Aide admin ou expert

[nopnip]

Bonjour,

étant sapeur pompier on s'est lancé dans la mise ne place d'un fichier d'astreinte. Je vous explique brièvement le principe.

Un pompier disponible dans une tranche horaire nous notons "d" dans la case, un pompier affecté au premier véhicule on met un "c", au deuxième véhicule un "f". Il y a donc une page par jour et une page qui récapitule le nombre d'heures de chaque pompier dans chaque catégorie. Ensuite on a une page de vérification pour vérifier si le nombre de pompier est correct. J'ai le fichier avec tout en version excel avec des formules en INDEX, SOMME.SI, etc... mais certaines personnes touchent les formules ou les modifient. Dès à présent le souhait et de tout transférer en macro VBA qu'on lance à l'aide des formes mises en place. Ayant perdu toutes mes connaissances restreintes en VBA je m'en remet à vous (quelques boucles et subtilités et c'est terminé).

Je m'en remets à vous pour compléter ce fichier (plutôt le fichier 2007 si c'est possible)

Voici ce qu'il manque au :
- la macro affecté à la forme calcul des heures: compte le nombre pour chaque pompier de "c" et inscrit le nombre sous CID, "f" pour VPI et enfin "d"pour dispo.
- la macro à la forme "verifications": il remplit les tableaux à coté
CID nombre : écris le nombre de personne ayant un"c" ar tranche horaire
VPI nombre : écris le nombre de persnnes aynt un "f" + le nombre de personnes ayant un "c"
VPI nombre PL : écris le nombre personne ayant un "f" ou un "c" et ayant l'aptitude PL (voir récapitulatif pour les compétences)
VPI nombre CA : écris le nombre personne ayant un "f" ou un "c" et ayant l'aptitude CA (voir récapitulatif pour les compétences)

SUBTILITE: il y a des aptitudes CA+PL qu'il faut mettre dans une catégorie ou l'autrepour remplir (s'il n'y a pas de CA rajouté l CA+PL dans la partie CA et l'inverse avec PL)


- la macro à la forme "en temps réel": appel du userform remplit qui remplit et met à jour les cases. L'heure et le jour se change automatiquement avec le personnel dessus. En ce sens à un jour J et une heure H, il faut écrire personnes ayant un "c" à gauche et les personnes ayant un f à droite. Je pensais à l'initialisation de créer des matrices nom, prenom, mat etc... qui stock les valeurs et dès que l'heure ou la date change, il suffit de mettre à jours les valeurs avec l'index de la matrice (une idée).
SUBTILITE: sur la feuille du jour il n'y a pas un jour entier mais il y a des parties tronqués donc sur la feuille lundi il y a lundi de 6h à minuit puis mardi de minuit à 6h (onparle de jours d'astreintes qui collent plus avec nos cycles de nuit etc...)


Je me tiens à votre disposition pour toutes questions de votre part.
MERCI pour votre aide

(croyez moi si j'avais pu e faire moi même je l'aurais fait)

Merci d'avance

 

[nopnip]

Re : Aide admin ou expert

voila alors ne fait pour le VPI il faut 6 personnes donc le personnel sur le VPI avec un "f" + le personnel avec un "c" qui est affecté au CID (en réalité les personnes avec un "c" sont affectés sur les 2).

Il n'y a pas de nombre minimum, ca nous le gérons nous même avec la feuille vérification, car s'il manque du monde il faut en trouver, car même en grève on doit assurer toutes les sorties (pas comme d'autres entités).

Pour tout autre question je suis là

 

[nopnip]

Re : Aide admin ou expert

En fait sur le VPI il nous faut 6 personnes donc les 3 avec un "c" du CID + les 3 avec un "f" de VPI. En gros les personnes qui sont sur le CID "c" en réalité sont aussi sur le VPI "f", d'où la somme.

