Attribution automatique de dossier

Pink Lolita · 6 Septembre 2008

Bonjour,

J'aimerai trouver une formule sur Excel pouvant attribuer automatiquement des nouveaux dossiers aux employés. Dans ma base de données (Excel/j'ai déjà bâti mon tableau croisé dynamique), j'ai plusieurs catégories (date de début et fin de projet, type de projet, le nom des agents,etc). Chaque dossier est catégorisé par dyade d'employés (j'espère que je m'exprime clairement). Tout ça me permet de voir qui travaille avec qui, sur quel dossier, bref de voir l'ensemble de la charge de travail des agents. La valeur ajoutée à ma base de données, serait d'intégrer une formule ou une macro quelconque indiquant le prochain agent à administrer le futur projet (qqchose qui ressemblerait aux logiciels permettant d'attibuer automatiquement les quarts de travail--horaires aux infirmières//tenant compte des différents "caractéristiques", mais beaucoup moins complexe)

Est-ce possible de concevoir une petite formule ou bien une macro qui m'aiderait à concevoir la charge de travail des agents sans le faire à la mitaine.

Merci d'avance !!!🙂

abcd · 6 Septembre 2008

Re : Attribution automatique de dossier

Bonjour,

Il est fort probable que cela puisse se faire, mais pour en avoir la certitude il faudrait avoir le fichier sous les yeux, avec les données de départ, les contraintes et le résultat à obtenir.

abcd

Pink Lolita · 6 Septembre 2008

Re : Attribution automatique de dossier

Oh Merci bcp!!!!

voilà je vais te donner un "exemple" de mon fichier. Question de confidentialité, j'ai modifié les données
L'essentiel est de savoir comment puis-je attribuer le prochain dossier à un AGENT1 en tenant compte du nombre de dossiers déjà attribué et également du type de dossier.
Je sais qu'il est question de la fonction "moyenne", mais je suis disons débutante avec Excel.

J'espère que mon "prototype" à pu éclaircir le tout!!!
Merci d'avance

jeanpierre · 6 Septembre 2008

Re : Attribution automatique de dossier

Bonsoir Pink Lolita et Bienvenue sur le forum XLS, abcd,

Je ne vois pas, sur ton fichier, ni sur quel critère comment attribuer à tel ou tel une charge supplémentaire.

Il doit manquer des éléments.... ou bien je n'ai pas bien compris... possible.

A te lire et bonne soirée.

Jean-Pierre

Pink Lolita · 7 Septembre 2008

Re : Attribution automatique de dossier

Salut!!!

merci de prendre le temps de me donner un p'tit coup de pouce 😱)

Le tableau que je suis en train de concocter me permettra de visualiser la charge de travail des membres de mon équipe (AGENT1). Je dois leur administrer de nouveaux dossiers au jour le jour. Donc pour ce faire, je suis toujours en train de faire cela à la main en regardant la moyenne de leur charge de travail selon les type de dossiers qu'ils possèdent actuellement (en cours, à venir, terminé). Donc celui qui a en tout le moins de dossier dans la catégorie type est "l'heureux" élu à qui j'assignerai le nouveau dossier en question.

Donc on parle plutôt de moyenne je crois non??

Est-ce que j'étais assez précise pour toi ??? N'hésite pas de me poser plus de questions!!!

merci encore

kjin · 7 Septembre 2008

Re : Attribution automatique de dossier

Bonsoir,
Il me parait difficile de t'orienter dans la mesure où il est impossible de juger de la charge de travail que représente chaque dossier, et comment le temps est réparti.
Néanmoins, tes données dans un TCD, t'aiderai je pense à y voir plus clair et à faire tes choix
A+
kjin

Pink Lolita · 7 Septembre 2008

Re : Attribution automatique de dossier

Bonsoir Kjin!

merci!

mais en passant j'exploite justement un tableau croisé dynamique pour visualiser le tout. Mais je dois constamment l'alimenter en insérant de nouveaux dossiers. Ce qui m'embête est de savoir à qui devrais-je l'assigner (Agent1). Considérons que chaque charge de travail a la meme valeur et le temps (date de début et de fin) n'influencera pas mon choix d'agent.
Dois-je en conclure que ma requête est vraiment complexe!!?? Que je ne pourrai pas m'en sauver d'administrer le tout à la main finalement??Au secours!

je suis vraiment découragée
Merci quand même (snif)

Lolita (en pleure...)

jeanpierre · 7 Septembre 2008

Re : Attribution automatique de dossier

Re, Bonsoir kjin,

Pour rebondir sur ton questionnement.. Un dossier peut demander quelques heures, un autre quelques jours et d'autes encore quelques semaines de travail.

Autant d'éléments à analyser au coup par coup.

Précisions à attendre.

Bonne nuit.

