Déclencher publipostage word depuis excel ?

[Brigitte]

Bonjour,

Un autre fil m'a refait penser à qqchse que j'aimerais beaucoup pouvoir faire.

J'ai un fichier word (étiquettes), toujours le même, appelé à faire des fusions avec un fichier excel (tableau de données), qui change chaque fois.

L'emplacement de chacun est divers, en effet, il s'agit d'une utilisation par de nombreuses personnes, diversement réparties sur un réseau.

Actuellement, elles ouvrent word, vont chercher leur fichier excel, font la requête et la fusion. Mais c'est un peu compliqué.

Si on pouvait depuis mon modèle de tableau excel (qu'elles remplissent donc chacune, et enregistrent sous un nom et un endroit différent) avoir un bouton de macro, qui en cliquant dessus et sans ouvrir word, ouvre une boite de dialogue : quel fichier word ouvrir, elles iraient le chercher et la fusion se ferait avec la requête... ce serait le top.

La requête : une colonne détermine les enregistrements à fusionner (croix pour colonne étiquette).

Merci à vous.

 

[RENAUDER]

Re : Déclencher publipostage word depuis excel ?

Bonjour,

Question bête :
Tu écris X en Majuscule et en principe les x sont en minuscules et donc tu requêtes sur des valeurs qui n'existent pas ?
Tu parles aussi de [Aide-Saisie du bordereau$] alors que l'onglet où l'on va chercher les données est [Bord versement AI]
N'est-ce pas une piste ?


Autre question :
Je te cite :
En faisant manuellement la restriction sur le champ ETIQUETTE dans le menu Publipostage de Word
Comment tu fais dans le menu pour faire cette restriction, je ne trouve nulle part où l'on peut mettre cette clause ?

 

[RENAUDER]

Re : Déclencher publipostage word depuis excel ?

Bonjour Catrice,

Pour ma question, c'est bon j'ai trouvé oùc 'était.

 

[Brigitte]

Re : Déclencher publipostage word depuis excel ?

Bonjour tout le monde,

Et bien je vois que mon sujet passionne aussi Catrice, merci à toi.

Une mention toute spéciale à Eric (RENAUDER) qui a bossé sur mon problème et dont le résultat dépasse mes espérances car il a même ajouté des possibilités :

- quand on ouvre le fichier excel, on a le cheminement pour enregistrer (ainsi plus d'erreur et plus d'excuse pour oublier d'enregistrer correctement : bcp d'utilisateurs)

- la petite barre d'outils flottante : un atout quand on est à la 100ème ligne, super

- la calculette sur cette barre d'outils : un gadget utile, pourquoi pas.

Je vous livre donc le fichier excel final, qui doit marcher (j'ai eu et j'aurais sans doute encore qq bugs en phase de test, car mon pc me dit : sors d'ici chaque fois que je veux recommencer, il en a marre et j'ai des word intempestifs ouverts par moments, mais tout est de ma faute, je le précise)... ca devrait marcher quand j'arrêterai de le triturer ;-)

Merci mille fois encore Eric, tu es vraiment trop fort et trop gentil, je le savais, mais ca le confirme.

A bientôt (pour qq bugs ?) et bon dimanche.

Bonne fin de championnats du monde d'athlétisme à tous...

PS : pour les tests

- enregistrer le fichier word (contenu dans le zip) si possible dans le même répertoire
- enregistrer le fichier excel (même répertoire que le doc word si possible mais pas forcé)

Suivre instructions (ou pas) pour enregistrement fichier excel. Puis saisir (données validation, attention) dans champ groupement, service facultatif, mettre croix dans étiquette... et d'autres non (pour test justement).
Puis cliquer sur Créer étiquettes... et attendre, le doc fusionné doit arriver.


Signalez nous les bugs... mais ca devrait le faire.

...

 

[Brigitte]

Re : Déclencher publipostage word depuis excel ?

Bonjour,

Question bête :
Tu écris X en Majuscule et en principe les x sont en minuscules et donc tu requêtes sur des valeurs qui n'existent pas ?
Tu parles aussi de [Aide-Saisie du bordereau$] alors que l'onglet où l'on va chercher les données est [Bord versement AI]
N'est-ce pas une piste ?


Autre question :
Je te cite :
En faisant manuellement la restriction sur le champ ETIQUETTE dans le menu Publipostage de Word
Comment tu fais dans le menu pour faire cette restriction, je ne trouve nulle part où l'on peut mettre cette clause ?

