Génération automatique de document / recherche de conseil

[l0renz0]

Bonjour à tous,

Je cherche à faire la chose suivante :
lorsque je genere une facture sous Excel, je souhaiterai que le contrat associé soit généré automatiquement sous word.
A priori, à chaque item de ma facture correspondra un texte prédéfini sous word.
Le but premier est donc de concatener les textes prédéfinis en fonction des items présents sur la facture.
De plus, je souhaiterai pouvoir modifier certaines infos dans ces morceaux de textes prédéfinis (indiquer la durée d'une opération, le nom du client, que l'item est en option, etc, etc).
J'ai parcouru le forum, j'ai vu qu'on pouvait faire des choses mais, je ne suis pas certain d'avoir tout trouvé.
Par exemple, il me faut imperativement une table des matieres et des tetes de chapitre numerotées correctement sous word.
Pourquoi word ? Car je dois pouvoir retoucher avant génération du pdf ...
Je cherche donc une premiere direction à explorer ...
1. tout mon texte est sous excel, je le travaille et je l'exporte vers word (reste à solder la mise en page
2. j'ai un template word quasi vide et des "morceaux" de fichier word que je vais modifier via excel puis concatener
3. autres

Bref, je suis un peu perplexe, la tache me semble relativement lourde et je prefererai prendre le bon chemin dés le début.

En vous remerciant d'avance pour votre feedback

cordialement

laurent

 

[Misange]

Re : Génération automatique de document / recherche de conseil

Bonjour

"1. tout mon texte est sous excel, je le travaille et je l'exporte vers word (reste à solder la mise en page"
A priori c'est exactement l'inverse qu'il faut faire : le publipostage dans word est exactement fait pour cela. Le principe : dans excel tu fais une table avec les champs qui vont varier dans word (les ref du client, le descriptif du travail, le cout...) et dans word tu fais tout le reste. Et ensuite tu fusionnes.
explications plus détaillées ici
Ce lien n'existe plus
et sur la faqword.com

 

[l0renz0]

Re : Génération automatique de document / recherche de conseil

Merci pour ta réponse Misange mais franchement, je suis pas convaincu.
Je comprends du publipostage qu'on a un template word avec un certain nombre de champs variable (nom, adresse, prix, etc) et un fichier excel qui ligne par ligne contient la valeur de ces champs.
Et franchement, je ne vois pas comment generer un doc qui fait une cinquantaine de pages avec des chapitres et des sous-chapitres optionnels.
Je vais regarder mais dans le principe, ça ne me semble pas adequat.

bonne soirée

laurent

 

[Misange]

Re : Génération automatique de document / recherche de conseil

Excel n'est clairement pas fait pour gérer du texte. Word oui. Donc autant exploiter au max les possiblités de l'un et de l'autre.
Imagine que tu aies un chapitre "conditions de ventes N°1" ou N°2 ou N°3 suivant le type de contrat.
Dans excel tu as une colonne condition de vente ou tu ne mets que le N°. Dans word tu introduis des champs conditionnels
du style
{IF{mergedfield Ventes}="1" "et là tu mets un blabla de 6 pages si tu veux, que tu pourras mettre en forme dans word" ""}

Je fais ça souvent mais c'est toi qui vois.
J'exporte aussi vers word des données texte générées dans excel par macro mais en fait j'ai plein de problèmes avec ça, notamment car word ajoute des retours chariots intempestifs qui flanquent par terre toute la mise en page chaque fois que j'actualise les données. J'ai essayé de régler ce problème avec plusieurs MVP word, en vain, il semble que ce soit "by design" comme on dit chez microsoft quand c'est un bug qui ne sera pas "fixé". Du coup j'évite au max de mettre du texte dans excel

 

[l0renz0]

Re : Génération automatique de document / recherche de conseil

Tu touches du doigt mon soucis.
Je prends un exemple, je suis poseur de velux, je peux fournir le velux, poser le velux, faire les finitions.
Si je fais les 3, j'ai trois chapitres distincts dans mon contrat :
1. description du velux,
2. description de l'operation de pose, sa durée
3. description de l'operation de finition

Ceci étant la fourniture des postes 1 et 3 est optionelle. Si je ne fais que la pose, mon document ne décrira que l'opération de pose avec un texte différent pour dégager mes responsabilités concernant le velux fourni par le client, etc.

Dans mon cas, la combinatoire est beaucoup plus importante.

Penses-tu que je puisse supprimer des chapitres word via Excel ? puis fusionner ensuite ?

 

[Misange]

Re : Génération automatique de document / recherche de conseil

Le principe que je te propose n'est pas de supprimer des parties du doc word via excel, mais de mettre un simple code dans excel pour dire si il faut ou non inclure telle ou telle partie conditionnelle dans word
{IF{mergedfield fourniture}="1" "texte de description du velux" ""}
le 1 il est dans excel et c'est tout ! si c'est 1 le texte qui est entre les premiers " " dans word dans la ligne ci-dessus apparait. Sinon c'est "" autrement dit le champ reste vide et n'apparait pas dans word.
Tu peux ainsi avoir toutes les combinaisons que tu souhaites pour chacune de tes parties en écrivant juste 3 chiffres (ou lettres !) dans 3 cases de ton tableau excel.

Tu peux d'ailleurs parfaitement écrire dans des documents word séparés chacune des partie de texte variables et les inclure ou pas dans le texte en fonction du test conditionnel fait par publipostage.
Je t'invite +++ à consulter la faqword pour toutes ces questions.
cet article en particulier pourra t'intéresser :
Comment, à l'aide d'un champ, insérer dans un document Word principal, une partie d'un autre document Word ?

 

[chris]

Re : Génération automatique de document / recherche de conseil

Bonjour

Je n'apporte pas d'autres points mais au contraire j'appuie à 100% la solution qu'évoque Misange comme la seule viable.

 

[l0renz0]

Re : Génération automatique de document / recherche de conseil

Un grand grand merci. Je vais donc creuser dans cette direction en esperant ne pas m'enliser ;-)

[update] je viens de comprendre la philo: génial !
Un grand fichier word (toto.doc) avec mes chapitres définis comme des signets

et des champs du type { IF{ MERGEFIELD field1}="1" { INCLUDETEXT "toto.doc" signetA }}

exactement comme vous me l'aviez expliqué ... merci encore !

 

[Misange]

Re : Génération automatique de document / recherche de conseil

Avec plaisir