Quel logiciel utilisé : Excel ou Access ?

[Birone]

Bonjour le forum,

Je suis dans une situation où je tourne un peu rond. Je m’explique, je travaille dans un secteur où de nombreuses personnes font de la saisie paiements. On leur demande de tenir des statistiques sur combien de paiements elles rentrent, et ce, selon la devise et d’autres différents critères. Jusque là, tout va bien.
Sauf que quand je suis arrivé, les employés remplissaient un tableau sur une feuille de papier, et faisaient, à la fin de la journée la somme de chaque colonne avec leur petite calculette… J’ai donc voulu moderniser le tout…
J’ai créé un fichier excel pour chaque employé. Donc à chaque saisie d’une série de paiements, au lieu d’écrire une ligne sur leur ‘papier’, ils remplissent un formulaire dans le fichier excel. (voir le fichier attaché).
Un employé est responsable de récupérer les données dans chaque fichier employé, pour aller coller les informations dans des fichiers ‘récap’ et ainsi faire des totaux, pourcentages etc…

Cependant, je me retrouve confronter à plusieurs problèmes :
1- J’ai une feuille qui a une ligne par jour, pour une année complète, avec une formule SOMME.SI etc…. (voir le fichier). Je remarque que c’est assez lourd, et que donc à chaque saisie de l’employé dans le formulaire, la validation est très longue !
2- Je trouve dommage et une perte de temps que quelqu’un soit obligé d’aller copier les données, pour les coller dans d’autres documents afin d’exploiter les statistiques d’autres façons.

J’ai à ma disposition access, excel 2007. Les usagers, eux, n’ont qu’Excel 2007.

Je me demande donc quelle serait la meilleure solution : persister dans excel, ou bien me servir d’access… mais dans ce cas là, comment aller ‘nourrir’ Access des données, car les utilisateurs ont juste Excel….

C’est peu être un peu confus…. C’est le reflet de ce qui a dans ma tête, c’est pour ça 

Merci

 

[joss56]

Re : Quel logiciel utilisé : Excel ou Access ?

Bonjour,

Je préconiserais l'utilisation de Jedox (Jedox AG - Home) . C'est une base de données multidimensionnelles. Tu crées un formulaire de saisie pour les utilisateurs et tu installes le serveur sur ta machine. Les saisies se font via Excel mais les données sont stockées sur le serveur. Tu récupères en temps réel les données et tu peux produire tes reportings à tout moment. Le logiciel est gratuit, complètement interfacé Excel : simple et efficace.

Bonne journée,

Jocelyn

 

[chris]

Re : Quel logiciel utilisé : Excel ou Access ?

Bonjour
Coucou Jocelyn

Je vais regarder Jedox : cela semble très intéressant.

Sinon il y a possibilité de les consolider dans Access, en remaniant un peu les fichiers Excel (ils doivent notamment avoir un seule ligne d'en-tête donc il faudrait mettre les titres des lignes 1 à 5 dans des boîtes de texte et non des cellules).

Dans Access on peut lier un fichier Excel comme table et via une requête déverser les données de cette table liée dans la table générale.
Il faudrait donc un dossier pour stocker les classeurs, qui devraient porter le même nom d'un jour à l'autre.
Il suffit d'écraser ceux de la veille puis de lancer la requête dans Access pour alimenter le cumul.

Cela sans VBA, donc assez simplement.

 

[joss56]

Re : Quel logiciel utilisé : Excel ou Access ?

Salut Chris,

Tu as le temps de jeter un coup d’œil sur Jedox?

Cdt

Jocelyn

 

[chris]

Re : Quel logiciel utilisé : Excel ou Access ?

Bonjour

Jocelyn tu me confirmes si j'ai bien compris

• la version gratuite de Jedox s'appelle Palo
• on installe la partie OLAP puis l'add in Excel

J'ai regardé une demo sur Youtube : l'utilisation parait simple et effectivement adaptée.

Il faudra que je teste mais en ce moment je bosse sur plusieurs choses à la fois, donc je vais devoir attendre un peu.

 

[Birone]

Re : Quel logiciel utilisé : Excel ou Access ?

Merci messieurs pour vos réponses.

Concernant Jeedox, je ne pourrais malheureusement pas l'utiliser si il y a besoin d'une installation. Je suis dans une grosse compagnie qui limite les droits sur les ordis et je ne peux rien installer...je sais c'est nul.... Par contre je vais y jeter un coup d'oeil à titre personnel c'est sûr !

Chris, si je comprends bien, ta solution consisterait à modifier un peu mon fichier pour que les entêtes soint sur une ligne (pour qu'elles correspondent au nom de champ de ma BD), que les utilisateurs continuent de l'utiliser, mais que moi, via une requête Access, j'alimente ma BD tous les jours à l'aide de leurs fichiers Excel ?

Merci en tous cas pour vos réponses encore une fois.

Guillaume

 

[joss56]

Re : Quel logiciel utilisé : Excel ou Access ?

@chris : oui, c'est ça. En fait en installant PALO, tu fais de ta machine un serveur et un client en même temps. Pour les utilisateurs il y a un moyen de n'installer que le client. N'hésite pas si tu as des questions.

@birone : il te reste la solution Access, mais là je passe la main à Chris.

A+
Jocelyn

 

[chris]

Re : Quel logiciel utilisé : Excel ou Access ?

Bonjour

...
Chris, si je comprends bien, ta solution consisterait à modifier un peu mon fichier pour que les entêtes soint sur une ligne (pour qu'elles correspondent au nom de champ de ma BD), que les utilisateurs continuent de l'utiliser, mais que moi, via une requête Access, j'alimente ma BD tous les jours à l'aide de leurs fichiers Excel ...

Oui c'est cela : pour les en-tête, j'ai testé, si tu agrandis la ligne 6, mets des text box avec les titres que tu as sur les lignes 1 à 5 puis supprime ces lignes, Access lira juste les en-tête de chaque colonne et n'aura pas de PB.

Il faudrait par exemple que les utilisateurs sauvegardent sous leur nom dans un dossier journalier : en copiant le contenu de ce dossier dans ton dossier, tu n'aurais plus qu'à lancer la requête d'ajout.

Il faut identifier la source des données pour que la requête ne puisse ajouter 2 fois les mêmes.
Tu peux dans la requête ajouter le nom ou autre identifiant et il faut que ta table ait une clé primaire sur date et identifiant.

Je conseille de créer une requête par source puis une requête union de ces requêtes. C'est à partir de celle-là que se fera l'ajout.
Sinon on peut aussi très simplement chaîner les requêtes dans une macro.

Si SWIFT, LIENS, SBI et FAX concernent des paiements différents, tu as peut-être intérêt à les ventiler en ayant un champs type dans ta table : l'exploitation statistique sera plus simple. Dans ce cas type doit aussi faire partie de la clé primaire.

 

[Birone]

Re : Quel logiciel utilisé : Excel ou Access ?

Merci encore à vous 2.

Chris, je vais prendre tout tes conseils en considération.

Excellente journée !

 

[chris]

Re : Quel logiciel utilisé : Excel ou Access ?

Bonjour

@chris : oui, c'est ça. En fait en installant PALO, tu fais de ta machine un serveur et un client en même temps. Pour les utilisateurs il y a un moyen de n'installer que le client. N'hésite pas si tu as des questions...

Merci Jocelyn. Je reviendrai vers toi quand je m'y attaquerais : c'est super d'avoir un connaisseur.

 

[joss56]

Re : Quel logiciel utilisé : Excel ou Access ?

A très bientôt alors!
Bonne soirée
Jocelyn