Eric,

Concernant les croix pour les étiquettes, en fait, je me souvenais plus, mais j'avais restreint la casse en validation sur le fichier excel. Mais du coup je vais peut être assouplir pour la saisie par les utilisateurs ? Car avec tes deux possibilités, ca laisse le choix... qu'en penses tu ?

En effet, je confirme que l'onglet à utiliser est le premier : Bord Versement AI.

Les autres onglets sont juste des compléments d'info : aide à la saisie pour ceux qui découvrent et veulent tout comprendre, exemple aussi. Quant à listes, il sert à dérouler les services et ainsi l'organigramme est visible pour tous et ils peuvent me signaler des changements (que je fais personnellement ensuite dans le modèle). La feuille "locaux" donne la liste des locaux pour mettre le lieu d'archivage (en pleine restructuration puisque déménagement).

 

[RENAUDER]

Re : Déclencher publipostage word depuis excel ?

Bonjour à tous,

Brigitte, je viens de tester les fichiers déposés, tout semble parfait sauf que je ne sais pas trop remplir ton document, il faudra me former !!!
Je suis content que tu es réussi à finaliser seule le programme que je t'avais fourni et c'est là une preuve de persévérance et je t'en félicite.

Je reprends au vol ton dernier post
C'est vrai en testant j'ai vu que tu avais mis une restriction sur les croix. A toi de voir ce qui est le mieux pour les utilisateurs mais il est vrai que beaucoup ont les majuscules activées (ce que j'ai horreur) et comme ça c'est transparent pour eux.

Bon dimanche à tous.

 

[Brigitte]

Re : Déclencher publipostage word depuis excel ?

Re,

Et voilà que maintenant je vais pouvoir t'embaucher pour faire des archives avec moi.

Quelques chiffres :

- partant d'un grenier plein de vilaines archives cracra et pas répertoriées et de boîtes par ci par là, nous avons trié, et répertorié (identifié avec étiquette et sur tableau HISTORIQUE) près de 8.000 boîtes, soit plus d'un km linéaire en deux ans 1/2

- nous avons pu ainsi éliminer (légalement, procédure établie), ou verser aux Archives Départementales, une partie du stock et nous venons de déménager 4.700 boîtes.

- nous venons d'installer 153 armoires, et la bonne moitié est remplie, soit près de 500 ml d'archives restantes

Le BVAI (bordereau excel) se remplit par les utilisateurs, dans les services :

- nom du groupement (direction) : liste déroulante (pas d'erreur pour recherche ultérieure)
- nom du service : liste découlant en cascade de la première (pas d'erreur)
- croix : étiquette ou non (BVAI fait en plusieurs temps parfois)
- boîte : numéro se mettant tout seul depuis cases jaunes du bas (année, numéro versement)
- numéro : numéro de la boite à l'intérieur du BVAI (qui comporte de 1 à xx boites), une ligne par boîte
- contenu : saisi par utilisateurs
- date début : date premier doc de la boîte (validation donnée date)
- date fin : idem
- FIN DUA : formule tenant compte de la DUA (durée utilité administrative : légal)
- SORT FINAL : D pour destruction, C pour conservation, T pour tri (à éviter) : légal selon doc
- DUA : la fameuse durée (établie par textes ministériels et un tableau de gestion)
- boite de : taille de la boîte (0.10, 0.15, 0.20...) afin de savoir le métrage par service nécessaire et aussi l'ampleur d'un versement aux ARCHIVES DEP...
- intermédiaire : lieu et date

Ce bordereau m'est ensuite envoyé par messagerie, une fois vérifié et étiquettes faites et collées. Je fais rapatrier les boîtes dans le bon local, je copie/colle dans un tableau "grand frère" : archives historique.

Ce dernier comporte un module de recherche et plein d'outils, il est mis à jour régulièrement, sous intranet et dispo pour rechercher depuis son pc, on peut aller chercher la boîte, faire une fiche fantôme (pour laisser une trace du retrait), etc...

Voilou, tu arrives quand ?

Eric : petite question : la barre d'outils flottante, son emplacement est déterminé qq part ?

 

[RENAUDER]

Re : Déclencher publipostage word depuis excel ?

Bonjour,

Dans le code concernant le module Menus il y un Top et un Left et c'est cela qui donne la position de la barre.

 

[Brigitte]

Re : Déclencher publipostage word depuis excel ?

