Planning + excel = compliqué !

[Chris Man]

Bonjour le forum,

je vais essayer d'être simple...
je travaille dans un établissement ayant pour but d'aider l'insertion pro de travailleurs handicapés et j'aimerais créer un planning permettant à l'équipe encadrante de connaitre les disponibilités de chacun (entre les mi-temps, les congés, les rdv médicaux, les sorties, etc. c'est dur de savoir qui est dispo).
Donc j'ai fait quelques ptits tableaux excel, et d'un coup, je bute ! Comment liés les dates et les salariés...? Imaginons un tableau "Congés" avec une colonne "Noms" et une autre "Dates des congés", comment remplir cette dernière? Sachant que bien sur, j'ai un autre classeur devant interrogé les précédents et me sortir une liste des salariés sur place tel jour.
Pour l'instant je commence tout juste le document, Excel j'y connais pas grand chose, mais j'suis pas une bille en info et je devrais pouvoir vous comprendre ^^
Est-ce que je prends les choses dans le bon sens?
Est-ce possible de mettre ça en place?
Est-ce que tout ce que j'écris est bien compréhensible?
Est-ce que tout est réellement bon dans le jambon?

Merci d'avance pour votre aide 🙂

Cordialement,

Christophe

 

[Chris Man]

Re : Planning + excel = compliqué !

Bonjour,

merci pour la mise en place de la légende et la MFC sur les vendredi.

Au sujet des MFC de la légende, je n'ai pas essayé de les mettre en place. J'ai cherché sur le net et dés que je lis des formules, j'angoisse...ton idée serait de lier couleur, nom et "section"? Donc en tapant ev, la couleur associée s'afficherait toute seule?

Par rapport aux autres sections, il n'y a que celle des EV et de dialog d'importantes. En fait, on fait les équipes le lundi, et on imprime une liste (sous forme de tableau, quelque chose de bien compréhensible pour tous) de ceux qui vont en EV et à Dialog. Donc s'il y a un moyen de remplir ce planning et de sortir ces informations, c'est cool. Sinon, on continuera à faire comme maintenant et à remplir les tableaux manuellement.
On parle beaucoup de "semaine" chez nous, d'où mon réflexe de chercher les infos comme ça. Encore une fois, ce n'est pas primordiale.
Est-ce lourd avec juste ces 2 tableaux supplémentaires?

Encore merci

Christophe

 

[hoerwind]

Re : Planning + excel = compliqué !

Bonjour,

Je souhaiterai obtenir quelques précisions quant à ta demande concernant la feuille Dialog

- D'après ce que je constate les numéros de semaine sont basés sur la norme ISO (européenne) pour l'année 2011
- Le premier jour de la semaine 38 devrait donc être le lundi 02 mai 2011
- Tu mentionnes le mardi 03 mai 2011, le lundi serait-il un jour de récupération du 01 mai 2011 qui tombe un dimanche ?
- Dans ce cas, pourquoi des activités sont-elles prévues le 02 mai 2011 sous la feuille 'mai 2011'! ?
- En règle générale, faut-il tenir compte des jours fériés, aussi valable pour les plannings mensuels ?
- Si oui, il faudrait en établir la liste (ce qui peut être automatisé, mais elle est variable d'un pays à l'autre, d'une institution à l'autre, ...)

j'attends ta réponse avant de poursuivre.

 

[Chris Man]

Re : Planning + excel = compliqué !

Bonjour,

Je souhaiterai obtenir quelques précisions quant à ta demande concernant la feuille Dialog

Bonjour,

Voici mes réponses :

- D'après ce que je constate les numéros de semaine sont basés sur la norme ISO (européenne) pour l'année 2011

OK

- Le premier jour de la semaine 38 devrait donc être le lundi 02 mai 2011

OK mais semaine 18

- Tu mentionnes le mardi 03 mai 2011, le lundi serait-il un jour de récupération du 01 mai 2011 qui tombe un dimanche ?

Non, je le mentionne à titre d'exemple car Dialog est une prestation n'ayant lieu que les mardi et mercredi.

- Dans ce cas, pourquoi des activités sont-elles prévues le 02 mai 2011 sous la feuille 'mai 2011'! ?

Parce qu'on travaille le 02 mai !

- En règle générale, faut-il tenir compte des jours fériés, aussi valable pour les plannings mensuels ?

T'embête pas avec ça, on ne remplira pas les cases fériées. T'as déjà assez bossé comme ça !

Au plaisir de te relire

Christophe

 

[hoerwind]

Re : Planning + excel = compliqué !

Re,

Excuse-moi pour le numéro de la semaine (18 au lieu de 38) !

Donc pour Dialog, uniquement les mardis et mercredis.
Qu'en est-il pour les Espaces Verts, tous les jours sauf les vendredis ?

 

[Chris Man]

Re : Planning + excel = compliqué !

Re,

Tout à fait, Espaces Verts : tous les jours sauf le vendredi.

 

[hoerwind]

Re : Planning + excel = compliqué !

Re,

En pièce jointe une première approche de la feuil Dialog!, à ma façon.

Quatre colonnes intermédiaires ont été créées en feuille 'mai 2011'!A: D
Pour les afficher, cliques sur le "+" dans la marge supérieure, pour les masquer sur le "-"

Cela semble fonctionner.
Choisis en Dialog! la semaine 22, un seul nom s'affichera (pour l'instant).

Mais les formules doivent encore être affinées, il faut que la référence au mois soit automatisé et que lorsqu'une semaine tombe à cheval sur deux mois, que les formules aient chercher les données dans les deux mois.

