Planning + excel = compliqué !

[Chris Man]

Bonjour le forum,

je vais essayer d'être simple...
je travaille dans un établissement ayant pour but d'aider l'insertion pro de travailleurs handicapés et j'aimerais créer un planning permettant à l'équipe encadrante de connaitre les disponibilités de chacun (entre les mi-temps, les congés, les rdv médicaux, les sorties, etc. c'est dur de savoir qui est dispo).
Donc j'ai fait quelques ptits tableaux excel, et d'un coup, je bute ! Comment liés les dates et les salariés...? Imaginons un tableau "Congés" avec une colonne "Noms" et une autre "Dates des congés", comment remplir cette dernière? Sachant que bien sur, j'ai un autre classeur devant interrogé les précédents et me sortir une liste des salariés sur place tel jour.
Pour l'instant je commence tout juste le document, Excel j'y connais pas grand chose, mais j'suis pas une bille en info et je devrais pouvoir vous comprendre ^^
Est-ce que je prends les choses dans le bon sens?
Est-ce possible de mettre ça en place?
Est-ce que tout ce que j'écris est bien compréhensible?
Est-ce que tout est réellement bon dans le jambon?

Merci d'avance pour votre aide 🙂

Cordialement,

Christophe

 

[hoerwind]

Re : Planning + excel = compliqué !

Bonjour et bienvenue sur le forum,

En mettant en jointe les petits tableaux en question, il sera plus facile de te montrer comment faire avec un exemple concret.
Il y a toutefois lieu de préciser si tu désires, sous le planning, la raison des absences, ou une simple couleur de fond de cellule est-elle suffisante ?

 

[Chris Man]

Re : Planning + excel = compliqué !

Bonjour et merci.

Je fais une ébauche de ce que j'aimerais avoir dans la matinée et je poste ça directement.

 

[Chris Man]

Re : Planning + excel = compliqué !

Re,

Voilà en gros à quoi pourrait ressembler la partie à remplir par nos soins.
A partir de ça, j'aimerais savoir s'il est possible de croiser noms et dates et d'obtenir une liste des personnes dispo un jour en particulier.

J'espère sincèrement que c'est possible et que vous pourrez aider notre établissement et moi-même à améliorer notre organisation 🙂

Encore merci d'avance,

Cordialement,

Christophe

 

[hoerwind]

Re : Planning + excel = compliqué !

Bonjour,

Je crains que le fichier, tel qu'il a été élaboré, soit fort difficilement exploitable.

En pièce jointe une proposition de variante (sous la Feuil1), plus rapide à la saisie et à la lecture, tableau duquel est bien plus aisé d'extraire les données.
Il permet aussi de constater rapidement d'éventuelles erreurs, comme par exemple David qui est le 12/05/2011 en congé et en soutien.

Ce n'est qu'un premier pas, ce tableau peut être automatisé, par exemple en modifiant la date en A1 (un autre mois) il s'y adapte automatiquement.

Dis-nous ce que tu en penses avant de poursuivre.

 

[Chris Man]

Re : Planning + excel = compliqué !

Bonjour Hoerwind,

merci pour cette réponse et le fichier joint.

Je sentais bien que mon document allait posé problème et je suis désolé de présenter quelque chose d'inabouti comme ça.

Le tableau que tu proposes m'a l'air en effet beaucoup plus simple et clair (je comprends pas pourquoi je me suis autant pris la tête quand je vois ça) et ça me plait ! Par contre, j'ai oublié de mentionner que je dois présenter quelque chose sous forme de demi-journées...
Le tableau que tu présentes est bien un récapitulatif des autres que l'on remplira manuellement..? (histoire de pouvoir déceler les problèmes comme celui que tu as trouvé : bravo à toi, c'est le seul piège !!)

J'aime beaucoup ton travail en tout cas, un grand merci.

 

[hoerwind]

Re : Planning + excel = compliqué !

Re,

Heureux que j'aie pu t'aider.
Si tu ne t'en sors pas pour la suite, que ce soit pour l'automatisation ou pour autre chose, n'hésites pas.

 

[Chris Man]

Re : Planning + excel = compliqué !

Re,

j'ai beau lire des tuto, chercher les bonnes fonctions à utiliser, je suis convaincu qu'Excel et moi faisons 2...je suis complètement perdu :/
Je n'arrive pas à faire travailler les classeurs entre eux :
Dans ton exemple, le problème en J13 est identifié parce que l'on demande à ce tableau de savoir si David est en congé ou ailleurs ce jour-ci. Mais comment fait-on pour avoir ce résultat? Dois-je utiliser, ce que j'ai cru lire, les formules matricielles (sacré bordel si je puis me permettre)..?

