Outil de gestion sur excel / aide au developpement

[toinou1]

Bonjour à tous,

C'est ma première fois donc je me présente : Toinou 24 ans, je viens d'intégrer une PME en création en tant que responsable administratif et financier et je souhaite intégrer au plus vite un petit outil de gestion sur excel (pas de budget ERP...) avec plusieurs fonctions. J'imagine que j'aurais donc recours à vos services tout au long du développement de ce projet qui me tient à cœur et dans lequel j'ai bien l'intention de m'investir au maximum.

A noter avant d'aller plus loin que l'assistante de direction est la depuis 2 mois (je viens tout juste d'arriver), on a déjà reçu des factures, elle a fait un listing intéressant et un suivi pas trop mal mais ca ne va pas tenir longtemps, vous allez comprendre pourquoi. En attendant je dois aussi penser à elle quant à l'utilisation de l'outil que l'on va mettre en place.

J'ai des idées en tête mais je suis souvent limité par mes capacités excel/VBA...

Lançons nous :

Le projet est :

Automatiser le suivi du circuit de commande au fournisseur/livraison des marchandises/réception de facture/paiement du fournisseur/comptabilisation analytique

Ne vous effrayez pas, je ne veux pas relier mon fichier xls à mon compte en banque, je propose que nous y allions étape par étape pour répondre à mes problématiques.

1) Concernant le listing des factures reçues.
Nous faisons un listing des factures reçues. A chaque nouvelle facture on insère une nouvelle ligne dans le tableau et on renseigne différents éléments (dates, nom frs, adresse, montants, codification analytique etc...)
Nous voulons imputer à chaque facture reçue un code interne, unique à chaque facture.
La question est donc de savoir si excel permet d'automatiser la création (incrémentation) d'un numéro (type FACT2011-0001; FACT2011-0002) dans une colonne pour chaque nouvelle ligne insérée. Ce numéro doit être unique et dans l'idéal ne pas être changé quand on supprime une ligne par exemple.

Je continue les recherches de mon coté. Merci d'avance pour votre TRES TRES précieuse aide les exceliens.

Bien à vous,
Toinou

 

[toinou1]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

PS : comment vous envoyer un fichier exemple pour une meilleure compréhension ?

 

[bond]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

Welcome on board,

Peut être envisager une Bdd des fournisseurs (nom, adr, tel, fax, contact, Rib,...) pour éviter de taper leurs infos d'identification à chacune de leurs factures, et finalement pour disposer d'infos plus complètes sur chacun... pour ensuite faire un lien dans le listing sur la base d'un identifiant (au pire du nom).

 

[bbb38]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

Bonsoir Toinou, le forum,

Pour joindre un fichier, tu cliques sur « Aller en mode avancé ». En bas de page tu trouveras un cadre « Options supplémentaires », et tu cliques sur « Gérer les pièces jointes ».
Pour trouver des sujets déjà traités, tu cliques sur « Recherche », puis « Recherche avancée », et tu choisis les options désirées.
Cordialement,
Bernard

 

[Compte Supprimé 979]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

Salut Toinou1

La question est donc de savoir si excel permet d'automatiser la création (incrémentation) d'un numéro (type FACT2011-0001; FACT2011-0002) dans une colonne pour chaque nouvelle ligne insérée. Ce numéro doit être unique et dans l'idéal ne pas être changé quand on supprime une ligne par exemple.

Tout à fait, tu vas découvrir qu'Excel entre formule et VBA permet vraiment beaucoup de choses

Perso j'ai développé une application pour ma cousine qui tient un magasin de robes de mariée
(Gestion des BdD cliens et fournisseurs, saisie et suivi des commandes, gestion du stock, calendrier des mariages, etc ...)

Donc tu verras, en procédant étape par étape

Si ton fichier dépasse un certain poids, indiqué dans gérer les pièces jointes, il faut passer par des sites externes
Accueil de Cjoint.com
Cijoint.fr - Service gratuit de dépôt de fichiers
Free - Envoyez vos documents

et autre

A+

 

[toinou1]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

Je suis impressionné par la réactivité du forum Je sens que je suis au bon endroit.

