XL 2019 Suivi d'activité

[anthony DIALLO]

Bonjour,

je fais un stage dans le service juridique où je suis chargé de l'optimisation des dépenses.
J'ai besoin de mettre en place un tableau de bord pour suivre les activités du service juridique. J'ai essayé d'en faire un mais je ne suis pas convaincu donc si quelqu'un de bonne foie a des idées, je suis preneur et ça me ferait vraiment plaisir. vous trouverez ci-joint le tableau que j'ai fait.

Merci par avance pour l'aide que vous pourrez m'apporter.

Bien à vous !

 

[sylvanu]

Bonjour Anthony,
J'espère que le fichier est anonymisé et que les noms sont imaginaires.
Sinon supprimez le et remettez en un autre anonyme.

Ce qui est sympa pour optimiser les dépenses serait que dans le fichier il y ait une colonne dépenses !
On ne sait quoi faire avec votre fichier. Juste un suivi? Juste un état des lieux ? Prévoir les retards ?
Pouvez vous nous en dire plus.

 

[anthony DIALLO]

Bonjour Sylvanu,
Merci pour votre retour. Pour le moment je fais juste un état des lieux du service en lui même qui m'a été demandé par mon chef. je dois aussi mettre en place un autre tableau nommé "cartographie des achats".
Bien à vous.

 

[sylvanu]

Dans l'état on peut juste faire un état des lieux des Dossiers non traités, et éventuellement des retard de traitement. C'est tout.
Loin d'être une optimisation.

 

[anthony DIALLO]

Ce tableau n'est pas pour l'optimisation mais un tableau de bord pour suivre la performance du service juridique.

 

[anthony DIALLO]

Dans l'état on peut juste faire un état des lieux des Dossiers non traités, et éventuellement des retard de traitement. C'est tout.
Loin d'être une optimisation.

C'est pour ça.

 

[anthony DIALLO]

Bonjour encore,
quelqu'un aurait l'amabilité de m'aider, s'il vous plaît!

Merci par avance.
Bien à vous.

 

[sylvanu]

Bonjour Anthony,
Il n'y a absolument aucune demande dans vos propos.
Qu'attendez vous ?
Comment mesurer la "la performance du service juridique. " ?
Quels critères prendre en compte ?
De plus votre fichier fait apparaitre que des dates de 2019 donc je suppose déjà soldées.
Et on n'a pas de date limite ( est ce la date de réponse ? ou un nombre de jours après la réception ?)

 

[anthony DIALLO]

Bonjour Sylvanu,
La question c'est juste au niveau du format. Si je dois mettre par direction comment je fais.

 

[sylvanu]

Bonjour Anthony,

Personne ne peut répondre à votre question.
Car la réponse à votre question dépend de ce que vous voulez voir.
Doit on consolider par Direction, ou par Service, ou pour l'ensemble ?

Vous voulez un tableau de bord. Pour quoi faire ? pour quoi voir ?
Généralement le tableau de bord n'est que la concrétisation de ce qu'on voir suivre.

Je suppose qu'étant en stage, quelqu'un vous a demandé de faire un tableau de bord.
Il vous faut la ré interroger sur son besoin précis, sous quelle forme, ce qu'elle veut voir ....
En bref, écrire les spécifications.

C'est à partir de ça qu'on pourra construire l'outil.

 

[anthony DIALLO]

C'est le service juridique qui s'occupe de tous les contrats de l'établissement donc de toutes les directions. Et il veut que je mette en place un tableau qui lui permets de savoir l'état de traitement des différents dossiers, la date de réception du dossier, le délai de traitement du dossier, les actions qu'il a effectué sur le dossier et avec les preuves comme livrable (classé par direction comme famille et service par sous famille).
Tous les titres sont dans le tableau que je vous ai envoyé.

 

[anthony DIALLO]

En tout il y a 7 directions et chaque direction est composé de 1 ou plusieurs services

 

[sylvanu]

Ca avance !
Maintenant il vous faut savoir quelle granulométrie vous désirez.

1- Nombre d'indicateurs
- Un indicateur global
- Un indicateur par direction ( 7 indicateurs )
- Un indicateur par service ( 20 indicateurs avec votre fichier ) Ce qui peut faire beaucoup.

2- Indicateurs
Quel indicateur suivre ? Est ce seulement le délai de traitement. Ou la quantité traitée par an.

 

[anthony DIALLO]

Yes
Un indicateur global pour ne pas que le tableau soit énorme

Le délai de traitement de préférence. Si possible les 2

 

[sylvanu]

Si possible les 2 ??? les deux quoi ?