Mise à jour automatique d'un classeur Excel sur base d'un autre classeur excel

[MaDel]

Bonjour à vous,

J'aimerais pouvoir gagner du temps et de l'énergie en parvenant à réaliser certaines opérations lors de mon utilisation d'excel... Mes connaissances étant sommaires, ai pensé que l'un(e) de vous pourrait peut-être m'aider.

Voici l'une des premières choses que j'aimerais pouvoir réaliser:

J'ai donc 2 classeurs Excel (List of Signatures et Participants & List), voir pièces jointes.
Le fichier dans lequel je rentre des données est "Participants List". Je souhaiterais que les données intégrées dans ce classeur se retrouvent automatiquement dans le fichier "List of Signatures". Est-ce possible (et je ne parle pas ici de copier-coller)?
Comme vous pouvez le voir dans les fichiers joints, toutes les données de "Participants List" ne se retrouvent pas dans l'autre classeur, il y a donc une sélection à faire.

Aussi, dans la colonne "Member" du fichier "List of Signatures", les seules données possibles sont YES et NO alors que dans l'autre classeur il y a certaines variantes (pour le Yes uniquement). Pour le No, c'est simple, quand c'est No dans le classeur Participants & List, c'est No dans le classeur "List of Signatures". Pour ce qui est du Yes, si la cellule "Member" dans le fichier "Participants List" contient le mot "Yes", alors YES doit apparaître dans la colonne membre de l'autre classeur.
2ème particulraité, la colonne "I'd like to receive the newsletter" du classeur "List of Signatures". Celle-ci doit contenir "Yes" si la personne est membre, donc s'il y a un "YES" dans la colonne membre. En revanche, si la personne n'est pas membre alors je dois avoir dans la cellule deux cases à cocher, Yes et No. Est-ce réalisable ?

Voilà, j'epsère avoir été +/- claire ;-)) et espère que l'un d'entre vous pourra m'aider. D'avance un tout grand merci.

Bonne journée à vous

 

[Modeste]

Re : Mise à jour automatique d'un classeur Excel sur base d'un autre classeur excel

Bonjour MaDel et bienvenue,

Comme vous pouvez le voir dans les fichiers joints

Euh, comment dire ... on ne voit pas grand chose dans les fichiers joints: seul "Participants & List.xls" contient ... 1 enregistrement.
Partant de là, difficile de déterminer quelle sélection il faudrait réaliser S'il ne faut pas afficher tous les participants dans "List of Signatures.xls" quel(s) critère(s) est(sont) à prendre en compte?
Tant qu'à faire, précise aussi si un même participant pourrait apparaître plusieurs fois dans un des 2 fichiers. Dans la colonne '#' de "Participants & List" le n° pourrait-il être considéré comme un identifiant unique?

En conclusion, quelques infos complémentaires et des exemples plus révélateurs dans les fichiers seraient les bienvenus

A bientôt,

 

[MaDel]

Re : Mise à jour automatique d'un classeur Excel sur base d'un autre classeur excel

Bonjour Modeste,

Merci ;-)

Alors, j'ai ajouté quelques données dans les fichiers. J'espère que cela suffira, en fait je remplis le fichier "Participant & List" au fur et à mesure.. un peu tous les jours en sorte. Je n'ai rien mis dans List of Signatures puisque je souhaite que celui-ci se remplisse automatiquent et se mette à jour automatiquement si j'apporte des changements à "Participant & List".

Tous les participants doivent apparaître dans le fichier "List of signatures". C'est pour cette raison que lorsque je rentre des données dans le fichier "Participant & List" j'aimerais que le fichier "List of signatures" se mette à jour automatiquement en fonction des données entrées. En bref, si en ouvrant le fichier "Participant & List", tu entres tes données dans chaque colonne, j'aimerais que se retrouvent dans le fichier "List of signatures" et de manière automatique:

Ton nom dans la colonne Surname (ce que tu auras entré dans la colonne du fichier "Participant & List").

