XL 2016 Automatisé un planning bénévole pour un tournoi

simo161616

XLDnaute Junior
Bonjour à toutes et tous,



Je m'occupe de la responsabilité des bénévoles pour un tournoi de tennis, durant 8 jours alors qu’on reçoit presque 140 bénévoles chaque année.

On est un groupe de 3 personnes à s'occuper de leurs dispatchs, faire le briefing, faire l'appel, et de leurs expliquer les missions de chaque poste.



Le problème qu'on rencontre c'est qu’on n’arrive pas à automatiser le système c'est pour cette raison je sollicite, vivement, votre aide qui va vraiment me rendre un grand service, ainsi à toute mon équipe, toute vos propositions sont les bienvenues n'hésitez surtout pas,



Donc je vais essayer de maximiser les informations pour bien expliquer la situation comme il faut :) :



Les bénévoles ont pour rôles de :



• Vérifier la validité des billets et badges (date, photos pour les badges).

• Scanner les billets.

• Ouvrir l’accès au gradin.

• Gestion de la circulation

• Indiquer où sont les places.

• Si une personne tente de sortir à un moment non autorisé, lui signaler son "erreur" et la faire patienter.

• Léger nettoyage dans les gradins, à la fin d'une rencontre.

• Nettoyage poussé à faire à la fin de chaque journée une fois les matchs terminés.



On recense 2 périodes : (comme figurant sur la feuille "Période")



* Période 1 : Commence normalement à 10h jusqu'à 16h avec 3 bénévoles qui doivent commencé plutôt 1h avant pour occupés les postes des entrées principales afin d'empêché le publique d'accédé sur le site sans billet ou badge.

* Période 2 : Commence à 16h jusqu'à 23h



Pour commencer on fait un appel aux bénévoles, comme chaque année, en commençant par contacter par emails ceux qu'ils ont déjà participé aux anciennes éditions, après on peut aussi contacté d'autres organismes ou de faire un appel sur les réseaux sociaux etc.



Puis on reçoive par email un formulaire rempli contenant NOM ET PRENOM, ADRESSE, TEL …etc. ainsi que leurs disponibilités à coché, comme c'est figurant sur le Feuille "DISPONIBILITE", une seule condition est requise : être présent 5 jours/périodes au minimum

Du coup on saisit manuellement, les informations figurants sur les formulaires des inscrits, sur le tableau de la feuille "disponibilités".



Puis une fois on a reçu la "Feuille de match" qu'elle nous permet de visualiser les postes dont on a besoin pour cette période, toute en se basant sur la feuille "Zones" aussi. On établies un planning permettant d'affecter tous les bénévoles présent pendant cette période au postes (feuille "Poste"), de façons équitable, en se basant sur :



* La liste des bénévoles présent pour la période

* La feuille des matchs, figurant sur le feuille "Feuille des matchs", celle-ci qu’on reçoive chaque soir, dont ils nous servent comme moyen pour savoir s'il y a des matchs le lendemain qui se joue sur les courts et sur la centrale.





- Conditions pour établir un planning :



* Le planning doit permettre à chacun des bénévoles, de pouvoir regarder les matchs toute en occupant leurs postes, pour au moins une plage horaire par période.

* Prévoir une pause à chaque bénévole, pour une durée qui ne dépassant pas une plage horaire, pause déjeuné, pause clopes, se reposer …etc. par exemple de 11h30 à 13h,

* Eviter, d'affecter un bénévole 2 fois ou plus au même poste par période.

* Ne pas affecté de bénévoles aux case grisé





- Sur la feuille "DISPONIBILITE" Je cherche une Formule pour avoir les totaux de présence en périodes et en jours sans devoir les compter manuellement.

- Des fois on se heurtent au problème d'absence d'un ou plusieurs bénévoles ou un retards, alors qu'on a déjà établies le planning, ce qui fais qu'on doit tout refaire à la main et de faire attention au doublant dont ca prends énormément de temps, et je me demande si y a un moyen à liés toute les feuilles du fichiers de façons à ce que une fois je modifie le liste présence par exemple ca modifie aussi automatiquement sur les autre feuille dont celle du planning.

- Aussi la même chose pour les retards fréquent qu’on note des fois comme absent, pour le remodifier juste après quand le bénévole se présente et lui attribuer un poste automatiquement sans avoir besoin de tout refaire.



Voilà j’ai essayé d’être le plus claire possible car je sais que c’est compliqué, mais si quelque chose est ambigu ou autre, n’hésitez surtout pas à me répondre et je vous expliquerai.

