Aide suivi de documents avec codification

[Brunodb]

Bonjour à tous,

Merci par avance pour l'aide que vous aller m'apporter

Je dois créer un document Excel qui permet d'implémenter et suivre des documents.
Les documents sont des plans d'architecte et on est amené à en avoir beaucoup et à les modifier.

Chaque document possède un code qui est créé par plusieurs "sous-codes" :
1) il faut choisir un code bâtiment (ex: 000)
2) il faut choisir un code groupe (ex: 01)
3) il faut créer un code chronologique (ex: 201)

C'est là que ça se complique pour moi :
Ce code chronologique correspond à l'historique des documents
Aucun document ne peut avoir le même code, ainsi, lorsque deux documents possèdent le même code bâtiment, le même code groupe et qu'ils concernent la même rubrique (par exemple, code bâtiment 004, code groupe 09, rubrique Electricité 4) il ne faut pas qu'ils aient le même code chronologique, mais bien que le premier document créé ait le code "FR004-09300-B" et que le suivant ait le code "FR004-09301-B"

De plus, si l'on veut modifier un document existant, le code du document reste le même, seul l'indice change. L'indice de création est l'indice 0, puis la première modification correspond à l'indice A, puis B, puis C, etc.

J'ai réussi à créer une liste de choix dépendante pour faire en sorte que, quand je choisis un code groupe, uniquement les propositions de ce code groupe apparaissent (code groupe 06, il n'y que Levage 1 qui apparait dans une liste) mais je n'arrive pas à faire la chronologie et le suivi complet...

Pour moi, le document fini ressemblerait à une première feuille qui permettrait de suivre les documents avec un bouton "ajouter", un bouton "modifier" et un bouton "supprimer". La deuxième feuille explique la création du code (feuillet "exemple code" dans mon document joint) et la troisième feuille est celle qui recense toutes les possibilités (feuillet "Recensement des codifications" dans mon document joint)

J'espère avoir été "clair" !

Merci encore,

Bruno

PS: Je n'arrive pas à le faire en VBA, mais bien sûr je pense que c'est la seule option... A moins que quelqu'un m'aide en Access (mais je n'y connais rien)

 

[Modeste]

Re : Aide suivi de documents avec codification

je me demande s'il n'y a pas un problème quand j'efface tout et que je veux créer un document en ligne 2...

Aaaah, je savais bien qu'il ne pouvait pas ne pas y avoir un oubli!
C'est à cause de la plage nommée "ListeCodes": quand la colonne est encore vide, elle ne correspond ... à rien! Le plus simple est de modifier la formule utilisée pour nommer la plage (tu m'avais dit que tu connaissais bien le principe, non? Si besoin, j'expliquerai la procédure ... tu n'as qu'à nous dire).

Remplace la formule actuelle par celle-ci:

=DECALER('Suivi des documents'!$B$2;;;MAX(1;NBVAL('Suivi des documents'!$B:$B)-1))

De cette manière, la plage nommée correspondra à -au moins- une cellule (vide ... mais peu importe!)

 

[Brunodb]

Re : Aide suivi de documents avec codification

Aaaah, je savais bien qu'il ne pouvait pas ne pas y avoir un oubli!

Tu as presque fait le code parfait du premier coup !!

C'est à cause de la plage nommée "ListeCodes": quand la colonne est encore vide, elle ne correspond ... à rien! Le plus simple est de modifier la formule utilisée pour nommer la plage (tu m'avais dit que tu connaissais bien le principe, non? Si besoin, j'expliquerai la procédure ... tu n'as qu'à nous dire).

Je viens de changer ça et c'est... super !!!

That's perfect !!!

Es perfecto !!

Merci ;-)

Le fichier est parfaitement fonctionnel ! enfin, on verra les points singuliers en fonctionnement actif ;-) (je ne parle pas de la feuille 'Tri' )

Bonne soirée et à bientôt !!

A plus tout le monde

PS : comment puis-je te remercier Modeste pour tout le temps passé à m'aider?

 

[Modeste]

Re : Aide suivi de documents avec codification

PS : comment puis-je te remercier Modeste pour tout le temps passé à m'aider?

Quoi!? "Ils" ne t'ont pas dit ... La facture devrait arriver sous huitaine

Eh quoi, on a fini!? Que devient la feuille Tri? Enfin, de toute façon, tu repasseras au prochain bug

À bientôt donc

 

[Brunodb]

Re : Aide suivi de documents avec codification

Bonsoir Modeste,

non, ce n'est effectivement pas fini, je pensais à te remercier pour toute ton aide afin de pouvoir le faire à temps ;-)
Ca fait partie des choses qui s'oublient vite quand tu as eu ce que tu voulais !

J'essaie un truc avec des formules uniquement (sans tri) pour le moment mais une version plus aboutie me conviendrait.