Ton prénom dans la colonne First Name (ce que tu auras entré dans la colonne First_Name du fichier "Participant & List").

Si tu es membre ou non (en fonction de ce tu auras entré dans la colonne Member du fichier "Participant & List". Si c'est NO, et bien NO apparaîtra et si la cellule contient Yes (il y a plusieurs variantes du yes... d'où le "contient", et bien là Yes apparaîtra).

Si tu participes à l'événement ou non (ce que tu auras entré dans la colonne Social_Event_ du fichier "Participant & List").

Si tu souhaite recevoir la newsletter ou non (en fonction de ce tu auras entré dans la colonne Member du fichier "Participant & List". Si la cellule "member" contient Yes, alors Yes apparaîtra dans la cellule newsletter du fichier "List of signatures", en revanche si dans la personne n'est pas membre alors deux cases à cocher (Yes et No) apparaîtront apparaîtra dans la cellule newsletter du fichier "List of signatures").

Les participants n'apparaîssent qu'une seule fois dans chaque fichier.

Et la réponse à "Dans la colonne '#' de "Participants & List" le n° pourrait-il être considéré comme un identifiant unique?" est oui, le # est un identifiant unique.

Voilà, j'espère que c'est un peu plus clair. Si pas, n'hésite pas à me demander de plus amples explications. D'avance merci pour ton aide.

Madel

 

[Modeste]

Re : Mise à jour automatique d'un classeur Excel sur base d'un autre classeur excel

Re-bonjour Madel,

Une première chose: est-il possible de faire en sorte que les titres de colonnes des deux fichiers soient identiques (choisir "First Name" ou "First_Name", puis utiliser le même nom dans les deux fichiers, Vérifier qu'une espace ne "traîne" pas derrière un des titres, ...)?
Si la réponse est oui à cette première question, peux-tu essayer, en A4 de "List of Signatures", la formule suivante:

=INDEX('[Participants & List.xls]Registrations'!$B$2:$S$49;LIGNES($1:1);EQUIV(A$2;'[Participants & List.xls]Registrations'!$B$1:$S$1;0))

La formule peut-être recopiée vers le bas et vers la droite (on modifiera les formules en colonnes C et D dans un second temps)

Pour la colonne C, les contrôles de validation devaient se trouver sur une autre feuille. On ne peut donc savoir ce qui était autorisé, dans la colonne "Member". Pour tester que la cellule correspondante dans "Participants & List" contient "Yes" (n'importe où), tu peux tester cette autre formule en C4 (puis recopier vers le bas):

=SI(INDEX('[Participants & List.xls]Registrations'!$B$2:$S$49;LIGNES($1:1);EQUIV(C$2;'[Participants & List.xls]Registrations'!$B$1:$S$1;0))="No";"No";SI(ESTNUM(CHERCHE("yes";INDEX('[Participants & List.xls]Registrations'!$B$2:$S$49;LIGNES($1:1);EQUIV(C$2;'[Participants & List.xls]Registrations'!$B$1:$S$1;0))));"Yes";""))

... oui ça devient un peu plus long (mais je ne fais qu'interpréter tes consignes )

En colonne D, on peut, en revanche, faire plus court. Indiquer en D4, puis recopier vers le bas:

=SI(C4="Yes";"Yes";"")

Teste le tout ... et dis-nous:

1. si j'ai bien compris
2. si les résultats sont ceux que tu attendais
3. si tu t'y retrouves

 

[MaDel]

Re : Mise à jour automatique d'un classeur Excel sur base d'un autre classeur excel

Bonjour Modeste,

Mes réponses ci-dessous :


Une première chose: est-il possible de faire en sorte que les titres de colonnes des deux fichiers soient identiques (choisir "First Name" ou "First_Name", puis utiliser le même nom dans les deux fichiers, Vérifier qu'une espace ne "traîne" pas derrière un des titres, ...)?

