Besoin d'avis sur concept

[Oxygene]

Bonjour à tous!

Voilà, j'ai besoin d'avis avisés sur la conception d'un fichier excel, comment répartir l'information, etc... Avant de le faire pour ne pas avoir à refaire l'ensemble du travail.

J'explique mes besoins. J'ai une liste de bâtiments (villes communes, chef d'établissement, adresse téléphone...). Et pour chaque bâtiment, on réalise des diagnostics amiantes, il peut y en avoir plusieurs par bâtiment.
Pour chaque opération, j'ai une date de visite avec courrier envoyé, une date de restitution avec courrier envoyé et une relance si les gens n'étaient pas à la restitution. De même pour chaque opération j'ai le prix détaillé et global, et le numéro de la commande.

Je ne sais pas comment enregistrer les données (plusieurs feuilles etc...) en sachant que le planning doit permettre d'être facilement inprimable, la finance est un autre domaine donc séparable, et que les donées des sites sont importantes pour établir les courriers.

Est ce que je mets tout sur une feuille? Avec 20 fois le même bâtiment car 20 opérations dessus? Et ensuite je reprends l'information juste nécessaire sur chaque feuille? Une feuille planning, une finance, une sites...
Ou alors est ce que je fais des recherchev entre les feuilles en mettant un code bâtiment et un code opération?

Je met un exemple des données brutes et un exemple de ce que j'ai commencé avec des codes bâtiments et des codes opérations. Toutes les données n'y sont pas car il y a 600 lignes pour l'instant!

Merci pour toutes vos aides. J'en ai bien besoin!

 

[lapix]

Re : Besoin d'avis sur concept

salut,

Tu as beaucoup d'informations, XL n'est peut etre pas le plus adapté.

Ce qui me semble important, c'est que quelque soit la methode utilisée, tu la comprenne bien, et que tu soit capable de corriger ce qui ne va pas ou ne te plait pas.

Pour le concept proprement dit, les sensibilités sont differentes.

Attention aussi car si tu as beaucoup de formules dans tous les sens, tu risques d'arriver (quand tu auras un nb de lignes significatif) a saturer ton PC a la moindre modification de cellule. Pense archivage et purge de ton fichier de travail

quand les donnees sont importantes, je suis plutot partisan de la base de données mais tu trouveras certainement des avis differents. Surtout compte tenu de ce que l'on peut faire dans XL.

En résumé rien de grandiose si ce n'est que je prefere etre propriétaire de mon appli plutot que de devoir dependre de quelqu'un

Bon courage

 

[Oxygene]

Re : Besoin d'avis sur concept

Merci beaucoup pour tes explications.
Mais en fait, ça reste un peu nébuleux pour moi. Pourrais-tu reformuler en langage plus simple pour que je comprenne mieux?

J'ai compris que tu penses que passer par une BD est meilleur. Je pense aussi. Ensuite, sous excel, je ne sais pas comment çapeut fonctionner.
J'ai fait du VB, donc je savais, mais là, je ne connais pas les comportements de XL avec une BD.

Et serais-tu en faveur d'un découpage (à la Acces) avecdes clefs, une clef bâtiments? Et une clef opération? Ou plutôt tout laisser en ligne et faire juste des vues de saisies, modifications, et consultation?

 

[lapix]

Re : Besoin d'avis sur concept

Bonsoir

De mon point de vue, XL va bien pour 'des choses legeres'. C'est vrai qu'on peut faire beaucoup de choses avec (mail, BD,....) mais quand meme. Quand tu as trop de formules ca devient lourd en termes de calcul. Et si en plus il y a des liaisons......

La methode que tu as utilisé me semble fonctionnelle. Par contre la taille de ton fichier va augmenter rapidement et tu devra y mettre de plus en plus de formules ( tu parlais de 600 lignes existantes je crois). 600 lignes avec 5 colonnes de recherchev ou equivalent, j'ai peur que tu ai besoin d'un bon PC.

Pour là je ne sais pas si tu dois decouper un peu. Tu n'as besoin que de formules et pas de code VB. Si tu decoupe tu va augmenter les formules...

Peut etre peux tu remplacer les formules en passant la manipulation des donnees par des userform. il faut peut etre faire un bout de chaque pour voir ou tu te sens le plus a l'aise

 

[Luki]

Re : Besoin d'avis sur concept

Bonjour Oxygene et Lapix,

Le choix d'une seule feuille de saisie comme tu le proposes me semble adapté.

Pour ma part, l'important est tout d'abord l'élaboration de la table de données.

Il faut savoir que, quel que soit au final la technique choisie pour consulter les données et les extraire (xl avec formules, acces, xl et requêtes ADO etc...), il faut que cette table remplisse certaines conditions pour être bien exploitable:

1. 1 seule ligne de titres
2. Pas de cellules fusionnées
3. Des titres de champs courts, sans espaces ni caractères spéciaux ou accents (tu peux mettre un commentaire dans la cellule pour donner des précisions de saisie)
4. Pas de lignes vides
5. Une colonne permettant d'identifier sans équivoque un enregistrement pourrait être utile (1 code unique pour chaque enregisterment)

Dans ces conditions, ta base pourra être exploitée sans soucis, soit sur xl soit une autre application.
De plus, si ta base devenait trop conséquente pour xl, tu pourrais sans problèmes migrer vers un logiciel de base de données.

Concernant la récupération des données, je rejoins Lapix: les formules vont rapidement alourdir et ralentir tes fichiers.

Je verrais plus (sans toutefois connaître l'ensemble de tes besoins), une récupération des données via des requêtes ou/et des tableaux croisés.

Bonne journée

EDITION: Tu as déja créé la colonne pour identifier chaque site... je ne suis pas réveillé moi, ce matin!

 

[Oxygene]

Re : Besoin d'avis sur concept

Merci à vous deux. En fait, il faut que je me constitue une base de données alors. Vous epnsez que tout mettre sur une seule base c'est mieux? Même si il y a des rappels?
C'est vrai que ça supprime les recherchev. Et ensuite je peux faire un code VB pour qu'il ecrive les donénes nécessaires dans les autres feuilles en fonction juste des colonnes nécessaires.
En plus si je filtre les données, genre tout les sites d'antony, le code vb m'inscrira dans planning et facturaton que les opérations consernant antony.
Autrement une autre possibilité, je crée une table bâtiments, une pour la correspondance clé bâtiment opérations, et une table avec tout le descriptif des opérations.
Leproblème c'est que c'est chaud car il faut à chaque fois rechercher tous les clés d'opérations dans la tableopération correspondant à une clé bâtiment.

Pour la base de données, je remplit une feuille excel ou je créé une base en format spécifique base? Genre dbd? Et est-ce que excel reconnait ça?

 

[Luki]

Re : Besoin d'avis sur concept

Re,

..... De plus, si ta base devenait trop conséquente pour xl, tu pourrais sans problèmes migrer vers un logiciel de base de données.

Tu peux donc commencer ta saisie sur xl, sans soucis.

Bonne journée