XL 2013 Fichiers partagés, mais un peu plus que ça...

Bonjour à toutes et à tous,
On va dire que je me débrouille sur Excel et VBA bien évidemment avec l'aide de la communauté.
Néanmoins, voici ce qui m'amène : je souhaiterais mettre en place un outil de répartition des tâches. Un fichier "administrateur" où sont créées et enregistrées les tâches, qui les dispatche sur les différents fichiers des collaborateurs, qui mettent à jour leurs tâches, leurs fichiers mettant à jour le fichier administrateur.
Je pense que c'est plus une gestion de base de données "partagée", mais je ne peux pas doter toutes l'équipe d'ACCESS ou autre. Mais avant de me lancer dans cette aventure, je me demande si c'est faisable (je pense que oui) mais je me heurte aux notions de fichiers partagés combinés aux macros.

1. je crée la tâche sur fichier admin
2. j'alimente le fichier du collègue :
   • quand le fichier est fermé : le l'ouvre, je crée sa tâche, je ferme (je vois à peu près le truc), par la même occasion, je mets à jour les données du fichier collègue vers le fichier admin ;
   • quand le collègue travaille sur son fichier :
     • Puis-je ajouter une ligne sachant que je souhaite que lui n'ait qu'un accès limité à quelques modifications (pour lui pas de possibilité de création ni de suppression de ligne) => mot de passe, comment puis-je moi modifier quand lui ne peut pas
     • Mise à jour en "live" du fichier admin
3. de même en désaffectation et réaffectation de taches...

J'espère avoir été à peu près clair...
Est-ce que ça existe déjà tout fait et à adapter ?
Est-ce réalisable en fichiers "ouverts" ou il faut attendre la fermeture des différents fichiers et faire une sorte de batch de mise à jour ?
Est-ce possible de fermer un fichier ouvert par un autre sachant que je n'aurai pas accès à leur poste, il y aura des oublis de fermeture...
Merci de votre aide et très bon week-end,
SB