XL 2010 Suivi services

[JOHN72]

Bonjour à tous.
Je voudrai automatiser un tableau de services au sein de ma société (ALPHA à titre d'exemple).
N'étant pas un expert en macros ou formules, j'aurais besoin de vous pour obtenir un gros coup de pouce .
Je vous explique, un tableau de service est établi mensuellement afin de surveiller nuit et jour du matériel sensible.
Chaque jour, un groupe de garde est désigné et se compose :
- d'un chargé de sécurité CS (pour une semaine du vendredi 08h au vendredi suivant),
- de 2 vigiles V1 et V2 (pour la journée de 08h au lendemain 08h),
- d'un maître-chien MC (pour une journée qui prend la journée désignée de 18h au lendemain 18h).
La société bénéficie d'un renfort extérieur (même composition que le groupe ci-dessus).
En recherchant sur le forum, j'ai trouvé un moyen de mettre à jour les dates en fonction de l'année car le but est d'avoir un fichier facile d'utilisation.
J'aurai besoin d'aide pour :
- l'onglet "Récapitulatif" : en effet, je souhaiterai faire afficher les dates de service correspondants au nom (1, 2, 3 ... sont les nombres de tour)
- l'onglet "Compte rendu" : à la fin du mois, pouvoir imprimer un compte rendu global par catégorie de personnel (1 pour le 1ier vigile, 1 autre pour le 2ième vigile et 1 dernier pour les maîtres-chiens) en distinguant la semaine "SEM" (lundi au vendredi) des weekends/jours fériés "WE". Ne pas tenir compte des renforts extérieurs.
- le problème des homonymes.
- afficher le n° des semaines.

J'espère que je n'ai pas été trop brouillon .
Je reste à votre disposition pour les questions éventuelles.

Cordialement, JOHN72.

 

[thebenoit59]

Bonjour John.
Bonjour le forum.

Mon chauvinisme me pousse à tenter de t'aider, l'esprit lillois quand tu nous tiens ...
Avant d'entamer quoi que ce soit :

1. Où souhaites-tu afficher le numéro des semaines ?
2. Le récapitulatif est-il mensuel, trimestriel, annuel ou par période sélectionnée par l'utilisateur ?
3. Est-il possible de modifier les mises en pages ?

 

[zebanx]

Bonjour John72, bonjour thebenoit59 et le forum

@JOHN72
Le fichier étant bien structuré (typologie des actes : cs, v1,v2,mc + lieu + horaires), n'est-il pas envisageable pour avoir des récapitulatifs d'information de tout enregistrer sur une BDD plutôt qu'en tableaux mensuels et d'utiliser des TCD (qu'il resterait juste à actualiser) ?
- Un premier TCD qui permettrait par date d'avoir le nombre de présence par jour (axe vertical) des types d'intervenants (cs..) (axe horizontal)
- Un deuxième TCD qui permettrait d'avoir pour chaque nom (vertical) le nombre de vacations ou d'heures (axe horizontal)
- Les tableaux de répartition (janvier) pourraient être réalisés en allant chercher une clé commune sur la BDD (clé = date_ poste_ lieu) et en faisant une rechercheV sur cette clé.

Pour cet exemple, les données seraient saisies dans un tableau à une seule dimension (base de données) soit directement soit sous la forme d'une combobox (que je connais peu), ce qui serait peut-être plus pratique à saisir chaque jour si vous avez l'habitude de les utiliser.
La base de données comporterait les colonnes suivantes : date, lieu, type (cs...), nom, prénom, heures de présence, lieu d'intervention,....

Bref, l'utilisation d'une BDD (me) parait toujours sur la durée plus pratique à utiliser et à exploiter.
C'est une idée mais sur des planning, difficile de contourner le sujet si on veut exploiter les données plus statistiquement.
Après, si ça vous parait être une usine à gaz, je comprendrais...-)
Cdlt
zebanx

 

[JOHN72]

Bonjour thebenoit59, bonjour zebanx, bonjour le forum

thebenoit59
Je te remercie pour ton chauvinisme .
Je te donne des précisions :
- Pour le N° des semaines, je voulais un affichage dans la colonne A, juste en dessous de "SEM" ; je connais la formule NO.SEM, mais je voulais trouver une combine pour que le N° de semaines s'affiche sur la semaine complète et surtout pour éviter chaque année à défusionner pour refusionner. Pas évident !
- Le récapitulatif, je l'ai fait pour comptabiliser en gros le nombre de tour en fonction des noms et dates. Mon suivi s'étend de janvier à décembre mais je me suis arrêté à février. Exemple : imaginons, on prend le mois actuel octobre, pour ALBAN (MC) je voulais que chaque tour (1 jour) soit comptabilisé sur sa ligne par colonne depuis le début d'année. 1, 2, 3, ... correspond au nombre de tour. Le but est d'éviter de recopier à la main.
- Pour la modification de la mise en page, aucun souci, un œil neuf est toujours le bienvenu.
Si je n'ai pas été clair dans mes explications, n'hésite pas ; ce n'est pas toujours évident d'expliquer son travail sous forme de phrases ...
Cordialement, JOHN72

zebanx
Je te remercie pour ton message.
Pour le TCD, j'y avais pensé mais je n'ai pas l'habitude de l'utiliser. C'est vrai que c'est pratique.
Au niveau du tableau, pour moi, c'est plus facile d'avoir par mois car je les imprime. Tout regrouper sur une feuille, ça risque d'être chaud.
Si tu as un exemple ou une autre façon, je suis preneur.
Mon but, comme j'expliquais à thebenoit59, le but c'est d'automatiser tout ce que je faisais manuellement et surtout si un jour quelqu'un me remplace, que ça soit évident pour lui.
Cordialement, JOHN72