Merci infiniment pour votre passage et de votre aide

-
 

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  • BENEVOLES.xlsx
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Solution
avant : tranche horaire n
après : tranche horaire n+1
j'ai regardé la feuille et j'ai essayé de "reconstituer" l'ordre d'affectation sur les postes.. ca ne va pas.. le bouclage ne se fait pas sur tous les postes..

pour t'expliquer un peu plus la macro affectation telle qu'elle est en ce moment
la macro récupère la liste complète des bénévoles disponibles
elle mélange cette liste dans un ordre aléatoire
elle te demande combien de bénévoles tu souhaites utiliser
==>Si il y a un grand nombre de bénévoles, ca permet de limiter le nombre de bénévoles affectés, et d'en garder en reserve sur liste d'attente
==> si il n'y en a pas beaucoup: il suffit de laisser le nombre par défaut pour tous les utiliser==> ca limite...

vgendron

XLDnaute Barbatruc
Bonjour

Je t'avoue que la.. y a un grand mystère..
jusqu'à présent tu parlais de 5 match MAX par jour, et la. ca vient de passer à 6
==> les feuilles de match ne prévoient que 5 match maxi..
donc. c'est 5 ou 6 ?

dans les tableaux, il y a 6 tranches horaires par période..et la.. dans ton dernier post, tu n'en mets que 5..

il faudrait peut etre redéfinir les journées, non pas par tranche horaire, mais selon les heures; 9h 9h30 10h....
 

simo161616

XLDnaute Junior
Bonjour

Je t'avoue que la.. y a un grand mystère..
jusqu'à présent tu parlais de 5 match MAX par jour, et la. ca vient de passer à 6
==> les feuilles de match ne prévoient que 5 match maxi..
donc. c'est 5 ou 6 ?

dans les tableaux, il y a 6 tranches horaires par période..et la.. dans ton dernier post, tu n'en mets que 5..

il faudrait peut etre redéfinir les journées, non pas par tranche horaire, mais selon les heures; 9h 9h30 10h....
Bonjour, V.

désoler pour ce malentendu, mais il y a 2 ans il pleuvait trop non stop pendant les 2 jours à peine on à joué 2 match de double et 2 simple avec des coupure non stop mettre la bâche remettre la bâche une galère pas possible, du coup Lundi faisait plus ou moins beau on a joué 8 match d'affilé et le jour d'après 7 avec les qualif le matin et les même joueur rejouent le soir avec 4 h de décalage question de se reposé

donc pour répondre à ta question je ne veux pas allez jusqu'à mettre 8 matchs par feuille de match, parce que ca fais partie des exceptions mais si ca peux nous arrangés oui pourquoi pas
 

simo161616

XLDnaute Junior
Bonjour

Je t'avoue que la.. y a un grand mystère..
jusqu'à présent tu parlais de 5 match MAX par jour, et la. ca vient de passer à 6
==> les feuilles de match ne prévoient que 5 match maxi..
donc. c'est 5 ou 6 ?

dans les tableaux, il y a 6 tranches horaires par période..et la.. dans ton dernier post, tu n'en mets que 5..

il faudrait peut etre redéfinir les journées, non pas par tranche horaire, mais selon les heures; 9h 9h30 10h....
tu pense redéfinir selon des tranches horaires bien défini peut être mieux?
je vais faire ca et je te montre un exemple pour me dire ce que t'en pense
 

vgendron

XLDnaute Barbatruc
un point que je suis en train de regarder
tu as sans doute remarqué que la feuille BDD GENERALE n'est pas très propre: il y a beaucoup de caractères avec des @
en fait, tous les lettres accentuées (é è ê ë ç.. etc ) ne sont pas importées correctement..
j'ai essayé de corriger en faisant une importation avec le format UTF_8 comme lu dans d'autres posts. MAIS ce sont les colonnes qui ne sont plus importées correctement: les adresses mails sont mélangées, des adresses postales également..

finalement, le seul moyen que je viens de trouver c'est de suivre cette procédure
1) sous google forms, onglet "Réponses"
cliquer sur l'icone google sheet (croix blanche dans carré vert, à coté des 3 points) pour "afficher les réponses dans Sheet"
2) à partir de la google sheet qui vient de se créer (tous les caractères sont corrects)
Fichier / telecharger / microsoft Excel XLS

3) c'est ce dernier fichier (.xls au lieu de .csv auparavant) qu'il faut importer à partir de la macro
 

simo161616

XLDnaute Junior
un point que je suis en train de regarder
tu as sans doute remarqué que la feuille BDD GENERALE n'est pas très propre: il y a beaucoup de caractères avec des @
en fait, tous les lettres accentuées (é è ê ë ç.. etc ) ne sont pas importées correctement..
j'ai essayé de corriger en faisant une importation avec le format UTF_8 comme lu dans d'autres posts. MAIS ce sont les colonnes qui ne sont plus importées correctement: les adresses mails sont mélangées, des adresses postales également..

finalement, le seul moyen que je viens de trouver c'est de suivre cette procédure
1) sous google forms, onglet "Réponses"
cliquer sur l'icone google sheet (croix blanche dans carré vert, à coté des 3 points) pour "afficher les réponses dans Sheet"
2) à partir de la google sheet qui vient de se créer (tous les caractères sont corrects)
Fichier / telecharger / microsoft Excel XLS

3) c'est ce dernier fichier (.xls au lieu de .csv auparavant) qu'il faut importer à partir de la macro
Par contre j'ai une question avant que je fais les modification des tranches horaires en les précisant 8h-9h;9h-10h ..........

