XL 2016 Extractions de données

NATHOU33 · 18 Février 2022

Bonjour,

Je me permets de venir vers vous car cela fait plusieurs jours que je suis dessus et je n'arrive pas à trouver la solution.

J'ai un fichier avec plusieurs onglets et un autre fichier comprenant 1 seul onglet. Je vous joins les deux.

Dans le tableau cantine, il faut que je fasse un résumé du fichier liste présence et jour par jour. Malheureusement je bloque car j'ai déjà des formules et je ne sais pas s'il est possible d'extraire plusieurs noms de lignes différentes dans une seule cellule.
Actuellement je tape tous les noms un part un et cela me prend énormément de temps et je fais cela tous les jours. Les enseignants font le pointage manuellement, moi je ressaisie sur un tableau que j'ai préparé avec des formules et ensuite je dois faire une fiche récapitulative pour le service restauration mais ils ont besoin des noms de ceux qui sont absents (A), ceux qui mangent à la maison (M), ceux qui sont en panier repas (PR) et les X sont ceux qui mangent à la cantine et pour qui, il faut préparer un repas.
Ce qui complique tout c'est que je dois le faire par division : TPS-PS-MS-GS-CP-CE1-CE2-CM1-CM2 sachant que j'ai des doubles niveaux dans les classes.

Je ne sais pas si je suis très claire dans ma demande.

Merci en tout cas pour votre aide.

Nathou33

AtTheOne · 25 Février 2022

Bonjour à tous, bonjour @NATHOU33

Voilà, les fichiers joints prennent en compte :

Un calendrier de vacances (à mettre à jour dans l'onglet "Tables" avec tes dates),
La mise à jours des 2 tableaux de bas de page dans les onglets jour du fichier "Cantine mois année",
Et un outil pour créer des classes en fonction des niveaux et des effectifs enregistrés dans un tableau de l'onglet "Tables"

J'ai généré le fichier "Cantine Février 2022 jusqu'au 11 février inclus.
Amicalement
Alain

Compte Supprimé 979 · 19 Février 2022

Bonjour,

Vous avez posté une pièce jointe qui contient des données confidentielles, telles que des informations d'une entreprise, des noms prénoms de personnes réelles, des numéros de téléphones, adresses,...

Merci de supprimer au plus vite votre pièce jointe et d'anonymiser votre fichier avant de le poster à nouveau.

J'ai par ailleurs averti l'administrateur du site pour qu'il en soit informé.

Profitez en pour relire la charte.

Bonne journée

Membre supprimé 341069 · 19 Février 2022

Bonjour,
Je suis toujours étonné de voir dans les divers forums d'informatique le nombre d'enseignants qui cherchent à construire des tableaux Excel pour gérer les choses aussi élémentaires que la notation des élèves ou, en l'occurrence, leur présence en cours et à la cantine. Voilà une corporation d'un million de fonctionnaires qui gèrent douze millions d'élèves quotidiennement et leur administration ne semble pas avoir été capable de fournir des logiciels simples et pratiques, qui reviendraient à quelques centimes par classe et éviteraient aux enseignants de perdre du temps qu'ils pourraient consacrer à leur enseignement. A chacun son métier...
Mais ce n'est qu'un commentaire en passant.
Cordialement.

NATHOU33 · 19 Février 2022

BrunoM45 à dit:
Bonjour,

Vous avez posté une pièce jointe qui contient des données confidentielles, telles que des informations d'une entreprise, des noms prénoms de personnes réelles, des numéros de téléphones, adresses,...

Merci de supprimer au plus vite votre pièce jointe et d'anonymiser votre fichier avant de le poster à nouveau.

J'ai par ailleurs averti l'administrateur du site pour qu'il en soit informé.

Profitez en pour relire la charte.

Bonne journée

Bonjour,
Je suis vraiment désolée.
J'ai changé les fichiers.
Merci beaucoup.
Bien cordialement.

