Microsoft 365 Planning associatif

[isa1988]

Bonjour a tous,
Responsable régional d'une association je gère chaque année le planning d'emballage d'un stand de paquet cadeau, et c'est chronophage.

Je me débrouille sur Excel et en vba.

Ce que je souhaiterai c'est avoir un fichier ou les bénévoles remplisse un formulaire qui génère automatiquement ce dont j'ai besoin.
j'imagine :
une première page avec un formulaire ou les bénévoles remplisse leur dispo - ou une annulation, que cela remplisse un tableau qui me permet de voir les nouvelles entrées.
Il me faudrait également un planning récapitulatif par semaine de bénévolat (visuel) pour voir les créneaux ou il me manque un bénévoles - planning que je fais actuellement à la Mano suites aux remontés (mail sms, fb des bénévoles) autant dire qu'il y a un fort risque de loupé) -
J'aimerai aussi pouvoir sortir facilement, un récapitulatif par bénévole que je lui adresserai par mail (histoire ne de plus entendre " ah ben je n'avais pas noté")

à savoir : chaque jour j'ai besoin au minimum de deux bénévoles et les week end ça peut monter à 4.
Les bénévoles doivent venir au minimum pour un créneau de 3 a 4h - max une journée complete ( 9H-20h, 10H-19H certains dimanches et encore d'autre horaire variable pour le 24 dec)
Bien sûr les bénévoles n'auront affaire qu'au formulaire

Je vous remercie pour votre aide

 

[sylvanu]

Bonjour Isa, et bienvenue sur XLD,
Les réponses se font rares car XLD est un site d'entraide, et là vous demandez de créer et de faire l'outil.
Ce qui, généralement, ne séduit pas les contributeurs. C'est un travail conséquent.
Qui plus est "les bénévoles remplisse un formulaire ", quel formulaire ? sous quelle forme ? avec quelles données ?

Puisque "Je me débrouille sur Excel et en vba." proposez nous un fichier maquette, et votre état d'avancement. Dans ce cas vous trouverez ici toute l'aide nécessaire.

 

[fanfan38]

Bonjour
Salut Sylvanu...
Ci joint ma solution

A+ François

 

[isa1988]

Puisque "Je me débrouille sur Excel et en vba." proposez nous un fichier maquette, et votre état d'avancement. Dans ce cas vous trouverez ici toute l'aide nécessaire.

Bonsoir, je suis entrain de mettre en forme ce que je maitrise et je reviens avec mes questions

@fanfan38, c'est une bonne premiere base, je vais m'en inspirer pour mon fichier

 

[isa1988]

Bonsoir
Je vous joins l'état d'avancement de ce soir
Onglet accueil sera le seul visible par les bénévoles, en cliquant sur le bouton apparait un formulaire qui me remplit l'onglet "tableau de saisie". Ça j'ai réussi à deux trois points prêts :

1. J'aimerai rendre les champs obligatoires à l'exception du champ commentaire (paramètre de champs ou macro de vérif et messbox lors de la validation si non respecter ?)
2. J'aimerai que les bénévoles viennent minimum pour 3 ou 4h, comment faire pour l'heure de fin proposer soit minimum 3h après l'heure d'arrivée ?
3. J'ai certain jour où ce n'est pas les mêmes horaires que la majorité des jours (détail dans l'onglet paramètre)

apres en onglet " tableau de saisie" j'y ai mis deux boutons pour que ça me génère deux types de planning :

1. En onglet planning général : une vue générale du planning (actuellement un exemple des années précédente fait à la Mano ) la je n'ai aucune idée de comment faire
2. un planning récap par bénévole pour ne plus entendre " ah ben je n'avais pas noté" - la j'ai des pistes et reviendrais vers vous si besoin

Merci pour votre aide

 

[isa1988]

Re, j'arrive pas a m'arrêter oups

1. J'aimerai rendre les champs obligatoires à l'exception du champ commentaire (paramètre de champs ou macro de vérif et messbox lors de la validation si non respecter ?)

j'ai coder cela

Private Sub CB_Valider_Click()
 If txb_nom = "" Or txb_Prenom = "" Or txb_mail = "" Or cbx_Dispo < 0 Or cbx_JOUR < 0 Or HDebut < 0 Or cbx_Hfin < 0 Then
        MsgBox "Vous devez remplir toutes les données"
        Else
        'suite'

Ça marche très bien pour les textbox mais pas pour les combo box

1. J'aimerai que les bénévoles viennent minimum pour 3 ou 4h, comment faire pour l'heure de fin proposer soit minimum 3h après l'heure d'arrivée ?

je pense a ce genre de code toujours dans la sub valider

if Me.cbx_Hfin.Value - Me.cbx_HDebut.Value < "3" then
msgbox "Nous souhaitons minimum 3h et donc corriger vos horaires"
else
"suite du code"

' je sais le msgbox est pas diplomate, je trouverai une meilleure formulation lol
Mais j'arrive pas a le coder correctement
merci pour votre aide

