XL 2016 créer plannings journaliers d'une boutique

[kevin77]

Bonjour,

Je suis chef d'équipe dans une boutique. Je gère jusqu'à 25 vendeurs par jour.

Je suis en charge des plannings hebdomadaires pour mes employés, mais aussi des plannings journaliers que nous appelons "breaksheet" chez nous.

C'est une tâche qui me prend beaucoup de temps, je passe environ 1h sur chaque feuille excel correspondant à un jour de la semaine.

je m'explique :

c'est un tableau avec les horaires (chaque colonne = 15mn), avec l'amplitude horaire de l'ouverture jusqu'à la fermeture de la boutique)

Chaque employé a des tâches bien disctinctes dans une journée que je dois préciser dans chaque case, chaque quart d'heure

ex: Marie commence à 8h. De 8h à 12h elle sera à la caisse N°1, de 12h à 12h45 elle sera en pause déjeuner, de 12h45 à 15h à la caisse N°2, pause de 15h à 15h15, comptage caisse de 15h15 à 15h45.

Il faudrait vraiment que je trouve une solution afin de me faciliter ce travail de "dispatch" des missions grâce à une macro ou autre, dans le but de m'économiser du temps.

En fichier joint, un exemple d'un planning sur une journée.

Si quelqu'un a des idées, des programmations excel déjà existantes, je suis preneur.

merci d'avance pour votre aide,

Cordialement,

Kévin

 

[kevin77]

Bonjour à tous,

Pas de volontaires pour m'aider ?

 

[ChTi160]

Bonjour Kevin
Sans fichier , peu d amateur !
jean marie

 

[kevin77]

Bonjour Chti160

Le fichier est trop confidentiel pour que je le partage en public, ce sont des données de mon entreprise que je ne dois pas divulguer à tous. Si une personne se porte volontaire pour m'aider je peux lui envoyer le fichier en MP.

Merci

 

[Victor21]

Bonjour, kevin77.

Mon adresse mail est trop confidentielle pour que je la partage, mais vous pouvez anonymiser (cf Conformité RGPD) et simplifier votre fichier, pour n'y laisser que ce qui vous pose problème, et je répondrai si je peux vous aider.

 

[kevin77]

Bonjour, kevin77.

Mon adresse mail est trop confidentielle pour que je la partage, mais vous pouvez anonymiser (cf Conformité RGPD) et simplifier votre fichier, pour n'y laisser que ce qui vous pose problème, et je répondrai si je peux vous aider.

Bonjour Patrick,

merci pour l'intérêt porté à ma demande.

J'ai modifié un fichier en enlevant tout ce qui peut être compromettant, tu le trouveras en pièce jointe.

 

[Victor21]

Re,

J'ai eu à gérer le même type de problème, et l'ai résolu ainsi :
Au lieu d'affecter une suite de tâches par personne, j'ai créé des "positions" fixes (autant de position que de cas de figure) du type :

Position 1 commence à 8h. De 8h à 12h elle sera à la caisse N°1, de 12h à 12h45 elle sera en pause déjeuner, de 12h45 à 15h à la caisse N°2, pause de 15h à 15h15, comptage caisse de 15h15 à 15h45.

Cette position correspond à une durée totale, et une durée par tâche.
Il suffit ensuite d'affecter une position déjà définie à chacun du personnel présent (liste déroulante), et de récupérer les infos de cette position pour :
- établir le planning
- calculer les durées (totale et par tâche)
- Visualiser les redondances et les manques.

 

[kevin77]

Un grand merci pour tes conseils.

J'ai déjà essayé de fonctionner comme ça, mais certains de mes employés arrivent ou terminent à des heures bien distinctes des autres, et cela change tous les jours et toutes les semaines en fonction des besoins de ma boutique... c'est pas facile

Dans l'déal, j'aimerai avoir une macro qui, à l'aide d'une base de données (caisses obligatoirement ouvertes, caisses secondaires, autres missions comme le réassort, la BAP, etc.) se dispatchent automatiquement sur le créneau horaire sur lequel l'employé travaille, en incluant ses temps de pause.

Mais je ne suis pas assez expert pour créer cette macro...

J'aurais essayé

 

[youky(BJ)]

Bonjour à tous,
J'ai créé un fichier qui permets de bien avancer.
Il est avec userform donc faut activer les macros
Ce fichier peut servir de test ou il peut fonctionner en arrière plan.
Pour avoir le formulaire sur votre fichier planning une fois ouvert ce fichier et afficher le formulaire ouvrir votre fichier Planning
en principe tout fonctionne en placant le curseur au bon endroit sur la ligne concernée et l'heure de départ
Bruno

 

[Victor21]

Re, Kevin77, bonjour, Bruno

[...] mais certains de mes employés arrivent ou terminent à des heures bien distinctes des autres, et cela change tous les jours et toutes les semaines en fonction des besoins de ma boutique... [...]

C'est là que se situe le problème : une liste exhaustive de tous les horaires nécessaires avec le détail des tâches mettrait de l'ordre dans votre organisation... et vous simplifierait la vie.
Penser qu'une simple macro pourrait optimiser votre organisation est amha une erreur qui vous empêchera d'effectuer le travail de fond : recenser et formaliser les besoins (tâches) en fonction des ressources (personnel). Un travail fastidieux, mais à ne réaliser qu'une fois... Mais "c'est vous qui voyez "...

 

[youky(BJ)]

Bonjour Victor,
Pour les plannings il y a souvent hélas trop d'aléas.
Kevin,
Sur ce fichier je traite au plus simple à savoir on mets le curseur sur la bonne ligne à l'heure voulue
on affiche l'userform on choisit le temps et on click sur le bouton désiré.
La selection s'enchaine on peut rapidement faire les choses à la suite.
Le meilleur c'est d'essayer
Bruno

 

[Victor21]

Re, Bruno.
J'avais testé ta macro qui, sans surprise, fonctionne parfaitement.
Mais je comparerais ce mode de fonctionnement à de l'improvisation musicale, et si cela peut fonctionner avec une petite structure (3 ou 4 personnes), j'imagine mal faire cet exercice tous les jours pour 25 personnes
PS : JPS m'appelait Patrick.

 

[Staple1600]

Bonsoir les chronophiles (2)

[aparté d'avant dodo]

PS : JPS m'appelait Patrick.

JPS?
L'idole des jeunes?
Ou le p'tit gars de Nottingham ?
[/aparté d'avant dodo]

OK je sors

 

[Modeste geedee]

Re, Bruno.
J'avais testé ta macro qui, sans surprise, fonctionne parfaitement.
Mais je comparerais ce mode de fonctionnement à de l'improvisation musicale, et si cela peut fonctionner avec une petite structure (3 ou 4 personnes), j'imagine mal faire cet exercice tous les jours pour 25 personnes
PS : JPS m'appelait Patrick.

même que parfois, adepte du contrepet , il affectionnait un joyeux : "Salut Patrick"

 

[kevin77]

Un grand merci à tous pour vos réponses.

L'outil que vous m'avez proposé fonctionne en effet parfaitement mais ne m'est pas très utile étant donné que j'avais déjà mis en place des mises en formes conditionnelles, et cela n'accélère pas forcement le processus.

Je vais continuer à me creuser la tête, c'est fastidieux de faire cet exercice tous les jours, et cela m'empêche de passer du temps sur le terrain avec mes employés.

Je vous partagerai le fichier si je réussis à faire quelque chose un jour.