Merci Eric pour ce SAV si disponible.

 

[tototiti2008]

Re : Déclencher publipostage word depuis excel ?

Bonjour à tous,

Ouahh, je n'avais pas vu qu'il y avait un fil aussi long sur le sujet...
Moi j'ai apporté ma petite réponse ici, au cas où elle pourrait faire avancer le schmillblick

https://www.excel-downloads.com/threads/publipostage-automatise.125772/

 

[Brigitte]

Re : Déclencher publipostage word depuis excel ?

Merci tototiti, je regarderai sans doute ton truc, mais j'avoue que le truc d'Eric me comble...

A bientôt.

 

[Catrice]

Re : Déclencher publipostage word depuis excel ?

Bonjour,

Je poste ci-joint ma version qui arrive apres la bataille mais mon probleme de requete m'a freiné.
En fait, le probleme que je rencontrais a été résolu en installant le SP3 sur ma version Office XP

Les atouts de ma version :
- J'ai ajouter une Sub pour afficher ou enlever les "X" par double clic
- La macro passe outre les problemes de "x" et "X" en modifiant la requete comme suit :
"SELECT * FROM [" & FeuilleBase & "$] WHERE ETIQUETTE = 'X' OR ETIQUETTE = 'x'"
Au cas où l'utilisateur tape manuellement un "X" minuscule.
- Je passe par un CreateObject pour acceder à Word ce qui a l'air d'avoir pour effet de pouvoir eviter de referencer le WordObject.
A vérifier mais sur ma version Excel XP (2002) le fichier plante à l'ouverture, il faut que j'ailles referencer la "Microsoft Word 10.0 Object Library".
Au démarrage, il cherche la "Microsoft Word 11.0 Object Library".
Portabilité à tester ...

Il demeure un probleme (en tous les cas chez moi) avec la version d'Eric ou la mienne.
Une session d'Excel reste chargée en mémoire. Il faudrait vérifier sous Excel 2003.
Je crois que le fichier Excel reste chargé à cause du publipostage...
C'est pas tres bon pour les ressources et ça peut engendrer des plantages ultérieurs ...

 

[Brigitte]

Re : Déclencher publipostage word depuis excel ?

Bonsoir,

Merci Catrice, tu sais, ca servira sans doute à d'autres, car mon titre peut servir en cas de recherche. Je testerai aussi ta méthode, mais j'avoue que j'ai mis "en production" dès ce lundi le fichier avec les macros d'Eric.

Et c'est carton plein (de bravos, de mercis, de hourra)... Encore merci à vous tous. Le produit donne toute satisfaction.

Pour l'histoire de la session excel, je ne l'ai pas constaté, je suis sous 2003, donc à vérifier par la suite. Ca semble bon. En revanche, hier nous avions un souci (en phase de test) lors de la création des étiquettes, en effet, avec plein de sessions word qui restaient ouvertes. Cela semble être rentré dans l'ordre, dès lors qu'on ne malmène plus le fichier.

Pour les croix, c'est une bonne idée, en effet, si on en a oublié une, de pouvoir en refaire une... Mais bon, un fichier est tjs améliorable, comment s'arrêter ? Une prochaine version sans doute, on va pas tout leur offrir d'un coup, non mé...

Pour le référencement, Eric m'a fait cocher sur le fichier excel, dans vbe, le microsoft 11.0 et ca reste valable sur les autres pc... a priori.

Bisous à la volée.

 

[JCGL]

Re : Déclencher publipostage word depuis excel ?

Bonjour à tous,

Pour Catrice : pas de problème sous XL 2003

Bises à T'ites Couettes
A+ à tous

 

[Catrice]

Re : Déclencher publipostage word depuis excel ?

Bonsoir JCGL,

Tu as a lancé le publipostage puis fermé Word et Excel et dans le gestionnaire des taches il n'y plus de processus Excel ?
Merci

 

[RENAUDER]

Re : Déclencher publipostage word depuis excel ?

Bonjour à tous,

Je confirme les dires de Catrice. J'ai fait un tas de test et il semble que cela vient du fait que le classeur Excel qui est ouvert et à partir duquel on lance la macro est le même que celui qui est lié à Word pour le mailing. Cela semble être le problème car j'ai fait d'autres manips et je n'ai plus d'instance Excel qui traîne.
J'ai trouvé une solution mais je veux la tester correctement avant de la publier.
Affaire à suivre ...