La limitation a 3 est fait par la personne qui remplis le fichier et vérifiée à l'aide de la page vérification. Par contre il peut y avoir des moments avec moins de monde. Ceci ne devait pas poser de souci, il faut noter un ... ou quelque chose de la sorte.

je suis la pour tout autre question

 

[kjin]

Re : Aide admin ou expert

Bonsoir,
Je sais qu'il est toujours difficile de remettre en question les habitudes...mais puisque c'est fait, je te transmets le fichier que tu trouveras Ce lien n'existe plus
Il y a un petit fichier texte qui explique le fonctionnement du planning
Le fichier complet est disponible (je n'ai mis que 3 feuilles sur 8) mais j'attends de connaître ton avis pour apporter des modifs si nécessaires et si d'aventure ce fichier te convenait
Le fichier est protégé par mdp: kjin
A+
kjin

 

[nopnip]

Re : Aide admin ou expert

Excellent le fichier, c'est quasi-parfait (les habitudes peuvent être changées vu le resultat)

Par contre il y a quelques détails que l'on peut modifier:
-il manque un bouton pour repasser du récapitulatif à la vue de départ de saisie qu'on pourrait appeler "SAISIE".
-le fichier récapitulatif est bien
-sur la vu de départ il y a la somme des CA et la somme des PL hors une personne qui est CA et PL ne peut pas compter dans les deux catégories. Pour simplifier la chose on pourrait compter séparément le nombre de CA, le nombre de PL et le nombre de personnes qui sont les 2 et donc mettre une catégorie CA+PL et compter e nombre de personnes dans cette catégorie.
-je ne pense pas que le choix des personnes sur la liste déroulante soit nécessaire. On a toujours noté tout le monde, donc je pense que la liste des noms dans la partie récap doit se reporter dans la feuille de départ.
-si je passe à une autre tranche horraire les noms disparaissent dans la saisie. Comme dit précédement le report de tous les noms de la liste dans récap est amplement suffisant pas besoin de laisser le choix avec des menus déroulants.
-je viens de voir que je ne peux affecter personne le samedi de 6h à 18h. Pourquoi je n'en sais rien.
- la partie visu est fidèle à ce que je souhaitais mais il faudrait que la date et l'heure se mette à jour automatiquement à chaque changement d'heure (en plus de la sélection manuelle) et afficher les personnes affectés sur le véhicule ce qui fonctionne

-il faudrait aussi rajouter un petit quelque chose si c'est possible. Dans les ancien fichiers il y avait une feuille appellée Porte-feuille qui permettait d'afficher notre planning personnel sous un forme très pratique en indiquant notre numéro de matricule. J'aimerais bien retrouver une telle possibilité avec une macros d’impression qui adapte la taille à a largeur d'une feuille A4 (si c'est possible sinon l'impression se fera manuellement)

J'en demande peut être beaucoup, mais c'est uniquement parce que le fichier m'enchante au plus au point. Vous avez fait un travail exceptionnel. J'espère que ce fichier sera finalisé et que les autres collègues savoureront ce fichier autant que moi.

Merci encore pour tou

MERCI

@ très vite pour le fichier final.

 

[kjin]

Re : Aide admin ou expert

Edit :Annulé et remplacé par le message suivant

 

[kjin]

Re : Aide admin ou expert

Bonjour,
Je n'ai eu que peu de temps ces derniers jours donc voici la dernière version
A tester et retester bien-sûr.

-il manque un bouton pour repasser du récapitulatif à la vue de départ de saisie qu'on pourrait appeler "SAISIE".

Je ne comprends pas; dans la feuille RECAP, tu as en haut de chaque colonne un lien hypertexte qui te renvoie sur la feuille dont le nom est indiqué, il suffit de clicker dessus

....Pour simplifier la chose on pourrait compter séparément le nombre de CA, le nombre de PL et le nombre de personnes qui sont les 2 et donc mettre une catégorie CA+PL...

J'ai ajouter une ligne CA/PL

-je ne pense pas que le choix des personnes sur la liste déroulante soit nécessaire. On a toujours noté tout le monde, donc je pense que la liste des noms dans la partie récap doit se reporter dans la feuille de départ

J'ai supprimé cette option, il faut donc juste mettre la liste des noms, prénom, matricule dans la feuille recap, ces infos seront répercutées dans le même ordre dans toutes les feuilles

-si je passe à une autre tranche horraire les noms disparaissent dans la saisie

Je ne vois pas, indiques moi si le pb persiste

-je viens de voir que je ne peux affecter personne le samedi de 6h à 18h.