Pour répondre à vos questions :

Welcome on board,

Peut être envisager une Bdd des fournisseurs (nom, adr, tel, fax, contact, Rib,...) pour éviter de taper leurs infos d'identification à chacune de leurs factures, et finalement pour disposer d'infos plus complètes sur chacun... pour ensuite faire un lien dans le listing sur la base d'un identifiant (au pire du nom).

Oui c'est envisagé, mais penses tu que je sois obligé de passer par access (bizarrement il n'est pas dans notre suite office, mais ca s'arrange !) ou puis je créer cette base de donnée dans une feuille du classeur, ce qui est le cas pour l'instant.

Merci

Bonsoir Toinou, le forum,

Pour joindre un fichier, tu cliques sur « Aller en mode avancé ». En bas de page tu trouveras un cadre « Options supplémentaires », et tu cliques sur « Gérer les pièces jointes ».

Merci, vous trouverez un exemple ci-joint. (vous allez vite vous rendre compte que je suis expatrié en slovaquie )

Tout à fait, tu vas découvrir qu'Excel entre formule et VBA permet vraiment beaucoup de choses

Perso j'ai développé une application pour ma cousine qui tient un magasin de robes de mariée
(Gestion des BdD cliens et fournisseurs, saisie et suivi des commandes, gestion du stock, calendrier des mariages, etc ...)

Donc c'est possible je ne suis pas fou
Petite question, combien de factures en moyenne reçoit ta cousine mensuellement?
J'imagine que tu as du utiliser du VBA, ca me fait peur...

Tout à fait, tu vas découvrir qu'Excel entre formule et VBA permet vraiment beaucoup de choses

Alors comment procéder par rapport à ma petite question du premier message ? J'ai avancé et je me trouve devant un second problème concernant des "listes de choix sous condition" cette fois. En cherchant un peu sur le net ca a l'air faisable mais je bloque à un endroit... En attendant je ne voudrais pas tout mélanger

MERCI BEAUCOUP
Toinou

 

[Victor21]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

Bonjour, Toinou.

Une première approche :
Avec une réorganisation qui me semble plus pratique, mais j'attends ton avis

 

[Compte Supprimé 979]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

Salut,

Oui c'est envisagé, mais penses tu que je sois obligé de passer par access (bizarrement il n'est pas dans notre suite office, mais ca s'arrange !) ou puis je créer cette base de donnée dans une feuille du classeur, ce qui est le cas pour l'instant.

Non pas question d'Access ICI
On utilise toujours une feuille du classeur

Petite question, combien de factures en moyenne reçoit ta cousine mensuellement?
J'imagine que tu as du utiliser du VBA, ca me fait peur...

Mensuellement, je n'en sais rien, mais elle à plus de 200 mariages par an
Entre les costumes homme, les robes de mariées, les accessoires, ça fait un paquet de factures
Tout ce fait effectivement avec un développement VBA, et aucun soucis.

En revance très, très, important voir primordial ... l'établissement d'un cahier des charges
C'est long et fastidieux à mettre au point,
mais c'est lui qui te permettra d'avancer rapidement et correctement dans ton développement pas la suite

Pour ton incrémentation de facture, il te faut également dans ton claseur une feuille que je nomme "Params"
Et qui permettra de mémoriser le dernier numéro de facture utilisé
Comme ça avec VBA tu as juste à lui indiquer : Dernier numéo +1

A+

 

[Compte Supprimé 979]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

Bonjour, Toinou.
Une première approche
Avec une réorganisation qui me semble plus pratique, mais j'attends ton avis

Une "erreur" que je ne commets jamais ... réorganiser un fichier

La personne qui l'utilise à créé son propre environnement ... donc je ne touche jamais
Peut-être une mauvaise idée de ma part

Amicalement.

 

[Victor21]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

Bonjour, Bruno.

Tu as sans aucun doute raison, mais les cellules fusionnées à l'intérieur d'une bd risquent, à terme, de poser les problèmes que tu connais, et si on peut les prévenir plutôt que devoir les traiter plus tard...
Mais ce n'est que mon avis, et l'utilisateur décidera.

 

[toinou1]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

Bonsoir les amis,

Pour répondre à vos remarques :

Bonjour, Bruno.

Tu as sans aucun doute raison, mais les cellules fusionnées à l'intérieur d'une bd risquent, à terme, de poser les problèmes que tu connais, et si on peut les prévenir plutôt que devoir les traiter plus tard...
Mais ce n'est que mon avis, et l'utilisateur décidera.

