Aide suivi de documents avec codification

Brunodb · 24 Septembre 2014

Bonjour à tous,

Merci par avance pour l'aide que vous aller m'apporter

Je dois créer un document Excel qui permet d'implémenter et suivre des documents.
Les documents sont des plans d'architecte et on est amené à en avoir beaucoup et à les modifier.

Chaque document possède un code qui est créé par plusieurs "sous-codes" :
1) il faut choisir un code bâtiment (ex: 000)
2) il faut choisir un code groupe (ex: 01)
3) il faut créer un code chronologique (ex: 201)

C'est là que ça se complique pour moi :
Ce code chronologique correspond à l'historique des documents
Aucun document ne peut avoir le même code, ainsi, lorsque deux documents possèdent le même code bâtiment, le même code groupe et qu'ils concernent la même rubrique (par exemple, code bâtiment 004, code groupe 09, rubrique Electricité 4) il ne faut pas qu'ils aient le même code chronologique, mais bien que le premier document créé ait le code "FR004-09300-B" et que le suivant ait le code "FR004-09301-B"

De plus, si l'on veut modifier un document existant, le code du document reste le même, seul l'indice change. L'indice de création est l'indice 0, puis la première modification correspond à l'indice A, puis B, puis C, etc.

J'ai réussi à créer une liste de choix dépendante pour faire en sorte que, quand je choisis un code groupe, uniquement les propositions de ce code groupe apparaissent (code groupe 06, il n'y que Levage 1 qui apparait dans une liste) mais je n'arrive pas à faire la chronologie et le suivi complet...

Pour moi, le document fini ressemblerait à une première feuille qui permettrait de suivre les documents avec un bouton "ajouter", un bouton "modifier" et un bouton "supprimer". La deuxième feuille explique la création du code (feuillet "exemple code" dans mon document joint) et la troisième feuille est celle qui recense toutes les possibilités (feuillet "Recensement des codifications" dans mon document joint)

J'espère avoir été "clair" !

Merci encore,

Bruno

PS: Je n'arrive pas à le faire en VBA, mais bien sûr je pense que c'est la seule option... A moins que quelqu'un m'aide en Access (mais je n'y connais rien)

Modeste · 25 Septembre 2014

Re : Aide suivi de documents avec codification

Bonsoir Brunodb et bienvenue,

Un début de piste en pièce jointe: dans la feuille "Suivi des documents" dès qu'un Émetteur est encodé en colonne A, un UserForm apparaît, dans lequel tu peux faire des choix ... à tester

Comme tu ne sembles pas être repassé depuis hier, je ne me suis pas avancé au-delà de ce que tu verras
Pour la suite, il faudra des indications complémentaires de toute manière.

Voyons donc

Si tu reviens nous voir
Si la proposition pourrait t'intéresser

Brunodb · 25 Septembre 2014

Re : Aide suivi de documents avec codification

Bonjour Modeste,

Merci beaucoup pour la réponse! c'est tout à fait ce que je recherche !

Je n'ai pas regardé le code, je ferai ça demain après-midi.
Ceci étant, je trouve l'idée très intéressante dès le début de rentrer juste un émetteur et d'avoir un userform!
Je vais essayer de pousser la codification mais, sans vouloir être pessimiste, je ne pense pas y arriver rapidement, mais j'ai tout le week-end!

L'étape d'après serait semblable à la dernière, choisir parmi une liste "architecture 1, architecture 2, etc..." en fonction du choix précédent.

Mais (il y a toujours un mais... ) la dernière étape me pose encore problème, je n'ai pas d'idée, je ne sais pas par ou commencer. Faut-il se lancer dans une recherche des codes similaires (ayant le même début) et d'incrémenter ensuite? Faut il considérer le code comme un nombre et repérer le plus grand nombre ayant les 5 premiers chiffres identiques?

Merci encore !

Bruno

Modeste · 26 Septembre 2014

Re : Aide suivi de documents avec codification

Bonjour Bruno, le reste du forum,

Voici de la lecture, pour quand tu repasseras: prends le temps de réfléchir, puis de détailler tes réponses autant que possible.