Effectivement, pb résolu

- la partie visu est fidèle à ce que je souhaitais mais il faudrait que la date et l'heure se mette à jour automatiquement à chaque changement d'heure (en plus de la sélection manuelle) et afficher les personnes affectés sur le véhicule ce qui fonctionne

Le formulaire comporte maintenant une pendule donnant la date et l'heure actualisée toutes les secondes.Les données sont raffraichies toutes les heures.
Note :
- si la date actuelle est supérieure à la date vendredi(Fin) -
18h, à l'ouverture du classeur, un message t'indiquera de réinitialiser le planning et la visu ne sera pas possible c'est le cas du fichier joint; je te rappelle que pour réinitialiser, il faut double-clicker sur la date de la feuille vendredi(Deb), la première donc.
- si la visu est active et si la date actuelle est supérieure à la date vendredi(Fin) - 18h, la visu se ferme automatiquement et le même message apparaitra

... il y avait une feuille appellée Porte-feuille qui permettait d'afficher notre planning personnel sous un forme très pratique en indiquant notre numéro de matricule.

J'ai ajouter une feuille IMP, accessible depuis la feuille RECAP, il suffit de sélectionner un matricule dans la liste déroulante et d'appuyer sur le bouton IMPRESSION
Le fichier est ICI sur cjoint, l'ensemble du projet étant protégé - mdp = "kjin"
ou fichier joint où seules les feuilles sont protégées par le même mdp
A+
kjin

 

[nopnip]

Re : Aide admin ou expert

Excellent.

C'est parfait. Par contre j'en demande peut être trop, mais serait-il possible de rajouter qqc, je m'explique plus bas.

Ce serait parfait si on pouvais importer les disponibilités des gens par un macros excel. En gros, les gens auraient un fichier excel formaté avec les jours de la semaine (fichier à définir) et qu'ils notent leurs dispos (d'une manière à définir afin de faciliter le travail) et enregistre le fichier avec leur numéro de matricule. Ensuite dans le fichier que tu as programmé y rajouter un bouton où l'on importe les dispos en sélectionnant les fichiers de disponibilité (la macro reconnait le numéro de matricule (nom du fichier) et donc insère les disponibilités sur la semaine dans la bonne ligne).

Si cela était possible ce serait parfait.

Encore merci pour tout. Merci pour tout e temps consacré à programmer ce fichier.
Je poursuis ma campagne de test.

Merci

@ très vite

NB: si je suis trop exigeant, vous pouvez me le faire savoir

 

[nopnip]

Re : Aide admin ou expert

Il y a une petite erreur: les gens qui sont CA et PL il faut les comptabiliser (en haut sur la feuille ou on remplit les dispo et affectations) comme CA/PL et pas dans CA, PL et CA/PL (une même personne apparait 3 fois dans la comptabilisation au lieu d'une seule fois dans CA/PL).

 

[nopnip]

Re : Aide admin ou expert

lors de l'impression il y a un message d'erreur (voir fichier joint)

 

[kjin]

Re : Aide admin ou expert

Bonjour,

Il y a une petite erreur: les gens qui sont CA et PL ...une même personne apparait 3 fois dans la comptabilisation au lieu d'une seule fois dans CA/PL).

Oui j'ai rectifié, les CA/PL ne sont comptabilisés qu'une seule fois dorénavant

lors de l'impression il y a un message d'erreur (voir fichier joint)

Sans doute lié à ta version Excel (que l'on ne connait pas) parce que avec xl2000, pas de pb
Je te propose d'utiliser l'enregistreur de macro (si tu sais faire) et de joindre la macro ainsi obtenue. Le but est faire la mise en page de la feuille en positionnant éventuellement les marges de la feuille ou de la centrer horizontalement mais surtout d'indiquer le format "Paysage" et le format du papier "A4".

Ce serait parfait si on pouvais importer les disponibilités des gens par un macros excel....

J'y réfléchis, mais c'est un gros morceau...
A+
kjin

 

[nopnip]

Re : Aide admin ou expert

OKI

pour la macros je vais la faire sous la version concerné pas de souci.

Pour ce module supplémentaire tenez moi au courant.

