Fiche de synthèses d' heures par projet par année

[MarineL]

Bonjour à tous,

Je me présente, je suis Marine, Assistante administrative dans une petite agence d'architecture.
Nous avons besoin d'avoir une bonne visibilité sur le temps passé sur les projets.
Nous travaillons sur excel 2016.
J'ai donc créer pour chaque salarié (afin d'éviter d'être en lecture seule), un fichier avec 12 onglets, un pour chaque mois.
L'idée est qu'il saisisse le moins de chose possible, idéalement seulement le temps passé, et le n°d'affaire.
Puis, un 13ème onglet apparaît, celui de l'ensemble de nos projets, qui peut s'actualiser rapidement (j'ai importé mon fichier affaire).
Il sert à aller récupérer le projet de l'archi via le n° d'affaire (recherche).
L'objectif est de créer un 14ème onglet qui regroupe le nombre d'heures total passé par projet sur cette année (par mois idéalement)

Et c'est là que je bloque!
J'ai pensé à la consolidation de données (mais qui ne s'actualise pas automatiquement!), au TCD (je sais que l'idéal pour un TCD est un tableau par colonne, mais cela demanderait plus de saisie pour les salariés (dates à saisir ....))
Mes tableaux sont sous forme de tables, j'ai même pensé aux requêtes...

Des idées?
Que me conseillez vous?


Je vous remercie par avance pour votre aide.

Marine

 

[Dugenou]

Bonjour,
Il serait préférable, comme vous le dites, d'avoir une seule feuille. Les dates à saisir en plus ne doit pas être un probleme : avec ctrl+; on entre la date du jour.
L'intérêt est de n'avoir que les dates travaillées et de faire ensuite une extraction par formule ou par TCD.
Attention à la saissie du temps : 30 sur un projet = 30 heures (difficile pour une journée) ou 30 mn ?
Cordialement

 

[MarineL]

Bonjour,
Il serait préférable, comme vous le dites, d'avoir une seule feuille. Les dates à saisir en plus ne doit pas être un probleme : avec ctrl+; on entre la date du jour.
L'intérêt est de n'avoir que les dates travaillées et de faire ensuite une extraction par formule ou par TCD.
Attention à la saissie du temps : 30 sur un projet = 30 heures (difficile pour une journée) ou 30 mn ?
Cordialement

Merci de votre retour.
Concernant les heures, 30 était un exemple.
Et concernant les dates, je préfère même laisser les weekend car parfois les salariés viennent bosser à l'agence

 

[Dugenou]

Bien,
Alors je vous conseille fortement de saisir aussi les dates en colonnes et de n'avoir qu'une feuille de données. Les utilisateurs pourront saisir la date du dimanche si besoin.
Rien n'empèchera d'afficher ensuite une feuille par mois ou le détail d'un mois.

Par contre 12 feuilles dans un fichier vont demander des formules qui se répèteront 12 fois dans la même cellule (illisible) exemple avec seulement 2 mois : =SOMME.SI(Tabjanvier17[PROJET];[@CONCATENER];Tabjanvier17[TOTAL])+SOMME.SI(Tabfévrier17[PROJET];[@CONCATENER];Tabfévrier17[TOTAL])
ou d'une complexité rebutante ou bien alors des macros qu'il faudra adapter aux changements qui arriveront forcément.
En pj essai avec TCD sur 12 plages : très peu maniable
Cordialement

 

[MarineL]

Bon. Du coup, pour une année, j'ai utilisé seulement une feuille, toujours en mode "tableau" (j'imagine plus facile quand je vais devoir fusionner tous les tableaux des employés - 10 au total) - puis en dernière colonne, la somme totale par ligne (donc par affaire).
J'ai une seconde feuille, avec le total d'heures travaillées par mois, tous projets confondus.
Puis une troisième feuille nommée affaires qui est une extraction de données de ma base de projets, qui va me servir à comptabiliser le nombre d'heures par projets et par mois : j'ai ajouté les colonnes pour chaque mois, avec une formule SOMMEPROD pour additionner le nombre d'heures entre 2 dates (entre le 1/1/18 et le 31/1/18 pour le mois de janvier) ; mais je coince, la formule le fonctionne pas, pas de message d'erreurs, mais le chiffre 0 apparait.
Pouvez vous m'aider à trouver l'erreur?
Ca doit être tout bête mais je vois pas!
Le fichier est en pj

 

[Dugenou]

Bonjour,
On a fait un pas avec maintenant une seule feuille, mais 365 colonnes
Ce serait bien plus simple s'il n'y avait qu'une colonne date
Pour le sommeprod : je découvre en même temps que vous que les titres des colonnes du tableau de données IG heures sont du texte (j'avais déjà remarqué qu'on ne pouvait pas y mettre une formule, mais une date je ne m'y attendais pas). Du coup le IGHEURES18[[#En-têtes];[1/1/18]:[31/12/18]]>DATEVAL("1/1/18") ne fonctionne pas. J'ai ajouté les dates au dessus du tableau (en $C$3:$NC$3) et ça fonctionne. voir pj
Pour la récap : il faut enlever le @ de =SOMME(IGHEURES18[@[1/1/18]:[30/1/18]]) et ça fonctionne.

Pour les deux formules : Attention lors du recopiage à droite le nom des colonnes utilisées changent (comme si on avait pas mis de $) : ainsi dans la feuille récap le [@AFFAIRE] doit être remis sur chaque colonne, pour les autres le [[AFFAIRE]:[AFFAIRE]] permet de verrouiller . Au final il est plus simple de copier la formule en la sélectionnant dans la zone formule et de la coller dans la première cellule de la colonne suivante puisqu'il faut de toute façon modifier les dates de début et de fin (à propos : j'ai mis des >= et <=).
Cordialement

 

[MarineL]

Merci beaucoup pour votre aide.
Vous êtes TOP!
Bon du coup, je me suis lancé dans la fusion de tous mes fichiers affaires à partir d'un dossier (fonction power query), mais j'ai un message d'erreur (cf PJ).
Je ne comprends pas d'où vient l'erreur :/

J'ai aussi pensé à créer des relations avec mes différentes tables afin de faire un TCD, mais pareil je bloque et j'ai l'impression qu'il y a trop d'informations!
Quelle est la meilleure solution à votre avis?