Outil de gestion sur excel / aide au developpement

[toinou1]

Bonjour à tous,

C'est ma première fois donc je me présente : Toinou 24 ans, je viens d'intégrer une PME en création en tant que responsable administratif et financier et je souhaite intégrer au plus vite un petit outil de gestion sur excel (pas de budget ERP...) avec plusieurs fonctions. J'imagine que j'aurais donc recours à vos services tout au long du développement de ce projet qui me tient à cœur et dans lequel j'ai bien l'intention de m'investir au maximum.

A noter avant d'aller plus loin que l'assistante de direction est la depuis 2 mois (je viens tout juste d'arriver), on a déjà reçu des factures, elle a fait un listing intéressant et un suivi pas trop mal mais ca ne va pas tenir longtemps, vous allez comprendre pourquoi. En attendant je dois aussi penser à elle quant à l'utilisation de l'outil que l'on va mettre en place.

J'ai des idées en tête mais je suis souvent limité par mes capacités excel/VBA...

Lançons nous :

Le projet est :

Automatiser le suivi du circuit de commande au fournisseur/livraison des marchandises/réception de facture/paiement du fournisseur/comptabilisation analytique

Ne vous effrayez pas, je ne veux pas relier mon fichier xls à mon compte en banque, je propose que nous y allions étape par étape pour répondre à mes problématiques.

1) Concernant le listing des factures reçues.
Nous faisons un listing des factures reçues. A chaque nouvelle facture on insère une nouvelle ligne dans le tableau et on renseigne différents éléments (dates, nom frs, adresse, montants, codification analytique etc...)
Nous voulons imputer à chaque facture reçue un code interne, unique à chaque facture.
La question est donc de savoir si excel permet d'automatiser la création (incrémentation) d'un numéro (type FACT2011-0001; FACT2011-0002) dans une colonne pour chaque nouvelle ligne insérée. Ce numéro doit être unique et dans l'idéal ne pas être changé quand on supprime une ligne par exemple.

Je continue les recherches de mon coté. Merci d'avance pour votre TRES TRES précieuse aide les exceliens.

Bien à vous,
Toinou

 

[supercrapaud]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

Bonjour,

Pour l'incrémentation, si tout le monde fait attention alors ça ne devrait pas poser de soucis. Sinon on peut créer un bouton ajouter une nouvelle facture mais ça va faire intervenir VBA (alors que pour le moment, non).

Au lieu de la fonction recherche, utilises la combinaison index/equiv qui a l'avantage de rechercher les infos dans une base de données non triée. Tu peux la mettre partout ça ne posera pas de pb. Je pense le plus simple est de faire une liste déroulante (Données/Validation des données) avec le nom de tes fournisseurs puis de mettre des fonctions recherche là où tu en as besoin.

Vérouiller certaines feuilles c'est possible. J'ai pas compris l'utilisation de ta fonction indirect? Tu peux décrire ce que tu souhaites dans ton fichier Excel quand tu le postes comme ça on fait étape par étape pour que tu comprennes mieux. Bon courage.

 

[toinou1]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

Oui mais je ne peux pas prendre le risque pour l'incrémentation donc je préfère sécuriser la chose sinon autant continuer à entrer un nouveau numéro "à la main" à chaque fois.

J'ai essayé avec INDEX/EQUIV mais ca ne marche pas par rapport à ce que je veux faire.

J'utilise déja une liste déroulante pour les fournisseurs (nom) et les autres informations relatives s'insèrent automatiquement par des recherches dans la bdd_frs.

Ce que j'ai fait avec INDIRECT c'est une liste déroulante sous condition c'est à dire que si la menu déroulant colonne 1 dit A alors en colonne 2 le choix sera différent que si la colonne 1 avait dit B et ainsi de suite. Menu déroulant en cascade ou je ne sais pas comment on peut appeler ca.

Malheureusement je ne peux pas trop exposer mon fichier qui contient beaucoup d'infos réelles sur la boite. Mais je vais travailler à en utiliser un vide pour vous montrer quand meme je pense que c'est le plus simple.

merci

 

[toinou1]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

Bonjour chers amis,

Le fichier avance tout doucement mais la j ai vraiment besoin d un coup de main...

J ai besoin d'incrementer ce de numero de facture unique.

Comme j'utilise des tables, elles s ajustent automatiquement a chaque nouvelle ligne que l'on ouvre en choisissant le mois concerne dans une liste.

Il faut que dans la troisieme colonne, un numero de reference interne s'insere automatiquement.

Avis au pro, comment faire ? Macro indispensable je pense, mais je ne sais pas coder....


THANK YOU !!

 

[toinou1]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

Je vais y arriver, pour ceux que ca interesse ca ressemblerai a ca dans la structure

Sub test1()
Dim Invoice_Ref
Sheets("Sheet3").Select
Invoice_Ref = Range("C7")
Sheets("Sheet2").Select
Range("Table2").End(xlDown).Select
ActiveCell.Offset(1, 1).Select
ActiveCell.Value = Invoice_Ref
Sheets("Sheet3").Select
Range("C7").Select
ActiveCell.Value = (ActiveCell.Value + 1)
Sheets("Sheet2").Select


End Sub

 

[supercrapaud]

Re : Outil de gestion sur excel / aide au developpement

Bonjour,
après avoir vu ton code tu pourrais le simplifier de cette manière :
Sub test1()
Dim Invoice_Ref
Sheets("Sheet2").Range("Table2").End(xlDown.Offset(1, 1) = Sheets("Sheet3").Range("C7")
Sheets("Sheet3").Range("C7").Select
ActiveCell.Value = (ActiveCell.Value + 1)
Sheets("Sheet2").Select
End Sub

tu pourrais aussi inverser ta numérotation en passant de FA - 004-2011
à FA -2011- 004. De cette façon il te suffira juste d'ajouter 1+ à tes 3 derniers numéros de facture.