Microsoft 365 enregistrements des ventes

[CANDY]

Bonjour à tous,

Comme indiqué dans ma présentation de ce matin, j'utilise Excel au travail donc, je me débrouille un peu, et je sollicite souvent mon ami Google.
Par contre, j'ai une activité annexe (je fais de la teinture artisanale de laines, j'ai une société, une boutique en ligne, et je fais aussi de la vente sur des salons).

Pour cette activité, j'aurai besoin de construire des outils simples mais qui me faciliteraient grandement la vie (je précise que le domaine Formulaires: bases de donnée est totalement inconnu pour moi, car dans mon métier numéro 1 soit nous avo,s des développeurs qui nous créent des outils dédiés, soi nous utiisons de simples tbleaux excel avec les formules habituelles)

Actuellement, je bidouille des fichiers Excel, mais je me retrouve avec des tableaux à rallonge, pas forcément pratiques et où je ne maitrise pas toutes les fonctions par rapport à ce dont j'aurai besoin.

Je sollicite votre aide pour m'aider à construire mes outils. Je veux mettre les mains dans le cambouis et apprendre à les construire ( formulaires, feuilles de calcul, bases de données) pour ensuite pouvoir en créer selon mes besoins.

Mon premier besoin concerne les ventes sur salons.

actuellement, j'enregistre dans un fichier excel basique, mes données (liste non exhaustive décrite ici)
- données clients (habituelles, civilité, nom, prénom, adresse, tel éventuellement, mail)
- j'ai besoin d'avoir ensuite d'enregistrer les ventes ( par ex, une qualité de laines, une quantité, une référence , le nom de la couleur, le prix unitaire (selon la qualité), le prix correspondant (quantité x prix unitaire)
- si plusieurs articles :faire la même chose pour chaque produit


et à la fin me calculer la facture totale et pouvoir enregistrer le ou les modes de règlement ( cb/cheque/especes). + zone cmmentaires

J'imagine que pour faire ça il me faut des bases (onglets ??) pour les qualités/prix/mode de règlement....etc.

Visuellement, j'imagine bien un formulaire de saisie (visualisation) qui (une fois validé) alimente directement mon tableau excel global.

Ce tableau pourra ensuite me permettre de gérer mon stock (mais c'est un autre besoin ^^)

Est ce que quelquun pourrait m'aider à créer cet outil?

Je joins le fichier que j'utilise actuellement.

Merci de m'avoir lu jusqu'au bout

 

[Santulud]

Bonjour Candy,

un tel fichier est toujours un petit défi a mettre en oeuvre car il faut gérer à la fois une base client, une base article, la gestion des factures et des stocks.
C'est réalisable, en prenant soin de ne rien oublier.
Si je peux aider...

Par contre tu n'as pas mis ton fichier ?

 

[goube]

Bonjour à tous,

Candy, attention à anonymiser ton fichier.
Cordialement.

 

[Santulud]

Bonjour Gouge,

Candy, oui, fait attention d'anonymiser ton fichier avant de le poster.
Et sinon, pour que cela fonctionne, il va valoir que tu créer :
-Une feuille CLIENT, qui te servira de base client.
-Une feuille ARTICLE, ou noter tout les different article proposé avec références et prix, et gérer tes stocks.
-Une feuille VENTE, pour gérer les factures

 

[CANDY]

Bonjour à tous,

Candy, attention à anonymiser ton fichier.
Cordialement.

Normalement je l'avais mis vide...je vérifie meeci

 

[CANDY]

Bonjour à tous,

Candy, attention à anonymiser ton fichier.
Cordialement.

Je viens de vérifier...jai eu un coup de chaud...il est bien totalement vide de donnees

 

[Santulud]

Non...

va voir dans les feuilles Gensac et Feuil1, il y a encore tout

 

[CANDY]

Bonjour à tous,

Candy, attention à anonymiser ton fichier.
Cordialement.

Tu avais raison, il restait des feuilles avec des données, j'ai modifié...merci

 

[CANDY]

Non...

va voir dans les feuilles Gensac et Feuil1, il y a encore tout

ouiii pardon, j'avais pas fait attention aux feuilles masquées, je viens de remettre à vide le fichier....merci

 

[goube]

RE,

Pour nous permettre d'aller plus loin, peux tu nous faire parvenir la liste des produits avec leur prix et les différentes données utiles pour ta facturation.
Cordialement.

 

[CANDY]

Bonjour Gouge,

Candy, oui, fait attention d'anonymiser ton fichier avant de le poster.
Et sinon, pour que cela fonctionne, il va valoir que tu créer :
-Une feuille CLIENT, qui te servira de base client.
-Une feuille ARTICLE, ou noter tout les different article proposé avec références et prix, et gérer tes stocks.
-Une feuille VENTE, pour gérer les factures

re bonjour,

désolée pour les délais d'actions, je jongle avec le boulot en cours.

J'ai mis à jour le fichier de base:

- supprimer les onglets parasites
- créer un onglet clients dans lequel j'ai intégré les en tête de colonnes dont j'ai besoin
- créer un onglet articles dans lequel j'ai inséré (en prévision) mon stock initial + l'impact des ventes sur les stocks ( j'ai encore des doutes sur comment gérer cette partie)
- créer un onglet ventes (correspondant au fichier initial que j'ai posté ce matin, que j'alimentais en direct live sur les salons).

dans ce dernier onglet, il y a des colonnes dates/ numéro de factures carnet/ num vos factures qui correspondent aux numéros de suivis . en fait, ce tableau est intégré ensuite dans mon logiciel de facturation..

