XL 2016 Mise en place d'une étude hebdomadaire des remarques 5S - Bascule d'information entre 3 fichiers

Pauuul35 · 4 Juillet 2023

Bonjour à tous,

Je recherche de l'aide pour créer un outil dans Excel. L'objectif est de mettre en place un système d'étude hebdomadaire des remarques suite à l'application de la méthodologie du suivi 5S, visant à améliorer l'efficacité, la sécurité et la qualité en mettant l'accent sur le tri, l'ordre, le nettoyage, la normalisation et la discipline.

Mon projet consiste à regrouper les informations des fichiers existants : le suivi 5S et le listing des actions réalisées/en cours de réalisation. Je souhaite les rassembler dans un fichier "SITAC" qui permettra de sortir les remarques du 5S et d'envoyer les actions correspondantes directement dans le fichier "Plan d'action". Je souhaiterai garder les 3 fichiers séparés.

Les fichiers que j'utilise dans ce contexte sont les suivants :

"5S" : Ce fichier est utilisé pour le suivi hebdomadaire du 5S. Chaque élément est noté avec un score de 0 (NOK) ou 1 (OK), accompagné de remarques. Ces informations me servent à calculer le pourcentage de réussite.
"Plan d'action" : Ce fichier regroupe les plans d'actions passés et futurs, afin d'avoir une vision claire de ce qui a été réalisé et de ce qui reste à faire.
"SITAC" : C'est le fichier qui nous intéresse aujourd'hui. Il sera utilisé pour étudier les remarques de la semaine passée issues du fichier "5S". Une fois étudiées en début de semaine avec l'équipe, ces remarques seront intégrées dans le tableau des plans d'actions du fichier "Plan d'action".

Mon objectif est de créer un fichier "SITAC" qui ressemble à l'exemple que j'ai imaginé dans le fichier en pièce jointe.

Voici les étapes principales du processus :

Appuyer sur un bouton pour récupérer les informations des remarques du fichier "5S".
Afficher ces informations dans le tableau à côté du bouton (les zones vertes seront renseignées automatiquement, tandis que les zones jaunes seront remplies lors des réunions avec l'équipe).
Permettre à tous les membres de l'équipe de discuter des informations à remplir manuellement, notamment :
- Le lieu concerné
- L'action à mettre en place
- Le responsable de cette action
- Le statut de l'action (ouverte si elle n'est pas encore terminée)
- La date si l'action est déjà clôturée
- Déterminer si l'action rentre dans une catégorie de "Plan d'amélioration"
Appuyer sur un bouton pour transférer les actions dans le fichier "Plan d'action", où elles seront ajoutées à la suite du tableau des actions existantes.

Je ne suis pas un expert en Excel/VBA, c'est pourquoi je sollicite l'aide d'une personne compétente pour résoudre cette problématique.
J'ai commencé à comprendre les codes VBA, mais je ne suis pas capable d'en rédiger.

Je ne sais pas si un tel outil est réalisable ou possible. Si vous avez des idées, suggestions ou conseils concernant les formules ou méthodes que je pourrais utiliser, je suis preneur !
N'hésitez pas à me demander plus d'informations si vous avez des questions ou si quelque chose n'est pas clair.

Merci d'avance pour votre précieuse aide !!

Pauuul35

Pauuul35 · 10 Juillet 2023

Bonjour tout le monde,

J'espère que vous allez tous bien. Il y a environ une semaine, j'ai publié ce post sur XLD pour demander de l'aide concernant un problème spécifique, mais malheureusement, je n'ai reçu aucune réponse jusqu'à présent.

Je suis convaincu que plusieurs d'entre vous possèdent les connaissances nécessaires pour m'aider.

Je comprends que chacun a des priorités différentes et que les messages peuvent parfois passer inaperçus. Cependant, je sollicite à nouveau votre attention et votre soutien pour relancer la discussion sur mon post précédent.

