Aide admin ou expert

[nopnip]

Bonjour,

étant sapeur pompier on s'est lancé dans la mise ne place d'un fichier d'astreinte. Je vous explique brièvement le principe.

Un pompier disponible dans une tranche horaire nous notons "d" dans la case, un pompier affecté au premier véhicule on met un "c", au deuxième véhicule un "f". Il y a donc une page par jour et une page qui récapitule le nombre d'heures de chaque pompier dans chaque catégorie. Ensuite on a une page de vérification pour vérifier si le nombre de pompier est correct. J'ai le fichier avec tout en version excel avec des formules en INDEX, SOMME.SI, etc... mais certaines personnes touchent les formules ou les modifient. Dès à présent le souhait et de tout transférer en macro VBA qu'on lance à l'aide des formes mises en place. Ayant perdu toutes mes connaissances restreintes en VBA je m'en remet à vous (quelques boucles et subtilités et c'est terminé).

Je m'en remets à vous pour compléter ce fichier (plutôt le fichier 2007 si c'est possible)

Voici ce qu'il manque au :
- la macro affecté à la forme calcul des heures: compte le nombre pour chaque pompier de "c" et inscrit le nombre sous CID, "f" pour VPI et enfin "d"pour dispo.
- la macro à la forme "verifications": il remplit les tableaux à coté
CID nombre : écris le nombre de personne ayant un"c" ar tranche horaire
VPI nombre : écris le nombre de persnnes aynt un "f" + le nombre de personnes ayant un "c"
VPI nombre PL : écris le nombre personne ayant un "f" ou un "c" et ayant l'aptitude PL (voir récapitulatif pour les compétences)
VPI nombre CA : écris le nombre personne ayant un "f" ou un "c" et ayant l'aptitude CA (voir récapitulatif pour les compétences)

SUBTILITE: il y a des aptitudes CA+PL qu'il faut mettre dans une catégorie ou l'autrepour remplir (s'il n'y a pas de CA rajouté l CA+PL dans la partie CA et l'inverse avec PL)


- la macro à la forme "en temps réel": appel du userform remplit qui remplit et met à jour les cases. L'heure et le jour se change automatiquement avec le personnel dessus. En ce sens à un jour J et une heure H, il faut écrire personnes ayant un "c" à gauche et les personnes ayant un f à droite. Je pensais à l'initialisation de créer des matrices nom, prenom, mat etc... qui stock les valeurs et dès que l'heure ou la date change, il suffit de mettre à jours les valeurs avec l'index de la matrice (une idée).
SUBTILITE: sur la feuille du jour il n'y a pas un jour entier mais il y a des parties tronqués donc sur la feuille lundi il y a lundi de 6h à minuit puis mardi de minuit à 6h (onparle de jours d'astreintes qui collent plus avec nos cycles de nuit etc...)


Je me tiens à votre disposition pour toutes questions de votre part.
MERCI pour votre aide

(croyez moi si j'avais pu e faire moi même je l'aurais fait)

Merci d'avance

 

[zephir94]

Re : Aide admin ou expert

Bonsoir, tu es Pompier ou ?, entre colègues je vais essayer de t'aider
déjà on pourais ajouter sur ton fichier une base de donnée qui en fonction du matricule afficherait le nom de l'agent et son grade, envois moi un mail et on va regarder celà ensemble

zephir94@orange.fr
ps je te prévient je suis déjà blindé de taf par mon merlin ,mais je vais faire mon possible pour t'aider

 

[nopnip]

Re : Aide admin ou expert

@ kjin

Merci le fichier est sympa, mais pour notre utilisation il est surement inadapté. Je pense qu'on peut réutiliser ce fichier, en le modifiant. il faudrait aque le fichier qu'on crée garede cette mise en page mais avec le numéro de matricule à la suite. Chaque sapeur pompier va donc créer son fichier et l'envoyer au responsable. ce responsable sera donc en possession d'un fichier individuel par pompier (ou pas de fichier pour les retardataires ou oublis) et va donc les importer dans le fichier avant de choisir les affectations. Lors de l'importation il faudrait donc que la macro importe tous les fichiers du dossier donc X fichier excels avec comme formatage de nom: DISP_DATE_DATE_Matricule, et donc après la méthode pour importer les dispos est la même sauf que la macros n'aura à importer qu'une seule feuille excel et non X feuilles correspondantent à X pompiers, mais devra importer X feuilles. Il est aussi possible de faire l'importation une à une des dispos si cela est necessaire. A voir

Je ne sais pas si j'ai été assez clair, mais en cas de souci merci de me prévenir.

