XL 2016 Utilisation de la consolidation de données pour gérer des bases utilisateurs

[Mizaël]

Bonjour

Dans le cadre de mon travail (en Collège-Lycée), nous utilisons des applications afin de gérer nos élèves. Cependant. toutes les informations ne sont pas centralisées dans ces applications.
Aussi, nous utilisons désormais une base des élèves décentralisée dans un document Excel, qui est pour sa part complet et toujours à jour. Personne n’utilise une base de donnée (comme Access par exemple) : Excel est bien plus utilisé, d’où son choix.

Cela nous permet de faire des exports en CSV vers certaines de nos applications, et tout simplement de recopier manuellement dans d’autres applications les quelques informations modifiées à l’occasion.

Pour l’instant nous avons un document Excel avec 3 onglets (1. classe, options et spécialités, 2. identifiants numériques et 3. résultats de sondage famille), de manière à ne pas crouler sous les informations dans un seul onglet.

Nous aimerions que notre premier onglet serve de référence aux autres. En particulier, que l’ajout ou le retrait d’élèves puisse se répercuter sur les autres onglets (sinon nous devons les rajouter/enlever dans chaque onglet). Nous n’avons pas trouvé comment le faire simplement avec des formules. L’utilisation de la consolidation de données pourrait-elle être une solution adaptée ?

En vous remerçiant de votre aide

 

[Dudu2]

Bonjour,

La notion de "consolidation de données" est toute virtuelle ! On pourrait même parler d' "intelligence artificielle" !
Hélas, il n'existe pas de concept qui résolve par sa simple invocation des problèmes particuliers de traitement de données dont on n'exprime pas, voire dont on n'a même pas complètement conscience des tenants et aboutissants.

Ce que tu demandes, c'est la mise en place d'une application autour de tes données Excel.
Par application, j'entends une série de traitements programmés (VBA pour Excel) utilisant les ressources de la programmation Excel (Formulaires et toute une série d'outils associés de listes, de saisie, boutons, messages, etc...).

Il semble à peu près sûr que partant d'une fonction d'ajout / suppression / modification d'élève qui peut être réalisée assez simplement avec un formulaire (enfin quelques heures de programmation/test sur la base de spécifications précises) , tu comprendras vite que tu peux faire beaucoup d'autres choses dont tu demanderas le développement. En général c'est comme ça que ça se passe.

Dans un premier temps, plutôt que brûler des cierges sur l'autel de la "consolidation des données", il faut que tu fournisses un fichier anonymisé contenant quelques élèves et que tu décrives très précisément ce qu'implique l'ajout / suppression / modification d'élève dans les données des feuilles.

 

[Mizaël]

Bonjour,

Merci beaucoup de cette réponse étayée et très juste. Effectivement, c’est beaucoup par méconnaissance que l’on allume nos cierges pour la consolidation de données.
C’est aussi que j’ai oublié de préciser que cette feuille Excel est hébergée sur un serveur Nexcloud adossé à un gestionnaire de documents OnlyOffice (au final c’est donc l’équivalent d’un Google Drive, mais privé). Nous ne sommes donc pas sûr que tout peut fonctionner sous cet environnement (mais l’outil de consolidation de données est présent). Le VBA n’y fonctionne pas à ma connaissance.

Voici ci-joint le fichier brut et anonymisé de notre base élèves.
Une des solutions envisagées est de tout regrouper manuellement dans un seule onglet, et d’avoir ainsi un seul onglet à gérer pour toute modification ultérieur. C’est simple à faire, mais c’est lourd visuellement.
L’autre possibilité serait de conserver les onglets actuels pour plus de clarté et pour que chaque secteur de l’établissement y trouve ses informations sans forcément chercher dans les autres. Et c’est dans ce cas qu’on souhaiterait une synchronisation entre les différents onglets, avec un premier onglet fournissant les données d’identification de base (Classe NOM Prénom Date de naissance) pour les autres.

* Prenons l’exemple de l’ajout d’un élève qui arriverait dans l’établissement : je le rajoute dans une nouvelle ligne du premier onglet, avec ses informations Classe NOM Prénom Date de naissance etc.
J’aimerai alors voir apparaitre une nouvelle ligne automatiquement créée dans les 2 onglets suivants et contenant cette base d’identification qu’est Classe NOM Prénom Date de naissance. Cala permet à la personne qui s’occupe de cet onglet de voir qu’il existe et qu’il faut compléter ses informations.

* Si un élève quitte l’établissement, je le supprime du premier onglet, et j’aimerais le voir aussi disparaitre des 2 onglets suivants.

* Enfin, si je modifie une donnée dans Classe NOM Prénom Date de naissance (en particulier la classe), j’aimerai que cette modification se fasse aussi dans les 2 onglets suivants.

Bon, à me relire je me dis que c’est bien compliqué, et que chosir un seul onglet pour tout pourrait être une solution lourdaude mais simple.

 

[Dudu2]

Bonjour,

Alors peut-être que l'outil de consolidation des données de cet environnement particulier peut faire quelque chose, mais je n'en ai aucune idée car je ne le connais pas.

Si le VBA n’y fonctionne pas, c'est râpé pour l'aide que j'aurais (ou d'autres) pu t'apporter.
La VBA est le seul moyen de développer sous Excel. Il y a aussi PowerQuery que je ne connais pas et qui permet de faire des choses mais infiniment plus limitées qu'avec VBA.

Essaie quand même d'implanter ce fichier qui possède un code VBA d'une ligne et de vérifier qu'il ne fonctionne pas dans cet environnement en appuyant sur le bouton qui normalement affiche un message.

 

[Mizaël]

Bonjour

Alors j’ai essayé le fichier Excel avec macro, mais ça ne fonctionne pas.
Pour le coup je suis passé à un seul onglet, avec un formatage en couleur qui rend les choses aussi lisibles que possibles.

Merci pour l’aide proposée !