Débutant : besin en reporting urgent

[acseb]

Bonjour à tous, je viens de m'inscrire en espérant que vous pourrez m'aider à résoudre un problème important.
Je suis d'un niveau intermédiaire en utilisation excel mais je n'y connais rien en developpement VB : j'enregistre mes macro et j'arrive ensuite quelquefois à les modifier sur VB ... si c'est simple.
Je rencontre une grosse difficulté professionnelle: j'ai une base de données nationale (qui évolue en permanence en nbre de lignes, mais non en colonnes) et je dois réaliser un reporting dédié par agence : c'est à dire créer un classeur excel dédié par agence avec 2 onglets :
- le premier étant un reporting simplifié des résultats pour cette agence
- le second étant la base de données de l'agence concernée uniquement extraite de la base de données complète

Afin d'illustrer mon besoin, je dépose en pièce jointe un fichier rassemblant :
- sur l'onglet 1 : un extrait de la base de données complète
- sur l'onglet 2 : le reporting qu'il faudrait que j'obtienne pour chaque agence en onglet 1 de chaque classeur dédié

Pour simplifier, je précise que j'ai supprimé des colonnes dans le fichier joint car la base de données comporte beaucoup + de colonnes et de lignes : merci donc de bien vouloir me préciser si c'est nécessaire comment je devrai faire pour adapter votre réponse à la base de données réelle.
Il me faudra par exemple savoir comment faire pour ajouter des nouvelles réponses qui n'existent pas encore dans les sous catégories concernés ("anomalies", "en cours" ou "décision") ou encore savoir modifier les colonnes utilisées puisque cet exemple ne comporte pas toutes les colonnes (en réalité, dans la bdd, le champ "Agence" est en colonne BY et le champ Réponse est en colonne DO)

Merci beaucoup par avance, vous seriez mon sauveur si vous pouviez m'accompagner dans la réalisation de cette tache impossible pour moi

 

[acseb]

Re : Débutant : besin en reporting urgent

Comme je te le disais, l'onglet "calcul" est le premier onglet du classeur généré et il est vide, il n'y a rien où je puisse cliquer et rien ne se passe quand je vais sur cet onglet
... pourtant, j'ai bien vu en allant dans tes macros que tu mettais un message qui m'est destiné

 

[Paritec]

Re : Débutant : besin en reporting urgent

Re bonsoir Acseb le forum
voilà testes voir la V5 et redis moi je n'ai pas fait la colonne % mais regardes si les comptes sont ce que tu souhaites
a+
Papou

 

[Paritec]

Re : Débutant : besin en reporting urgent

Bonsoir Acseb le forum
alors tu ne viens même pas lire mes réponses !!!
voilà la V6 je pense pas loin de la fin!!
a+
papou

 

[mapomme]

Re : Débutant : besin en reporting urgent

Bonjour acseb, paritec et à tous,

J'avais commencé à partir sur l'idée de tableau croisé dynamique (TCD) mais je maîtrise encore mal leur programmation par VBA. J'ai arrêter de creuser l'idée (en plus ton cas est entre de bonnes mains!) mais pour le fun je joins mon tableau.

• Le reporting est sur "Feuil2"
• Quand on change la ville sur un des tableaux (liste déroulante PROJ_OFF1), la ville change sur tous les autres TCD.
• La feuille Data contient les données pour distinguer les Anomalies, Décisions, En cours.
• On peut y ajouter ou ôter des données (qui doivent rester contigües pour chaque rubrique)
• Quatres noms dynamiques ont été définis
• Une colonne au tableau des données a été rajoutée en DU (formule matricielle)
• Juste deux petites proc VBA: une pour changer la ville sur tout les TCD, l'autre pour actualiser les TCD quand on a changé les valeurs de la feuille "Data"

NB: deux valeurs n'ont pas été classées ('me recontacte' et 'ne sait pas ' ) il suffit de les rajouter à un des 3 tableaux de la feuil "Data" pour les prendre en compte. Attention : bien les recopier exactement comme ils apparaissent dans le TCD "Les non classés"! En particulier le 'ne sait pas ' qui comporte un espace à la fin.