Tu as raison, ces colonnes fusionnées allaient finir pas causer problème, j'ai corrigé le problème par contre j'ai gardé la structure du fichier mais en adaptant certaines choses, merci.

Non pas question d'Access ICI
On utilise toujours une feuille du classeur

Super, je continue sur ce qui était fait et je vous montre un aperçu très prochainement

En revance très, très, important voir primordial ... l'établissement d'un cahier des charges
C'est long et fastidieux à mettre au point,
mais c'est lui qui te permettra d'avancer rapidement et correctement dans ton développement pas la suite

Tu as tout à fait raison, je vais m'y atteler dès que possible et ca permettra également au boss de la boite d'avoir une idée précise de ce que je veux faire et d'y ajouter ses commentaires. Merci du conseil ce n'est décidément que du bonus de m'être inscrit ici, je me rends compte que votre expérience va m'être très utile !!

Pour ton incrémentation de facture, il te faut également dans ton claseur une feuille que je nomme "Params"
Et qui permettra de mémoriser le dernier numéro de facture utilisé
Comme ça avec VBA tu as juste à lui indiquer : Dernier numéo +1

Ok, je vais créer cette feuille de paramètre. Par contre concernant la pratique et l'exploitation de VBA, je suis dans le fou complet... Pourrait t'on commencer à m'expliquer concrètement comment procéder ?

Aussi, j'aurais une petite question pratique. En gros le directeur a fait ses budgets a partir d'une fiche excel de son ancienne boite pleine de macros etc et quand j'ai pris une partie de ce classeur pour le coller dans mon fichier et l'adapter, ca a visiblement intégré les macros donc quand j'ouvre mon classeur il me demande si je veux ouvrir les macros etc... Celles importées ne me serviront pas c'est clair il a juste rempli des cases "à l'arrache" donc ma question est de savoir comment supprimer tout ca pour pouvoir repartir d'une programmation vierge ? Quand je vais dans le développeur VBA je ne trouve aucune donnée pourtant ...

Encore merci à tous, dès que j'aurai qquechose de plus avancé je vous montrerai le résultat pour remarques.

Très bonne soirée,
Toinou

 

[Compte Supprimé 979]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

Salut Toinou1

Ok, je vais créer cette feuille de paramètre. Par contre concernant la pratique et l'exploitation de VBA, je suis dans le fou complet... Pourrait t'on commencer à m'expliquer concrètement comment procéder ?

Là, risque de se trouver le problème .. si tu n'as jamais pratiqué VBA, il va falloir bouquiné
Ce que je conseille :
1) acheté un bon livre "VBA Excel ... 2003/2007 ou 2010"
perso, je trouve ça mieux que trouver des exemples sur le net

2) bien comprendre la logique de la programmation objet et faire les exercices
tu peux également en parallèle utiliser l'enregistreur de macro
Ruban -> Affichage
Outil -> Macro
Menu -> Enregistrer une macro

Ensuite tu exécutes les différentes actions que tu veux automaiser (attention, tout n'est pas forcément pris en compte)
Tu arrêtes l'enregistreur via le même menu
ALT+F11 pour ouvrir l'éditeur VBA
Et tu découvriras ton code à remanier

Celles importées ne me serviront pas c'est clair il a juste rempli des cases "à l'arrache" donc ma question est de savoir comment supprimer tout ca pour pouvoir repartir d'une programmation vierge ? Quand je vais dans le développeur VBA je ne trouve aucune donnée pourtant ...

Je pense qu'il s'agit de Macros Excel4, qui se trouvent dans une feuille et non dans l'éditeur VBA

A+

 

[bond]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

Par contre concernant la pratique et l'exploitation de VBA, je suis dans le fou complet

C'est clair, pour comprendre ce qui est donné sur ce forum, développé et maintenir ton appli, il faut que tu maîtrise un minimum le concept VBA pour Excel...
Il y a aussi beaucoup de littérature sur le net pour attraper un apprentissage en pas à pas, et surtout commencer directement aux modules qui correspondent à ton niveau actuel de connaissances.
Bien sur, les spécifications sont une préliminaires indispensables, ils faut aussi intégrer l'équipement à ce stade : nombre d'utilisateurs (droits ?), postes autonomes, en réseau,... réfléchir à l'organisation en terme de fichier : tous les utilisateurs ont-ils accès, besoin des informations de détail (chaque enregistrement de facture, par ex), des conso, des analyses,... : qui saisi et qui consulte quoi. Ces qqs éléments sont majeurs pour la suite technique...

