Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

[super_newbie_pro]

Bonjour

Je viens vers vous car je suis une larve sur excel et à part des formules basiques, je suis perdu. J'ai tout de même réussi à créer un menu grâce à l'aide trouvée sur des tutos sur internet mais là je suis coincé. Je souhaite créer un fichier à utiliser sur un ordinateur portable qui remplacerait le cahier qu'on a pour inscrire nos ventes, quand on vend des produits.

Vous trouverez ci-joint ce que j'ai réussi à faire et la mise en forme souhaitée. J'ai fait une page dédiée aux catégories de mes produits.

Sur la page principale qui aurait comme nom la date, quand je vends un stylo ou un cahier, je sélectionne la catégorie dans le menu que j'ai réussi à faire (j'ai nommé la liste des catégories de la page paramètres pour pouvoir insérer dans chaque cellule de la page principale dans la colonne catégorie de produits, un menu catégorie)

Ca évite ainsi de devoir à chaque fois retaper le nom de la catégorie. Référence je l'entre manuellement, de même que le prix, et j'ai fait un calcul automatique pour le total. A la fin de la journée j'ai fait un total général.

Voici ce que je souhaiterais faire mais je ne sais pas comment et si vous pourriez m'expliquer chaque étape, sur quel bouton cliquer, que rentrer et où, ça me permettrait de comprendre en même temps.

==> Je souhaiterais que quand on lance le fichier excel, ça se synchronise avec la date de l'ordinateur et que ça créé une page de travail à la date du jour de l'ouverture du fichier où j'entrerais manuellement mes ventes. Pourquoi il faut que ça se synchronise ? Parceque sinon il faudrait faire en sorte quand on lance le fichier, qu'une page apparaisse et demande la date d'aujourd'hui. On l'entre, et ça créé une page de travail similaire à celle que j'ai fait, vierge.

Pourquoi mettre une date ?

==> je voudrais que chaque journée ait sa page de créée au fur et à mesure du temps. De sorte que je puisse avoir une page "résumé" où j'ai mes totaux généraux ( = somme encaissée dans la semaine, somme encaissée dans le mois, où ça additionne le montant de chaque feuille) ainsi que les sous totaux ( = somme encaissée dans la semaine pour ma catégorie 1, ma catégorie 2 etc..., somme encaissée dans le mois pour la catégorie 1, pour la catégorie 2 etc..)

==> Cependant je ne sais pas comment faire pour additionner le montant suivant la catégorie sachant qu'elle est variable grâce au menu. Je me suis dit que peut être la fonction "si" marcherait mais j'ai vite déchanté, je n'y arrive pas et ne sait pas comment procéder.

D'avance merci pour votre aide et votre patience dans vos explications.

 

[super_newbie_pro]

Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Re


J'espère que tu as invité Monsieur SALVAN a devenir membre du forum XLD ?

A mon avis , le plus dur reste à venir

Le test de ton fichier avec l'utilisateur final

(Et je parle d'expérience, j'ai jadis développé un outil avec bo et menu personnalisé , que du vba, pas de formule,une interface utilisateur avec userform et tutti quanti
Ah il était beau mon classeur , il sentait le sable chaud...)
Sauf que j'avais oublié l'essentiel:
l'utilisateur final
Une brave dame en contrat aidé pour qui un pc était un monde inconnu

Bilan: j'ai passé des heures au téléphone pour expliquer et au final , j'ai du renoncer à mon beau fichier automatisé pour un outil des plus basique que cette personne a su finalement appréhendé sans trop de souci.

Ah oué... En fait c'est exactement le destinataire du fichier :/
L'employée, bien que canon sait à peine utiliser word... Et la mission c'est de lui confier ce fichier pour qu'elle y inscrive les ventes effectuées et que ça soit plus simple pour la fin du mois afin de voir le chiffre fait dans chaque catégorie et l'envoyer au comptable sans qu'elle passe une journée pour prendre chacune de ses notes sur son cahier :/
Pour M. SALVAN il est je cite "allergique" aux forums erfffff...

 

[Staple1600]

Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Re


C'est bien ce que je disais un fichier trop sophistiqué pour une personne néophyte sera source d'un "SAV" conséquent.

Enfin ce que j'en dis moi ...

Si j'étais Monsieur SALVAN (bon c'est vrai je ne serai pas sur XLD)

Mais bon, donc, si j'étais lui, je regarderai au préalable les logiciels (comme je l'ai déjà dit) existants (freeware ou à petit prix, sous Excel ou pas), j'offrirai une formation de base à mon employée.
Je testerai avec elle l'existant.

Et si vraiment , je ne trouvais rien de probant, alors là oui je me lancerai (par pur plaisir égoïste) dans le développement de la réinvention de la roue.
Ah mais non, je pourrais pas car si j'étais Monsieur SALVAN
j'aurais point le temps.