Si vous avez la moindre information, une idée ou une suggestion à partager, je vous serais extrêmement reconnaissant(e) de prendre quelques instants pour me répondre.

Merci d'avance,

Pauuul35

gbinforme · 10 Juillet 2023

Bonjour,
Si tu n'as pas eu de réponses, je pense que c'est parce que tu décris des fonctionnalités à mettre en place mais si toi tu es dans ton sujet pour nous lecteurs c'est difficilement compréhensible pour pouvoir proposer une solution.
Il faut mettre à jour mais quelles données ? tout le classeur : il va y avoir des doubles -> doit-on les mettre à jour ?
C'est un petit exemple de mes questions mais il y en aurait trop à poser pour pouvoir comprendre.

Pauuul35 · 19 Juillet 2023

Bonjour gbinforme et autres lecteurs,

Je comprends parfaitement. Voici une explication claire et concise (j'espère) :

J'ai trois fichiers :

Un fichier de suivi 5S où nous écrivons les remarques chaque semaine.
Un fichier de plan d'action où nous traitons ces remarques.
Un fichier SITAC où nous étudions les remarques de la semaine passée.

Les remarques sur le suivi 5S se fait chaque semaine par un individu.

L'objectif : récupérer les remarques de la semaine passée (fichier 5S) dans le fichier SITAC. Cela nous permettra, lors d'une réunion hebdomadaire en début de semaine, de travailler ensemble sur les actions à mettre en place en réponse à ces remarques. (Nous pourrons déterminer qui sera responsable, les délais, etc.)
Une fois l'étude réalisée (durant le point hebdo), nous enverrons les informations dans le fichier de plan d'action.

Je sollicite votre aide pour le fichier SITAC. J'ai pensé à un système avec deux boutons : l'un pour récupérer les remarques du 5S et l'autre pour envoyer les informations dans le plan d'action. Vous pouvez consulter le fichier SITAC pour avoir une idée de la mise en œuvre à travers les boutons.

Merci d'avance !

gbinforme · 19 Juillet 2023

bonjour,

Je comprend bien ce que tu souhaites faire mais tu n'as pas répondu à la question exemple que je te posais et il faut sans doute en déduire que tes classeurs sont des semainiers dont on ne préoccupe pas de l'historique.
Cependant tu veux récupérer SS dans SITAC on le met où ? aucune rubrique identique !!!
Comment mettre un code dans ton bouton dans ces conditions ?
De même tu as un N° dans SS et plan d'action mais absent dans SITAC
Je pense qu'il faut d'abord que tu mettes tes classeurs en conformité avant de penser à du code dans des boutons.

Pauuul35 · 20 Juillet 2023

Bonjour Gabinforme,

gbinforme à dit:
Il faut mettre à jour mais quelles données ? tout le classeur : il va y avoir des doubles -> doit-on les mettre à jour ?

Pour répondre à cette question : il n'y a pas de mise à jour à effectuer. Il suffit simplement de pouvoir récupérer les remarques de la semaine précédente (par exemple, le lundi de la semaine 30, on demande d'avoir les remarques de la semaine 29). Si tu as des remarques ou des suggestions concernant cette approche, je suis à l'écoute et ouvert à toute autre idée. N'hésite pas à partager tes avis et suggestions.

gbinforme à dit:
il faut sans doute en déduire que tes classeurs sont des semainiers dont on ne préoccupe pas de l'historique.

Je ne suis pas sûr de bien comprendre cette phrase.

gbinforme à dit:
Cependant tu veux récupérer SS dans SITAC on le met où ? aucune rubrique identique !!!

C'est la raison pour laquelle j'avais ajouté des colonnes dans le fichier SITAC (en masquées) qui devront rester vides. J'ai apporté des modifications pour améliorer la lisibilité du fichier.

gbinforme à dit:
De même tu as un N° dans SS et plan d'action mais absent dans SITAC

J'avais envisagé qu'en renvoyant les informations dans le tableau "plan d'action test" avec une condition, cela permettrait simplement de les ajouter à la suite de la dernière valeur du tableau, évitant ainsi de se soucier du numéro de la première colonne.

gbinforme à dit:
Je pense qu'il faut d'abord que tu mettes tes classeurs en conformité avant de penser à du code dans des boutons.