Dis moi s'il manque des choses ou si je peux mettre d'autres choses, ou m'inspirer de fichiers...

 

[CANDY]

RE,

Pour nous permettre d'aller plus loin, peux tu nous faire parvenir la liste des produits avec leur prix et les différentes données utiles pour ta facturation.
Cordialement.

bonjour goube,

merci de t'intéresser à mon besoin....
Je viens de poster une réponse, mais j'ai répondu direct à santulud en fait (je suis au bureau, je jongle entre mes activités, le tel, les reunions...hihihi)

j'ai créé les onglets dont il m'a parlé.

- les données finales dont j'ai besoin sont dans l'onglet ventes
- je veux capitaliser sur ce fichier pour suivre à terme mes stocks...( dans l'onglet article j'ai paré au plus pressé , en mettant les données que j'utilise dans mon fichier ventes...et qui peuvent servir à impacter le stock...mais en vrai le fichier n'est pas complet, il y a une étape intermédiaire que je n'ai pas incluse (sortie du stock brut pour teinture > réinsertion d'un stock avec qualités teintes/ noms des couleurs/quantités.......mais celui la, je pense que je le gèrerai à part, pour faire de la compta analytique derrière)

cdt
candy

 

[Santulud]

Candy,

entrons dans le vif du sujet. On commence par la gestion des clients ?

A voir ce que tu en pense.

 

[CANDY]

Candy,

entrons dans le vif du sujet. On commence par la gestion des clients ?

A voir ce que tu en pense.

Bonjour Santulud,

merci de ton retour

d'abord, je tiens à partager avec toi (vous tous) ma reflexion de ce matin de bonne heure

j'essaye de mon coté d'avancer sur mon fichier car je n'attends pas que ça tombe tout cuit dans mon excel (mon côté autodidacte qui s'est réveillé me dit que ya moyen de comprendre et d'y arriver)
du coup, j'ai trouvé quelques débuts d'infos qui me font réfléchir à mon besoin initial:
- j'ai créé un onglet clients pour servir de base de données..... mais il fait doublon avec l'onglet ventes (puisque je n'ai fait que copier les colonnes relatives au client): est ce que je peux m'en passer? dis moi ce que tu en penses ?est ce que dans ce genre de base de données, on peut regrouper le fichier clients avec le fichier de travail à proprement parlé?
- dans l'onglet articles, je me dit que c'est super compliqué de vouloir y gérer le stock entrants et sortants, car ce fichier n'est pas que mon point d'entrée....j'ai aussi toutes les ventes que je réalise sur la boutique internet. donc je dois pouvoir l'alimenter avec d'autres saisies non liées au fichier ci dessous.

du coup, est ce qu'il ne vaut pas mieux ne faire de ce tableau que ce qui était l'utilisation initiale du fichier: enregistrer les ventes et se simplifier la vie grâce au formulaire de saisie et quelques formules de calcul ?


Ca serait un autre defi à relever pour moi...^^

Pour en revenir à ton formulaire de saisie, voici mes premières remarques :

- je vais te casser les pieds pour savoir comment tu as fait (et oui, comme j'avais dit en entrée en matière, je souhaite comprendre et pouvoir reproduire...d'ailleurs ce matin, je regardais une vidéo qui expliquait omment mettre en page l'écran du formulaire.... j'en suis pas à la programmation encore !!)
- la partie adresse, je pense qu'il faut que j'ai les 3 zones adresses, il nfaut que je vérifie dans mon logiciel de facturation, je te redis cà cet aprem, ce matin, je suis en séminaire pour le boulot
- est ce que l'écran permet d'interroger un client déjà existant.... en effet, sur les salons je peux avoir des clients qui reviennent d'une année sur l'autre ( et c'est là que je me rend compte que oui, il me faut bien un onglet client décorrelé de l'onglet ventes.... déformation professionnelle, je suis chargée de projets.... par conséquent, je réfléchie beaucoup et je fais les questions et les réponses.... hihi)

merci de cette premiere base de travail

@+
candy

 

[Santulud]

Bonjour Candy,

oui, tu réfléchis et répond en même temps...

Mais oui, il est important pour avoir un bon suivi de garder les onglet client et facture, même si il peut il y avoir des information en doublons, une facture est le résultat d'un CLIENT qui achète des ARTICLES.

Pour ce qui est du fichier que je t'es envoyé, c'est a titre d'exemple. J'ai bien compris que tu ne voulais pas du tout cuit. Mais il faut bien commencer par des exemples pour voir là ou tu veux allez et là ou tu ne veux pas, avant de commencer.

Après, bien-sur le fichier ne pourrait servir qu'a ton utilisation en salon, la dessus pas de problème.

L'écran que j'ai fait ne permet pas effectivement d’interroger un client existant. Mais en même temps, j'ai juste fait vite fait un écran pour saisir les NOUVEAU Client.
Mais il est vrai que l'on pourrait imaginer un écran qui permettrai de consulter les clients, et d'avoir un rapide aperçu des leurs achats passé ou de modifier leur coordonnées.

Je te conseille de commencer a travailler de ton coté sur les formulaires que tu voudrais (quels informations, quels boutons,....) et de faire des croquis ou si tu te sens de commencer à les mettre en forme directement sur Excel. La partie programmation viendra après.