Macro pour suivi impayés

[luno123]

Bonsoir à tous,

Je veux mettre en place un fichier qui me permettrait d'informer mes commerciaux, des impayés sur leurs ventes. Cela m'éviterait de relancer trop tôt les clients et de laisser un peu de temps aux commerciaux pour qu'ils essaient de régler le problème de façon plus cordiale.
Vous trouverez en pièce-jointe, le fichier.

Merci d'avance pour vos conseils et votre aide...

 

[Yaloo]

Re : Macro pour suivi impayés

Bonjour luno,

Vous trouverez en pièce-jointe, le fichier brut.

Le fichier brut, c'est --> "débrouillez tout seul" ?
A l'heure actuelle, 18 lectures et pas de réponse, pour un problème surement relativement simple.
Peut-être qu'avec des exemples dans ton "fichier brut" cela permettrait aux répondants de te proposer une solution.

A te relire

Martial

 

[luno123]

Re : Macro pour suivi impayés

Bonjour Martial,

Ta remarque me semblerait justifiée si je n'avais mis aucune explication sur mon fichier. Peut être tu n'as pas " activer les modifications" en ouvrant la pièce-jointe, ce qui empêche de voir les commentaires que j'ai laissés sur certaines cellules. Si tu me dis qu'il t'en faut plus, il n'y a pas de souci. Ou simplement, je n'ai pas été explicite sur ma demande....Why not
À te lire...

 

[Yaloo]

Re : Macro pour suivi impayés

Re,

Ce que je voulais te dire, c'est que s'il y avait quelques exemples ce serait plus simple à comprendre et donc à te donner une solution 😀

A+

 

[luno123]

Re : Macro pour suivi impayés

...ok je vois

 

[luno123]

Re : Macro pour suivi impayés

Tu as certainement raison. J'ai essayé de donner plus d'explications...

 

[DoubleZero]

Re : Macro pour suivi impayés

Bonjour, luno123, le Forum, bonjour + bise, Yaloo 🙂,

Une suggestion, en pièce jointe, pour le suivi des impayés.

La partie "courriel" n'est pas traitée.

A bientôt 🙂

 

[poulpor78]

Re : Macro pour suivi impayés

Bonjour,

il m'est arrivé de faire une base de relance pour des factures dans mon entreprise.

Pour moi les difficultés à gérer sont les suivantes :

- les informations proviennent de la comptabilité et sont mises à jour : des factures dues disparaissent et des factures nouvelles apparaissent - des nouveaux client apparaissent également.
- on ne relance pas une facture, on relance un client qui peut avoir plusieurs factures de retard
- on doit stocker des événements (relance écrite : [papier, fax, email] avec plusieurs niveaux de relance; relance orale : [appel de la compta ou du commercial])
- les montants de factures ne sont pas une information suffisante : si tous les paiements sont affectés (y compris les acomptes), on peut se contenter de mettre les montants dues sur les factures: colonne supplémentaire. Si les paiements ne sont pas systématiquement affectés : mettre le total des factures TTC et des paiements non lettrés (ce qui était mon cas).


Dans mon cas, j'ai créé dans un ancien poste une base access avec synchronisation avec la gestion commerciale du logiciel de comptabilité (ciel 2.0 à l'époque) sur :
- les informations clients
- les éléments de facturation / paiements

Sur ce, j'avais créé des outils dans ma base Access pour émettre en quantité des relances écrites (email, papier) : Template Excel déjà préparé que je vais remplir à partir des informations d'Access dans le cas de la version papier; cas de l'email : html généré en VBA (html obligatoire si on veut avoir une mise en forme claire)

J'avais également créé une interface pour que les commerciaux entrent les résultats des appels (texte libre). Cela historisait l’événement "appel" et l'associait à toutes factures dues.

Mes relances écrites s'historisaient également comme événement.

Ainsi, il était possible d'appeler un client et annoncer qu'il avait été relancé ce jour-là par écrit, qu'un commercial avait déjà appelé sur cette facture ...

Donc voilà, le but de mon partage d'expérience est de montrer qu'excel n'est pas forcément le bon outil dans ton cas. Je ne vois où tu stockes les actions prises par les commerciaux dans ton fichier.

Un dernier truc : attention aux outils de suivi client intégrés aux logiciels de compta: je n'y ai jamais trouvé mon compte.