Je laisse donc le soin aux autres membres du forum à entrer avec toi dans l'usine à gaz qui se profile à l'horizon.

Je repasserai ici pour l'inauguration.

PS: rien que de l'humour dans ce message.
(je précise au cas ou ...)

 

[super_newbie_pro]

Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

ptdrrr ! Merci ^^
Mais on va quand même essayer de faire en sorte que ça soit au plus simple, avec de gros boutons, de grosses lettres pour que ça soit bien lisible et clair
Si vous avez des morceaux de codes à rajouter ici ou là pour certaines fonctions je suis preneur.

 

[super_newbie_pro]

Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Alors me revoila... Pfouaaa ça n'a pas été facile ! Ca a été laborieux, je me suis tiré les cheveux mais je pense que cette fois c'est bon et ça évite l'usine à gaz.

je pense avoir fait au plus simple. Donc la consigne est la suivante ; l'employée ouvre le fichier, change la date dedans, l'enregistre tout de suite sous le mois en cours. Par exemple ; octobre2010.xls

Puis elle ne travaille plus qu'avec ça pendant tout le mois. Une fois le mois fini, elle ouvre le fichier vierge, change la date dedans et fais pareil, l'enregistre sous le mois en cours ; novembre2010.xls

Ca c'est fait. Ensuite pour les données entrées, tout ce qu'elle entre et enregistre, se met dans l'onglet BASE. A partir de là, les formules entrent en action et font le tri par catégorie pour donner les totaux de chaque catégorie en temps réel. A la fin de la journée de travail, l'employée n'a qu'à cliquer sur un bouton "enregistrer" pour que ça copie les données sur le calendrier mensuel.

Là c'est l'explication générale... ^^ Voir le fichier joint.

J'aurais besoin de vos compétences en VB essentiellement+ quelques fonctions qui m'échappent ; pour les boutons enregistrer déjà, pour divers petits trucs additifs. J'ai mis en rouge / vert sur chaque onglet partout où un truc me bloquait. Pourriez-vous svp si vous voulez bien me donner un coup de main, vous pencher sur tout ce que j'ai écris en rouge et adapter le code du bouton enregistrer du premier onglet sur le second onglet qui contrairement au premier n'a plus une ligne mais une vingtaine à enregistrer du moins celles qui seront remplies ?
D'avance merci. PS ; pour les différentes portions du VB, accepteriez-vous dans votre code, de marquer en vert à côté de chaque ligne à quoi ça sert ou comment on doit le comprendre, d'avance merci

EDIT ; maj du fichier

 

[bbb38]

Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Bonjour,
Après avoir consulté ton fichier, je me permets, en toute humilité, de te soumettre mes suggestions :
Je conserverai uniquement l’onglet « facture » pour enregistrer mes ventes (voir également mes remarques indiquées sur cette feuille),
Si le client ne souhaite pas de facture, j’indiquerai uniquement la mention « Clients divers »,
Je créerai un fichier Clients pour éviter d’inscrire manuellement les données (nom, adresse, etc…),
J’utiliserai un seul fichier pour récapituler mes ventes.
Cordialement,
Bernard

 

[super_newbie_pro]

Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Bonne suggestion bbb38 mais si on garde uniquement facture, ça va faire apparaitre un bouton enregistrer dessus si on doit l'imprimer (pour enregistrer les données dans BASE afin de servir pour les stats journée / semaine / mois

A moins qu'il soit possible de faire apparaitre le bouton dans excel mais de demander à ce qu'il n'apparaisse pas dans l'impression ?

 

[Staple1600]

Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Bonsoir

A moins qu'il soit possible de faire apparaitre le bouton dans excel mais de demander à ce qu'il n'apparaisse pas dans l'impression ?

C'est possible

Il faut décocher le choix adéquat.
Imprimer l'objet

 

[super_newbie_pro]

Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Merci

Voici la dernière version "presque" à jour. bbb38, en fait j'ai modifié les intitulés ; TVA en "dont TVA" pour que ça soit à titre d'infos. comme c'est déjà TTC, pour le total j'ai mis sous total + autre (réduc par exemple).

J'ai 2 soucis :

1°) Dans onglet TOTAUX journée, la formule ne semble fonctionner qu'une fois sur deux... Elle marche pour produits 6 mais pas pour produits 3... Pourquoi ?

2°) Dans TOTAUX semaine, j'ai un retour erreur #valeur sur le total du mois tout en bas, pourquoi ?

Je vais me pencher sur ton idée de n'avoir que la facture au lieu de l'onglet caisse !