 

[acseb]

Re : Débutant : besin en reporting urgent

Je vois que les chiffres sont toujours les mêmes pour chaque classeur agence différent (je pense que c'est normal à ce stade)
En tout cas, les totaux des valeurs et les calculs sont bons
Apparemment, même si tu dis ne pas l'avoir encore, les pourcentages sont bons également sauf pour la catégorie "En cours" où le total des % ne fait pas 100%
J'ai testé de rajouter une ligne dans la base de donnée complète sur une nouvelle agence, ça marche également, il y a bien un nouveau fichier qui se génère avec la bonne base de donnée en onglet 2.
En revanche (mais ça c'est pareil, c'est peu être normal à ce stade) si j'ajoute une nouvelle réponse qui n'existe pas encore dans la colonne DO, l'onglet 1 "calcul" n'en tient pas compte et propose toujours la même chose quelque soit l'agence
A+ je ne sais comment te remercier pour l'aide que tu m'apportes, c'est génial, franchement, bravo !

 

[acseb]

Re : Débutant : besin en reporting urgent

j'ai beau regardé, je ne vois pas de changement entre ta V5 et ta V6, qu'as tu changé ?

 

[Paritec]

Re : Débutant : besin en reporting urgent

bonsoir Acseb le forum
si dans la colonne DO tu ajoutes une possibilité de réponse, il faut aussi l'ajouter dans la feuille calcul, ne sachant pas ce que tu veux puisque tu n'as pas daigné le définir, j'ai fait en fonction de la feuille reporting actuelle
Tu as écris elle peut évoluer??? oui cela c'est de la réponse qui signifie démerdes toi si tu veux m'aider alors j'ai fait comme j'ai envie même si c'est pas ce que tu souhaites.
Pour le fait que les feuilles donnes les mêmes chiffres alors là le résultat est fonction de ce que tu as donné comme base de donnée moi je n'invente pas je craie les fichiers et compte seulement
Pour les différences entre V5 et V6 si tu ne les vois pas c'est pas grave.
La seule chose à savoir c'est:1) est-ce que les fichiers générés sont bon par rapport à la base de donnée???
2) Si oui est-ce que le calcul est bon dans les feuilles Calcul des fichiers généré ???
a+
papou

 

[Paritec]

Re : Débutant : besin en reporting urgent

Re Acseb le forum, bonjour MaPoire
une V7 ne cherche pas la différence teste seulement
pour la liste des Anomalies Décision etc je l'ai demandé dans le deuxième post et je l'attend toujours, alors je suppose que dans la feuille reporting il y a toute ta demande??? mais apparemment non
mais tu es pressé donc j’attends de savoir s'il faut créer une liste seul? récupérer les éléments de la colonne BY et en faire une liste sans doublon? mais dans ce cas que doit-on mettre en Anomalie Décision etc etc etc Bref je n'ai pas de boule de cristal et surtout pas de réponses à ma demande
a+
papou

EDIT: Mapomme le tintin super bien !!!!

 

[acseb]

Re : Débutant : besin en reporting urgent

Papou,
excuse moi si mes info ne sont pas suffisamment précises, j'essaie d'être le plus précis possible pour que ce soit clair pour toi.
1/ est ce que les fichiers générés sont bons : oui pour l'onglet 2, en revanche sur l'onglet Calcul les chiffres sont les mêmes pour chaque agence alors qu'ils devraient reprendre uniquement les valeurs de l’agence concernée
2/ voir réponse ci-dessus : par exemple, dans tous les onglets Calcul (pour chaque agence) le total est de 341 : je ne comprends pas comment tu calcules ce chiffre sachant que la bdd sur laquelle tu travailles comportes 464 lignes et qu'aucune agence ne totalise à elle seule 341 lignes ... c'est pour ça que je ne comprends pas.

En ce qui concerne le fait que la colonne DO peut évoluer, c'est ce que j'ai tenté d'expliquer en écrivant "Le problème est que la liste de réponse n'est pas connue d'une manière exhaustive : il faudrait donc que des nouvelles lignes soient générées lorsque de nouvelles réponses sont enregistrées dans la base. Ce qui, de fait, décalera vers le bas le restant du reporting" ... en fait je veux dire que si des nouvelles répons (qui n'existent pas dans l'onglet Calcul) sont enregistrées en colonne DO de la base de données, il faudrait que l'onglet Calcul se mette automatiquement à jour et prenne en compte ces nouvelles réponses. Autrement dit, est-il possible de faire en sorte que l'onglet calcul se fabrique automatiquement selon les réponses enregistrées en colonne DO pour chaque agence ?
C'est pour cette raison que j'écrivais que s'il y a des nouvelles réponses enregistrées en colonne DO (qui n'existent pas encore aujourd'hui,) il faudra que je puisse les affecter à une des 3 catégories (en cours, anomalies, ou décision) via la solution la plus simple pour toi.
N'hesite pas si tu souhaites d'autres infos, je ne dit pas du tout "demerdes toi" comme tu le dis, je te suis enormémennt reconnaissant de ce que tu fais pour moi, je n'ai donc aucune raison de ne pas repondre à tout.
J'espère que mes reponses t'aident en étant plus précises

