Pauline L
XLDnaute Nouveau
Bonjour, Bonjour 
Avant de vous exposer mon souhait, quelques mots sur mon activité.
32 ans dans quelques semaines, j'occupe le poste de conseillère technico-commerciale dans une compagnie d'assurance.
Le plateau téléphonique est composé de 12 conseillers, 1 animateur d'équipe et 1 manager.
Notre principale activité est de répondre à des appels entrants des agents ou collaborateurs d'agence pour soit les guider sur leur outil de travail soit de répondre à des questions liées à la souscription de contrat d'assurance, de cotisations, de mise en demeure, de prévoyance...
L'animateur d'équipe se charge d'établir un planning de permanence téléphonique :
- 9h à 9h45
- 11h30 à 12h30
- 13h30 à 14h
- 16h à 17h
- 17h à 18h.
Son objectif est de positionner des permanences de manière équitable afin que les collaborateurs ne se retrouvent pas avec les mêmes permanences téléphoniques chaque semaine. Il s'agit d'un roulement et ça doit être respecté au fil des mois.
Elle établit les plannings manuellement, cela lui prend une journée de travail.
Autre amélioration à apporter au sein du service : un ficher dans lequel est recensé l'ensemble des plannings ou voire même sur un même tableau.
Récapitulatif des différents plannings :
- planning de relecture de la documentation interne pour vérifier si éventuellement il y aurait des mises à jour à effectuer.
- planning des appels sortants (journées bien définies).
- planning des absences (voir pièce jointe)
- planning des permanences téléphoniques (voir pièce jointe)
- planning des appels récurrents et irritants c'est à dire par semaine 1 collaborateur est désigné pour récolter sur un tableau la typologie des appels.
- planning des relais Back office c'est à dire par semaine 2 collaborateurs sont désignés pour se rendre au Back office et remettre des demandes d'agents ou collaborateurs d'agence pour un traitement en urgence. Le délai moyen du traitement d'une demande effectué par le BO est de 10 jours.
J'ai l'impression d'avoir oublié un planning tellement il y en a à notre disposition.
Je compte joindre tous les documents listés ci-dessus ce weekend.
Je trouve notre façon de fonctionner très archaïque et j'aimerai moderniser l'ensemble des fichiers.
En pièce jointe, vous trouverez le planning des permanences téléphoniques ainsi que le planning des absences que j'ai déjà retravaillé avec une mise en forme conditionnelle. Excel est puissant, il y a tellement de fonctionnalités que je m'y perds entre les macros, les VBA...
Mon souhait c'est de trouver la solution qui permettrait de combiner l'ensemble des planning en utilisant qu'un seul classeur excel et surtout de soulager l'animateur d'équipe à l'élaboration des plannings de permanence téléphonique qui apparemment s'arrache les cheveux
Avant de vous exposer mon souhait, quelques mots sur mon activité.
32 ans dans quelques semaines
, j'occupe le poste de conseillère technico-commerciale dans une compagnie d'assurance.Le plateau téléphonique est composé de 12 conseillers, 1 animateur d'équipe et 1 manager.
Notre principale activité est de répondre à des appels entrants des agents ou collaborateurs d'agence pour soit les guider sur leur outil de travail soit de répondre à des questions liées à la souscription de contrat d'assurance, de cotisations, de mise en demeure, de prévoyance...
L'animateur d'équipe se charge d'établir un planning de permanence téléphonique :
- 9h à 9h45
- 11h30 à 12h30
- 13h30 à 14h
- 16h à 17h
- 17h à 18h.
Son objectif est de positionner des permanences de manière équitable afin que les collaborateurs ne se retrouvent pas avec les mêmes permanences téléphoniques chaque semaine. Il s'agit d'un roulement et ça doit être respecté au fil des mois.
Elle établit les plannings manuellement, cela lui prend une journée de travail.
Autre amélioration à apporter au sein du service : un ficher dans lequel est recensé l'ensemble des plannings ou voire même sur un même tableau.
Récapitulatif des différents plannings :
- planning de relecture de la documentation interne pour vérifier si éventuellement il y aurait des mises à jour à effectuer.
- planning des appels sortants (journées bien définies).
- planning des absences (voir pièce jointe)
- planning des permanences téléphoniques (voir pièce jointe)
- planning des appels récurrents et irritants c'est à dire par semaine 1 collaborateur est désigné pour récolter sur un tableau la typologie des appels.
- planning des relais Back office c'est à dire par semaine 2 collaborateurs sont désignés pour se rendre au Back office et remettre des demandes d'agents ou collaborateurs d'agence pour un traitement en urgence. Le délai moyen du traitement d'une demande effectué par le BO est de 10 jours.
J'ai l'impression d'avoir oublié un planning tellement il y en a à notre disposition.
Je compte joindre tous les documents listés ci-dessus ce weekend.
Je trouve notre façon de fonctionner très archaïque et j'aimerai moderniser l'ensemble des fichiers.
En pièce jointe, vous trouverez le planning des permanences téléphoniques ainsi que le planning des absences que j'ai déjà retravaillé avec une mise en forme conditionnelle. Excel est puissant, il y a tellement de fonctionnalités que je m'y perds entre les macros, les VBA...
Mon souhait c'est de trouver la solution qui permettrait de combiner l'ensemble des planning en utilisant qu'un seul classeur excel et surtout de soulager l'animateur d'équipe à l'élaboration des plannings de permanence téléphonique qui apparemment s'arrache les cheveux
