XL 2010 Créer des réunions Outlook a partir de excel

[Tony.R]

Bonjour,

J'ai un travail urgent a propos d'une tâche qui peut être fait très rapidement.

En effet j'ai une équipe de 10 collaborateurs et des deadlines a tenir par mois et par trimestre. Pour une clarté je souhaite envoyer des réunions ( pour mémo afin que 'es deadlines apparaissent sur Outlook et qu'ils puissent avoir un rappel 1 jour avant.

Sachant que certaines tâches sont à effectuer par mois et d'autres par trimestres donc il est normal que certains mois une tâche en question ne soit pas présente.

Il y a également des spécificités selon des sociétés donc des deadlines différentes de celles des autres.

Il y a donc 3 catégorie d'envoi :
- envoi a tous les collaborateurs en même temps ( une société = 1 collaborateur
- envoi 1 la société 1 et au 9 autres ( 2 deadlines différentes)
- envoi a la société 1 & 2 et au 8 autres ( 2 deadlines différentes)

Ci-joint mon fichier avec des codes couleurs pour différentier les type de deadlines.

Sachant que le rappel doit être fait un jour avant. La réunion peux durer qu'une heure le matin par exemple de 10h a 11h ( c'est juste pour mémo qu'il ont une deadlines.
Je souhaite en fonction du code couleur des emails soit associées et une invitation soit envoyé en fonction de la couleur utiliser.
Si un code couleur n'est pas utilisé le rdv pour cette tâche ne sera pas envoyé.
La liste des tâches peuvent changer ,( en ajouter ou en retirer) donc un système de boucle .
L'ajout dans l'agenda se fera en indiquant le jour en question

Je sais que mes explications ne sont pas très clair mais cela sera plus clair en y travaillant dessus.

Pour une question de confidentialité le nom des tâches sont modifiées par tâche 1-2-3 etc mais reprendrons leur nom initiale.

Merci par avance pour votre aide.
Cordialement.

 

[Deadpool_CC]

Bonjour,

dans ton fichier il manque plein d'info (t'as oublié de mettre une feuille quand t'as fait ton fichier d'exemple?) :
* ou trouve-t-on le type d'envoi a faire ?
* ou trouve-t-on les destinataires Toto1@eamil.com, toto2@email.com, ... selon chaque type ?
* les destinataires peuvent-ils changer selon la tache ? si oui comment on fait le lien entre la taches et le(s) groupe(s) de destinataires

Sinon,
as-tu déjà rechercher le comment générer un fichier ".ics" pour y mettre les "jalons" et leurs rappels à J-1 associés afin de le générer et le mettre en pièce jointe de ton mail.

ps :
* puisqu'ils auront l'info déjà enregistré dans leur Outlook (grace au fichier .ics), comment tu compte gérer le fait que tel personnes à déjà reçu le RDV jalon de telle tache. (car si tu le renvois et qu'ils l'incorpre à nouveau = double RDV identique dans outlook.
* Comment tu fait aussi si jamais une date est mise à jour => .ics de correction de la date mais faut trouver comment dans le .ic tu peux suggérer l'annulation d'un RDJ jalon ou identifier un RDV jalon afin que la date puisse être mise à jour ...

et là c'est juste les difficultés qui me viennent en moins de 3 min. de réflexion

 

[Deadpool_CC]

Et en complément, ...

Le plus simple est peut-être de passer par l'API et programmer les jalon dans ton calendrier (ou un calendrier dédié et inviter dans la réunion les personnes qui doivent recevoir le Jalon. comme cela tu reste "maitre du jalon et tu peux le modifier et tous recevrons la mise à jour si tu choisie la bonne option d'informer les participants quand tu as fait ta MaJ du RDV/jalon

type de ressource calendar - Microsoft Graph v1.0

Un calendrier qui est un conteneur pour les événements. Il peut s’agir du calendrier d’un utilisateur ou du calendrier par défaut d’un groupe Microsoft 365.

docs.microsoft.com