archivage dans excel d'Email avec lien hypertexte vers copie d'email

[hervé_débutant]

Bonjour le forum,

Merci d'avance pour votre aide. j'ai un problème d'archivage d'Email dont je ne trouve pas la solution. J'ai des milliers d'Emails que je souhaiterais conserver et pouvoir y accéder facilement, mais pas depuis Outlook qui est dans le rouge et commence à saturer. J'ai donc pensé à Excel qui devrait pouvoir gérer quelques milliers d'items assez facilement?
C'est un problème qui fait intervenir Excel bien sûr mais aussi Outlook.
En fait je souhaiterais extraire les informations de mes Emails que j'ai copiés et collés dans plusieurs répertoires.

Est-il possible d'avoir un fichier excel avec une ligne par Email (reçu ou envoyé)
une colonne pour l'(les) expéditeur(s),
une colonne pour le(s) destinataire(s),
une colonne pour la date de réception,
une colonne pour le titre de l'Email
Une colonne qui précise si il y a une pièce jointe
une colonne avec le corps du texte
une colonne avec le lien hypertexte vers la copie de cette Email.

Le résultat final serait un fichier Excel qui scan mes répertoires définis à la recherche de mes copies d'Email et
et incrémenterait la feuille excel chaque fois qu'il trouve un nouvel Email dans un de mes répertoire.

Voilà en espérant avoir été assez clair, merci beaucoup pour votre aide et conseils avisés?
à bientôt,
Hervé
PS: Excel 2010 et outlook 2010 sous windows 7

 

[mromain]

Re : archivage dans excel d'Email avec lien hypertexte vers copie d'email

Bonjour Hervé, le forum,

Qu'entends-tu par :

mais pas depuis Outlook qui est dans le rouge et commence à saturer

Est-ce que tu as tous tes mails dans ta boite aux lettres ou est-ce que tu utilises déjà des fichiers d'archives (.pst) ?
En quoi les filtres de recherche ne sont pas suffisants (rapidité, options de recherche, …) ?

Le résultat final serait un fichier Excel qui scan mes répertoires définis à la recherche de mes copies d'Email et incrémenterait la feuille excel chaque fois qu'il trouve un nouvel Email dans un de mes répertoire.

Quelle est l'utilité finale de ce classeur ? Est-ce que tu vas t'en servir 20 fois par jour et il faut absolument qu'il soit à jour (qu'il reflète l'état de ta messagerie) en permanence ?

Si je te pose ces questions, c'est parce-que c'est possible de parcourir tous les mails d'une session Outlook pour récupérer les infos qui t'intéressent et générer un fichier en one shot (tu trouveras ici un exemple qui boucle sur tous les mails d'une boite aux lettres). Par contre, si le volume de données est important, cette opération prendra du temps, et il faudra choisir judicieusement comment et quand tu mettras à jour ces informations.

une colonne avec le corps du texte

Tu seras limité ici aux premiers 32 767 caractères de tes mails.

Et enfin

une colonne avec le lien hypertexte vers la copie de cette Email

Ça dépend un peu de comment tu gères tes archives :

• soit tu gère l'ensemble de tes mails dans un fichier .pst et dans ce cas-là, il faudra mettre en place une macro qui ouvre le mail - pas de lien hypertexte ;
• soit tu fais une copie de chaque mail en fichier .msg dans un dossier de stockage et tu peux avoir un vrai lien hypertexte.

Bref, plus d'infos seraient nécessaires.

A+

 

[hervé_débutant]

Re : archivage dans excel d'Email avec lien hypertexte vers copie d'email

Bonjour Romain, Bonjour le Forum,

Tout d'abord un grand merci et un grand pardon pour mon silence sur ce forum. je n'ai malheureusement pas pu te répondre avant et j'en suis désolé.
Pour répondre à tes questions:

Bonjour Hervé, le forum,

Qu'entends-tu par :
Est-ce que tu as tous tes mails dans ta boite aux lettres ou est-ce que tu utilises déjà des fichiers d'archives (.pst) ?

En fait j'ai des problèmes depuis Outlook liés au grands nombre d'Email dans la boîte de réception (plantages récurrents, n'importe plus les Emails) et avec les archives car mon fichier archive est bien trop gros (plusieurs Giga Octets) et toute manip prend un temps infini...
Je fais donc un copier coller de mes Emails à partir de Outlook vers un répertoire. Et je souhaiterais conserver mes Emails comme cela, mais en gardant la possibilité de retrouver rapidement un Email. Voilà pourquoi une base de données sous Excel me semble indispensable.

En quoi les filtres de recherche ne sont pas suffisants (rapidité, options de recherche, …) ?

Les filtres en eux même marchaient bien dans le passé, mais avec l'accumulation d'Emails, cela devient de plus en plus lent et comme je le disais ci-dessus, c'est Outlook qui pose problème (plantage, trop lent, n'importe plus les Emails...)
Une gestion de mes Emails via les filtres de Outlook

Quelle est l'utilité finale de ce classeur ? Est-ce que tu vas t'en servir 20 fois par jour et il faut absolument qu'il soit à jour (qu'il reflète l'état de ta messagerie) en permanence ?

L'idée, serait effectivement d'avoir accès à une base de données d'Emails mise à jour quotidiennement. Pour mes requêtes, je peux faire plusieurs requêtes par jour sur cette même base d'Emails.

Si je te pose ces questions, c'est parce-que c'est possible de parcourir tous les mails d'une session Outlook pour récupérer les infos qui t'intéressent et générer un fichier en one shot (tu trouveras ici un exemple qui boucle sur tous les mails d'une boite aux lettres). Par contre, si le volume de données est important, cette opération prendra du temps, et il faudra choisir judicieusement comment et quand tu mettras à jour ces informations.

C'est effectivement très intéressant mais ma boîte Email est trop volumineuse et je souhaiterais justement la vider pour qu'elle retrouve ses capacités initiales.

Tu seras limité ici aux premiers 32 767 caractères de tes mails.

C'est option serais trop limitée car il faudrait que je puisse avoir accès à l'ensemble des informations y compris les pièces jointes de l'Email.

Et enfin

Ça dépend un peu de comment tu gères tes archives :

• soit tu gère l'ensemble de tes mails dans un fichier .pst et dans ce cas-là, il faudra mettre en place une macro qui ouvre le mail - pas de lien hypertexte ;
• soit tu fais une copie de chaque mail en fichier .msg dans un dossier de stockage et tu peux avoir un vrai lien hypertexte.

l'idée serait de choisir la deuxième option.

Bref, plus d'infos seraient nécessaires.

A+

Bon j'espère t'avoir apporté les informations nécessaires encore merci pour ton temps et ton aide et merci aux éventuels contributeurs du forum.

à bientôt,
Hervé