Poulpor

 

[luno123]

Re : Macro pour suivi impayés

Big up doublezero! Merci pour ton aide précieuse. J'ai testé le fichier auquel j'ai rajouté un TCD. Il fonctionne bien sauf pour l'action "relance3". Cela se voit avec le chargé d'affaires "Abidal" qui devrait effectuer une "relance 3 " puisque la date d'échéance de son client(ou affaire) est dépassée de 24 jours.
D'autre part(avis à tout le monde), serait-il possible de créer une macro qui ira chercher toutes les adresses emails rentrées dans la colonne D de l'onglet "Chargés d'affaires" pour leur envoyer le TCD (et/ou la feuille "suivi impayés" avec l'ensemble des éléments à savoir: N° affaire-Nom client-Montant impayé-Nbre de jours de retard-Action(s)-Chargé(e) d'affaires?
Merci d'avance...

 

[luno123]

Re : Macro pour suivi impayés

poulpor

Mon fichier ne sert pas à relancer les clients.Je veux juste m'en servir pour prévenir mes commerciaux des affaires qui ne sont pas réglées afin qu'ils prennent contact avec leurs clients (les 30 jours après l'échéance). C'est au bout de 3 relances que je me charge du recouvrement. Et dans ce cas, jutilise mon logiciel de comptabilité.
En ce qui concerne la base, j'effectue un "import" des données du logiciel de gestion pour l'alimenter...

 

[Yaloo]

Re : Macro pour suivi impayés

Bonsoir luno, bises DoubleZéro,

Voici une autre façon de traiter la première partie, avec des tableaux, très rapide lorsqu'il y a beaucoup de données.

Pour le traitement des mails, que souhaite-tu faire exactement ? Lorsqu'il y a une seule relance à faire par Chargé(e) d'affaire, pas de problème.
Lorsqu'il y a plusieurs relances à faire pour le même Chargé(e) d'affaire, que fait-on ? Plusieurs possibiltés :
- Un mail par relance (le C d'A peut alors recevoir plusieurs mails).
- Un mail par Chargé(e) d'affaire (1 seul mail regroupant toutes les relances)
- Un mail par type de relance ET par Chargé(e) d'affaire (Pour chaque C d'A : 1 mail toutes les relances 1, puis 1 mail toutes les Relances 2 etc...)

A te relire

Martial

 

[luno123]

Re : Macro pour suivi impayés

Bonjour Martial, Doublezero et à tout le monde,

Encore Merci pour le temps passé sur mon fichier et surtout les solutions que vous m'apportez.


Pour répondre à la question de Martial:
En te lisant, j'ai pu affiner ma demande (en tout cas je l'espère).

1. J'ai créé un TCD pour étre plus explicite. Par exemple je voudrai (en cliquant sur "envoyer email aux CA") que LLORIS reçoive un email avec la liste précisée sur l'onglet "explications" (toutes les affaires qui le concerne, le nom des clients, le nbre de jours de retard, l'action à faire, le montant par affaire et le montant total).
Pour faire simple, chaque Chargé d'affaires doit recevoir un email avec les informations sur l'affaire (ou les affaires)qui le concerne et les actions à faire.

2. Ensuite le deuxième "email envoyé à la direction" reprend le TCD sans tri (donc toutes les affaires ayant comme action "Relance 1,2,3 ou bloquer client), Ce qui permet à la direction de voir ce qui a été demandé à chaque CA.

Ci-joint mon nouveau fichier avec quelques modifications et précisions.

Merci à tous et bonnes fêtes

Luno

 

[Yaloo]

Re : Macro pour suivi impayés

Bonjour Luno,

Voici ton fichier avec le traitement de l'envoi à la direction.
Avec les fêtes, je ne suis pas sûr de pouvoir faire le reste avant 2 ou 3 jours.

Bonnes fêtes de fin d'année.

Martial

 

[luno123]

Re : Macro pour suivi impayés

Merci Martial,

bonne fêtes

 

[DoubleZero]

Re : Macro pour suivi impayés

Bonjour, le Fil, le Forum,

En attendant le retour de Yaloo 😀, qui maîtrise parfaitement, contrairement à bibi 😱...

Une autre suggestion, en pièce jointe.

Le suivi des "impayés" est corrigé, la partie "mails" est traitée.

A bientôt 🙂