J'espère vraiment ne pas vous envahir avec ces questions sûrement basiques mais je suis réellement paumé avec ce logiciel...

 

[hoerwind]

Re : Planning + excel = compliqué !

Re,

Il me semble que nous ne nous soyons pas bien compris.
Mon idée était de n'établir qu'un seul tableau dans lequel les absences seraient directement saisies par leur abréviation (par exemple c pour congé, ..., libre à toi de les déterminer).
Les autres tableaux n'ont donc plus aucune utilité et peuvent être supprimés.

Vois la pièce jointe et ce qui a été modifié :

Les journées sont divisées en AM (matin) et PM (après-midi), tel que demandé

Les dates en ligne 1 se limitent automatiquement au nombre de jours compris dans le mois et ne reprennent pas les weekend.
Modifie en A1 le 01/05/2011 en 01/02/2011 ou en 01/05/2012 et tu verras

Une MFC (menu Format - Mise en forme conditionnelle) est mise sur la plage A3:A21
Elle applique une couleur de fond (jaune) aux noms des personnes disponibles à la date saisie en B23
Modifie le 9/05/2011 en 12/05/2011 et tu verras.
Cette MFC peut être appliquée par demi-journée (ce qui n'est pas le cas pour le moment), à toi de préciser ce que tu souhaites exactement.

 

[Chris Man]

Re : Planning + excel = compliqué !

Bonjour,

Désolé d'avoir tardé dans ma réponse mais j'avais beaucoup de boulot.

Tout d'abord merci pour ce planning, je trouve ça vraiment très sympa et ça m'a l'air facile d'accès.
J'espère pouvoir en demander un peu plus, donc je tente. Serait-il possible de :

- Savoir où se trouve les infos par rapport à la MFC utilisée? Comme pour le reste (comme les dates en A1 et B23), je ne vois aucune formule nulle part, donc je pige pas...notre établissement compte en effet une 100aine de salariés donc il me faut un moyen de mettre la liste à jouer sans "casser" ton travail.
- Modifier la MFC pour que les demi-journée soient prises en compte?
- Imprimer la liste des salariés disponibles?

Pour développer l'application un petit peu, serait-ce possible par la suite de placer les jours de congés (entre autres) dans un tableau à part que je pourrais imprimer?

Encore merci pour tout.

 

[hoerwind]

Re : Planning + excel = compliqué !

Bonjour,

Nouvelle pièce jointe.

Les infos par rapport à la MFC utilisée
Menu Format - Mise en forme conditionnelle

Date en A1
Il faut spécifier manuellement le mois sur lequel le calendrier est d'application pour que celui-ci se mette jour.
Il faut créer un planning par mois (voir pièce jointe)

Date en B23
Une liste déroulante a été appliquée à cette cellule
Elle permet de faire un choix parmi les dates de la ligne 1

MFC pour les demi-journées
La MFC a été adaptée et une liste déroulante en I23 permet de faire le choix

Imprimer la liste des salariés disponibles
Voyons d'abord à mettre les feuilles de pointage au point, après on verra comment en extraire les salariés (moniteurs et usagers ?)

Extraire les jours de congés ?
Entends-tu par là une liste des jours calendriers par moniteur et/ou usager, ou autre chose ?

 

[Chris Man]

Re : Planning + excel = compliqué !

Re bonjour,

comme d'habitude je suis bluffé par ton boulot...bon allez, j'arrête de t'envoyer des fleurs.

Merci pour les infos, même si ces formules sont très abstraites pour moi à l'heure actuelle, je m'y pencherai sérieusement par la suite.

Mes informations supplémentaires et mes questions :

- Quel est l'intérêt de pouvoir changer la date en A1 si l'on doit créer un planning par mois?
- Est-ce possible de classer les salariés alphabétiquement?
- Nous sommes fermés tous les vendredi après midi, j'ai donc grisé cette colonne.
- J'ai mis à jour la liste des travailleurs handicapés de l'établissement ; j'ai pas fait de bêtises au niveau de la matrice?
- Selon les échos que j'ai eu, certains de mes collègues veulent un code couleur pour les congés, rdv, etc., d'autres l'abréviations, donc je voudrais proposer les deux en même temps (Cg pour congés sur un fond bleu par exemple). Est-ce possible d'ajouter une légende visible (je pensais sur la gauche) ?
- Pour les congés, je pensais plus à tableau ou un calendrier regroupant les usagers / moniteurs (x, y et z sont absents le 05 mai, etc.)

- Cas particulier, si c'est possible : à partir de la liste des travailleurs dispo, un moniteur des Espaces Verts par exemple va créer une équipe de 5 personnes pour une journée, et cela pour chaque jour de la semaine (à part le vendredi). Une fois les équipes créées et rentrées dans le planning, serait-il possible de sortir un petit tableau avec les équipes des différents jours de la semaine?