 

[supercrapaud]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

bonjour à tout le monde du fil.

Si tu souhaite incrémenter les n° de tes factures sans VBA alors tu peux créer 2 colonnes dans ton tableau. Une qui contiendra ligne à ligne la formule suivante ="ligne précédente"+1 => (résultat 3 par ex.) à masquer. Et une autre colonne qui contiendra la formule suivante =concatener("FACT2011 - " & 3 valeur de ta cellule juste à gauche) => colonne visible. Il te suffira alors de copier/coller tes lignes à lignes et cela devrait marcher.

Pour tes fournisseurs, tu devrais effectivement créer un onglet base de données qui reprendrait ce dont tu as besoin. Une fois que tu l'aura créé, je te conseille de créer une liste déroulante (données/validation des données) avec tous les noms de tes fournisseurs pour les choisir encore plus vite. Il te suffira ensuite d'utiliser une fonction INDEX/EQUIV dans les cellules qui t'intéressent pour y mettre les information que tu souhaites (N°, adresse...). La liste déroulante est aussi à mettre pour tes n° de comptes et une fonction INDEX/EQUIV pour les libellés.

A proscrire les cellules fusionnées. POur le reste, on attend tes infos. Bon courage.

 

[toinou1]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

Hello Tout le monde et merci Super Crapaud.

Trop de boulot ces derniers temps pour avancer beaucoup sur le programme mais je m'y suis remis depuis hier.

J'ai élaboré un cahier des charges et je rédige également une sorte de feuille de route qui servira ensuite de manuel d'utilisation en plus d'être un explicatif... bon tuyaux

Merci pour l'astuce de l'incrémentation. Alors qu'en avançant j'ai utilisé la fonction concaténer je n'avais pas pensé à ça. Cependant il y a un petit quelque chose qui me chagrine avec cette méthode, c'est que si j'insère une facture au mauvais endroit (pas à la fin de la liste) et bien ca va pauser problème (tout va bouger!?). Je préfèrerais en réalité verrouiller ce numéro car je ne suis pas le seul utilisateur et j'ai peur que dans la précipitation les autres ne s'en aperçoivent pas.

Maintenant est-ce que VBA, lui, peut faire ca ? D'après ce que j'ai compris oui car il travaille dans une feuille annexe et a la possibilité de générer des numéros uniques.

La base de données est ok mais je ne connaissais pas la fonction INDEX.

Ce qui se passe pour l'instant est qu'il y a un menu déroulant qui va chercher dans la matrice nom_frs (longue de 1000 lignes pour avoir de la marge) et les données frs s'insèrent automatiquement grace à des =recherche... Il y aurait mieux ?

Ensuite concernant mon analytique j'ai enfin réussi à créer des menus déroulant sous condition, (fonction INDIRECT et j'ai même utiliser des formules du style =INDIRECT(CONCATENER(" ";"_";" "...)).

Aujourd'hui j'ai deux nouvelles questions pour vous :

1) Je vais acheter un bouquin comme on me l'a conseillé plus haut. Mais je ne sais pas lequel choisir. Pourriez vous m'aider ??
Je m'explique.
Je suis allé dans une fnac et j'ai trouvé 3 ou 4 livres qui pourraient me correspondre mais je ne sais pas si je dois prendre plus sur du VBA, plus un "excel pour les nuls", ou si il existe des bouquin sur le développement de logiciels de gestion sur excel. Certains abordaient le sujet mais si il en existait UN très spécialisé, ca serait le rêve.

2) Seriez vous intéressés à regarder ce que je rédige (ca me demandera de supprimer qques infos) afin de vous donner une meilleure vision d'ensemble ?

J'attends donc vos conseils.

PS : Toujours pas d'utilisation de VBA, je m'en sors bien pour l'instant mais je ne pourrais pas y couper car je souhaite vraiment créer un bouton permettant d'insérer une nouvelle ligne dans chaque base de données (commandes, factures, bdd frs etc...) reprenant les formules, incrémentant un numéro unique etc...

Sincères remerciements,
Toinou