Formulaire de consultation : Word ou Excel ?

[Bilelbbr]

Bonjour à tous,
J'ai une base de données et je souhaiterai créer un formulaire de consultation pour pouvoir regrouper les informations d'une ligne de ma BDD sur un formulaire avec une disposition un peu plus esthétique.
La BDD est à son commencement donc il me faudrait une solution évolutive qui soit mise à jour automatiquement au fur et à mesure que les données sont ajoutées dans la BDD.
Selon vous quelle serait la solution la plus adpatée :
- Un formulaire crée sous word qui reprend les infos de la BDD avec la fonction publipostage.
- Un formulaire de consultation via Excel (mais j'aurai alors besoin d'un peu d'aide car je ne sais pas comment formaliser les codes VBA permettant de prendre les données dans la BDD.

Merci à vous

 

[Excel-lent]

Re : Formulaire de consultation : Word ou Excel ?

Bonjour et bienvenu sur le forum Bilelbbr,

L'idéal serait d'utiliser Access.

Mais je suppose que tu ne sais pas utiliser Access? Dans ce cas utilise Excel.

(Utiliser deux logiciels en même temps n'est pas très pratique)

Bonne journée

 

[Bilelbbr]

Re : Formulaire de consultation : Word ou Excel ?

Tout d'abord merci pour ta réponse.
Oui je sais utiliser access, mais pas la personne qui doit utiliser, remplir la base de données. Donc je préfère m'en tenir à Excel.

Mais la fonction publipostage ne permet donc pas une actualisation automatique en fonction de l'évolution de la BDD ?

Auriez vous par hasard un lien vers un tuto détaillé sur la démarche à suivre pour rédiger le code VBA permettant d'extraire les informations depuis la BDD pour les présenter dans un formulaire ?

 

[Excel-lent]

Re : Formulaire de consultation : Word ou Excel ?

Bonsoir Bilelbbr,

Si tu connais Access, alors n'hésite pas fonce. Si l'utilisateur ne connait pas access ce n'est pas grave.

Il aura juste à ouvrir le fichier, et remplir la BDD, pour cela pas besoin de connaître Access.

Si tu veux quand même le faire sur Excel, regarde tout en bas de la page, tu trouveras plusieurs sujets traitant de ceci.

Bonne lecture

 

[Bilelbbr]

Re : Formulaire de consultation : Word ou Excel ?

Salut Excel-lent, Merci beaucoup pour ton conseil, cela faisait longtemps que je n'avais pas utilisé Access et j'avais un peu oublié ses fonctionnalités mais après m'être remis dans le bain, il convient totalement à ce dont j'ai besoin. Merci beaucoup !

J'aurais une une dernière question tout de même.

J'ai crée la structure de la table, crée le formulaire de saisie. Mais je n'arrive pas à imprimer les formulaire individuellement.

Lorsque le formulaire est ouvert et que je lance l'impression, c'est l'ensemble des enregistrements qui est imprimé.
Le seul moyen que j'ai trouvé est de d'afficher un seul enregistrement à partir d'une requête et d'en suite créer un état. Mais comme je l'ai dit la personne qui va utiliser le fichier ne connait pas Access. Y aurait-il un moyen d'imprimer un seul enregistrement à la fois d'une manière plus simple peut être à partir du formulaire ?

Merci encore

 

[chris]

Re : Formulaire de consultation : Word ou Excel ?

Bonjour

Les formulaires ne sont pas destinés à l'impression.

Ton formulaire est-il mono ou multi enregistrements ?

S'il est mono enregistrement tu peux avoir un état basé sur une requête qui prend sa valeur dans le formulaire : avec un bouton avec une macro ou un peu de VBA c'est transparent pour l'utilisateur.

Sinon en multi enregistrements c'est plus compliqué...

Donc dis-nous.

 

[Bilelbbr]

Re : Formulaire de consultation : Word ou Excel ?

Bonjour Chris merci pour ta réponse.
Mon formulaire est monoenregistrement, je souhaite afficher dans un état les informations d'un seul enregistrement.

Quelle est la démarche à suivre pour automatiser cette création d'état individuelle à partir d'une requête. je ne maîtrise pas le VBA.

Merci

 

[chris]

Re : Formulaire de consultation : Word ou Excel ?

Bonjour

Le plus simple :

• tu ouvres ton formulaire en mode utilisateur (tu le laisses ouvert en arrière plan)
• tu crées une requête avec les champs dont tu as besoin pour ton état.
  • tu mets en critère dans le champ correspondant à la clé primaire, la référence à ce champ du formulaire (le plus simple est de passer par le générateur d'expression : en sélectionnant le formulaire chargé puis le champ tu récupères la bonne syntaxe)
• tu crées ton état basé sur cette requête
• tu passes ton formulaire en mode modif
• tu vérifies que l'assistant est actif (baguette magique dans la palette d'outils) et tu ajoutes un bouton (clic sur bouton de commande dans la palette puis clic sur le formulaire)
  • choisis comme catégorie : opérations sur états
  • puis l'action voulue (aperçu, impression ou autre)
  • tu sélectionnes ensuite l'état concerné
  • puis le look du bouton
  • tu lui donnes un nom évocateur (toujours penser à la maintenance...)

Et voilou : Access t'as créé le code VBA qui va bien associé à l'événement clic du bouton.

 

[Bilelbbr]

Re : Formulaire de consultation : Word ou Excel ?

J'ai suivi la démarche mais il y a simplement cette étape que je n'ai pas réussi à réaliser :

-tu mets en critère dans le champ correspondant à la clé primaire, la référence à ce champ du formulaire (le plus simple est de passer par le générateur d'expression : en sélectionnant le formulaire chargé puis le champ tu récupères la bonne syntaxe)

Concernant le générateur d'expression pourrais tu détailler un peu s'il te plaît ?

Merci beaucoup

 

[chris]

Re : Formulaire de consultation : Word ou Excel ?

Bonjour

Quelle version d'Access as-tu ?

Si 2003 :

• dans la requête tu te places sur la ligne critères de la colonne du champ clé primaire
• dans la barre d'outils tu cliques sur le bouton représentant une baguette magique
• tu as une partie haute mono zone et une partie basse avec 3 zones:
  • En bas à gauche tu double cliques sur Formulaires
  • puis double cliques sur formulaires chargés
  • puis simple clic sur le nom de ton formulaire
  • dans la zone du milieu tu double cliques sur le nom du champ correspondant à la clé primaire dans le formulaire
  • tu auras dans la zone du haut : Formulaires![nom_du_formulaire]![Nom_du_champ]
• tu valides et tu testes la requête en changeant d'enregistrement dans le formulaire en arrière plan.
• tu enregistres et tu associes cette requête à ton état.

Si 2007, il faut que je replonge dedans mais c'est assez proche (ce foutu générateur d'expression n'a pas évolué ou peu depuis Access 2).

 

[Bilelbbr]

Re : Formulaire de consultation : Word ou Excel ?

Bonjour,
J'utilise la version 2007, mais la démarche que tu as indiquée convient parfaitement, le générateur n'a effectivement pas l'air d'avoir changé depuis la version 2003.

Donc le tout fonctionne simplement je n'ai pas trouvé comment faire pour associer la requête à l'état ? Ou cela signifie t-il simplement que je dois créer l'état basé sur cette requête ?

Car le tout semble fonctionner.

 

[chris]

Re : Formulaire de consultation : Word ou Excel ?

Bonjour

Oui tu déclares la requête comme source de l'état.
N.B. : Cet état ne s'ouvrira ou s'imprimera que si le formulaire est actif.