base excel devis

[turpitudinix]

Bonjour,
Ma femme est commerciale, à la maison. Ses tarifs sont sur excel.
Pour faire ses devis, je la vois utiliser ses classeurs comme un support papier puis faire chaque fois un devis avec word, en se tapant chaque fois la mise en page et tout le bazard.
A mon avis (au sien aussi ), il doit y avoir moyen de selectionner ses produits dans la base excel et d'envoyer tout ca vers un modele de devis.
Pouvez vous m'indiquer en gros comment faire, vers où orrienter mes recherches?
(apres avoir fait un tour sur le forum, je me sent encore bien plus débutant qu'avant!!!)
Merci a vous, a+

 

[Samantha]

Re : base excel devis

Bonsoir,

Postes ici un bout de son fichier base avec des chiffres bidons (-de 48.8 ko compressé en zip, si moins de 48.8 ko sans compression bien aussi) ainsi construit :
sur une feuille la base sur 2 ou 3 colonnes :
Réf (facultatif) désignation prix
et sur une seconde feuille une matrice de comment elle veut que son devis se présente et on vous communiquera toutes les expliquations nécessaires.

A te lire


Sam

 

[chris]

Re : base excel devis

Bonjour
C'est plutôt à résoudre au niveau word dans une utilisation en publi postage. Mais il faudrait effectivement + d'infos sur la structure du fichier Excel et celui du devis Word. Autre possibilité : tout en Excel. Tout dépend du type de devis : 1 page ou un roman (lol) n'appellent pas la même solution.

 

[Moa]

Re : base excel devis

Salut Turpi !

Samantha à raison, nous avons déjà fait plusiuers fois ce genre de travail sur ce forum.

A savoir, tu peux faire une base de données sous Excel et des mises en page de devis, qui se rempliront automatiquement.

Pas d'inquiétude, c'est faisable et même très certainement uniquement avec des formules.

Il y a quelques années, j'avais fait une appli complète de ce genre pour un jeune qui lançait son entreprise.

Mets nous un fichier de base ou envoie nous ta base de données de produits avec leur code respectif.

@ +++

ChrisOne

 

[turpitudinix]

Re : base excel devis

Voili voilou, j'espère que ca va , merci a vous

 

[Mouti]

Re : base excel devis

Salut le forum,

Le fichier devis peut également etre traité sur Excel avec Export sur un fichier Acrobat *.pdf pour éviter toute modification éventuelle.

 

[Samantha]

Re : base excel devis

Bonjour,

Tout d'abord quelques conseils pour la création d'une base de données exploitable :

Pas de cellule vide
Pas de mise en page
Pas de cellules fusionées

les informations concernant un même articles doivent être sur la même ligne

Il faut refondre le fichier sous la forme d'un tableau
Catégorie Référence Désignation prix unitaire

D'après ce que j'ai compris les propositions commerciales sont effectuées par rapport à un prix de vente et non par rapport à une spécification du contenu du coffret. Merci de confirmer (il est important de comprendre comment le raisonnement se fait afin de mieux répondre à la demande)

J'aurais mieux vu une feuille spécif qui au moyen de menus déroulant permette de proposer un contenu (parceque j'ai une matrice en stock que je pourrais adapter )
Chapitre Emballage : un menu déroulant avec les emballages et le code apparait ainsi que le prix
Chapitre Alimentaire : pareil (on peut faire des sous chapitres si tu veux il me faudrait plus de précisions sur la composition standard des coffrets
Chapitre Boissons : pareil
Chapitre Accessoires : pareil

Et à la fin un total

Si c'est plus aisé pour ta femme de saisir les codes articles plutôt que de choisir dans une liste qui peut être longue c'est possible aussi


Genre tu dis au client : Vous voulez quoi dans votre coffret ? et tu propose une feuille avec les désignations et les prix qui vont en face et un total en bas de page

Au fait les prix sont bien des prix de vente ?

Tu lui édites autant de propositions que tu veux (une par coffret) et il fait son choix

Tout sur Excel.

Je n'ai pas trop le temps de refondre ta base de données si tu pouvais dans un premier temps la refondre je te renverrais un projet

Si tu dispose de Acrobat Writer la proposition de Mouti est tout à fait intéressante pour transmettre les devis par messagerie électronique : en plus si bien nommés, et archivés ces documents sont faits une fois pour toutes et peuvent être diffusés à plusieurs clients sans avoir à refaire le travail.

Je peux aussi t'expliquer comment procéder si tu ignores la façon de faire

A te lire


Sam

 

[Luki]

Re : base excel devis

Bonjour à toutes et à tous,

En passant,
Je fais tous mes devis sur excel, avec feuilles de saisie et calcul, puis présentation et incrémentation des numéros d'enregistrement etc, depuis des années (au départ sous xl4). Ca marche bien.

Je prépare en ce moment une petite appli pour visualiser et récupérer directement mes tarifs fournisseurs dans les fichiers xl fermés. Dès que ça marche, je la poste pour alimenter le smilblik!

