Questions pour les pro d'excel

[Duplessis]

Bonjour à tous,

Je suis responsable qualité et je dois gérer des procédures.

Je dois gérer ces procédures informatiquement, mais j'ai pleins de questions :

Tout d'abord l'usine où je travaille est équipée d'un server où chaque personne de l'usine peut venir consulter les documents

1/Est-il possible de maîtriser un doc informatique, et dans contrôler la diffusion?

exemple avec une procédure A

Chaque procédure doit être validée par différentes personnes et je voudrais savoir s'il était possible de déplacer cette procédure automatiquement dans notre server (dans un endroit bien précis) si est seulement si toutes les personnes l'on lu et approuvée.

Est-il possible d'archiver automatiquement dans un fichier nommé "Archive" une procédure indicée A qui sera remplacée par une procédure indicée B (une fois que celle-ci sera valiée et approuvée)

Je vous remercie d'avance pour ce projet qui me tient à coeur!
Je compte sur vous, et pourriez-vous me filer des exemple précis.

Anthony

 

[fanfan38]

Re : Questions pour les pro d'excel

Bonjour
Tu ne veux parler qu'au pro d'excel pour un problème qui n'a rien à voir avec excel...
C'est un problème de serveur. Heureusement paramétrable: t'imagine l'ouvrier qui peut lire les fichiers du patron...
Rapproche toi du responsable informatique de ta boite et sache qu'ici les pros sont à la même place que les mauvais... Si tous les jours qu'on apprend..
Maintenant que je suis agé je sais qu'on sait jamais....

A+ François

 

[Duplessis]

Re : Questions pour les pro d'excel

Bonjour fanfan,

Je ne veux pas vexer qui que se soit. Alors mille excuses pour ce titre un peu maladroit qui visiblement heurte la sensibilté de certain individu
Je voulais simplement savoir si excel pouvait permettre certaine fonction que j'avais énoncé plus haut.

Exemple : Excel contient-il des fonctions qui pourraient permettre à un document validé par deux personnes X et Y d'être déplacé dans un autre fichier excel. (si et seulement si X et Y ont validé)

Comment peut-on s'assurer que la personne X qui valide et bien cette personne?
Excel peut-il restreindre l'accés à une cellule par un code connu uniquement par la peronne X.
Anthony

 

[Duplessis]

Re : Questions pour les pro d'excel

vraiment personne pour répondre à ces questions?
Anthony

 

[phlaurent55]

Re : Questions pour les pro d'excel

Salut Duplessis

Exemple : Excel contient-il des fonctions qui pourraient permettre à un document validé par deux personnes X et Y d'être déplacé dans un autre fichier excel. (si et seulement si X et Y ont validé)

Comment peut-on s'assurer que la personne X qui valide et bien cette personne?
Excel peut-il restreindre l'accés à une cellule par un code connu uniquement par la peronne X.

ce que tu demandes est réalisable
il te suffit de demander les mots de passe aux deux personnes concernées (via un userform),ensuite d'effectuer un contrôle de validité des ces MdP dans ta procédure, et enfin d'envoyer/renomer/sauvegarder ton fichier là ou tu l'as décidé.

à ta question "Comment peut-on s'assurer que la personne X qui valide et bien cette personne?" , je te répondrai par une boutade.........."et si ma grand'mère a réussi à te piquer le code"

à+

 

[jeanpierre]

Re : Questions pour les pro d'excel

Bonjour Anthony, François,

Il ne s'agit pas de dire que cela "heurte la sensibilité de certain individu"

Déjà, ici, il n'y a pas d'individu..... avec ou sans certain.... que des personnes qui tentent d'aider

Il ne s'agit pas, non plus, de sensibilité.....

Lorsque l'on vient ici, c'est que l'on a un problème..... donc pas de "PROBLEME" dans le titre
Lorsque l'on vient ici, c'est que l'on a une question à poser.... donc pas de "QUESTION" dans le titre, etc, etc....

Il faut savoir que le titre est la base même de toutes recherches... Si demain, une autre personne a le même problème que toi, elle ne trouvera jamais ton message et les réponses apportées....

La question est toujours facile, ou presque, à poser, même sur 50 ou plus de ligne.... Le plus dur et le plus long, c'est la réflexion pour "Composer le titre" qui se doit être "explicite" et représenter, en lui seul, le souci rencontré.... (en VBA, on trouve : Option Explicit, ici il faudrait : Obligation Explicit)

Si tu avais lu la Charte, il n'est pas trop tard, tu aurais, sans doute, pris quelques minutes de plus pour rédiger ton titre...

