Tout dépend si ton fichier de synthèse est "tout le temps ouvert", de la fréquence à laquelle tu ajoutes des projets et de la fréquence de mise à jour que tu souhaites (à savoir que tu peux mettre à jour ces données à chaque ouverture du fichier, logiquement Excel le demande).
Il me semble que le plus simple serait de le mettre dans un bouton pour le faire que de temps en temps.
Sinon dans un évènement du workbook ou de la worksheet, ce qui permet une mise à jour sans action manuelle de l'utilisateur, mais peut être un peu long s'il y a beaucoup de données.