 

[ChTi160]

Bonjour Isa
Je ne sais de quoi est remplie ton Combobox
"Me.cbx_HDebut" mais tu pourrais y mettre les périodes possibles (sur deux colonnes) et ainsi éviter de devoir vérifier la bonne saisie des heures .
Je n'ai pas regardé ton fichier ( depuis mon téléphone)
Bonne journée
Jean marie

 

[p56]

Bonjour à tous,
Est-ce qu'on peut proposer un planning hebdo horizontal?
Voici un exemple :
* on passe d'une semaine à l'autre via la toupie en haut à gauche
* les jours "Off" sont grisés (liste dans l'onglet "Config")
* 2 parties : en haut les affectations, au dessous les dispo
* la saisie des dispo se fait par simple sélection de plusieurs cases sur une ligne (voir gif démo)
* le responsable positionne ensuite les affectations selon les dispo enregistrées via un useform
Si ça intéresse je continue de coder et je poste le fichier
P.

 

[isa1988]

Bonjour à tous,
Est-ce qu'on peut proposer un planning hebdo horizontal?
Voici un exemple :
* on passe d'une semaine à l'autre via la toupie en haut à gauche
* la saisie des dispo se fait par simple sélection de plusieurs cases sur une ligne (voir gif démo)
* le responsable positionne ensuite les affectations selon les dispo enregistrées via un useform
Si ça intéresse je continue de coder et je poste le fichier
P.

Bonjour j'aime beaucoup !!

* les jours "Off" sont grisés (liste dans l'onglet "Config")

peut on aller jusqu'a grisé certain horaire certain jour ( exemple : le 24 decembre on ne fera pas 9H-20H mais 9h 18h et donc grisé 18H-20H)? pareil pour le nombre de poste necessaire

* 2 parties : en haut les affectations, au-dessous les dispo

La partie vos dispos est pas forcément nécessaire vu que dans le planning il y a le rappel de l'heure d'arrivée et de départ (J'utilisais la partie dispo pour que le bénévole voie clairement les heures mais vu que c'est intégré dans le planning plus besoin)
Utiliser cette seconde partie pour aide-mémoire lors que j'ai plus de bénévole dispo que de poste (ces bénévoles seront prioritaires en cas de désistement)

Et autre point une fois le planning ajuster par le responsable avoir les périodes où il manque des bénévoles en évidence et un récap des dates des bénévoles cela serait super !

 

[isa1988]

Bonjour Isa
Je ne sais de quoi est remplie ton Combobox
"Me.cbx_HDebut" mais tu pourrais y mettre les périodes possibles (sur deux colonnes) et ainsi éviter de devoir vérifier la bonne saisie des heures .
Je n'ai pas regardé ton fichier ( depuis mon téléphone)
Bonne journée
Jean marie

Bonjour Chti,
non car les bénévoles peuvent venir pour le temps qu'ils veulent mais pas moins de 3h ça ferrais beaucoup de combinaison possible
"Me.cbx_HDebut" est l'heure à laquelle ils arrivent, "Me.cbx_Hfin" est l'heure à laquelle ils partent

 

[p56]

Bonjour à tous,

Ok @isa1988, alors en fait voici comment je voyais le fonctionnement :
* la partie "Dispo" en bas fait office d'interface de saisie pour le bénévole. Saisie par sélection sur une ligne
Et ça permet de voir qui est disponible en cas de besoin
* de plus cette saisie n'est permise que si les nom+mail sont indiqués (pour obliger la saisie de ces 2 info)

Pour positionner les bénévoles sur les postes :
* un clic sur une dispo ouvre la fenêtre de saisie
* cet Usf affiche la liste de toutes les dispo de ce bénévole
* et en haut s'affiche la dispo cliquée
* on peux alors modifier qq info (horaires, commentaire et choix du poste)
* valider pour enregistrer les info.

A noter :
* la modif des infos de disponibilité change le statut de la fiche (de "AJOUT" on passe à "MODIF")
* il est possible de "supprimer" une dispo ou de réactiver cette dispo (clic sur la poubelle de la ligne dans la liste)
* une dispo modifiée apparait en jaune/orangé dans la liste et sur le planning
* une dispo supprimée apparait en rouge dans la liste et sur le planning
* une dispo ok apparait en vert sur le planning
* les dispo affichent l'éventuelle commentaire qui aura été saisi
* les affectations (en haut) apparaissent en bleu avec le nom du bénévole
* les plages horaires sont bloquées : 4h00 minimum pour saisie de dispo, 3h00 minimum pour affectation sur un poste
* Les onglets " Config" et "Bdd" sont simplement masqués

Planning individuel mensuel :
* navigation de mois en mois par les options en haut à gauche
* choix du bénévole par liste déroulante (qui reprend la liste des noms saisis sur les dispo du planning)
* ne figurent ici uniquement que les affectations

Enfin, pour repartir sur un fichier vide, il suffit de supprimer les lignes de données en onglet "BDD"

Il reste probablement des erreurs, des oublis, des imperfections, des cas de figure non prévus, des manques ... à tester ...