Suite à la demande d'une collègue j'ai apporté quelques modifications au planning poste sur la feuille DAY VIDE

J'ai déplacé le POSTE 17 – ZONE STAFF figurant avant sur le tableau rose ZONE PAR DEFAUT --------> Tableau bleu ZONE PAR DEFAUT (BASE)

mais je n'est pas changé sur la feuille Zone, car sur la liste déroulante ne figure que DEFAUT et pas de DEFAUT BASE

Est ce que tu pense c'est faisable de changer un poste d'une zone à une autre? ou c'est compliqué vue les macros?

MERCI
 

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  • BENEVOLES 8.xlsm
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simo161616

XLDnaute Junior
et donc.. j'ai oublié la question
est ce que tu pourrais me renvoyer stp le fichier de réponses en suivant la procédure décrite au dessus
comme ca, je vérifie les macros et je pourrai aussi continuer à importer les langues, et tenues
la commande Regarde la pièce jointe 1141470
1654341483425.png
crée les feuilles de plannings journaliers/périodique mais ne remplie pas la liste des bénévoles inscrits pour la période, comme avant
 

vgendron

XLDnaute Barbatruc
il y a encore un problème avec ton fichier BDD GOOGLE
le 14 juillet n'apparait pas dans les dates de montage
il faut absolument que TOUTES les dates des tablos Disponibile et Montage/Demontage soient dans le fichier BDD Google, et dans le meme ordre..
 

simo161616

XLDnaute Junior
j'ai vérifié sur la BDD GOOGLE il existe bien une colonne concernant les disponibilité du jeudi 14
idem pour le formulaire
idem pour la feuille MONTAGE/DEMONTAGE

je ne vois pas où c'est exactement
 

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  • BENEVOLES 8.xlsm
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simo161616

XLDnaute Junior
il y a encore un problème avec ton fichier BDD GOOGLE
le 14 juillet n'apparait pas dans les dates de montage
il faut absolument que TOUTES les dates des tablos Disponibile et Montage/Demontage soient dans le fichier BDD Google, et dans le meme ordre..
Sur la feuille DAY VIDE, j'ai affecté quelque macros enregistrer pour les deux premiers tranche horaires et j'ai mis une colonne ALEA pour les tri aléatoire
pour la deuxième tranche horaires je prends les bénévoles depuis le planning pour leurs changé de poste et non pas de la liste à droite
et pour le tableau réserve ce n'est plus pris en considération, c'est à établir manuellement si ca peux t'aidé ??

merci beaucoup :)
 

vgendron

XLDnaute Barbatruc
euh.. ca part un peu dans tous les sens la...

1) Est ce que ton google form est figé ?
2) Dans ton dernier ficher BDD Google, je viens de voir que la colonne 14 Juillet est bien présente.. mais à la fin.. pourquoi??? personne n'a rien saisi le 14 juillet? ni dispo, ni montage?
est ce que ce 14 juillet est un jour "OFF" ?? ou il y a bien match ?
3) si tu modifies la moindre colonne: que tu la supprime ou déplace, les macros ne peuvent plus fonctionner correctement: va voir le code, j'y mets régulièrement des commentaires pour expliquer le fonctionnement
 

simo161616

XLDnaute Junior
il y a encore un problème avec ton fichier BDD GOOGLE
le 14 juillet n'apparait pas dans les dates de montage
il faut absolument que TOUTES les dates des tablos Disponibile et Montage/Demontage soient dans le fichier BDD Google, et dans le meme ordre..
voila j'ai corrigé désoler parce que c'étais une feuille associé et n'a pas pris en charge le jeudi

celle ci j'ai vérifié et c'est bon normalement
 

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  • BDD GOOGLE cor.xlsx
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simo161616

XLDnaute Junior
euh.. ca part un peu dans tous les sens la...

1) Est ce que ton google form est figé ?
2) Dans ton dernier ficher BDD Google, je viens de voir que la colonne 14 Juillet est bien présente.. mais à la fin.. pourquoi??? personne n'a rien saisi le 14 juillet? ni dispo, ni montage?
est ce que ce 14 juillet est un jour "OFF" ?? ou il y a bien match ?
3) si tu modifies la moindre colonne: que tu la supprime ou déplace, les macros ne peuvent plus fonctionner correctement: va voir le code, j'y mets régulièrement des commentaires pour expliquer le fonctionnement
non il n'y a pas de jour off après le jeudi 14 c'est une semaine montage et il n'y a pas de match encore
les matchs commence samedi
 

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