Jean-Pierre

Pink Lolita · 7 Septembre 2008

Re : Attribution automatique de dossier

Merci Jean-Pierre

je ne réalisais pas que c'était si complexe.
a+ 😱)

job75 · 7 Septembre 2008

Re : Attribution automatique de dossier

Bonsoir Lolita, jeanpierre, kjin

Le problème Lolita c'est que l'on ne voit pas clairement (moi en tout cas) ce que vous faites "à la main". Si c'était clair on devrait trouver quelque chose pour vous simplifier le travail.

A demain matin.

Pink Lolita · 7 Septembre 2008

Re : Attribution automatique de dossier

Bonsoir Job75!

Voici un exemple de ce que je fais à la main:

Le tableau croisé dynamique me donne le nbre de dossiers/Agent1.
Je le prends en note
Ensuite je décortique le nbre de dossiers slon le type/AGENT1
J'en prends note aussi.
Je regarde quel est l'AGENT1 qui possède le moins de dossier au total+le moins de dossier selon le type. Je lui assigne donc un nouveau dossier. Ce qui a le plus de poids en tout c'est vraiment la valeur du nombre de dossier en général. C'est ça qui prime le plus au fond

Sur mon TCD actuel, si je veux assigner un nouveau dossier de type CC, je constaterai à la main (après avoir décortiqué le tout) que c'est à l'AGENT1 Didier à qui je dois donner le nouveau dossier.

Et voilà, j'espère que j'ai pu simplifier ma requête!
N'hésite pas si tu as d'autres questions!!!

Merci beaucoup à tous de bien vouloir m'aider!!
a+

Pink

job75 · 7 Septembre 2008

Re : Attribution automatique de dossier

Bonjour Lolita, le forum,

Pink Lolita à dit:
Je regarde quel est l'AGENT1 qui possède le moins de dossier au total+le moins de dossier selon le type.

Ce n'est pas clair. Que veut dire le signe + ? Les 2 conditions en effet ne sont pas nécessairement compatibles.

Je lui assigne donc un nouveau dossier.

Par quoi un nouveau dossier est-il caractérisé ? Par un n° de projet ? Comment obtenez-vous ce n° ?

Par ailleurs il serait souhaitable de savoir quand et comment vous remplissez les autres champs.

A+

job75 · 7 Septembre 2008

Re : Attribution automatique de dossier

Re,

Sans attendre les réponses, voici un essai ci-joint.

En Feuil1, les colonnes J K L déterminent l'Agent1 qui a au total le moins de dossiers.

Dans le code de cette feuille (clic droit sur l'onglet et Visualiser le code), on touve la macro suivante qui se déclanche quand on entre une valeur en colonne A :

Code:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
If Not Intersect(Target, [A:A]) Is Nothing And Not IsEmpty(Target) _
And Target.Cells.Count = 1 And IsEmpty(Target.Offset(0, 3)) _
Then Target.Offset(0, 3).Value = [L1].Value
End Sub

On peut améliorer pour déterminer l'Agent2, mais il faudrait préciser comment on le détermine (je n'ai pas compris par exemple pourquoi on a parfois Agent2=Agent1...)

Dites-nous ce que vous désirez améliorer.

A+

Edit : êtes-vous sûre qu'un TCD est nécessaire ?

Pink Lolita · 7 Septembre 2008

Re : Attribution automatique de dossier

Bon matin Job75!!

Wow,merci beaucoup!!!🙂

Je n'ai pas développé certains détails car je jugeais qu'ils n'étaient pas important:

Les Agents2 sont déjà prédéterminés par une autre coordonateur. Je ne m'occupe guère d'eux. je n'ai aucun contrôle sur ça.

Les no de dossiers sont créés par un autre logiciel informatique au boulot. Donc aucun contrôle.

Le signe + ne voulait rien dire, je voualis dire "et" .
Il est vrai que ces conditions ne sont pas compatibles

LE TCD me sert mine de rien comme vue d'ensemble de la charge de travail des Agents1.

Je ne sais pas si c'est trop demandé, mais j'aimerai plutôt que les colonnes que vous aviez insérées se retrouvent sur une autre feuille. Quel est le truc pour le faire sans perturber la formue?

De plus, (là j'ai l'impression de trop en demander, je suis gênée là)😱 je ne sais pas si possible d'ajouter une fonction "suivante suggestion d'AGENT1" dans la mesure où l'Agent1 n'est pas disponible à administrer un nouveau dossier (si l'Agent1 part en vacances, je suis foutue pour trouver à la mitaine un autre Agent1 ?)

ENCORE UNE FOIS MILLE MERCI, je ne sais que dire, vraiment ce forum m'impressionne.!! Wow🙂

Pinky Loli

kjin · 7 Septembre 2008

Re : Attribution automatique de dossier

Bonjour,
Je ne sais pas à quoi te sert le TCD, s'il suffit d'attribuer le dossier à celui qui en a le moins, ce qui parait logique au premier abord !
Ca reste néanmoins une drôle d'analyse, mais par les temps qui court....
A+
kjin

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