Est-ce que ce premier jet pourrait convenir?
(en relisant, je ne sais pas si mes explications sont très claires?)
P.

Edit du 26 oct : update de la PJ = correction d'erreurs + qq modif

 

[p56]

Bonjour,
Pour ce matin nouvelle version avec :
* correction de défauts
* ajout d'un mot de passe pour pouvoir positionner un bénévole sur un poste
* pour saisir le mot de passe, il y a une case (discrète) au dessus du dimanche et le mot de passe est :

Spoiler: Mot de passe

ISA

P.

 

[isa1988]

Bonjour à tous,

Ok @isa1988, alors en fait voici comment je voyais le fonctionnement :
* la partie "Dispo" en bas fait office d'interface de saisie pour le bénévole. Saisie par sélection sur une ligne
Et ça permet de voir qui est disponible en cas de besoin
* de plus cette saisie n'est permise que si les nom+mail sont indiqués (pour obliger la saisie de ces 2 info)

Pour positionner les bénévoles sur les postes :
* un clic sur une dispo ouvre la fenêtre de saisie
* cet Usf affiche la liste de toutes les dispo de ce bénévole
* et en haut s'affiche la dispo cliquée
* on peux alors modifier qq info (horaires, commentaire et choix du poste)
* valider pour enregistrer les info.
Regarde la pièce jointe 1153226

A noter :
* la modif des infos de disponibilité change le statut de la fiche (de "AJOUT" on passe à "MODIF")
* il est possible de "supprimer" une dispo ou de réactiver cette dispo (clic sur la poubelle de la ligne dans la liste)
* une dispo modifiée apparait en jaune/orangé dans la liste et sur le planning
* une dispo supprimée apparait en rouge dans la liste et sur le planning
* une dispo ok apparait en vert sur le planning
* les dispo affichent l'éventuelle commentaire qui aura été saisi
* les affectations (en haut) apparaissent en bleu avec le nom du bénévole
* les plages horaires sont bloquées : 4h00 minimum pour saisie de dispo, 3h00 minimum pour affectation sur un poste
* Les onglets " Config" et "Bdd" sont simplement masqués

Planning individuel mensuel :
* navigation de mois en mois par les options en haut à gauche
* choix du bénévole par liste déroulante (qui reprend la liste des noms saisis sur les dispo du planning)
* ne figurent ici uniquement que les affectations
Regarde la pièce jointe 1153227

Enfin, pour repartir sur un fichier vide, il suffit de supprimer les lignes de données en onglet "BDD"

Il reste probablement des erreurs, des oublis, des imperfections, des cas de figure non prévus, des manques ... à tester ...

Est-ce que ce premier jet pourrait convenir?
(en relisant, je ne sais pas si mes explications sont très claires?)
P.

Edit du 26 oct : update de la PJ = correction d'erreurs + qq modif

Bonjour,
Désolée pour ma réponse tardive mais qui dit bénévolat dit taf la semaine
Je suis impressionné par cela et on est pas loin de ce qu'il me faudrait
Cependant j'aimerai que mes bénévoles n'aient pas accès au planning (pour que je puisse avoir une visibilité sur leur modif ) J'aimerai qu'ils aient accès uniquement a un formulaire de saisie OU à la partie dispo. ( j'ai vu l'edit de ce matin avec le mot de passe mais je connais mes bénévoles et deux calendriers sur la même page ça risque de les embrouiller) +> Y'a-t-il moyen a l'ouverture du fichier d'avoir une fenêtre avec deux types d'accès :
- bénévole sans mot de passe (avec uniquement les disponibilités, et l'accès au planning individuel)
- administrateur avec a mot de passe et accès à tout
Petit changement dans mes souhaits, le mail n'est plus obligatoire (nous communiquerons via un groupe facebook) mais le nom de famille (histoire de pas confondre les 3 audrey et autre 2 Anthony lol)
J'ai fait un essai avec le fichier de ce matin et je n'arrive pas à positionner quelqu'un avec le mot de passe je n'ai peut-être pas bien compris comment faire.
Sur la V3 je n'arrivais pas a positionner un bénévole qui me propose 9-20h, sur cette même période

ah et si un bénévole annule sa dispo j'aimerai qu'il me mette obligatoirement le motif

autre question, ayant trois stands de paquet kdo cette année je vais donc avoir 3 plannings a gérer, j'aimerai donc que je puisse choisir la couleur de fond de la trame (j'aurai un planning bleu un orange et un violet)

Merci beaucoup en tout cas

 

[isa1988]

re
je continue les test
dans le cas d'une annulation de dispo ici Camille de 9h a 13h
Comment je fais (l'administrateur) pour la supprimer du planning général ?

 

[isa1988]

RE
J'ai pu créer cela ce qui n'est pas possible
Merci pour ton aide