Ce qui n'est pas clair (à ce stade-ci ... il y aura sans doute d'autres questions par la suite)

En feuille "Recensement des codifications", H4:H8, on trouve "Architecture 1, Architecture 2, etc. Mais en colonne O et S, on trouve des intitulés différents ... lesquels doivent apparaître dans le UserForm?
D'autre part, l'utilisateur choisit quoi: le "n° chronologique" qui renverra à un intitulé ou un intitulé, puis un n° dans la fourchette figurant en colonne G?
Et concernant ces fourchettes ... il y a des "trous", c'est normal? (rien de 300 à 499 en architecture, ni de 100 à 199 pour les fluides)
Si on considère Architecture 3 (ou Béton???), qu'est-ce qui détermine quel n° on choisira entre 500 et 699?
Les intitulés sont toujours identiques par "paire de code" (colonne O et S, P et T, Q et U, R et V)? Autrement dit si on ne prend que le chiffre de droite du code Groupe, celui-ci renvoie toujours aux mêmes intitulés?
Le 'B', à la fin de tes exemples en colonne B de la feuille "Suivi des documents" est sans rapport avec ce qui figure dans la colonne "indice"??
Toutes les listes des colonnes K à V sont "définitives" ou susceptibles de varier dans le temps. Si elles sont variables, faut-il prévoir des plages nommées "dynamiques" ou bien les changements seront-ils rares et tu te chargeras d'adapter les zones de références?

Brunodb · 26 Septembre 2014

Re : Aide suivi de documents avec codification

Bonjour Modeste,

je vais répondre dans l'ordre à tes questions en essayant d'être le plus précis possible.

Pour être exact, les bons intitulés sont ceux affichés de K:K à V:V, je voulais "simplifier" en mettant des indices mais je n'ai pas tout modifié.

L'utilisateur choisit un intitulé et ensuite, un numéro est incrémenté dans la fourchette (le plus petit disponible: (001 puis 002 puis 003 par exemple). Ce numéro est déterminé automatiquement (ou bien dans une liste qui "supprime" les numéros déjà utilisés si le code complet est identique. En gros, si il s'agit du même bâtiment, du même code groupe, du même intitulé, les trois derniers numéros ne peuvent être les même, en revanche, si l'un des trois premiers codes (bâtiment, groupe et intitulé) diffère, alors, on part du début des numéros possible.

Prenons un exemple concret:
Le 01/11/14 je crée un document concernant le batiment 310, en exécution pour l'architecture charpente métalliques, le code sera "RY310-01700-B".
Le même jour, je crée un document concernant le bâtiment 510-1, en exécution pour l'architecture charpente métalliques, code sera "RY5101-01700-B".
Le lendemain, je crée à nouveau un document concernant le batiment 310, en exécution pour l'architecture charpente métalliques, le code sera cette fois-ci "RY310-01701-B". (701 et non 700 car 700 déjà utilisé et pas non plus 753 car 701 est le premier disponible)

Pour les fourchettes, on me les a imposées, donc oui, il faut garder les trous

L'ordre chronologique détermine l'apparition du "code chronologique". On commence par 500, puis 501 puis 502 etc. Tout en conservant le critère cité plus haut.

Oui, dans le code groupe, seul le premier chiffre varie en fonction de si c'est de l'avant-projet ou de l'execution (0 ou 9) puis ensuite, le 1, 6, 8, 9 renvoient toujours respectivement à architecture levage fluide et électricité.

Le B à la fin est partie intégrante du code et n'a rien à voir avec l'indice, tous les codes sont du type "RY000-00000-B".

Toutes les listes sont définitives oui, elles me sont imposées.

J'espère avoir été assez clair, je reste disponible pour toute question supplémentaire.

Merci énormément,

Bruno

Modeste · 26 Septembre 2014

Re : Aide suivi de documents avec codification

Bonsoir,

Je "digère" tout ça et reviendrai sans doute avec des questions

... Mais en voilà déjà 2:
Dans ton premier message, les codes commençaient par FR ... ici, c'est devenu RY!? Ça risque de varier aussi? Si oui, en fonction de quoi? Il y a un choix à faire en amont du choix du bâtiment?
Le '-B' en fin de code (sans rapport avec l'indice, j'ai bien noté!) ... tous tes codes finiront d'office par '-B' ou encore une fois il risque d'y avoir des variations?

Je devrais avancer -un peu- durant le week-end! Je repasserai dire où j'en suis et voir si tu as "amené des choses" (idées, remarques, questions, propositions, sandwiches, ...)