Bonne soirée,

Bruno

 

[Modeste]

Re : Aide suivi de documents avec codification

Bonjour,

Et concrètement, on te laisse chercher et mûrir ta réflexion ... puis tu repasseras si besoin?
... Ou alors, quand tu écris "mais une version plus aboutie me conviendrait", c'est un appel du pied?

Si la seconde piste est la bonne, il faudra que tu donnes des précisions

 

[Brunodb]

Re : Aide suivi de documents avec codification

Bonjour !!

c'est un appel du pied?

Oui C'est un appel du pied.

Je me suis rendu compte ce matin que ça allait être plus compliqué que prévu...

Pour effectuer le Tri, comme tu me disais, répéter à chaque fois le bâtiment paraît inévitable (et surtout pratique). Après, le tri s'effectue par codification et par indice :
Les codes s'affichent par ordre croissant et à code égal, l'indice permet de classer tel ou tel document avant l'autre (ordre des indices : 0, A, B, C, ...)

Vois-tu ce que je demande?

Sinon, je te fais un petit Excel ^^

Bonne journée,

Bruno

 

[Modeste]

Re : Aide suivi de documents avec codification

Re,

Tu réfléchis beaucoup de ton côté ... ce qui est une fort bonne chose ... mais nous avons toujours ce souci récurrent: ce qui est dans ta tête n'est pas visible par les autres (mortels, en tout cas)

Je déduis donc de ce que tu écris ... que la feuille Tri existe toujours? Ou tu fais le tri dans la feuille suivi!? Ce qu'on peut imaginer (mais à toi de dire!) c'est de trier cette feuille chaque fois qu'elle est activée!

Ceci dit, si c'est la feuille Tri, on doit encore y transcrire les données lors de la création et de la modification d'un code!? ... ou lors tu as fait une partie du travail?

 

[Brunodb]

Re : Aide suivi de documents avec codification

Bonjour Modeste,

Je me disais bien qu'il fallait que je mette un Excel.
Cependant, dans ton message #29, tu me proposes dans la V4 une feuille 'Tri'.

Cette feuille me convient parfaitement sur la forme. En revanche, il n'y a pas de tri effectué à proprement parler sur le bâtiment, je souhaite que les documents apparaissent dans l'ordre des bâtiments.

Tu vas me dire qu'il faudra aussi gérer les bâtiments BME et BMS, l'ordre serait donc alphanumérique.

Penses-tu qu'une macro est nécessaire? obligatoire? des formules suffisent-elles? Si oui, je veux bien un coup de pouce, je suis bien plus à l'aise avec les formules excel qu'avec les macros !

Merci par avance !!

Bonne aprèm,

Bruno

 

[Modeste]

Re : Aide suivi de documents avec codification

Bonsoir,

Je me disais bien qu'il fallait que je mette un Excel.
Cependant, dans ton message #29, tu me proposes dans la V4 une feuille 'Tri'.

Ben vouiche, mais je n'avais pas compris que tu avais adopté la proposition!?

Quand tu demandes si des formules suffiraient ... à quoi serviraient-elles? À recopier les données de la feuille "Suivi" dans la feuille "Tri"? Moi, c'est comme tu veux! ... Mais il y aura tout de même le tri à faire!?
À mon humble avis, les 2 systèmes (macro / formules) ont chacun leurs avantages et inconvénients ... les formules se mettraient à jour, même si des données étaient supprimées en feuille "Suivi". Par contre, il faudra penser à les recopier de plus en plus bas, au fur et à mesure du remplissage de la feuille "Suivi". Quant à faire un tri par formule, il me semble que ce ne serait envisageable qu'avec des formules matricielles, ce qui risque de "ralentir" lorsque tu auras un volume de données plus important.

Je te laisse réfléchir à ton aise ... En pièce jointe, la version avec mise à jour de la feuille "Tri" et tri par macro ... et tu en feras l'usage que tu veux (sincèrement!) Le tri se fait (comme mentionné la dernière fois) au moment où la feuille "Tri" est activée. Il n'y a plus de formule pour compléter la colonne "Nom du bâtiment" (il aurait aussi fallu penser à les recopier)

Bonnes swââârée et nuit, le monde!

 

[Brunodb]

Re : Aide suivi de documents avec codification

Bonjour Modeste !

Merci pour cette dernière version !

Le tri fonctionne bien à un détail près, quand on supprime un document dans la feuille 'Suivi des documents', il n'est pas supprimé de l'onglet 'Tri'. Je n'arrive pas à régler ce détail. De plus, quand je supprime tout de cette feuille, des choses n'apparaissent qu'à partir du moment ou dans l'onglet 'Suivi des documents', la ligne 12 (ou 13, je n'arrive pas bien à savoir quand) est complétée. N'est ce pas le même problème que signalé avant ? (modification de la liste dynamique)

Pour le reste, ça fonctionne toujours bien, je reviendrai vers toi si il y a un oubli quelque part !!

Bonne journée,

Bruno