Ceci dit, je ne vois pas, même avec excel, comment transférer d'un dossier à un autre, un fichier, qui et de toute façon serait ouvert.

Pour s'assurer que telle personne est bien la personne en question.... Mots de passe pour chaque... son nom, son MDP, fais une recherche sur le forum et, là, tu vas t'apercevoir que le titre est important....

Bonne recherche et bon dimanche.

Jean-Pierre

 

[TheLio]

Re : Questions pour les pro d'excel

Hello,
Par principe dans un système qualité, le disque du server devrait être "partitionné" et la partie attribuée au système qualité mise en lecture seule...
... Ceci protège toutes manoeuvres risquant de mettre en péril les documents.
De ce fait, un formulaire ou une procédure validée doit passer par l'intermédiaire du RSQ afin d'être transformée de version A à B puis libérée dans sa nouvelle forme.
Ainsi le RSQ L'intégrera à son tableau de bord de la gestion de Documentaire.
Donc, faut'il vraiment créer des automatismes ?
Cela posera un problème avec le disque en lecture seule...
A te lire
A++
TheLio
EDIT : 🙂 Special JP 🙂

 

[Duplessis]

Re : Questions pour les pro d'excel

Ok, OK

Bon tout d'abord merci d'essayer de répondre à mes questions. Bon un mea culpa, à tous ceux qui essaient de m'aider et qui on compris que mon titre n'était pas explicite.

N'hésitez pas à me donner des exemples svp?
Vos idées sont les bien venues.
Anthony

 

[chris]

Re : Questions pour les pro d'excel

Bonjour

Ce que demande DUPLESSIS est ce que font les logiciels de gestion électronique de documents (GED).
On peut y gérer

• divers niveaux de validation à travers des "Workflow" (circuits de documents)
• le "versionning" : suivre les évolutions des documents et surtout la dernière version applicable.
• le "check in" et le "check out" : permettant notamment de n'autoriser qu'une modification à la fois, d'informer l'ensemble des utilisateurs de l'état non stable du document...

Ces logiciels combinent en général une base de données structurées et un espace de stockage des documents contrôlé par le logiciel.
On trouve aujourd'hui à côté des GED lourdes, des versions simplifiées et allégées plus orientées vers le partage de documents comme Quick Place.

Bref rien de commun avec Excel.

 

[Duplessis]

Re : Questions pour les pro d'excel

the lio,

En fait le but de la démarche et de faire de la gestion documentaire à deux niveaux, càd que le RSQ s'occuperai de gérer les 6 procédures obligatoires de l'iso 9001 et celles de l'iso 22000. Les autres procédures devant être gérer par les pilotes de processus.
Mais avant de partir là dedans, il faut déjà modifier la procédure des procédure (gestion des documents) pour pouvoir ainsi "déléguer" la gestion des autres procédures aux pilotes de processus.
Le but étant de responsabiliser les pilotes à la qualité et de décentrailiser un système de gestion trop contrôler par la qualité.

Donc si j'arrive avec votre aide à faire ce que j'ai énoncé plus haut, cela deviendrai possible.

anthony

 

[Duplessis]

Re : Questions pour les pro d'excel

Ged,

Merci pour l'info,

Peux-tu avoir une ged gratuite, où faut-il passer par un organisme extérieur?
Dans l'affirmative, as-tu qq tuyaux à me donner

 

[chris]

Re : Questions pour les pro d'excel

RE

Lors d'un salon de la GED , j'avais vu la société SMILE spécialisée dans le GED open source
Smile - GED et ECM

sinon sur Google j'ai trouvé :

Ce lien n'existe plus
Openged, la solution OpenSource pour la gestion électronique de documents
Ce lien n'existe plus

 

[jmd2]

Re : Questions pour les pro d'excel

'jour

mon avis perso (je suis consultant en ISO 9001)

- si grosse unité de production : achat d'un logiciel de GED (mais pas trop compliqué) pour maîtriser les doc essentiels (précédures, formulaires...)
Chercher à obtenir des protections qui ne soient pas des freins, comme on le voit très souvent "la qualité ça nous em... on ne peut même pas faire nos doc comme on veut !"

- si PME : un tableau Excel qui sert de répertoire (une ligne = un doc) avec des liens hypertexte. Et surtout ne pas chercher à tout gérer. C'est une GPAO devrait gérer 90 % des documents quotidiens.
Comme dit plus haut : un (des) répertoire en lecture seule, avec mot de passe si tu as vraiment peur.