Modeste · 28 Septembre 2014

Re : Aide suivi de documents avec codification

Bonjour le forum, le fil, Bruno,

J'ai un peu l'impression de "jouer tout seul" avec ma pelle, mon seau et mon petit râteau
Tu n'avais pas dit: "J'ai tout le week-end"?

Voilà où j'en suis arrivé ... après, je reste assis sur mon château de sable et j'attends

La feuille "Recensement des codifications" (colonnes K à Z) contient une série de plages nommées.
Dans les "fourchettes" de codes, la plupart commencent à 000 ... sauf en G4!? Si une modif doit être faite, à ce niveau, c'est surtout en P2 qu'il faut la faire.

J'espère que la marée ne montera pas avant ton prochain passage!

Brunodb · 28 Septembre 2014

Re : Aide suivi de documents avec codification

Merci encore pour ton aide, je t'en suis vraiment très reconnaissant !

Modeste à dit:
Bonsoir,
Dans ton premier message, les codes commençaient par FR ... ici, c'est devenu RY!? Ça risque de varier aussi?

Le '-B' en fin de code (sans rapport avec l'indice, j'ai bien noté!) ... tous tes codes finiront d'office par '-B' ou encore une fois il risque d'y avoir des variations?

Oui, tous les codes commenceront par RY et termineront par -B. Je voulais généraliser un peu le processus mais finalement, je n'en aurai pas besoin! Donc je vais me limiter à ça.

Je n'ai finalement pas eu le temps ce week-end de me pencher plus sur le sujet, j'ai été très occupé ailleurs et je suis désolé. Effectivement, tu avances seul sans que je n'apporte rien :-/. J'essaie de faire le maximum pour avancer, pour que tu ne sois pas le seul à travailler.

Concernant les numéros de début de plage et de fin de plage, ils sont tous corrects sur mon fichier, j'ai revérifié (ça ne commence pas toujours à 000, parfois c'est 001...)

De plus, tu me demandes si on garde une trace du l'intitulé choisi, que veux tu dire par la?
En fonctionnement, je souhaite pouvoir modifier des documents déjà créés (modifier un plan selon la demande du client par exemple). Le document garde exactement le même nom (même numéro de code) mais c'est là que l'indice intervient. C'est lui qui va changer.
La première version d'un document possède l'indice 0, la deuxième l'indice A, la troisième l'indice B, etc...

J'espère avoir été clair !

Merci encore !!
Bruno

Modeste · 28 Septembre 2014

Re : Aide suivi de documents avec codification

Brunodb à dit:
J'essaie de faire le maximum pour avancer, pour que tu ne sois pas le seul à travailler.

Allez, tu es pardonné pour cette fois

Brunodb à dit:
De plus, tu me demandes si on garde une trace du l'intitulé choisi, que veux tu dire par la?

Ce que j'avais en tête, c'est que tous les utilisateurs du fichier ne pourront pas, rien qu'en voyant qu'il s'agit du "groupe 91" et que le n° chronologique est 513, savoir qu'il s'agit de la "rubrique" Béton, plutôt que Charpentes métalliques. Ma question est donc de savoir s'il ne faudrait pas inscrire dans une colonne supplémentaire de la feuille "Suivi", l'intitulé qui avait été sélectionné dans le UserForm?

Pour les modifications, je suppose que le "processus" sera différent ... ? On y viendra par la suite (faut que je me trouve un petit tamis, en plus de mon seau et ma pelle ) et je n'ai pas dit que je devais me trouver un petit ami, quand le sot m'appelle, hein!!!!

À ce stade, je crois que tu n'as qu'une chose à faire: tester dans tous les sens, pour repérer ce que j'aurai mal compris ou les erreurs qui existent certainement dans le code ... et puis nous dire ce qu'il en est
On s'occupera de "peaufiner" par la suite.

Profitons vite des derniers rayons de soleil de cette belle journée!

Brunodb · 28 Septembre 2014

Re : Aide suivi de documents avec codification

Bonjour !

Effectivement, c'est plus pratique si l'on conserve l'intitulé dans une colonne à côté, je viens de faire le test pour recréer deux codes successifs ayant les mêmes caractéristiques et je n'ai pas réussi à retrouver le bon intitulé. D'ailleurs, quand j'ai modifié l'intitulé, dans le code, au lieu de modifier la dernière partie, il a rajouté une nouvelle fois la dernière partie (FR004-01100-B700-B est le code créé au lieu de FR004-01700-B). Je pense que ce n'est pas grand chose à régler...

