Besoin de conseils - utilisation d'une base de données Excel

[Grom]

Bonjour,

Je viens vers vous aujourd'hui pour une aide à la définition de mes besoins en formation Excel.

Je souhaiterais exploiter une base de données dans le cadre de mon travail, et je ne sais pas quels termes employer pour définir mes besoins.

J'aimerais, à partir d'une base de données regroupant des noms, prénoms, adresses, coordonnées téléphoniques, fonctions, dates de contrats (etc) alimenter différents tableaux automatiquement.

Je sais que c'est tout à fait possible sur Excel, mais je ne sais ni comment définir mon besoin (est ce des tableaux croisés dynamiques dont j'ai besoin, de la macro ?) ni comment le réaliser.

Si une âme charitable pourrait me venir en aide 🙂

 

[tototiti2008]

Re : Besoin de conseils - utilisation d'une base de données Excel

Bonjour Grom,

Visiblement tu aura à gérer une base de personnes
Tout dépend des statistiques que tu auras à réaliser sur ces personnes et donc des tableaux à alimenter automatiquement
Peux-tu nous expliquer le contenu des tableaux à réaliser ?

 

[Grom]

Re : Besoin de conseils - utilisation d'une base de données Excel

Alors, pour être précis, j'aurais donc une base de données d'animateurs qui sont soit disponibles le matin, le midi, le soir, le mercredi, pendant certaines vacances scolaires etc ...
J'aimerais que des tableaux par genre de disponibilités se remplissent automatiquement et que lorsqu'un animateur démissionne ou se trouve en situation de fin de contrat, il disparaisse automatiquement du tableau dans lequel il était affecté, ce qui me permettrait de savoir avec précision qui est dispo à un instant T.
J'espère avoir été précis dans mon explication 🙂

 

[tototiti2008]

Re : Besoin de conseils - utilisation d'une base de données Excel

Re,

Il convient de bien réfléchir ta base de données initiale avec tes personnes, mais a priori les tableaux croisés dynamiques devraient te permettre de sortir des informations de ce genre
Pour la disponibilité, tu dois gérer des "groupes" de disponibilités comme cité (matin, le midi, le soir, le mercredi, pendant certaines vacances scolaires etc ...) ou c'est au cas par cas avec saisie d'un planning pour chaque personne ?

En fonction de la complexité des traitements que tu souhaites réaliser, plusieurs cas sont possibles

1. tableaux de disponibilités très complexes avec des disponibilités précises à une date donnée en fonction des groupes, des congés/activités saisis etc
Dans ce cas, tu peux soit passer par une vraie base de données (genre Access), soit si tu souhaites rester sur Excel il est probable que tu doives utiliser VBA ou des formules complexes

2. Afficher juste les noms des personnes qui ont des disponibilités de type matin, soir... et qui n'ont pas de date de fin de contrat doit pouvoir se faire par un tableau croisé dynamique (TCD), mais pas facile de gérer leurs occupations déjà planifiées
De toute façon, tous les outils de gestion des bases de données (Listes, Tableaux) dans Excel et les fonctions qui vont avec pourraient t'aider, ainsi que les TCD.

Jusqu'à où as-tu besoin d'aller ?

 

[Grom]

Re : Besoin de conseils - utilisation d'une base de données Excel

Merci pour ta réponse.

Les animateurs employés sont des étudiants, qui rompent leur contrat lorsqu'ils ont des périodes d'examens ou ont fini leurs cours, ils n'ont pas de périodes de congés, ce qui simplifie l'élaboration des tableaux.

Exemple:
Si je prends un animateur A qui travaille le matin et le soir, est dispo pour travailler le midi et le mercredi, et serait dispo pour travailler pendant les vacances de Noël et à Paques, et qui vient de changer de numéro de téléphone.
Je souhaiterais que dans mon tableau matin et soir figure cette personne avec ses coordonnées, que dans mon tableau disponibles pour "midi" "mercredi" "noël" "Pâques" figure également cette personne et ses coordonnées, et que le changement de numéro de tel dans ma base de données soit transposé automatiquement dans ces différents tableaux.
Lorsque cette personne disparaitrait de ma base de données car fin de contrat, elle disparaitrait également des différents tableaux (ou mettre une couleur grisée sur les cellules de la personne)

Soit rien de très élaboré je pense, mais un outil de suivi transversal et fiable.

 

[tototiti2008]

Re : Besoin de conseils - utilisation d'une base de données Excel

Re,

Soit rien de très élaboré je pense, mais un outil de suivi transversal et fiable.

Plus complexe que tu semble bien vouloir le croire
chaque animateur a plusieurs périodes de travail, plusieurs périodes de disponibilités, donc a priori une liste animateur, une liste période de travail, une liste disponibilités, ça sous-entend des "relations" entre ces listes
Qui dit "relations", dit qu'Excel n'est pas taillé naturellement pour gérer ces problématiques, je m'orienterais vers Access
Si pas souhaité, on peut rester sur Excel mais les relations/liens entre ces données devra se faire au travers de formules complexes (surement matricielles) ou de code VBA (macro)

 

[Grom]

Re : Besoin de conseils - utilisation d'une base de données Excel

Je me représentais une base de données avec des colonnes "matin" "midi" "soir" etc, soit une base de données qui regrouperait toutes les infos à un seul endroit, et qui alimenterait divers tableaux comme expliqué plus haut.
Si tu me dis qu'avec Access c'esr réalisable, je ne peux que te croire, ne connaissant pas du tout Access et ne sachant d'ailleurs même pas si j'ai accès à ce programme à mon bureau ...

 

[tototiti2008]

Re : Besoin de conseils - utilisation d'une base de données Excel

Re,

Je ne fais que prodiguer des conseils, comme demandé, aucune obligation de réaliser les choses comme je les ai décrites
Tu peux essayer de tout regrouper dans une même liste, mais cette solution a des défauts

On pourrait passer à du plus concret, donne-nous une liste de personnes fictives (pas besoin d'en mettre beaucoup) avec les champs (colonnes) que tu voudra voir pour chacune d'entre elles, puis sur une autre feuille une description du tableau de suivi d'une période (matin par exemple) que tu souhaiterais avoir
Je suppose qu'il devra aussi y avoir une notion de date, c'est à dire les personnes disponibles le matin à une date donnée
Ce n'est pas forcément pour tout faire à ta place, mais pour avoir du concret pour répondre plus précisément à tes interrogations

 

[Grom]

Re : Besoin de conseils - utilisation d'une base de données Excel

Ok, je joins un fichier excel dans une petite heure.

Merci de ta collaboration 🙂

 

[Grom]

Re : Besoin de conseils - utilisation d'une base de données Excel

voilà un exemple de l'outil que je souhaiterais créer.

 

[tototiti2008]

Re : Besoin de conseils - utilisation d'une base de données Excel

Re,

dans l'absolu, il ne s'agit que de faire des extractions des lignes de la base qui correspondent à un critère particulier ?
Le filtre élaboré devrait te permettre de faire ça, mais il faudrait le refaire à chaque fois
Pour automatiser l'application du filtre élaboré, tu pourrais passer par une macro
Ou alors, autre solution que le filtre élaboré, tu pourrais faire des données externes sur ta base, les données externes ont pour avantage de pouvoir se mettre à jour sans macro

Filtre élaboré :
Filtre labor EXCEL

Données externes avec MS Query :
Excel Downloads - Accder des donnes externes

 

[Grom]

Re : Besoin de conseils - utilisation d'une base de données Excel

Merci pour tes conseils, je vais donc tenter d'utiliser les requêtes avec MsQuery, ça me parait être tout à fait la meilleure solution 😉