 

[acseb]

Re : Débutant : besin en reporting urgent

Papou

Par rapport à ton dernier message : oui tu as raison quand tu dis "récupérer les éléments de la colonne BY et en faire une liste sans doublon" ... et c'est là le problème : je ne peux pas connaitre aujourd'hui tous les éléments qui y figureront et pour certains des nouveaux éléments ils seront comptabilisés en Anomalies, d'autres seront comptabilisés en En cours et d'autres seront comptabilisés en Décision
Question : est il possible par exemple que lorsque les(s) fichier(s) se génére(nt) un pop up s'ouvre du style "Attention, la réponse xxxxxx n'existe pas encore, dans quelle catégorie voulez-vous l'affecter ?" Avec un menu déroulant présentant le choix "Décision-Anomalie-En cours"
a+

 

[acseb]

Re : Débutant : besin en reporting urgent

Bonsoir Mapomme

Merci pour ton aide également. Je suis complètement coincé par la demande car je dois absolument respecter la trame qui m'a été donnée. Mon problème n'est pas tant de trouver les résultats car je peux faire les TCD comme tu l'as fait mais surtout de générer un classeur excel différent avec le reporting personnalisé + la bdd par agence.
Comme il y a presque 100 agences, et que je devrais faire ce reporting 2 fois par semaine, il est impossible que je puisse reporter les résultats d'un TCD dans le format souhaité + filtrer la base de données de chaque agence pour faire un classeur excel dédié par agence.
Merci beacoup pour ton aide.

 

[acseb]

Re : Débutant : besin en reporting urgent

Papou,
je te renvoie les reponses a tes questions de ton second post : je pensais y avoir répondu au travers de nos différents échanges, apparemment non d'après ce que tu m'as écrit
Dit moi si c'est plus clair comme ça
a+

 

[acseb]

Re : Débutant : besin en reporting urgent

Une chose encore : quand tu écris "récupérer les éléments de la colonne BY et en faire une liste sans doublon" ... ça j'ai pu voir que si je rajoutais une agence, ça marchait déjà, un fichier se créé bien en plus
Je pense que tu voulais en fait parler de la colonne DO et non de la colonne BY
a+

 

[acseb]

Re : Débutant : besin en reporting urgent

Une question : pour simplifier, ce serait plus simple pour toi que de mon côté je fasse évoluer la matrice de l'onglet 1 au fur et à mesure que de nouvelles réponses sont enregistrées en colonne DO ? Comme ça, tu pourrais toujours reprendre le meme matrice sans avoir besoinde faire evoluer quoique ce soit, et moi il me suffit que je j'ajoute des lignes et que je modifie les formules pour que ce soit bon.
Ma reflexion est elle logique par rapport à ce que tu fais ? Te permet elle de simplifier ta démarche ?
A+

 

[Paritec]

Re : Débutant : besin en reporting urgent

Bonjour Acseb le forum

1/ est ce que les fichiers générés sont bons : oui pour l'onglet 2, en revanche sur l'onglet Calcul les chiffres sont les mêmes pour chaque agence alors qu'ils devraient reprendre uniquement les valeurs de l’agence concernée

Es-tu bien sur de cela? as-tu seulement vérifier avant d'affirmer des bêtises? comment les résultats peuvent être les mêmes, alors que dans les fichiers générés, on ne retrouve que les lignes concernant l'agence en question, as tu seulement essayé de rajouter des lignes sur une agence pour voir si les chiffres bougent? La réponse est non.
alors fais le et tu verras que les chiffres sont bons, bien entendu dans les fichiers générés.
Pour le reste, vérifier si une nouvelle décision ou autre existe, et proposer de la rajouter c'est possible, mais je te rappelle que ici c'est du travail gratuit.
Alors si tu veux une application avec toutes tes possibilités, cela représente beaucoup de temps, et le temps c'est de l'argent
J'ai bossé sur ton truc une grande partie de mon dimanche alors !!!!!!!
bonne journée
Papou