Microsoft 365 Planning associatif

[isa1988]

Bonjour a tous,
Responsable régional d'une association je gère chaque année le planning d'emballage d'un stand de paquet cadeau, et c'est chronophage.

Je me débrouille sur Excel et en vba.

Ce que je souhaiterai c'est avoir un fichier ou les bénévoles remplisse un formulaire qui génère automatiquement ce dont j'ai besoin.
j'imagine :
une première page avec un formulaire ou les bénévoles remplisse leur dispo - ou une annulation, que cela remplisse un tableau qui me permet de voir les nouvelles entrées.
Il me faudrait également un planning récapitulatif par semaine de bénévolat (visuel) pour voir les créneaux ou il me manque un bénévoles - planning que je fais actuellement à la Mano suites aux remontés (mail sms, fb des bénévoles) autant dire qu'il y a un fort risque de loupé) -
J'aimerai aussi pouvoir sortir facilement, un récapitulatif par bénévole que je lui adresserai par mail (histoire ne de plus entendre " ah ben je n'avais pas noté")

à savoir : chaque jour j'ai besoin au minimum de deux bénévoles et les week end ça peut monter à 4.
Les bénévoles doivent venir au minimum pour un créneau de 3 a 4h - max une journée complete ( 9H-20h, 10H-19H certains dimanches et encore d'autre horaire variable pour le 24 dec)
Bien sûr les bénévoles n'auront affaire qu'au formulaire

Je vous remercie pour votre aide

 

[p56]

Bonjour,

No soucy :
* sans le mot de passe => affichage des dispo uniquement
* avec le bon mot de passe => tout est affiché
Rq1 : case mot de passe déplacée au dessus du Lundi
Rq2 : pour se déconnecter => saisir un mauvais mot de passe

* suppression du mail => prénom+nom nécessaires pour saisie par sélection
* défaut constaté => corrigé (mais il en reste peut être encore?)
* demande de motif lors d'une suppression => l'info saisie se retrouve dans "Bdd" colonne C
* couleur de "trame" => ici au dessus des dispo il y a une ligne bleue qui peut être colorée selon ses envies. Est-ce que ça peut être suffisant?
* suppression d'une affectation => ajout d'un bouton (visible seulement par administrateur)
* limite 20h00 => mise en place

Au prochain défaut ? et merci pour les tests
P.

 

[isa1988]

Super !
pour la suppression c'est top
j'ai vu que le bénévole pouvait modifier sa dispo ( exemple passer de 9h - 20h a 9h-15h) en cliquant sur sa dispo et modifiant puis cliquer sur sortir et ca marche je pense qu'il faudrait mieux avoir un bouton valider la modif ( avec aussi le motif) et un ne pas enregistrer

question pour eviter les bug :
est-ce que je peux modifier la mise en forme des heures comme ca sans qu'il est un bug

et si je m'aperçois que j'ai besoin pas exemple de 3 bénévoles le 12 dec au lieu de 2 => je modifie dans config c'est ça ? Et si j'ai besoin de 5 bénévoles (alors qu'on a que 4 max de prévu ?)

Si je veux renommer le poste 1 en ' responsable" le 2 en bénévole 1 ect où puis je le faire (les noms étant pas encore totalement définis) ?

y 'a t-il un moyen de s'assurer que le bénévole modifie bien sa dispo et pas celui de son petit camarade ? (#ouij'aidesbouletscommebélénvoleslol)

J'ai vu que tu avais mis un 20 aines de ligne de dispo, que ce passe-t-il si j'ai plus de bénévoles (en général on tourne à une 40 aines de bénévoles différents sur la saison)

En mode administratif ça serait bien d'avoir tous les onglets d'afficher

On s'approche de très près de l'outil idéal ! merci beaucoup !!!

 

[p56]

* pour les couleurs => no soucy, ici on peut se lâcher
* en effet, le nb de bénévoles est à modifier dans "Config"
* liste des postes => modifiables selon besoins
* il y a 5 lignes de postes possible (il serait facile d'en ajouter une 6ème si besoin)
* ajout de lignes dispo => une cinquantaine de bénévoles possible pour cette version 6
* affichage des onglets pour l'admin
* modif des dispo d'un camarade : ... à priori c'est complexe (mot de passe individuel + plein de lignes de code...) il faut que j'y réfléchisse, mais c'est pas gagné
* + quelques modif
P.