De plus, je n'arrive pas à accéder au code, tout est "caché", l'as-tu protégé?

Merci par avance!

Bruno

Modeste · 28 Septembre 2014

Re : Aide suivi de documents avec codification

Re,

Brunodb à dit:
je n'arrive pas à accéder au code, tout est "caché", l'as-tu protégé?

Rhôôô ben non, ce serait vache (et anti-pédagogique, en plus!) Dans le module de la feuille "Suivi", il n'y a que la partie qui permet de faire en sorte que le UserForm apparaisse, lorsqu'on change une valeur en colonne A.
Tout le reste est dans la partie code du UserForm (clique droit sur ce dernier et choisis "Code")

Brunodb à dit:
au lieu de modifier la dernière partie, il a rajouté une nouvelle fois la dernière partie [...] je pense que ce n'est pas grand chose à régler

Tu n'as sans doute pas tort ... yapuka!
À l'usage, il faudra voir si cette étiquette où le code apparaît au fur et à mesure de sa constitution a un intérêt quelconque (je l'avais ajouté pour les tests) ...

C'est pas le tout, ça m'a donné faim de creuser!
Bon appétit, si vous passez à table!

Brunodb · 30 Septembre 2014

Re : Aide suivi de documents avec codification

Rebonjour,

après essais et proposition aux deux personnes qui vont l'utiliser, la petite fenêtre qui affiche le code au fur et à mesure est à conserver, c'est une bonne idée.

J'ai vu le code et je t'avouerai que je comprends pourquoi je ne comprends rien! (c'est un bon début!!)

Penses-tu que l'on peut trouver une solution pour l'histoire de l'indice?

Merci par avance,

Bruno

Modeste · 30 Septembre 2014

Re : Aide suivi de documents avec codification

Salut Bruno,

En dehors du problème que tu relevais (n° chronologique qui se "surajoutait" dans certains cas) ... tu (vous) n'avez pas constaté d'autres problèmes, erreurs, oublis, etc. ? Dans la version suivante, cette erreur est corrigée. "L'intitulé" choisi figurera en colonne E et les références commenceront par 'RY' au lieu de 'FR'.
Si aucun autre souci n'a été relevé, je déposerai cette version, mais autant être certain qu'il n'y a pas d'autre correction à apporter!?

Pour l'histoire de l'indice, je disais au message #9 que je présumais le "processus" différent. Tu pensais utiliser le même UserForm et le même principe de son affichage, lorsqu'un "émetteur" est encodé en colonne A

Il faudrait que tu nous dises comment tu imagines les choses le plus concrètement possible, en partant de l'idéal (et puis on verra ce qui peut être fait ... ou pas )

Brunodb · 30 Septembre 2014

Re : Aide suivi de documents avec codification

Salut,

Modifier le FR en RY, ça j'ai su faire ^^!

Je pensais à un bouton (nouvel UserForm certainement) "Modifier" qui permettrait de lister tous les documents, puis tu choisis au fur et à mesure, le bâtiment, le code groupe (la liste se réduisant et ne laisse apparaitre que les documents qui ont les mêmes caractéristiques), l'intitulé.

Pour simplifier également, je pense qu'il faut rajouter la date de la création (qui sera liée au document), de telle sorte à ce qu'on puisse retrouver facilement un document par sa date de création.

Lors d'une modification, la date de création des documents apparaîtrait et on pourrait, en plus de choisir au fur et à mesure les critères, on pourrait indiquer une date et tous les documents créés à cette date la seraient filtrés.

Le processus de modification serait donc différent de celui pour rentrer un nouveau document. Avant de créer la modification, il faudrait obliger l'utilisateur à rentrer un nom d'émetteur.

Est-ce trop compliqué?

Si oui, ce n'est pas grave, je ferai autrement !

Merci encore!

Bruno

Modeste · 30 Septembre 2014

Re : Aide suivi de documents avec codification

Re,

Est-ce trop compliqué?
Si oui, ce n'est pas grave, je ferai autrement !

OUI !!

Non, en fait je n'en sais rien ... j'y regarderai ce soir!

Aide suivi de documents avec codification

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