Microsoft 365 Tableau de suivi automatique

[coordinateur49]

Bonjour à tous.

Dans le cadre de mon activité en association, j'ai un besoin bien spécifique (et pas de service informatique pour m'aider) et je souhaiterai optimiser mon temps en automatisant un document mais mes compétences ne le permettent pas. Voici mon problème :

Mes salariés réalisent des fiches d'intervention de type bordereau de suivi de déchets sur lesquel, légalement, je dois générer un numéro à chaque intervention.

Ma question : comment créer un fichier qui génèrerait ces numéros à chaque intervention avec une spécification de client ?

Par exemple : client dupont -> du01, du02, client martin -> mar03, mar04 etc....

Est-ce possible sur Excel ou dois-je continuer de le faire à la main ?

Merci d'avance.

 

[Deadpool_CC]

Bonjour,
c'est possible sans soucis mais tu as un fichier exemple pour qu'on visualise mieux ? avec de fausse données.
d'autre part tu as un ID unique par client ? car Durant et Dupont cela va te faire "DU" tous les 2.
le N° de chrono derrière il doit être unique en fonction du Client ou unique globalement ?
le fichier exemple nous permettra de voir les colonnes et te fournir directement la formule qui va bien.
question complémentaire .. tes bordereaux tu reçois 1 fichier Excel à pour chaque ou c'est papier et tu saisi ensuite dans ton fichier ?

bref votre façon de fonctionner va aussi impacter la solution.
exemple : c'est l'ordre d'écriture des bordereaux qui prime dans la numérotation ou c'est juste l'ordre de saisie ou réception des bordereau ?

 

[Phil69970]

Bonjour @coordinateur49
Bienvenu sur XLD
Edit : Bonjour @Deadpool_CC on a eu la même idée le demandeur devrait réfléchir à notre manière de voir les choses !!!

Un fichier qui respecte le RGPD serait un plus pour te répondre précisément et surtout permet une adaptation aisée à ton vrai fichier

Question comment fais tu si tu as :
Dupont Jean
Dupont Jean Jacques
Dupont Jeanne

Merci de m'indiquer comment tu numérotes ces 3 noms

*Il serait beaucoup mieux de donner un identifiant unique pour chaque client

Exemple suivant le nombre de client que tu as tu ajustes les 0
ID ==> Nom Prénom
0001 ==> Dupont Jean
0002 ==>Dupont Jean Jacques
0003 ==>Dupont Jeanne

@Phil69970

 

[coordinateur49]

Bonjour et merci pour vos réponses.

Je peux générer un ID client selon mon logiciel Codial qui me permet facturation et devis donc pas de pb de ce côté la et ce sera en effet plus judicieux.

Voici le type de fichier que mes salariés utilisent et c'est la case bordereau n° qui m'intéresse.

 

[Phil69970]

Le fil

Voici le type de fichier que mes salariés utilisent

Non c'est une image pas un fichier excel !!!

Question comment fais tu si tu as :
Dupont Jean
Dupont Jean Jacques
Dupont Jeanne

Pas de réponse ?

@Phil69970

 

[Deadpool_CC]

et dans données tu as toutes les données des bordereaux anterieurs ?
et comme dit @Phil69970 (et moi même avant)... comment tu identifie tes clients de manière unique ?)
car le générer ok mais ou il sera dans le fichier Excel ?

 

[Deadpool_CC]

le temps de prendre une dose de nicotine ... une évidence : ton N° de bordereau ne dois pas avoir de réf au client. (un n° de facture est indépendant du client, un N° de devis aussi .... donc pourquoi ton n° de bordereau en aurait 1.
donc dans l'attente du fichier excel d'exemple pour te caluler un N° de bordeau de ce type :
AAMM-SD-xxxx ou xxxx est le numéro unique incrémenté du bordereau

mais cela veut dire aussi que tu dois avoir une feuille ou est présent un tableau récap de toute les données essentielles de chaque bordereau. (ou au moins le N°, la date + les données que tu juge nécessaire).

 

[coordinateur49]

Re et voici le fichier.

@Phil69970 : si j'ai répondu. Mes clients ont tous un code spécifique que je peux exporter dans Excel.