Edit du 30 oct : réflexion du matin, dans la version 5, l'utilisateur "ordinaire" (sans mot de passe) peut créer une dispo mais ne peut pas la modifier. Ce qui limite les erreurs de saisie. Une modif doit alors passer par un admin (avec mot de passe)
Est-ce que ce système pourrait mieux sécuriser la saisie? ( cf version 6b)
Enfin, ne pas trop critiquer les bénévoles, on fait ce qu'on peut, avec nos limites mais toujours avec de la bonne volonté ...

 

[isa1988]

Bonjour
merci pour ces motifs je vais discuter avec mes co responsable et voir sur quelle version on part (avec ou sans modif possible de la part du bénévole) mais je pense qu'on va partir sur la version où le bénévole peut modifier ses dispos: je fais donc mes tests sur la version 6

• Pour réduire le risque d'erreur de saisie dans cette version je pensais faire un filtre comme ca

Et les inciter à filtrer sur leur nom prénom lors des modifs, est-ce cela peut poser un problème dans le code ?

• Petit souci lors de la suppression d'une dispo

apres avoir saisie le modif de la suppression et clique sur ok, je me retrouve sur l'ecran du dessous :

où il faut que je clique sur quelque chose :
valider ne va pas supprimer au final
sortir va valider la suppression mais me semble contre intuitif

y'a t il possibilité lorsque l'on clique sur le OK du motif de suppression que les deux fenêtres se ferme et on se retrouve sur le calendrier ?

tjours dans l'annulation d'une dispo, la couleur dans le planning de dispo ne se met a jour que si l'on change d'onglet puis si on revient sur l'onglet des dispo, je suppose que c'est normal ? si c'est normal un bouton d'actualisation est-il envisageable ?

• y 'a t il moyen que le motif d'annulation/ modification s'affiche dans le calendrier des dispo ? Actuellement il faut aller dans la BDD pour la consulter ?
• Coté administrateur le mot de passe par le contenue d'une cellule dans la config ?
• Puis je mettre une mise en forme conditionnelle sur la BDD en rajoutant une colonne ( verif admini) au tableau actuel : du genre si le statut est type est supp ou modif et que la nouvelle colonne n'est pas en VU cela surligne la ligne en jaune ?
• Je compte mettre ce fichier à disposition de mes bénévoles via mon one drive, mais je ne suis absolument pas sûr qu'il ait tous Excel, je suppose que ça va poser problème pour celui qui ne l'a pas ?

Enfin, ne pas trop critiquer les bénévoles, on fait ce qu'on peut, avec nos limites mais toujours avec de la bonne volonté ...

Je sais au combien j'ai de la chance d'avoir ces bénévoles (dont toi), ce n'était pas une critique mais une vanne
Merci infiniment pour ton aide

 

[p56]

* filtre => je valide (excellente idée)
* modif des bricoles ok => version 7
* password en config!H1 => version 7
* MFC en Bdd => no soucy
* fichier sur OneDrive : ça devrait aller, mais pas sans Excel
(nb : il existe des licences Office valides pour quelques euros (<3€) ... taper "licence Office" dans un navigateur)

 

[isa1988]

* filtre => je valide (excellente idée)

Merci

on y est presque (vu de ma fenêtre)
Reste deux petits soucis :

• le motif de modif ou d'annulation ne s'affiche pas ici :

• Et même problème d'affichage du coté admin lorsque quelqu'un s'annule et qu'il était programmée. En capture ça sera plus claire je pense :
  • situation de base
    
  • la personne s'annule et je rentre dans l'admin : je n'ai pas sa prog initial
    
  • obliger d'aller dans un autre onglet et revenir pour que cela s'affiche de nouveau
    
• Et deux autres petits points pour pas confondre ceux qui ont le même prénom/nom , ici
  
  et ici
  
  (planning individuel) il me faudrait la concaténation des noms et prénom (j'ai plusieurs prénoms identiques et plusieurs qui ont le même nom)

Je sais que je rajoute un truc que je n'avais pas évoqué depuis le début et que je comprendrai très bien que tu refuses mais y'a-t-il un moyen, dans un nouvel onglet d'avoir un récapitulatif des créneaux encore libres pour les postes 1 et 2 ? ( le 3 étant ponctuel)

Milles merci !

