Microsoft 365 Gestion document qualité

[Pingouin11120]

Bonjour à tous,

J’ai un problème avec mon fichier de gestion documentaire pour gérer les différentes version des documents.
Il y a un document par ligne qui est numéroté en fonction du processus. Les documents doivent être révisés tous les ans avec une mise en forme conditionnelle en fonction de la date dans la colonne T. Si il y a la création d’une nouvelle version, il faut créer une nouvelle ligne mais qui garde la numérotation du premier document. La date de revue est conditionnée à la date de diffusion du document. Il faudrait que si il n’y a pas de modification (colonne U=non), la date de revue soit prolongée d’un an.

Sinon, n’y aurait-il pas la possibilité d’utiliser du VBA pour faciliter la gestion des versions et le remplissage? Par contre je n’y connais rien en VBA...

Merci de votre aide,
C.

 

[TooFatBoy]

Bonjour, et bienvenue au pingouin de Calédonie...

Tu devrais supprimer ton fichier, et le remplacer par un fichier anonymisé !

Tu es dans la Qualité, mais ton classeur est très loin de l'efficience...
Il y a 1 048 399 lignes qui contiennent des listes de choix pour rien puisqu'elles sont en dehors du tableau.
Il y a 1 048 399 lignes qui comportent des bordures pour rien puisqu'elles sont en dehors du tableau.
Il y a des colonnes vides à droite du tableau qui font parti de l'espace de travail pour rien.
Tu as des dizaines de MFC qui ne servent à rien (arrête le "copier/coller" et remplace-le par le "copier/collage spécial" pour ne coller que les valeurs).

 

[Pingouin11120]

Bonjour, et bienvenue au pingouin de Calédonie...

Tu devrais supprimer ton fichier, et le remplacer par un fichier anonymisé !

Tu es dans la Qualité, mais ton classeur est très loin de l'efficience...
Il y a 1 048 399 lignes qui contiennent des listes de choix pour rien puisqu'elles sont en dehors du tableau.
Il y a 1 048 399 lignes qui comportent des bordures pour rien puisqu'elles sont en dehors du tableau.
Il y a des colonnes vides à droite du tableau qui font parti de l'espace de travail pour rien.
Tu as des dizaines de MFC qui ne servent à rien (arrête le "copier/coller" et remplace-le par le "copier/collage spécial" pour ne coller que les valeurs).

Bonjour, merci de ton retour. J'ai supprimé le fichier et allégé le fichier en recommençant tout et en ne laissant que des lignes d'exemples.

Je voudrais 2 choses :
- en colonne 5, le numéro doit rester le même si le document existe déjà dans une précédente version (ici la cellule F5 doit avoir le même numéro que la cellule F4)
- Si on met Non en colonne 20, il faut que la date en colonne 19 soit augmentée d'un an. J'avais pensé à rajouter une colonne avec la date réelle de révision et que la colonne 19 soit donc également conditionnée à cette nouvelle colonne.

Pour info la colonne 1 ne sert qu'à alimenter la colonne 2 dans laquelle on met un lien hypertexte vers le document.

Avez vous des idées ? Y a-t-il moyen d'optimiser encore plus le fichier?

C.

 

[TooFatBoy]

J'ai supprimé le fichier et allégé le fichier en recommençant tout et en ne laissant que des lignes d'exemples.

Ben mince, moi qui ai passé près d'une heure à nettoyer l'autre fichier et à lui donner une mise en forme un peu plus jolie (selon mes critères)...
LOL
Ceci dit, s'il n'y a plus les adresses mails dans le nouveau fichier, alors c'est bien.

Pour info la colonne 1 ne sert qu'à alimenter la colonne 2 dans laquelle on met un lien hypertexte vers le document.

Oui, j'ai vu.

Je voudrais 2 choses :
- en colonne 5, le numéro doit rester le même si le document existe déjà dans une précédente version (ici la cellule F5 doit avoir le même numéro que la cellule F4)
- Si on met Non en colonne 20, il faut que la date en colonne 19 soit augmentée d'un an. J'avais pensé à rajouter une colonne avec la date réelle de révision et que la colonne 19 soit donc également conditionnée à cette nouvelle colonne.

Perso, actuellement je ne vois pas comment faire.
Tu acceptes le VBA ?

 

[TooFatBoy]

Comment comptes-tu ajouter une ligne ?

Où doit-elle s'ajouter ? Insertion de ligne au milieu du tableau ou ajout en fin de tableau ?


Et le plus important : il est quelle heure sur ta montre ? 15:22 ???

 

[Pingouin11120]

Comment comptes-tu ajouter une ligne ?

Où doit-elle s'ajouter ? Insertion de ligne au milieu du tableau ou ajout en fin de tableau ?


Et le plus important : il est quelle heure sur ta montre ? 15:22 ???

Désolée que tu ais retravailler le fichier mais comme tu m'as dit qu'il était nul j'ai tout repris

La ligne est ajoutée en fin de tableau oui.

