XL 2016 Création planning

[Nico67]

Bonsoir tout le monde,
novice sur Excel, je cherche à faciliter la gestion de nos plannings grâce à ce dernier.
Nous venons de créer notre société et n'avons pas encore les moyens d'investir dans un logiciel pour nos planning.
J'ai donc décidé de tenter ma chance sur Excel et pourquoi ne pas garder ce planning dans le futur s'il convient à nos attentes.

Je vais essayer de vous expliquer ce que j'ai déjà fait et ce que je cherche à faire.

- J'ai donc commencé par créer un calendrier où dès que je place une croix (sous la date et sur la ligne du patient visé), la date d'intervention s'affiche sur la feuille du patient.
Par la suite, j'entre manuellement les plages horaires (qui me permet aussi de calculer les heures mensuelles par agent chez ce patient).
Jusqu'ici tout se passe comme je le souhaite.

Maintenant ce que je souhaiterai, c'est que le nom des patients et les heures d'interventions de ces pages apparaissent sur la feuille planning de l'agent choisi avec un texte et une coloration de la plage horaire occupé.

Savez-vous s'il est possible de faire cela? Car je n'ai rien trouvé.
J'espère que vous aurez réussi à me comprendre.
Ci-joint mon document (svp, ne jugez pas mon travail, n'oubliez pas que je suis novice mais cherche à améliorer mes compétences).

Merci d'avance.

 

[GALOUGALOU]

bonjour nico67 bonjour le forum
votre commentaire

apparaissent sur la feuille planning de l'agent choisi

je n'ai pas trop saisi cette demande, pourriez vous préciser, en attendant un petit essai avec la feuille 0 et planning 0
dans la feuille 0 ajout de 5 colonnes pour transformer les heures au format numérique en format texte.
dans la feuille planning 0 une formule concatène deux informations

=SIERREUR(INDEX('0'!$O$7:$Q$37;EQUIV(B6;'0'!$C$7:$C$37;0);2)&" "&INDEX('0'!$O$7:$Q$37;EQUIV(B6;'0'!$C$7:$C$37;0);3);"")

dans les cellules, pour la mfc

=ET(B7<>"";B7>1)

cordialement
galougalou

 

[Nico67]

Bonjour et un grand merci galougalou,

je n'ai pas trop saisi cette demande, pourriez vous préciser

.
Je vais essayer de me faire comprendre un peu mieux.
Dès que je mets le nom de l'agent dans la colonne "agent" de la " feuille "0", je souhaiterai que la plage horaire du jour soit coloré et le nom du patient apparaissent sur la feuille d'intervention

Ensuite j'ai un peu modifié vos formules pour afficher le nom de l'agent et du coup j'aurai 2 soucis:
- quand la cellule est vide, elle est colorée
- quand l'agent n'est pas chez le patient le matin ou l'après midi le texte ne suit pas correctement
(je suppose que je dois faire une formule avec la fonction "OU"?)

Ci-joint le document avec les modifs pour que vous puissiez voir.

Cordialement, Nicolas.

 

[GALOUGALOU]

re nico67 bonjour le forum
dans la feuille 0 ajout de deux colonnes pour récupérer le nom de l'agent
la formule pour le matin dans la feuille planning 0

=SIERREUR(INDEX('0'!$R$7:$X$37;EQUIV(B6;'0'!$C$7:$C$37;0);2)&" "&INDEX('0'!$R$7:$X$37;EQUIV(B6;'0'!$C$7:$C$37;0);3)&" "&INDEX('0'!$R$7:$X$37;EQUIV(B6;'0'!$C$7:$C$37;0);4);"")

dans le planning sylvie
pour le matin de 6:00 à 12:00 la formule

=SIERREUR(INDEX('0'!$R$7:$X$37;EQUIV(C$6;'0'!$C$7:$C$37;0);2)&" "&INDEX('0'!$R$7:$X$37;EQUIV(C$6;'0'!$C$7:$C$37;0);3);"")

elle est différente de 12:30 à 20:00

l'information est renvoyé dans toute la colonne mais invisible car écrit blanc sur fond blanc

une mfc va mettre en évidence les plages d'horaires concernées par une présence

=ET($B7>=(GAUCHE(C7;5)*1);$B7<=(DROITE(C7;5)*1))

un deuxieme mfc va cacher les 0 sur les plages uniquement occupées par une demi-journée

cordialement
galougalou

 