Mon problème réside dans le fait que le fichier "Plan d'action" n'est pas sous mon contrôle, et je suis donc contraint de le traiter tel qu'il est. C'est pourquoi j'ai ajouté des colonnes "vides" dans mon fichier "SITAC" afin de pouvoir manipuler les informations comme je le souhaite.

gbinforme · 21 Juillet 2023

Bonjour

ton classeur SS a des onglets groupant plusieurs semaines avec des numéros non uniques
ton classeur "Plan d'action" a des dates à renseigner sans doute mais comment ?
pour toi cela parait simple mais en fait c'est une vraie usine à gaz à mettre en route,
surtout que les champs concernés ont des appellations fluctuantes.
J'ai essayé de voir ce que l'on pouvait faire mais c'est inextricable à démêler.

Pauuul35 · 21 Juillet 2023

Bonjour,

gbinforme à dit:
ton classeur SS a des onglets groupant plusieurs semaines avec des numéros non uniques
ton classeur "Plan d'action" a des dates à renseigner sans doute mais comment ?

Ou alors, il serait peut-être plus simple de récupérer uniquement les remarques ? Cela faciliterait le processus, car nous pourrions écrire manuellement toutes les autres informations sur le fichier "SITAC" et ensuite les renvoyer vers le fichier "Plan d'action", en particulier la date et les autres informations en jaune.

gbinforme à dit:
pour toi cela parait simple mais en fait c'est une vraie usine à gaz à mettre en route,
surtout que les champs concernés ont des appellations fluctuantes.
J'ai essayé de voir ce que l'on pouvait faire mais c'est inextricable à démêler.

Effectivement, c'est bien ce que je pensais aussi. Sur le papier, récupérer les informations, les traiter et les renvoyer semblait réalisable. Le fait de se focaliser uniquement sur les remarques récupérées du fichier 5S n'arrange pas la chose ?

Merci pour le temps que tu m'accordes.

gbinforme · 21 Juillet 2023

Pauuul35 à dit:
Le fait de se focaliser uniquement sur les remarques récupérées du fichier 5S n'arrange pas la chose ?

Il faudrait déjà savoir où tu les récupéres dans SS pour ensuite les reporter avec des N° multiples.
à la main tu sais faire mais les règles ne sont que dans ta tête et le code ne lit pas dans les pensées de l'utilisateur.

Pauuul35 · 21 Juillet 2023

Re,

gbinforme à dit:
Il faudrait déjà savoir où tu les récupéres dans SS pour ensuite les reporter avec des N° multiples.

Je te montre l'endroit où récupérer les informations dans le GIF en pièce jointe. Cela restera toujours cette zone dans les différents onglets.

gbinforme à dit:
à la main tu sais faire mais les règles ne sont que dans ta tête et le code ne lit pas dans les pensées de l'utilisateur.

C'est pour ça je communique avec toi, j'essaye de voir avec toi comment on peut résoudre ma requête. Le code aurait besoin juste de récupérer uniquement les remarques (GIF), les informations en jaune seront complétées manuellement, puis ...

Pauuul35 à dit:
Regarde la pièce jointe 1174917

... Une fois les informations traitées/complétées, il suffira de les envoyer vers le plan d'action.
Le format du SITAC au Plan d'action est le même, comme tu l'as conseillé, afin de rendre le processus plus simple :

gbinforme · 21 Juillet 2023

Pauuul35 à dit:
C'est pour ça je communique avec toi, j'essaye de voir avec toi comment on peut résoudre ma requête.

Voilà où j'en suis de ma compréhension et je te propose le bouton de récup SS avec le code à utiliser.
et voir si c'est ce à quoi tu espérais.
Pour le plan d'action on verras par la suite.

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