Petite question supplémentaire :
Pour la feuille "Espaces verts" (qu'il faut encore créer), j'ai remarqué qu'il n'y jamais de demi-journées (raison probable pour laquelle il n'y en a pas le vendredi).
Peux-tu confirmer ?

Peux-tu également me dire si on peut continuer sur cette voie ?

 

[Chris Man]

Re : Planning + excel = compliqué !

Re,

Ta fiche pour Dialog est claire, mais je ne trouve pas le + ou le - dans la marge...en espérant que ça ne soit pas trop dur pour les semaines sur deux mois, je te souhaite bon courage 🙂

Pour les EV, les équipes sont les mêmes toute la journée 90% du temps (d'où mon planning), mais il arrive que certains bossent qu'une demie-journée (d'où mon tableau).

Continuons sur cette voie, j'aime !!

 

[hoerwind]

Re : Planning + excel = compliqué !

Re,

Dans la marge supérieure de la feuille, entre la barre de formules et la ligne d'en-tête des colonnes (les lettres).

J'essaie d'améliorer les formules et de mettre la MFC pour les divers types de prestations, peut-être pour demain.

 

[hoerwind]

Re : Planning + excel = compliqué !

Bonjour,

Je viens d'ouvrir ma dernière pièce jointe sur un autre PC sous XL2007 et je constate que la marge supérieure contenant le "+" est absente !
Je n'en comprends pas la raison.

Voici comment procéder sur XL2007 :
Afficher les colonnes A: D et sélectionner ces colonnes
Menu Données - Grouper (à l'extrême droite de l'écran)
Le "-" masque les colonnes A: D, le "+" les affiche
Pour ne pas afficher cette marge, il y a moyen de décocher sous les options Excel "Afficher les symboles du plan si un plan est appliqué" ou bien d'obtenir le même résultat par le menu Affichage- Affichages personnalisés
Je préfère cette dernière technique, elle empêche des non-initiés de modifier les formules.

Petite question :
Sous la feuille "Espaces Verts" il est prévu deux équipes par jour, non compris le vendredi (d'où ma question précédente !)
Comment peut-on savoir, en lisant la feuille "mai 2011", quel moniteur est associé à quels usagers ?
Ne faudrait-il pas saisir sous le feuille "mai 2011" ev1 et ev2 ?

J'attends ta réponse.

 

[Chris Man]

Re : Planning + excel = compliqué !

Bonjour,

J'étais justement en train de chercher ces fichus signes, merci ! Par contre, je t'avoue ne pas trop voir pourquoi je devais cacher ces colonnes auparavant, mais ça a pris sens quand un collègue m'a fait part d'un petit détail : il arrive, de façon exceptionnelle que la prestation Dialog se fasse mercredi/jeudi...hum hum...donc avec cette technique, je suppose qu'il serait possible de faire 3 tableaux (mardi, mercredi et jeudi) et de n'afficher que ceux que l'on utilise pour la semaine recherchée?

Par rapport aux EV, tu as entièrement raison, je n'avais pas vu ce petit détail...donc ev1 et ev2 m'ont l'air en effet d'être la meilleure solution.

Je suis dans le coin, donc n'hésite pas si tu as des questions.

 

[hoerwind]

Re : Planning + excel = compliqué !

Re,

Pour pouvoir répondre exactement à ce dont tu as besoin il faut nécessairement exprimer clairement ce dont tu as besoin.
Faire et défaire, c'est toujours travailler, mais ce n'est pas agréable pour celui qui travaille.

Alors prends une décision définitive :
Dialog : un moniteur et maximum 12 usagers par jour, sur trois jours par semaine (du mardi au jeudi)
Espaces Verts : maximum deux moniteurs et maximum 2*6 usagers par jour sur quatre jours par semaine (du lundi au jeudi)

Si c'est cela la solution définitive, j'en reviens à ma première idée :
Une seule feuille standard à imprimer dans laquelle on choisit soit Dialog soit Espaces Verts ainsi que le numéro de la semaine, ensuite des affichages personnalisés suivant ce qui doit être imprimé.
Cela me semble beaucoup plus simple.

Qu'en penses-tu ?

 

[Chris Man]

Re : Planning + excel = compliqué !

Re,

désolé mais je travaille ici depuis peu et cette situation est si exceptionnelle que j'ai du le vivre une fois ou deux, donc j'ai oublié. Mea culpa.

Dialog : un moniteur et 14 usagers maximum par jour, sur trois jours par semaine (mardi / jeudi), en demies-journées
EV : maximum deux moniteurs et maximum 2x6 usagers par jour sur quatre jours par semaine (du lundi au jeudi) comme tu l'as dit

Je en savais pas qu'on pouvait choisir d'afficher 2, 3 ou 4 tableaux selon les besoins, d'où mon souhait d'en faire un pour chaque prestation. Maintenant que je sais, et que j'ai vu, que cela est possible, il me parait en effet réalisable de le faire de la sorte.

Encore désolé pour cette information de dernière minute, je peux t'assurer que toutes les infos sont là maintenant.

 

[hoerwind]

Re : Planning + excel = compliqué !

Re,

Je te prépare la version qui pourrait bien être la définitive.
A un certain je me suis demandé si ce n'était pas moi l'usager, mais heureusement que tu l'as contre-dit.

 

[hoerwind]

Re : Planning + excel = compliqué !

Bonsoir,

Et voilà la version qui me semble répondre à ton besoin, je l'ai testée, mais vérifie quand même.
J'ai renommé la feuille Dialog, car une seule feuille suffit, avec une liste déroulante pour le choix du service.

Si après quelques essais tu désires améliorer quelque chose, ou que tu souhaites une petite explication quant aux formules, n'hésites pas.