A+

 

[turpitudinix]

Re : base excel devis

Bonjour et merci a tous de vos avis éclairés,
J’essai de reprendre:
Pas de cellule vide
Pas de mise en page
Pas de cellules fusionées
Cela veut il dire que je ne peux sauter aucune ligne, ni mettre de titres?

Faut il un seul et unique tableau?
Car en réalité, il y a plusieurs tarifs, issus de plusieurs fournisseurs, et tous n'ont pas les mêmes présentations. Il faudrait donc tous les mettre dans un seul fichier?
Je ne suis pas bien certain se savoir comment faire, et même si c'est possible. Chaque fournisseur à un fichier avec plusieurs pages...la tache semble énorme, mais peut être y a t il une méthode rapide pour arranger ça?

La proposition se fait par rapport à un prix de vente oui. Le client (un C.E) a un budget, et fait une demande du type:100 colis à 50 euros, dans lequel je veux un fois gras, un vin, un objet perso....
A partir de la, sortir une ou plusieurs propositions.


J'aurais mieux vu une feuille spécif qui au moyen de menus déroulant permette de proposer un contenu (parceque j'ai une matrice en stock que je pourrais adapter )

Tu pourrais refaire un passage en Francais, stp

Ce WE ,j'essaie de refaire cette base , je reprendrai la suite apres, c'est vrai que tout laisser dans excel, puis exporter vers acrobat ne semble pas une mauvaise idée. Du tout.

Merci beaucoup a vous tous.
a+

 

[Samantha]

Re : base excel devis

J'aurais mieux vu une feuille spécif qui au moyen de menus déroulant permette de proposer un contenu (parceque j'ai une matrice en stock que je pourrais adapter )

Tu pourrais refaire un passage en Francais, stp

Une feuille de spécif : une feuille excel dans laquelle on rentre les spécifications du produit (contenu, embalage, etc.....
Une matrice = un modèle

la feuille avec des chapitres :

Emballage

Conserve

Vin

Objet


Dans chaque chapitre des lignes avec des menus déroulants permettant de mettre un ou plusieurs éléments

Tu choisis dans le menu déroulant et par la magie des formules on voit apparaitre automatiquement le code et le prix du composant

Pour ce qui concerne la base de données ce qui me semble le plus facile à gérer est d'avoir une table par type de composant

Une table pour les emballages
Une table pour les Vins
Une table pour les conserves
Une table pour les objets perso

Il est possible de rajouter dans les colonnes en plus du prix de la désignation et du code une colonne pour identifier le fournisseur

Tu peux aussi avoir des tables par fournisseur que l'on compilera ensuite par composant si par aventure tu avais un fournisseur qui te propose à la fois des conserves et du vin

Tout est ensuite question de faciliter la gestion pour n'avoir à saisir qu'une fois les nouvelles entrées dans ta base.

Pour ce qui est de la présentation c'est uniquement pour permettre une gestion plus facile de la base de données. Tu ne dois pas présenter ça comme un document commercial mais comme un outil pour excel.

Question préalable : tes fournisseurs te fournissent un tarif au format excel ? tu peux peut être leur demander de modifier alors la présentation selon les critères mentionnés ci-dessus ?

Il est clair que la constitution de la base de données est le nerf de la guerre d'un tel projet : si elle est bien conçue, la mise à jour en sera plus facile et le temps gagné par la suite considérable : supprimer les lignes devenues inutiles = 1 clic, rajouter des informations = 3 sec etc....
la matrice est automatiquement alimentée donc plus de maintenance
ça vaut donc peut être la peine d'y passer un peut de temps au début : ce qui sera fait ne sera plus à refaire même si ma grand-mère disait : faire et défaire c'est toujours travailler



A te lire


Sam

 

[Luki]

Re : base excel devis

Bonjour à tous,

Sam, j'aime bien ta question, et ta proposition!!! lol

Question préalable : tes fournisseurs te fournissent un tarif au format excel ? tu peux peut être leur demander de modifier alors la présentation selon les critères mentionnés ci-dessus ?

Je sais pas pour turpidudinix, mais avec mes fournisseurs, c'est genre format *.PAPER (je sais pas s' ils connaissent xl!)

Donc je pense que c'est plus simple de faire une petite moulinette pour réorganiser les fichiers avec les bon entêtes etc. Même plusieurs, en fonction des fournisseurs.

Bonne journée

 

[Samantha]

Re : base excel devis

Bonjour,

Ben écoutes, c'est à croire que j'ai bien dressé mes fournisseurs : quand ils démarchent je leur dis :
"Voila Monsieur le marchand, moi j'ai une liste de produits que je tiens en stock. Je vous envoie un fichier excel avec la liste, vous me le renvoyez avec les cases qui vont bien complétées avec vos références et vos prix et c'est le moins cher qui gagne ok ?"

Ensuite copiage des colonnes les unes à côté des autres et application d'une MEFC qui me fait apparaitre le moins cher de la ligne et voila !

Ben pouur les moulinettes je te fais confiance parce que je sens poindre le vba là dessous

Dès que tu as des listes propres je récup et j'applique mes formules et hop un petit fichier tout simple facile à gérer et à adapter à l'évolution....

A vous lire


Sam