Encore merci poru ce magnifique programme


@ zephir94

Merci pour ton aide, comme dis le fichier a l'air suffisament abouti il ne reste que cette partie à réaliser pour nous faciliter la vie. L'importation des dispos avec pourquoi pas comme l'a réalisé kjin, un fichier qui va générer les fichiers excel de dispo bien formaté.

Merci poru le coup de pouce et donc si tu as du temps à consacrer à ce projet ben il en reste que cette zone d'ombre sur l'importation.

Merci pour tout

 

[kjin]

Re : Aide admin ou expert

Bonjour,

Bonsoir, tu es Pompier ou ?

étant sapeur pompier.....

....

Bref, j'ai bien lu ta remarque et si tu penses que c'est une meilleure solution, je te laisse juge...
1 - donc, sur ce principe, on jette le fichier NEW_DISP qui ne sert plus et on conserve un exemplaire du classeur type DISP... que chaque pompier complétera et enverra chaque semaine: oui - non ?
2 - doit-on conserver le principe de fonctionnement de ce classeur car ceci implique que les utilisateurs autorisent les macros sur leur machine ? (à moins de signer le projet)
A+
kjin

 

[nopnip]

Re : Aide admin ou expert

@ kjin

1 OKI pour ce principe c'est tout à fait celà

2- le principe de fonctionnement me va les gens sont habitué à accepter les macros, sauf si tu as une autre proposition mais je pense qu ele temps que tu as consacré à ce fichier est bien assez important et je t'en remercie encore 1000 fois. A toi de voir

J'attends donc le nouveau fichier disp et les modalités à mettre en place

Merci

 

[kjin]

Re : Aide admin ou expert

Bonjour,
J'ai donc modifié le principe comme tu l'as suggéré
Dans le dossier DISP, il y a le fichier "NEWDISP".C'est ce fichier qui doit être fourni au personnel et qui permet de générer les classeurs "DISP" qui seront ensuite transmis pour le planning.
Dans ce fichier, si les macro sont désactivées, si le matricule n'est pas renseigné, si la date n'est pas un vendredi ou si la date est dépassée (J-1),la création du classeur ne sera pas possible.Sinon ils sont enregistrés dans le répertoire courant sous la forme "DISP_Matricule_Date-du-vendredi.xls" (Si le classeur concerne la semaine du 22 au 29/10/2010, c'est la date du 22/10/2010 qu'il faudra indiquer).Note que le nom de ces classeurs doivent imprérativement garder cette structure sous peine d'être rejetés lors de l'import dans le planning.
A la réception des classeurs du personnel, ils doivent être impérativement stockés dans le dossier "DISP", et le dossier "DISP" doit impérativement se trouver dans le dossier du fichier "PLANNING_V5.xls".
Dans le fichier "PLANNING_V5.xls", la macro scanne tous les fichiers du dossier "DISP" et ouvre ceux dont la date correspond à la date du planning.Ensuite elle importe les données du matricule correspondant s'il existe.Comme dans le fichier précédent, l'import peut se faire à l'initialisation du planning ou en utilisant le bouton DISP.

Tu peux également importer à n'importe quel moment en appuyant sur le bouton DISP de la première feuille du planning.Attention, si des infos avaient déjà été saisies elles seront peut-être écrasées...(c'est logique !) donc on peut supprimer cette option si tu considères que c'est risqué.

Le principe étant toujours le même, j'attends toujours ta réponse...

Par ailleurs, j'avais soulevé la question (mais tu ne m'a pas répondu) concernant la sauvegarde automatique du planning

Dito
A+
kjin

 

[kjin]

Re : Aide admin ou expert

Re,
Dans le planning, jai fais une erreur de recopie de formule et oublié de verrouiller les listes déroulantes !
Remplaces le par cette version
A+
kjin

 

[nopnip]

Re : Aide admin ou expert

Merci, fichier excellent.

Pour la sauvegarde automatique du planning je ne pense pas que cela soit nécessaire. On se charge de le nommer en fonction de la dénomination choisie.

Par contre au niveau du fichier NEW dispo, il y a un souci à l'enregistrement du fichier il me demande de l'enregistrer en classeur sans macro (ce qui ne pose pas de problème), mais ensuite il dit "l’accès au programme visual basic n'est pas fiable", mais la création du fichier de dispo se fait sous le bon nom et on peut entrer ses dispos,sans souci. Je pense que l'erreur tient du fait que j'utilise excel 2007.

