Maîtriser un grand nombre de données

[Aloha]

Bonjour,

J'ai une base de données avec plus de 2000 personnes et plein d'informations (=colonnes) pour chaque personne.

Quelle est la meilleure méthode pour mieux gérer les données d'une seule personne que dans la feuille contenant la multitude de lignes et de colonnes? Peut-on les faire afficher, les modifier et ajouter des personnes et des données dans une espèce de fiche?

Je sais créer un layout où j'affiche les données d'une personne d'une façon plus visible, mais le problème est que je dois pouvoir ajouter des données pour des personnes existantes et ajouter de nouvelles personnes et en barrer d'autres. Il me faut donc une fiche où je peux saisir et modifier des données et que les modifications sont intégrées automatiquement dans la base de données.
Excel offre-t-il une telle fonction, sinon, comment construire un tel système?

Merci pour votre généreuse aide.

Aloha

 

[pascal21]

Re : Maîtriser un grand nombre de données

bonjour
on peut très bien saisir les données dans un USF (formulaire) mais ça n'apportera pas grand-chose à ton fichier, si ce n'est que l'alourdir
a quoi servent les colonnes D E et F?

 

[Dranreb]

Re : Maîtriser un grand nombre de données

Bonjour
Moi j'ai l'impression que ça apporterait bien un confort d'utilisation.
Voudriez vous dessiner un UF avec deux listes déroulantes modifiables (ComboBox) pour Nom et prénom, des TextBox pour le reste, une ListBox pour les Aditional data ?
Le premier pas: Alt+F11 pour aller dans VBA, puis dans l'explorateur de projet clic droit sur le VBAProject de votre classeur, Insertion, UserForm.
Je vous suivrai pour la programmation.
À +

Bonjour Victor21: j'y avais pensé aussi, et découvert ainsi cette limitation.

 

[Victor21]

Re : Maîtriser un grand nombre de données

Aloha, Aloha. Bonjour, Pascal.

Il existe nativement le formulaire inclus dans Excel (sélectionner les colonnes adjascentes concernées, Données, Formulaire). Mais cet outil (2003) est limité à 32 champs, et votre base en contient actuellement 33.

Edit : Bonjour, DranreB 🙂

 

[Aloha]

Re : Maîtriser un grand nombre de données

Bonjour,

Merci beaucoup pour les réponses.

J'ai élargi le fichier par une feuille individuelle où je peux faire afficher les données par personne, mais le problème qui reste est donc l'application des modifications à la base de données;

Pascal, vous voulez sûrement parler des colonnes E à G? Des fois il y a une 2e personne associée à la première, mais je pense que c'est négligeable pour l'instant. Je ne comprends pas votre affirmation qu'un UF n'apporterait rien. Ne serait-il pas la solution s'il sait faire ce dont j'ai besoin.

Victor, savez-vous si cette limite existe aussi dans Excel 2010? D'ailleurs, le nombre de 33 colonnes est forfaitaire; je n'ai pas recherché le nombre exact, mais il me semble qu'il y'en a plutôt plus que moins.

"dranreb", j'ai fait mon devoir (comme j'ai pu)

Tirant une leçon de mes expériences passées dans ce forum, où j'ai également présenté un fichier exemple, pas assez proche du fichier réel, et où des membres du forum y ont travaillé, pour par après devoir refaire le travail pour l'adapter au fichier réel (ou abandonner l'affaire), il vaudrait mieux que je prévienne ce problème et que j'explique de quoi il s'agit: il s'agit de la gestion de donateurs et de leurs dons.
Ceci comporte:

la gestion des noms et adresses (des fois il est marqué sur l'avis de crédit que le don en question provient de telle personne & de telle autre personne: voilà pourquoi les 2èmes nom, prénom et titre); des fois c'est une société qui fait le don, des fois il y a le nom d'une société & le nom d'une personne; il arrive bien évidemment que des gens déménagent et il faut modifier l'adresse, et il arrive aussi que des personnes décèdent et il faut pouvoir ajouter l'information (en cochant une case): je ne peux pas l'effacer parce que je veux garder l'information des dons que la personne a faits.

la gestion des dons:
saisie (date, montant, occasion)
Envoi d'un remerciement aux donateurs (différents modèles suivant qu'il s'agit d'un don général ou d'un don pour une certaine occasion (décès, naissance, anniversaire de mariage, etc.)
Envoi d'une liste des donateurs à la personne qui a initié le don + étiquettes avec l'adresse du donateur pour permettre à l'initiateur de remercier les donateurs à son tour et lui faciliter ce travail.

invitations et voeux de fin d'année aux donateurs: impression d'étiquettes (ou enveloppes), éventuellement avec l'adresse sur la lettre

etc.

J'en reste là pour l'instant.


Aloha

 

[Aloha]

Re : Maîtriser un grand nombre de données

... pour une raison que j'ignore, le fichier n'a pas été ajouté...

 

[Victor21]

Re : Maîtriser un grand nombre de données

Re,

Concernant le nombre de champs de formulaire sur Excel 2010, l'aide devrait vous renseigner (F1).