[Nico67]

Re galougalou,
Voici la dernière version avec les noms des feuilles qui me vont bien.
1000 merci pour tout le mal que tu te donnes à nous aider.
Cordialement, Nico67

 

[GALOUGALOU]

bonjour nico67 bonjour le forum
ci-joint une libre interprétation de tes problématiques
dans le classeur les onglets de couleur orange correspondent à ta conception
les onglets de couleur bleu correspondent à une approche différente.
mais dans tous les cas, le respect des problématiques, impossible de saisir si la plage horaire est occupée, impossible de choisir un agent occupé, mise en couleur patient par patient
pour renseigner le classeur, il est nécessaire de saisir les informations par un double clic dans une cellule vide de la la feuille Patient-mensuel. toutes les informations sont concentrées dans une seule feuille nommée saisie.
dans la page acceuil, un bouton tuto apporte des précisions sur le fonctionnement du classeur.
le classeur demande à être optimisé, donc consulte le forum dans une semaine, et fait moi retour des problèmes que tu rencontres.
cordialement
galougalou

 

[Nico67]

Bonjour galougalou,
Encore un grand merci à toi pour le travail que tu as effectué.
Je me sens un peu perdu à l'ouverture mais je vais pratiquer en faisant quelques tentatives de planning.
Je reviens vers toi dès que je l'aurai pris en main et si je trouve des modifications à apporter ou non.
Cordialement,
Nico67

 

[Nico67]

Bonsoir galougalou,
l'utilisation est au top, vraiment très agréable, merci.
Préférence pour la feuille "Agent" qui est nettement plus lisible.
Par contre j'ai crée une page "Agent mensuel" car j'ai du mal avec les feuilles "Agent_mensuel" et "Agent_hebdo".

Nous souhaiterions apporter quelques modifications:
- Sur la feuille "Patient", est-il possible que la présence de Sylvie soit représenté en jaune et Vanessa en vert?
- Puis sur la feuille "Agent", avoir tous les patients qui s'affichent bien entendu ^^, dans l'ordre chronologique avec leur code couleur.

Après ça, je pense qu'il répondra parfaitement à nos attentes.

Ci-joint ma dernière version avec notre planning d'août pour que tu puisses voir plus ou moins un vrai planning.

Encore une grand merci à toi!

Cordialement,
Nico67

 

[GALOUGALOU]

re le fil, une version complète,
mfc pour 4 agents et pour 20 patients. le code couleur police et fond de cellule est totalement modifiable
j'ai remplacé les données confidentielles par des données anonymes
cordialement
galougalou

 

[Nico67]

Bonjour galougalou,
je ne te remercierai jamais assez, je vais immédiatement jeter un oeil sur le travail que tu as fait et reviendrai vers toi.
Cordialement,
Nico67

 

[Nico67]

Re galougalou,
désolé, je t'embête à nouveau...
n'ayant pas toutes les interventions de la journée sur la feuille "agent", j'ai changé l'implantion (pour l'impression) et inseré 10 lignes afin de pouvoir inscrire tous les patients du même jour.
J'ai regardé tes formules pour tenter d'afficher les autres patients sans succès

=SIERREUR(INDEX(Saisie!$A$3:$W$3004;EQUIV(1;(Saisie!$N$3:$N$3004=B$7&"1")*(Saisie!$F$3:$F$3004=$C$3);0);18);"")
Si je comprends bien, cette formule cherche "1" pour le matin ou "2" pour l'après midi, dans la colonne "N", feuille "saisie".
Il ne sera donc pas possible d'avoir toutes les interventions de la journée sans modifier la formule de la colonne "N", feuille "saisie"
Par contre je n'ai absolument rien compris des formules de cet colonne "N"..