 

[p56]

Ok, alors :
* une version 8 avec les bricoles corrigées.
* pour les créneaux libres il va me falloir qq jours => la suite dans la semaine
Ce qui n'empêche pas de tester la v8

 

[isa1988]

* pour les créneaux libres il va me falloir qq jours => la suite dans la semaine

Aucun soucis, présentation aux bénévoles et mise en service prévu dimanche prochain
je test de ce pas la V8

 

[isa1988]

Re,
La concaténation des prénoms et nom n'est pas faite dans le planning individuel, impossible où oubli?

J'ai vu qu'on pouvait valider un motif d'annulation ou de modification vide, peut-on rendre la saisie obligatoire ( je sais que ça n'empêchera pas une saisie du type "bfbgbgb")?
Lorsqu'on clique sur annuler

 cela valide quand même la suppression

Petit soucis d'affichage lorsque le 15eme bénévole saisie sa dispo, il ne voit plus les créneaux

autre petit bug d'affichage sur la semaine 51

et un truc que je trouve contre intuitif c''est qu'il faut cliquer sur la flèche du haut pour aller à la semaine suivante

et inversement, c'est possible de faire l'inverse ?

En mode admin, si je clique sur l'onglet planning indiv les onglets BDD et config se masque snif

encore mille merci

 

[p56]

Bonjour,
En fait c'était plus facile que je ne pensais.
Voici une version 9c avec :
* correction des détails indiqués
* et bilan des créneaux libres! (en espérant que ça soit suffisamment explicite?)

P.

 

[isa1988]

Bonjour,
En fait c'était plus facile que je ne pensais.
Voici une version 9c avec :
* correction des détails indiqués
* et bilan des créneaux libres! (en espérant que ça soit suffisamment explicite?)
Regarde la pièce jointe 1153944
P.

ca m'a l'air top a l'exception de la vue admin ou on est bloqué et on ne voit plus que la première ligne des dispo

edit : et il faudrait que je puisse modifier les couleurs du bilan des créneaux libres ou que ce qui est actuellement en vert soit de la meme couleur que la cellule D4 ( tjrs dans l'optique des codes couleurs pour les trois lieux de paquet KDO) et si tu peux rajouter une ligne au-dessus des dates : " Créneaux en manque de bénévole" & M2

Edit 2, pour l'impossibilité de valider à blanc une suppression c'est bon mais le bouton annuler ne fonctionne pas. et il est toujours possible de faire une modification d'horaire à blanc alors que j'aimerai bien une raison

mercii

 

[p56]

Ok pour tout=> version 10

 

[isa1988]

Bonsoir,
J'ai l'impression que la v10 n'est pas basé sur la V9C (des bugs corrigés qui ré apparaisse (motif d'annulation obligatoire))

Par contre on vient de faire un test avec deux personnes en même temps sur le planning et nous avons le message

Ça risque de poser un gros souci. Y 'a-t-il un moyen pour y remédier ?

Et j'ai certains bénévoles qui ne voudrons pas acheter une licence excel, donc je me charge de saisir, mais y a t-il un moyen pour le planning des créneaux soit affiché et a jour soit sur un Excel sans macro soit sur une page web ( à créer) ??

 

[p56]

Heum,

Ok pour essayer d'améliorer le fonctionnement des motifs obligatoires. rq : la méthode inputbox est peu fiable en effet => v11

Pour mettre à disposition le planning des créneaux => dans v11 ajout d'un bouton "Export Créneaux" dans l'onglet "Config" => si tout va bien une image jpg est créée avec les dates et les heures des créneaux, l'image s'enregistre dans le dossier contenant le xlsm . Le nom de l'image contient la date de mise à jour.

En revanche pour l'utilisation partagée, ce sont là les limites d'excel (ou peut être les limites de mes compétences). Macro et mode partagé ne font pas bon ménage, ou bien simplement je ne sais pas faire.

 

[isa1988]

Et j'ai certains bénévoles qui ne voudrons pas acheter une licence excel, donc je me charge de saisir, mais y a t-il un moyen pour le planning des créneaux soit affiché et a jour soit sur un Excel sans macro soit sur une page web ( à créer) ??

Je me rends compte que je me suis très mal exprimé oups
ce que je voulais en capture jpg c'est :

et pareil pour le planning individuel pour un bénévole et un bouton pour générer aussi tous les plannings individuels si possible

En revanche pour l'utilisation partagée, ce sont là les limites d'excel (ou peut être les limites de mes compétences). Macro et mode partagé ne font pas bon ménage, ou bien simplement je ne sais pas faire.

Ce n'est pas grave, tes compétences sont déjà largement impressionnantes ! merci infiniment ! cela va grandement nous faciliter la vie !