 

[fanfan38]

Bonjour
sans être chauvin (lol... j'ai vécu 20ans à Hazebrouck et bossé quelques années à Lille)
En espérant avoir répondu à ta question...
cliquer sur le bouton en page récap met à jour cette page et la page compte rendu...
j'avais pas vu que tu voulais aussi le n° de semaine (ça va en faire des tableaux)
A+ François

 

[thebenoit59]

Bonjour François.

Je suis actuellement sur Bailleul, après avoir vécu 27 ans sur La Madeleine.
Une seconde proposition en fichier joint, avec une méthode différente de celle de François.

J'ai modifié la mise en page, en ajoutant deux colonnes, pour ajouter CS et l'entreprise.
Egalement, je me suis permis de modifier la façon de changer d'année, voir en Janvier.
Une dernière chose, le mois est directement repris depuis le nom de l'onglet, c'est un peu plus simple, ça évite d'utiliser plusieurs formules.

Je n'ai pas encore regardé la partie Compte rendu, si déjà le Récapitulatif te convient on pourra voir pour la suite.

François, je crois que les Chef de Sécurité travaillent à la semaine.
Et tu as des redondances de dates sur ces personnes.

 

[JOHN72]

Bonjour fafan38, thebenoit59

Juste pour vous dire que je suis en admiration devant vos résultats, en espérant devenir comme vous un jour .
C'est vrai que chacune de vos méthodes me convienne mais je ne veux pas de bagarre !!!
On peut essayer de partir sur ta lancée thebenoit59. Bien sûr, fafan38, on aura aussi besoin de ton aide.
Le seul souci qui se pose, ce sont les homonymes comme FOLER (Marcel et Henry) à titre d'exemple : dans le tableau de désignation Janvier, ma formule de recherche n'est pas bonne, du coup on retrouve dans la colonne Vigile 1, du vigile 2 à cause des homonymes ce qui fausse le récapitulatif (colonne AC : FOLER Marcel se retrouve avec les tours de FOLER Henry). Idem pour SUN Alban et Murielle.

Existe-t-il un moyen pour corriger ce problème ?

Enfin, le chargé de sécurité (CS) est désigné une semaine (Vendredi 08h au vendredi suivant) : alors, j'avais pensé à fusionner pour que le CS apparaisse sur la semaine mais si je dois réutiliser le tableau sur A+1, je vais devoir tout dé-fusionner (comme les N° de semaines également).

Une solution est-elle possible ?
Je pense que c'est infaisable mais votre œil d'expert saura peut-être en avoir raison !!!

Le but de ce tableau de suivi est que si un jour quelqu'un me remplace, il n'ait pas à faire plein de manip pour y arriver.

Si je ne suis pas clair dans mes explications, n'hésitez pas.
Merci d'avance pour votre aide précieuse.

Cordialement, JOHN72.

 

[thebenoit59]

Bonjour François.
Bonjour John.
Bonjour le forum.

Concernant les homonymes, je te propose une solution avec des formules matricielles.
Je n'ai rien inventé, loin de là : https://support.microsoft.com/fr-be/help/465704

Le problème se posera toujours, quand tu auras deux homonymes avec la même fonction.
Une seconde solution serait de faire des recherches selon l'ID.

Concernant le CS, tu peux conserver comme sur le fichier.
La macro reprendre automatiquement le dernier CS si aucun nouveau inscrit.

 

[thebenoit59]

Voilà le fichier avec le compte-rendu.
A toi de me dire si ça te convient.
J'ai modifié la mise en page.

 

[JOHN72]

Bonjour thebenoit59
Bonjour le forum.

Concernant les homonymes, ce n'est pas évident mais je vais suivre ton conseil judicieux, une recherche sur l'ID ; comme il n'y en a qu'un par personne, ça limite les dégâts .

Pour le compte rendu, c'est impeccable : ça prend bien le maître-chien qui prend à 18h. Après, pour sortir un CR par catégorie, je ferai un filtre ; c'est peut-être plus facile que de faire plusieurs tableaux.

Je vais exploiter tout ça en finissant le tableau jusqu'en décembre.

Si j'ai un problème, je n'hésiterai pas .

Bon WE.

Cordialement, JOHN72.

 

[thebenoit59]

Si tu ne veux pas que le maître chien apparaisse dans le tableau on peut modifier le code ainsi :

If Not arrRecap(i, 5) = "EXT" And Not arrRecap(i, 2) = "MC" Then

 

[JOHN72]

Bonjour thebenoit59

En fait, je veux bien que le MC apparaisse mais pas les EXT.
C'est impeccable, le tableau correspond bien à mes attentes .
J'en ai d'autres dans le même style, ton aide va me permettre d'avancer.
Un tableau me posera certainement problème mais je reviendrai vers le forum un peu plus tard.

Merci beaucoup à toi thebnoit59 et à la prochaine.
Merci le forum.

Cordialement, JOHN72