MERCI

 

[kjin]

Re : Aide admin ou expert

Re,
Ce serait sympa de m'indiquer en retour si les modifs apportées fonctionnent...
Pour le module d'importation, il faut que tu m'indiques comment tu vois la chose
Je pensais à un fichier par semaine contenant un onglet par matricule.Ce serait à mon sens le plus simple et les utilisateurs n'auront accès qu'à leur onglet.Reste à savoir quand et comment créer ce fichier.
Maintenant se pose le pb de l'importation; si elle se fait à la réinitialisation du planning le vendredi, ça ne devrait pas trop poser de pb, si elle se fait n'importe quel jour, c'est plus compliqué, car il faut verrouiller les dates antérieures, mais si cette éventualité doit être envisagée, il faut encore creuser...
Il faut que tu m'indiques comment tu gères le renouvellement du planning, car je suppose que tu le prépares au moins une semaine avant, sinon plus...
Par ailleurs, j'avais soulevé la question (mais tu ne m'a pas répondu) concernant la sauvegarde automatique du planning
A+
kjin

 

[nopnip]

Re : Aide admin ou expert

Salut,

je suis toujours en plein test, mis les dernière modifications semblent fonctionner à merveille.

Comment je vois cette fonction d'importation. Je pensais faire un fichier excel que chaque personne remplit et le nomme par son propre numéro de matricule (un fichier excel avec une mise en forme semblable à celle d'IMP, avec un remplissage à définir). Ensuite une personne regroupe tous ces fichiers et initialise le fichier le jeudi, et d fait l'importation des disponibilités des personnes en important les fichiers. Ensuite cette même personne a un tableau global des disponibilités et choisi ensuite les personnes qu'il affecte sur le VPI ou le CID.

Donc aucun souci confidentialité etc... il faut juste créer un fichier exemple excel qui sera propre à chaque personne et le nom du fichier sera le nom du matricule. ce fichier remplit sera envoyé à la personne responsable du planning qui va initialiser le planning et importer tout ces fichiers, un par un, avec un report automatique des dispo dans la bonne ligne.

J'espère avoir été assez clair dans mes explications. Dans le cas contraire n'hésitez pas à me demander des précisions.

encore MERCI

 

[nopnip]

Re : Aide admin ou expert

Encore merci pour tout. Je pense que le programme n'a pas de souci de programmation aucun bug lors des tests.


Bravo encore pour tout et encore merci pour le temps passé à programmer ce fichier. MERCI pour tout. Nous allons bientôt le tester en pratique.

L'importation des dispo est possible ??? Vous avez compris ce que je pensais plus haut ??

Merci d'avance

Tenez moi au courant.

 

[kjin]

Re : Aide admin ou expert

Bonsoir,

L'importation des dispo est possible ??? Vous avez compris ce que je pensais plus haut ??

Oui, mais j'ai plutôt suivi mon idée.
En effet, il aurait fallut vérifier le matricule puis vérifier la date de chaque fichier avant d'importer...
Donc ce que je te propose : le fichier NEW_DISPO est le fichier de base pour créer, en appuyant sur le bouton "Nouveau", un nouveau classeur "DISP" pour chaque semaine allant du vendredi au vendredi; tu peux évidemment en créer plusieurs à l'avance si tu le souhaites. Les classeurs "DISP" sont sauvegardés automatiquement sous la forme "DISP_jj-mm-aaaa au jj-mm-aaaaa.xls" et ce dans le répertoire par défaut nommé "DISP" (garder cette structure sinon il ne seront pas trouvés).
Dans les classeurs ainsi créés, les utilisateurs doivent entrer leur matricule dans la cellule prévue pour soit créer, soit accéder à leur feuille de semaine; si la feuille existe déjà, ils peuvent la compléter, modifier...le classeur est sauvegardé automatiquement à la fermeture; la saisie dans les feuilles de semaine se fait comme sur le planning par clicker/glisser; Note qu'on peut modifier les feuilles de semaine jusqu'au jeudi, sinon, trop tard...Les fichiers DISP dont la date est révolue peuvent être supprimés bien sûr
Dans le fichier planning j'ai donc rajouter un module d'import des DISP; lorsqu'on réinitialise le planning, un message te propose d'importer;la macro recherche si un fichier correspondant à la date du planning existe: dans l'exemple, le planning initialisé au 22/10/2010, le fichier DISP correspondant sera le fichier "DISP_22-10-2010 au 29-10-2010.xls".Tu peux également importer à n'importe quel moment en appuyant sur le bouton DISP de la première feuille du planning.Attention, si des infos avaient déjà été saisies elles seront peut-être écrasées...(c'est logique !) donc on peut supprimer cette option si tu considères que c'est risqué.
J'ai testé avec 1 feuille de semaine contenant 8 matricules, et je n'ai pas constaté de bug, la macro n'est pas fulgurante mais bon... à voir avec 20 matricules
A+
kjin