Oui et c’est chose faite.

1. Si la réponse est oui à cette première question, peux-tu essayer, en A4 de "List of Signatures", la formule suivante: =INDEX('[Participants & List.xls]Registrations'!$B$2:$S$49;LIGNES($1:1);EQUIV(A$2;'[Participants & List.xls]Registrations'!$B$1:$S$1;0))
La formule peut-être recopiée vers le bas et vers la droite (on modifiera les formules en colonnes C et D dans un second temps)

J’ai recopié cette formule et rien ne se passe, seule la formule apparaît dans la cellule. Juste au cas où cela te serait utile, les deux fichiers étaient ouverts.

1. Pour la colonne C, les contrôles de validation devaient se trouver sur une autre feuille. On ne peut donc savoir ce qui était autorisé, dans la colonne "Member". Pour tester que la cellule correspondante dans "Participants & List" contient "Yes" (n'importe où), tu peux tester cette autre formule en C4 (puis recopier vers le bas): =SI(INDEX('[Participants & List.xls]Registrations'!$B$2:$S$49;LIGNES($1:1);EQUIV(C$2;'[Participants & List.xls]Registrations'!$B$1:$S$1;0))="No";"No";SI(ESTNUM(CHERCHE("yes";INDEX('[Participants & List.xls]Registrations'!$B$2:$S$49;LIGNES($1:1);EQUIV(C$2;'[Participants & List.xls]Registrations'!$B$1:$S$1;0))));"Yes";""))
oui ça devient un peu plus long (mais je ne fais qu'interpréter tes consignes )

Là aussi, ai recopié la formule et rien ne se passe. Sorry pour la longeuer de mes consignes ;-)

1. En colonne D, on peut, en revanche, faire plus court. Indiquer en D4, puis recopier vers le bas: =SI(C4="Yes";"Yes";"")
Ben, là difficile à dire... puisque rien en C4...

- si j'ai bien compris
Oui, je pense que tu as bien compris. Enfin je crois ;-)
- si les résultats sont ceux que tu attendais
Ben, vu que rien ne se passe, pas vraiment.
- si tu t'y retrouves
Ben, je dois avouer que ces formules sont aussi lisibles que du chinois pour moi, donc m’y retrouver est un bien grand mot... Disons que je patauge... ;-)

As-tu une idée de la raison pour laquelle rien ne s’affiche sauf la formule elle-même ?? Ceci étant dit, je n’ai pas de message d’erreur.


Merci beaucoup pour ton aide.

Madel

 

[Modeste]

Re : Mise à jour automatique d'un classeur Excel sur base d'un autre classeur excel

Bonjour Madel,

J’ai recopié cette formule et rien ne se passe, seule la formule apparaît dans la cellule. Juste au cas où cela te serait utile, les deux fichiers étaient ouverts.

J'avais remarqué effectivement, mais la chose m'était sortie de la tête. Dans ton fichier "List of Signatures" les colonnes A et B sont au format Texte ... c'est la raison pour laquelle la cellule n'affiche pas le résultat.
Sélectionne A4 et B4 et dans le format de cellule, sélectionne le format "Standard". Ensuite, double-clic dans chacune de ces deux cellules (si les formules s'y trouvent encore) et appuye directement sur Enter ... le résultat devrait apparaître maintenant.

... dis-nous déjà si ça va mieux, comme ça

 

[MaDel]

Re : Mise à jour automatique d'un classeur Excel sur base d'un autre classeur excel

Cette fois j'ai un message d'erreur pour les 2 cellules me disant que la formule contient une erreur... J'ai bien tenté de la repérer, mais en vain... une idée??

Madel

 

[MaDel]

Re : Mise à jour automatique d'un classeur Excel sur base d'un autre classeur excel

Je viens de remplacer tous les ; par des , et je n'ai plus de message d'erreur. En revanche, j'ai #Nom? dans les deux cellules (A4 et D4).