Il s'agit là d'une application plus complexe que la simple mise à jour d'une BDD, et la proposition généreuse de DranreB me semble plus appropriée.
L'important, et vous l'avez compris, est de démarrer sur de bonnes bases, et de bien définir dès le départ les fonctionnalités souhaitées.
Transmettez votre nouveau fichier avec l'USF, et faites-lui confiance : question USF, il sait de quoi il parle 🙂

 

[Dranreb]

Re : Maîtriser un grand nombre de données

Bien.
Je vais commencer à travailler à la partie la plus délicate à partir de ce que vous avez fait.
Mais, vous vous y retrouveriez mieux par la suite avec maintenance plus souple si vous mettiez des noms de plages à toutes les colonnes, des nom mnémoniques correspondant aux contrôles (CbxNom, CbxPrén, TbxNom2 etc. par exemple), ainsi que des CodeNames plus parlant aux feuilles.
Je pense qu'une seule ListBox pour tous les "Additional information" serait plus pratique qu'une multitude de TextBox.
Il faudrait prévoir les boutons Ajouter, Modifier et Supprimer pour entériner les modifications dans la feuille.

Voici un début. Nommez tout comme il faut. J'arrête là: je m'y perd complètement entre Society, la colonne I ou H et le TextBox37 !
Voulez vous que je renomme tout à ma façon ou vous souhaitez avancer un peu de votre coté ?
Ne faites pas attention aux instruction en commentaires elle viennent d'une autre application, mais elle pourraient être adaptées quand tout aura été nommé de façon homogène.

À +

 

[Aloha]

Re : Maîtriser un grand nombre de données

Re,

Merci beaucoup.
Ne vaudrait-il pas mieux que je termine d'abord mon fichier réel pour ne pas avoir à recommencer? Ma "Database" était faite pour illustrer ce que je veux faire.

Aloha

 

[Dranreb]

Re : Maîtriser un grand nombre de données

C'est comme vous le sentez.
Mais là encore, les noms pourraient justement permettre d'avancer déjà avec ça. En insérant par la suite une nouvelle colonne, toutes les références des noms de plages à sa droite seront automatiquement rectifiées, et le code de l'UF ne sera pas à retoucher, sauf à y ajouter ce qu'il faut pour la nouvelle colonne.
Cordialement.

 

[JNP]

Re : Maîtriser un grand nombre de données

Bonsoir le fil 🙂,

Pour répondre à la question : la limite de 32 est-elle toujours d'actualité pour 2007/2010, la réponse est oui, et pour activer cette ancienne fonction native sous 2003 et antérieure, il faut l'ajouter à la barre d'accès rapide, car elle est considérée (à juste raison pour moi 😛) comme une fonction en passe de devenir obsolète 🙄...

Pourquoi 😱 ? Tout simplement parce qu'il est abhérant de gérer plus de 32 champs de données pour un cas particulier... Après, on passe dans une base de donnée avec des tables... le nom d'une entreprise ou d'un particulier par exemple (associé à ce qu'on appelle une clef primaire) correspond à une donnée unique dans une table contenant son adresse et toutes ses coordonnées, donc une seule colonne contient le lien nécessaire à ce qui est actuellement contenue dans la feuille Excel dans X colonnes...

Si on tient vraiment à rester sous Excel (Access, Oracle, MySQL ou autre BDD n'étant pas forcément accessible à tous, en ce qui me concerne, c'est pas vraiment pas là où j'Excelle 😛...), le minimum est d'essayer de passer en 3D avec chaque onglet par table... Mais c'est juste mon avis 🙄...

Bon courage 😎

 

[Aloha]

Re : Maîtriser un grand nombre de données

Bonjour JNP,

Je n'ai pas vraiment compris la façon de procéder que vous préconisez, ("on passe dans une base de donnée avec des tables... le nom d'une entreprise ou d'un particulier par exemple (associé à ce qu'on appelle une clef primaire) correspond à une donnée unique dans une table contenant son adresse et toutes ses coordonnées, donc une seule colonne contient le lien nécessaire à ce qui est actuellement contenue dans la feuille Excel dans X colonnes") mais je veux bien m'engager sur cette voie. Pouvez-vous me donner un exemple?

Aloha

 

[JNP]

Re : Maîtriser un grand nombre de données

Re 🙂,
Pas évident de donner un exemple, je n'ai pas de BDD sous la main, mais pour comprendre le principe, tu as un onglet Etat Civil, avec en première colonne le N° de fiche. Ensuite un onglet Adresse avec en première colonne le même N°. Tu peux donc faire facilement le lien entre les 2 types de renseignements, et ainsi de suite. En partageant comme ceci les clefs primaire, chaque table est directement en liaison avec l'autre. Tu pourrais aussi utiliser des clefs primaires différentes, la clef d'accès au 2ème onglet étant répertoriée dans une colonne supplémentaire, ça permet à ce moment-là par exemple de n'avoir qu'une seulle ligne d'adresse partagées par plusieurs personnes qui sont dans la même entreprise 😉...
J'espère que c'est plus clair 🙄...
Bon dimanche 😎

 

[Dranreb]

Re : Maîtriser un grand nombre de données

Bonjour.
Puis-je savoir pourquoi le système que je vous avais proposé ne vous semble apparemment pas applicable ?
À +

 

[Aloha]

Re : Maîtriser un grand nombre de données

Bonjour Dranreb,

Je n'ai pas dit que votre système n'est pas applicable!
Mais je ne comprends pas comment il fonctionne

Aloha