Comme nous sommes 9 à pouvoir remplir ce fichier il faut qu'il soit simple à compléter et un maximum automatisé et surtout qu'il y ait le moins possible de fausse manip... certaines cellules sont normalement verrouillées notamment celles avec des formules.

Je ne suis pas fermée au VBA mais il faut que je puisse comprendre le code et pouvoir le "depanner" en cas que problème. J'en ai un peu fait à l'école mais j'étais déjà pas très au point à l'époque...

Et oui chez moi il est déjà 15h33!

 

[TooFatBoy]

Comme nous sommes 9 à pouvoir remplir ce fichier

D'où les 9 lignes par cellule dans tes colonnes 16, 17 et 18, je suppose.
Franchement, ça rend le tableau pas très lisible.
Ceci dit, je ne vois pas comment faire autrement.

Pardon, mais je ne pige pas bien pour le numéro qui doit rester le même, alors que dans le fichier exemple... il change !

Il n'y a pas, pour chaque processus, une personne désignée pour "piloter" ledit processus ?

 

[Pingouin11120]

D'où les 9 lignes par cellule dans tes colonnes 16, 17 et 18, je suppose.
Franchement, ça rend le tableau pas très lisible.
Ceci dit, je ne vois pas comment faire autrement.

Oui c'est pas très lisible mais il n'y a pas toujours 9 lignes. C'est pour que chacun accuse réception et lecture des documents, mais ça c'est la qualité qui l'impose... je ne vois pas non plus comment faire autrement!


Je sais bien que dans le fichier d'exemple ce n'est pas bon mais c'est justement la formule qu'il faut modifier. J'avais pensé à un truc du genre si ce qui est écrit en C, D, E et G sont identiques à une ligne au dessus alors mettre la même numérotation et sinon mettre la numérotation en fonction du processus comme le fait actuellement la formule. Mais je ne sais pas comment l'écrire...

 

[TooFatBoy]

Je sais bien que dans le fichier d'exemple ce n'est pas bon mais c'est justement la formule qu'il faut modifier. J'avais pensé à un truc du genre si ce qui est écrit en C, D, E et G sont identiques à une ligne au dessus alors mettre la même numérotation et sinon mettre la numérotation en fonction du processus comme le fait actuellement la formule. Mais je ne sais pas comment l'écrire...

Ah, c'est juste ça que tu veux ?
Je t'avoue que moi j'étais parti dans d'autres délires...


Pour le pilote, j'ai vu dans "Feuil1" que ça existe, c'est ce que tu appelles "créateur".

 

[Pingouin11120]

Ah, c'est juste ça que tu veux ?
Je t'avoue que moi j'étais parti dans d'autres délires...

Bah disons que je pense que c'est le plus simple, vu que c'est ce qui identifie le document, avec le numéro associé au processus.

L'autre chose est que si il n'y a pas de nouvelle version, il faut que la date de révision soit augmentée d'un an.

 

[TooFatBoy]

Bon ben en fait je n'y arrive pas du tout.

Peut-être un début de piste avec ceci ??? :

=SOMMEPROD((C$4:C4=C4)*(D$4:D4=D4)*(E$4:E4=E4)*(G$4:G4=G4))

Mais franchement, pour moi, le numéro doit être tout sauf automatique.
C'est le pilote qui se doit d'incrémenter le numéro manuellement.
Mais ce n'est que mon avis, bien sûr.

 

[TooFatBoy]

Après avoir de nouveau planché sur ton fichier, j'ai compris que ce n'est pas le numéro de version mais le numéro "chronologique" du fichier dans la carto qui doit être unique à chaque processus et invariable.

Donc #11 n'a aucun rapport avec la question posée...

 

[TooFatBoy]

Peut-être une petite formule dans ce genre :

=SI(SOMMEPROD((C4:C$4=C5)*(D4:D$4=D5)*(E4:E$4=E5)*(G4:G$4=G5))>0;SOMMEPROD((C4:C$4=C5)*(D4:D$4=D5)*(E4:E$4=E5)*(G4:G$4=G5)*(F4:F$4))/SOMMEPROD((C4:C$4=C5)*(D4:D$4=D5)*(E4:E$4=E5)*(G4:G$4=G5));MAX(F4:F$4)+1)

 

[Pingouin11120]

Oui c'est ça. La numérotation dépend du nombre de document dans le processus et le nom du document doit rester le même, même si on fait une nouvelle version. Mais quand on crée une nouvelle version, il faut forcément crée une nouvelle ligne pour pouvoir garder l'historique des anciennes versions.

C'est pour ça que je me dis, si on fait une formule en disant si C,D,E et G= C, D, E et G de la liste alors mettre le même numéro que la ligne trouvée et sinon, garder la formule qui est déjà inscrit. Mais du coup je sais pas comment écrire ma formule pour que ça fonctionne...

 

[Pingouin11120]

Je viens de voir que ta dernière formule et ça a l'air de fonctionner. Je teste dans le gros fichier pour voir si ça fonctionne avec plus de données. Je te tiens au courant.

Sinon la deuxième phase c'est la date de révision en fonction de si il y a eu des modifications ou non dans le document.