVOLES.xlsx
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Solution
avant : tranche horaire n
après : tranche horaire n+1
j'ai regardé la feuille et j'ai essayé de "reconstituer" l'ordre d'affectation sur les postes.. ca ne va pas.. le bouclage ne se fait pas sur tous les postes..

pour t'expliquer un peu plus la macro affectation telle qu'elle est en ce moment
la macro récupère la liste complète des bénévoles disponibles
elle mélange cette liste dans un ordre aléatoire
elle te demande combien de bénévoles tu souhaites utiliser
==>Si il y a un grand nombre de bénévoles, ca permet de limiter le nombre de bénévoles affectés, et d'en garder en reserve sur liste d'attente
==> si il n'y en a pas beaucoup: il suffit de laisser le nombre par défaut pour tous les utiliser==> ca limite...

vgendron

XLDnaute Barbatruc
pour la liste d'attente.. je ne comprend pas trop non plus
dans la feuille Samedi 16 P1: si tu lances l'affectation, et tu ne choisis que 6 bénévoles sur les 12 possibles
tu as 6 bénévoles pris au hasard dans la liste (grace à la fonction Alea) pour remplir les 4 tableaux
les 6 NON utilisés (colonne w) sont donc des bénévoles sur liste d'attente
 

Pièces jointes

  • BENEVOLES 12.xlsm
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vgendron

XLDnaute Barbatruc
avant : tranche horaire n
après : tranche horaire n+1
j'ai regardé la feuille et j'ai essayé de "reconstituer" l'ordre d'affectation sur les postes.. ca ne va pas.. le bouclage ne se fait pas sur tous les postes..

pour t'expliquer un peu plus la macro affectation telle qu'elle est en ce moment
la macro récupère la liste complète des bénévoles disponibles
elle mélange cette liste dans un ordre aléatoire
elle te demande combien de bénévoles tu souhaites utiliser
==>Si il y a un grand nombre de bénévoles, ca permet de limiter le nombre de bénévoles affectés, et d'en garder en reserve sur liste d'attente
==> si il n'y en a pas beaucoup: il suffit de laisser le nombre par défaut pour tous les utiliser==> ca limite le risque d'avoir un bénévole sur plusieurs postes en meme temps

les bénévoles choisis au hasard sont donc utilisés pour remplir les tableaux
la formule en colonne W te montre les bénévoles NON affectés

Le choix aléatoire permet d'avoir un mélange d'une période à l'autre:
ex: tu as les 60 memes bénévoles pour 3 jours d'affilés
la liste des bénévoles sera toujours dans le meme ordre pour les 3 jours d'affilé
à chaque fois. tu choisis 40 bénévoles==> si il n'y a pas de mélange.. ce seront toujours les 40 memes premiers bénévoles pour les 3 jours==> les 20 derniers ne seront jamais utilisés..
le mélange évite cela.
 

simo161616

XLDnaute Junior
pour la liste d'attente.. je ne comprend pas trop non plus
dans la feuille Samedi 16 P1: si tu lances l'affectation, et tu ne choisis que 6 bénévoles sur les 12 possibles
tu as 6 bénévoles pris au hasard dans la liste (grace à la fonction Alea) pour remplir les 4 tableaux
les 6 NON utilisés (colonne w) sont donc des bénévoles sur liste d'attente
oui Merci j'ai aperçu que ca fais un tri aléatoire avant d'affecté c'est énorme

Partant du principe qu'on dois remplir 40 poste/périodes y compris les pauses, on a 50 bénévoles inscrit comme disponible cette période, par conséquent la liste d'attente va y avoir (50-40) 10 bénévoles, qu'on va pas les convoqué pour la période mais on va leurs demandé quand même d'être attentif à leurs téléphone en cas de gros absences.

Pour le bouclage j'ai essayé de faire une logique bien claire sur la feuille Logique d'affectation, j'espère ca va être utile si non, franchement avec la fonction affectation ca va parfaitement bien, me faut juste 2 points à régler si je veux utilisé

1) Oté les colonnes Réserve, et ne garder que 4 colonnes pour les pauses.
2) la commande check dois vérifié les doublons en comptant aussi les 4 colonnes Pauses
et c'est vraiment tout

merci énormément pour tous ces efforts V.

j'oublierai pas tout ca

PS fichier très volumineux je t'est envoyé par émails
 

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