Bon, merci la communauté pour vos nombreuses réponses !
J'ai trouvé comment faire :
Je créé un compte gmail.com
Je partage publiquement le calendrier
J'installe le calendrier internet sur les outlook des personnes concernées
J'invite l'adresse @gmail.com quand je souhaite faire la réservation
Sur Gmail.com l'acceptation automatique à des événements est active
Je vois en temps réel l'occupation/disponibilité de ma salle de réunion