 

[Modeste]

Re : Mise à jour automatique d'un classeur Excel sur base d'un autre classeur excel

Bonsoir Madel,

Utiliserais-tu une version anglaise d'Excel

Peux-tu décompresser la pièce jointe et ouvrir "List of Signatures" (un message devrait t'avertir que ce classeur comporte des liaisons avec un autre classeur ... choisis "Oui" ou "Non" ... à ce stade, ce n'est guère important!)

... et là, il se passe quoi?

 

[MaDel]

Re : Mise à jour automatique d'un classeur Excel sur base d'un autre classeur excel

Bonsoir Modeste,

Oui, j'utilise une version en anglais.

Malheureusment je ne pourrai pas tetser ton fichier avant lundi prochain. Je teste ça lundi et te reviens.

Encore merci pour ton aide et à lundi.

Madel

 

[Modeste]

Re : Mise à jour automatique d'un classeur Excel sur base d'un autre classeur excel

Re²,

Oui, j'utilise une version en anglais.

Il faudra donc que tu gardes cet aspect des choses en mémoire si tu poses d'autres questions un de ces jours (les fonctions ne sont pas les mêmes dans les 2 langues, mais elle devraient être traduites, me semble-t-il, automatiquement si tu ouvres mon fichier)

J'essayerai donc d'attendre lundi ... n'oublie pas de repasser dire ce qu'il en est!

 

[MaDel]

Re : Mise à jour automatique d'un classeur Excel sur base d'un autre classeur excel

Bonjour Modeste,

Me voilà de retour. N'ai pas pu me reconnecter avant ce matin.

Alors, j'ai ouvert ton fichier List of Signatures et ce que j'y voyais étaient bien des données. Ensuite, ai ouvert ton fichier Participant & List, y ai ajouté une ligne de données, pui ai réouvert ton fichier List of Signatures en lui demandant de mettre à jour les données cette fois, mais rien ne se passe, le fichier reste tel que tu me l'as envoyé. Dois-je faire une autre manip pour que le mise à jour entre les 2 fichiers se fasse ?

Encore un très rand merci pour ton aide.

Bonne matinée,

Madel

 

[MaDel]

Re : Mise à jour automatique d'un classeur Excel sur base d'un autre classeur excel

Rebonjour Modeste,

Je viens de refaire un essai en ayant sauvé tes fichiers sur mon disque dur et cela fonctionne. Mille merciiiissss!!!! Je vais me pencher sur tes formules, histoire de saisir le processus. Encore merci.

Je risque d'avoir d'autres "défis", puis-je m'adresser à toi ou dois-je recréer un autre "sujet" sur le forum ?

Madel

 

[MaDel]

Re : Mise à jour automatique d'un classeur Excel sur base d'un autre classeur excel

Jamais 2 sans 3 ... ;-))

Ai voulu réappliquer tes formules à mes fichiers (en modifiant bien les # des cellules ou ROWs ou colonne, mais la mise à jour ne se fait pas. Seules les formules apparaissent dans les diverses cellules.

A part les formules, ya-t-il une autre manip à faire ?

Madel

 

[Modeste]

Re : Mise à jour automatique d'un classeur Excel sur base d'un autre classeur excel

Bonjour Madel ... et puis tous les autres!

Fichtre, trois messages sur la matinée! Heureusement que je ne te lis que maintenant et pas au fur et à mesure ... j'y aurais encore perdu 3 cheveux (or ils se font déjà rares )
Si je te suis bien, ça ne fonctionne pas, mais finalement ça marche et en définitive rien ne va plus

La seule hypothèse raisonnable que je peux hasarder à ce stade est: retour au message #6 sélectionne les cellules où tu saisis tes formules et regarde dans le format si tu ne serais pas en "Texte" (si oui, revenir au format Standard, double-cliquer dans la cellule pour passer en mode édition et valider sans rien changer).

Si ce n'est pas là le souci, dépose une version allégée et sans données confidentielles de ton fichier ...