Je présente ce planning en réunion ce soir, histoire de savoir ce que l'équipe en pense. Je ne manquerais pas de te tenir au courant.

J'en demande toujours plus et je ne souhaite vraiment pas t'ensevelir sous le travail donc si je peux aider d'une façon ou d'une autre, ou si tu ne peux pas répondre à am demande, n'hésite surtout pas à me le faire savoir.

Encore merci.

Christophe

 

[hoerwind]

Re : Planning + excel = compliqué !

Re,

Je te réponds rapidement pour que tu puisses en faire de même ce soir.

date en A1
Une date en A1 est nécessaire pour que le calendrier en ligne 1 s'établisse automatiquement.
De plus, pour créer un nouveau mois il suffit de copier une feuille et d'en modifier la date (en A1) pou que le calendrier se mettre à jour.

classer les salariés alphabétiquement
Sélectionne A3:AU14 - menu Données - Trier - Excel propose par défaut : Trier par : Mai 2001 et croissant - accepte en cliquant sur OK - le tableau est trié.

fermés tous les vendredis après midi
Il faut griser les vendredis après-midi par une MFC, de sorte qu'en modifiant la date (A1) les colonnes grisées s'adaptent automatiquement au bon endroit

certains de mes collègues veulent un code couleur pour les congés, rdv, etc.
Dis de ma part à tes collèges qu'ils n'ont rien à vouloir, ils peuvent tout au plus souhaiter ou désirer !
Puisque tu es sur XL2007, pas de problème, mais cela ne fonctionnera pas sur XL2003 (MFC limitées à 3 conditions, ou bien macro !)

pour les congés,
Donne un petit exemple de la mise en page que tu souhaites, quitte à te faire une contreproposition si ce n'est pas réalisable.

ajouter une légende visible
Rien ne t'empêche de le faire, quitte à ce que je te fasse une contreproposition

un petit tableau avec les équipes des différents jours de la semaine
Idem que pour les congés, un petit exemple de la mise en page souhaitée serait le bienvenu

Suite à ta réunion de ce soir, c'est avec plaisir que j'adapterai le fichier suivant les nouvelles contraintes dont tu me feras part

Bonne soirée !

 

[Chris Man]

Re : Planning + excel = compliqué !

Bonjour bonjour,

me revoilà après quelques jours d'absences et un weekend mouvementé !

Je n'ai pas pu aborder le sujet en réunion par manque de temps mais j'ai fais un peu le tour des collègues qui sont agréablement surpris.

Par contre, j'ai un peu bossé sur le planning de mon coté, histoire de pouvoir te proposer un aperçu de ce que je souhaiterais ou désirerais, et non ce que je veux !

- J'ai ajouté une légende en bas de la première feuille (mon souhait aurait plutôt été que ce soit toujours visible à gauche ou en bas).

- J'ai fait un exemple de tableau pour les équipes des Espaces Verts (lundi au jeudi) et de Dialog (mardi et mercredi). Le top serait qu'on puisse changer la semaine en D3 ou D4 selon la feuille, et que les dates et les noms des travailleurs se mettent à jour automatiquement en dessous. Si bien sur, c'est réalisable.

- On laisse tomber pour les congés, la secrétaire souhaite s'en occuper.

- OK pour la MFC par rapport au vendredi et pour la date en A1 modifiable et les différents tableaux.

Je reste à ta disposition pour toute information supplémentaire et j'ai hâte de te relire.

Encore merci.

 

[hoerwind]

Re : Planning + excel = compliqué !

Bonjour,

Légende :
Pour qu'elle reste visible on ne peut la mettre que dans le dessus de la feuille, en figeant les volets (menu Fenêtre, après avoir activé la cellule A5)
Cela permet également de figer les dates, plus facile à l'emploi.

Vendredis après-midi
La MFC est mise en place

MFC sur les libellés (légende) dans le tableau
As-tu essayé de les appliquer, si oui quel est le problème que tu rencontres ?
Si tu ne t'en sors pas je te fais un exemple.

Tableaux Espaces verts, Dialogue, ...
Une feuille par section est-elle bien nécessaire ?
Pour ne pas compliquer le fichier, je te proposerais une feuille sur laquelle tu choisis la section (liste déroulante) et une date.
Pourquoi sur base d'un numéro de semaine, où va-t-on le chercher, mais c'est faisable si de cette donnée on en déduit le lundi ?
Si tu veux afficher toute la semaine, n'oublie pas qu'une semaine peut être à cheval sur deux mois, pas facile à gérer pour aller chercher les informations sur les feuilles concernées, mais cela doit être faisable.