E tout cas encore merci pour tout le temps passer sur ce projet qui va nous faciliter la vie.

je vais tester tout cela en long en large et en travers, et je vous tiens au courant en cas de souci ou erreur.

Mais encore une fois Merci

 

[nopnip]

Re : Aide admin ou expert

Je viens de refaire quelques test sur le fichier et il y a quelques petits détails qui me sont apparus:

- dans la partie IMP, il n'y a plus les couleurs qui s'affichent on voit juste DISP, VPI,CID (est ce que je dois mettre ne place une mise en fore conditionnelle?)

- Si c'est possible de changer les couleurs ce serait TOP: DISP=gris pale, CID=vert, VPI=rouge

- Dans la partie IMP il faudrait rajouter, un petit quelque chose si cela est possible:
________Dans IMP il n'est pas nécessaire de reporter les DISP, seul les CID et VPI sont à
________afficher. Il faudrait rajouter une couleur JAUNE pour les moments de la journée
________où il n'y a pas 3 personnes sur le VPI, c'est à dire si la personne n'est pas CID ni
________VPI, il ne devrait rien être affiché, mai s'il y a moins de 3 personnes sur le VPI, il
________y aura une couleur jaune. Il ne va de soit que si la personne est CID ou VPI il
________faut afficher cela en priorité et ne pas afficher la couleur jaune.

Voila, je continue mes test et regarde le fichier en long en large et en travers.

Désolé de vous en demander toujours plus

MERCI encore

 

[nopnip]

Re : Aide admin ou expert

pas de réponse. SNIF

 

[kjin]

Re : Aide admin ou expert

Bonjour,
Le fichier modifié en PJ
A+
kjin

 

[nopnip]

Re : Aide admin ou expert

Merci pour les modifications mais, dans la partie IMP il ne faudrait pas afficher les heures DISP, mais affiché en jaune si nécessaire (pas 3 personnes sur le VPI).

Il faudrait aussi changer les couleurs: DISP=gris pale, CID=vert, VPI=rouge


Si ces modifs sont effectués alors je pense que le programme est complet et surtout OK.

 

[kjin]

Re : Aide admin ou expert

Bonjour,

Il faudrait aussi changer les couleurs: DISP=gris pale, CID=vert, VPI=rouge

Je suppose que tu veux parler du planning ?
J'ai donc modifié en conséquence. Note que j'ai conservé le rouge pour les cas où VPI ou CID sont > 3, tu me diras s'il faut supprimer cette option.

....dans la partie IMP il ne faudrait pas afficher les heures DISP, mais affiché en jaune si nécessaire (pas 3 personnes sur le VPI).

Même si je ne comprends pas l'intérêt d'afficher cette info dans un planning individuel, et je me doute qu'il y a une raison, il n'en demeure pas moins que ton explication n'est pas très claire
Dans la feuille "Imp", j'ai donc
- supprimer l'affichage "DISP"
- rajouter l'affichage "VPI<3" en jaune (tu me diras si ça convient ou s'il faut un autre code). Si, comme tu l'as demandé, la personne est "CID" ou "VPI", c'est cette info qui est affichée en priorité
A+
kjin

 

[nopnip]

Re : Aide admin ou expert

MERCI, MERCI, MERCI.

Je me lance dans les phases de test final.

je lance une batterie de tests et puis je vais lancer la chose dnas ma caserne et faire des essais, former les gens et voir les souci qu'il y a en situation.

je vous tiens au courant.

Encore mille fois merci

 

[nopnip]

Re : Aide admin ou expert

Bonjour,

merci encore une fois pour cette programmation mais le système est un peu trop complexe pour la génération des dispos.

voici mon idée de génération simplifiée. Les fichiers pourraient être nommé tel DISP_xxxxx(numéro du matricule) tel le fichier précédent mais sans la date. On pourrait avoir un fichier excel tout simple à ce nom et le remplissage se ferait à l'aide de "x" que l'on place dans les bonnes cases.Ce serait une grosse simplification pour tout le monde et permettrai d'éviter des erreurs de manipulations.

Il faudrait donc modifier le fichier planning pour l'importation, et le fichier disp qu'on simplifiera comme une feuille excel toute simple.

Merci de votre coopération.