Deadpool_CC : "une évidence : ton N° de bordereau ne dois pas avoir de réf au client. (un n° de facture est indépendant du client, un N° de devis aussi .... donc pourquoi ton n° de bordereau en aurait 1."

Remarque judicieuse, le numéro ne doit en effet pas prendre en compte la référence client donc j'adandonne cette piste. Le format AAMM-SD-xxxx me semble bien adapté.

"mais cela veut dire aussi que tu dois avoir une feuille ou est présent un tableau récap de toute les données essentielles de chaque bordereau. (ou au moins le N°, la date + les données que tu juge nécessaire)."

Non actuellement je n'ai pas ce type de fichier. Mais si je dois en créer un, n'est-ce pas créer une tâche en plus pour en suprimer une ?

L'autre solution serait de créer un tableau dynamique croisé générant et incrémentant ce numéro de bordereau, qui serait reporté lors de la synchronisation sur mon PC. Non ?

 

[Deadpool_CC]

Non dans la logique tu pourrais avoir un fichier central avec toutes tes données
placer les excels de bordereau reçus par mail dans un dossier
et cliquer sur un bouton de ton fichier central pour lancer un traitement auto :
lit chaque fichier présent + génère le N° bordereau + le positionne dans le fichier + stock les données essentielles dans ton fichier central (N° bordereau inclut) + enregistre et ferme le fichier bordeau + le déplace dans un sous dossier "Traité" + passe au suivant ... et s'arrête quand plus de fichier.

ps : c'est qu'un exemple de procédure...
Car on pourrait aussi avoir un traitement avec une condition sur le nom des fichier Excel s'il ont un codage particulier, ...

Il faudrait d'abord que tu réfléchisses à la méthode de fonctionnement ... en prenant en compte le "comment cela se passe chez vous" et "comment cela devrait se passer" ...

et en fonction du fonctionnement optimale faire une macro qui automatise ouverture, calcul, sauvegarde des données, renommage du fichier en fonction du bordereau ... n'est pas si long.

vu la quantité de données, ton fichier "centrale" sera un résumé de chaque bordereau ... quelles infos sont importantes à avoir si tu veux te servir de ce tableau pour chercher trouver des bordereau spécifique ?

ex : faut que je retrouve dans mon tableau les bordereau "Démontage" de février 2022 et tel ou tel client.
comme cela avec le N° de bordereau (qui peut servir à nommer le fichier sauvegardé, on peut le retrouver plus vite

Bref entame une petite réflexion et reviens vers nous quand tu aura une meilleur idée de comment cela doit fonctionner
enfin c'est juste un conseil.
si c'est pas dans l'ère du temps on peut réfléchir à faire simple. mais cela répondra surement pas complètement à tes attentes.

 

[coordinateur49]

"cliquer sur un bouton de ton fichier central pour lancer un traitement auto :
lit chaque fichier présent + génère le N° bordereau + le positionne dans le fichier + stock les données essentielles dans ton fichier central (N° bordereau inclut) + enregistre et ferme le fichier bordeau + le déplace dans un sous dossier "Traité" + passe au suivant ... et s'arrête quand plus de fichier."
Excel peut faire ça ?? Preuve que je suis loin de maîtriser

En tous cas merci beaucoup car tu soulèves de bonnes intérrogations sur une organisation globale tout en me questionnant sur les critères de filtres et de recherches ausquels je n'avait pas pensé.

Je vais travailler sur ces éléments et je reviens rapidement.

 

[Deadpool_CC]

quand tu te lance dans de l'automatisation, faut le penser comme un projet sous peine de devoir tout remettre à plat régulièrement. essaye de te projeter : objectifs à moyen/long terme - Données que l'on souhaite gérer (déterminera des tableaux de bord à venir, statistiques, futures automatisation, ...)
Quand tu as fait cela tu peux commencer à faire un tableau dans ton fichier "Centrale" avec les données essentielles, ajouter si besoin des données issue de la facturation dans une autre feuille (ex : pour un tableau de bord CA / Durée d'intervention), ...
et quand tu aura cela revient vers nous pour les parties automatisations (lecture des bordereau reçus, ...)