Ci joint l'excel modifier + une image pour comprendre plus facilement ce que je cherche à faire.

Cordialement,
Nico67

 

[GALOUGALOU]

re nico67
je ne suis pas très dispo cette semaine
je vais plancher sur la problématique et essayer de trouver une solution, en adaptant la formule pour avoir un retour comme sur l'image ci-dessous
si j'ai bien compris il faut avoir dans une colonne l'utilisation par tranche horaire, mais le problème c'est la découpe par 30 minutes, donc il faudrait avoir une séquence qui s’échelonne 30mn par 30 mn
est ce bien cela

pour l'explication de la colonne N, ce classeur est adaptable à plusieurs situation.
donc dans votre cas il y a toujours une occupation le matin ou l'après midi sur une seule journée, dans d'autre situation cela pourrait être la journée complète .
dans la colonne L dans votre classeur il n'y a que des 1 (travaille le matin ou l'après midi). dans d'autre situation il pourrait y avoir des 0 (ne travaille pas matin et après midi)ou des 2.(travaille matin et après midi)
la formule de la colonne N répond à cet impératif de contrôler la vacation de l'agent, et d'adapter la réponse pour rajouter 1 ou 2 à la date afin d'optimiser l'index pour une séparation matin après midi, (vous avez bien compris).

comme de plus la saisie n'est effective que pour une seule journée je n'ai utiliser que la colonne N.
nous aurions pu travailler sur un intervalle de plusieurs dates et là, utiliser la colonne N et M (lfonctionnement des formules matricielles) (plus grand que colonne M et plus petit que colonne N) (dans votre classeur c'est égal colonne N)
cordialement
galougalou

 

[Nico67]

Re galougalou,
pas de problème, tu as quasiment tout terminé!
Maintenant que j'ai une très bonne base, à mon tour d'avancer le projet.
Ca ne sera certainement pas très beau à voir pour les experts d'Excel mais si ça fonctionne c'est le principal pour le moment lol.

Je cherche plutôt ce genre de présentation pour nos agendas, la lecture est plus simple (voir pj).
(patient, tranches horaires, code couleur si possible classé dans l'ordre chronologique)

Ok, j'y vois un peu plus clair mais ça reste tout de même flou à mon niveau.
Je vais m'aider de tes explications pour trouver réponse à mes questions car je pense ne pas utiliser les bons termes quand je fais mes recherches.
En tout cas, merci pour ta patience.
Cordialement, Nico67

 

[GALOUGALOU]

bonjour nico bonjour le fil bonjour le forum
rajout d'une colonne (y) dans la feuille saisie qui concatène les informations et
cette formule matricielle (renvoie plusieurs résultats) dans la feuille agent présente le résultat souhaité en fonction du choix de l'agent.(date par date en occultant matin après midi)

=SIERREUR(INDEX(Saisie!$Y$3:$Y$3000;EQUIV(1;NON(NB.SI(B$7:B7;Saisie!$Y$3:$Y$3000))*(Saisie!$C$3:$C$3000=B$7)*(Saisie!$F$3:$F$3000=$C$3);0));"")

attention cette formule est différente dans les 3 secteurs de date
cordialement
galougalou

 

[Nico67]

Bonjour galougalou,
j'ai essayé plusieurs choses de mon côté, c'était plus du bidouillage qu'autre chose mais rien a faire...je n'ai pas vraiment réussi..
Par contre je commence à ne plus avoir de cheveux lol.
Et toi en une colonne t'as réussi à régler le problème , j'avoue être un peu dégouté pour le coup .

Ce week-end je vais tester le planning du mois de juillet pour voir si je trouve des erreurs mais cette version m'a l'air parfaite, complète et définitive.
Je te ferai un retour afin que tu sois au courant.

Mille merci pour tout ce que tu as fait pour nous galougalou, tu nous permet d'avoir un excellent outil de travail maintenant.

Cordialement, Nico67