EDIT ; j'arrive pas à virer ces liens vers les feuilles externes et surtout à localiser les cellules qui y font appel :/

EDIT 2 ; en image c'est plus compréhensible ; La page principale de travail, l'onglet CAISSE. Quand on clique sur enregistrer, ça colle tout dans l'onglet BASE



La base où est enregistrée les données saisies dans l'onglet CAISSE via le bouton enregistré :



Sur celui là c'est censé faire le tri de ce qui a été entré dans la journée afin de calculer le total en temps réel, par jour et par catégorie. Normalement, ça doit afficher 39,85€ dans produit 3 audio mais là ça veut pas, si vous savez où est l'erreur, je suis preneur :



Le fameux calendrier mensuel dont j'aimerais, qu'en changeant la date en haut (mois / année) se mette automatiquement à jour , les formules s'adaptant en conséquence (mais pour l'instant j'ai trouvé la solution systeme D en faisant manuellement les mois), sauf que j'ai une erreur sur le total du mois, à la fin, et je ne sais pas pourquoi j'ai ce message :



Le code actuel :




EDIT ; Le problème de l'onglet totaux journée venait du fait que quand on clique sur le bouton enregistrer, la macro insère une ligne dans l'onglet base ce qui fait décaler les références de cellule dans l'onglet totaux journée.
Si on regarde le fichier, on voit qu'on part de la ligne 4 de l'onglet base au lieu de la ligne 2, si on re-cliques sur enregistrer ça passera à 5, puis 6.... Aprés modif, la différence est que ça rajoute ce qu'il y a dans l'onglet CAISSE à la suite des autres dans l'onglet base au lieu d'au début. Mais si je le fais, ça ne marche plus pour le calendrier mensuel… MAJ du fichier en pièce jointe pour que vous voyez.

 

[bbb38]

Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Bonjour,
J’ai modifié ton fichier, suivant ma propre vision de ton projet. Pour débuter, j’ai donc réalisé une seule feuille « facture » qui permet d’enregistrer les ventes journalières, avec ou sans édition de la facture. J’ai mis des annotations pour la compréhension de ma méthode.
Pour éviter un maximum d’erreurs (mais il en reste toujours), je procède étape par étape.
J’espère pouvoir t’adresser, le plus rapidement possible (car ton projet est très intéressant), les prochaines modifications ou améliorations.
Le fichier est sous Excel 2007, et les feuilles sont protégées sans mot de passe.
Cordialement,
Bernard

 

[super_newbie_pro]

Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Merci Pas mal du tout l'idée de la facture unique qui enregistre en même temps

Je suis curieux de voir quelles voies tu vas opter et surtout le code pour le calendrier mensuel résumant les ventes par catégories, jours, semaines

Bon courage, moi je file sur la surveillance du tournage d'un film à riom, je reviens ce soir vers 20h-21h

 

[super_newbie_pro]

Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Bonjour

Juste une feed-back pour vous dire que le fichier est terminé ; http://dl.free.fr/getfile.pl?file=/N2TZcfoa

Et un gars m'a proposé de me le faire en ACCESS (que je ne connais pas du tout) ==> http://dje69r.free.fr/super_newbie_pro.mdb (reste que la facture à mettre en forme au niveau des entêtes mais je ne sais pas comment procéder pour ce faire. Il va m'expliquer ça ce soir je pense.

Merci en tout cas pour votre patience.

 

[Staple1600]

Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Bonjour à tous

super newbie pro
Tu nous diras comment la fille canon* se débrouille avec ton appli
(*cf Lien supprimé )
Mes amitiés à Mr SALVAN.

 

[super_newbie_pro]

Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Ce n'est pas lui qui a repris le fichier (il n'a plus le temps) mais sebix du forum entre-geeks.com et qui entre autre m'a fait le tableau mensuel qui s'adapte automatiquement en fonction du mois et année sélectionner, tout en adaptant les formules
Pour la nana je dois lui présenter ça cet aprés-midi, si c'est trop dur pour elle, je vais voir si le fichier access lui convient mieux

 

[Staple1600]

Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Bonjour

super newbie pro

Je cherche quelqu'un qui maitrise bien les macros et le VB dans excel, pour me donner un (gros coup de main). J'ai créé un fichier avec de multiples onglets, qui a pour but de servir de caisse sur un ordinateur un peu ancien. L'objectif secondaire de ce fichier est de permettre de consulter rapidement et facilement sur un calendrier mensuel le chiffre effectué par catégorie, par jour, semaine et mois.

Je trouve un peu dommage de ne pas citer l'aide reçue sur XLD
(sans parler du cross-posting non signalé)

 

[super_newbie_pro]

Re : Aide de caisse ; automatiser les calculs suivant des catégories, la date et...

Dsl, lien rajouté dans le forum entre-geek.com
Merci encore. Au fait j'ai présenté le fichier access et le fichier excel à la fille, elle préfère le fichier excel, elle trouve l'apparence du fichier access trop pro, trop rebutante...
Au plaisir
cordialement