AtTheOne · 20 Février 2022

Bonjour à tous, bonjour @NATHOU33
J'ai travaillé sur tes fichiers et créé les macros qui permettent de transférer les pointages journaliers vers les classeurs "Cantine mois année.xlsx".
Enregistre les deux classeurs joints sous un même répertoire, ouvre les, accepte la validation du contenu, enregistre les et ferme Excel (à cause d'un petit bug sur les macros auto lorsque l'on vient de télécharger les classeurs).

La liste de présence :
Ça devient un fichier .xlsm qui contient des macros VBA.

Feuille "Accueil" :
Lorsque l'on change de mois une macro propose d'effacer tous les pointages du mois précédent.

Les Feuilles "Classes"
Utilisation de tableaux structurés, formats conditionnels, ajout d'une ligne en tête pour les jours de fermeture de classes, calcul automatique de l'effectif de chaque niveau

Tu peux supprimer des lignes en sélectionnant les lignes entières et en choisissant "Supprimer" après un clic droit

La feuille TOTAL PAR NIVEAU
J'ai repris les formules

Deux feuilles modèles (Une pour les classes, une pour le transfert vers le classeur "Cantine mois année")
Elles sont utilisées par les macros . (La feuille "Modèle m'a servi à recréer toutes les classes, la feuille Modèle Mois sert pour le transfert)

Lorsque tu as fini ton pointage de la journée, vas sur la feuille Accueil, choisis la date du jour à transférer et clic sur le bouton de transfert.
Les macros gèrent l'existence ou non du classeur (début de mois), de la feuille du jour (ré-écriture du pointage si le précédent était incorrect ou incomplet)
Elles effectuent le transfert du pointage sur la feuille du jour et sauvegardent le classeur.
Tu peux faire des tests avec les jours déjà pointés dans le fichier joint (j'ai transféré le 2 et le 4 février),

Le Classeur Cantine mois année :
Il est créé ou complété par les macros de transfert par copie de la feuille "Modèle Mois".

Voilà pour une brève présentation. J'ai laissé les macros qui m’ont permis de recréer les classeurs au cas où ...

Merci de me dire si ça te convient.
Amicalement
Alain.

NATHOU33 · 21 Février 2022

AtTheOne à dit:
Bonjour à tous, bonjour @NATHOU33
J'ai travaillé sur tes fichiers et créé les macros qui permettent de transférer les pointages journaliers vers les classeurs "Cantine mois année.xlsx".
Enregistre les deux classeurs joints sous un même répertoire, ouvre les, accepte la validation du contenu, enregistre les et ferme Excel (à cause d'un petit bug sur les macros auto lorsque l'on vient de télécharger les classeurs).

La liste de présence :
Ça devient un fichier .xlsm qui contient des macros VBA.

Feuille "Accueil" :
Lorsque l'on change de mois une macro propose d'effacer tous les pointages du mois précédent.

Regarde la pièce jointe 1131461
Les Feuilles "Classes"
Utilisation de tableaux structurés, formats conditionnels, ajout d'une ligne en tête pour les jours de fermeture de classes, calcul automatique de l'effectif de chaque niveau

Regarde la pièce jointe 1131462
Tu peux supprimer des lignes en sélectionnant les lignes entières et en choisissant "Supprimer" après un clic droit

La feuille TOTAL PAR NIVEAU
J'ai repris les formules

Deux feuilles modèles (Une pour les classes, une pour le transfert vers le classeur "Cantine mois année")
Elles sont utilisées par les macros . (La feuille "Modèle m'a servi à recréer toutes les classes, la feuille Modèle Mois sert pour le transfert)

Lorsque tu as fini ton pointage de la journée, vas sur la feuille Accueil, choisis la date du jour à transférer et clic sur le bouton de transfert.
Les macros gèrent l'existence ou non du classeur (début de mois), de la feuille du jour (ré-écriture du pointage si le précédent était incorrect ou incomplet)
Elles effectuent le transfert du pointage sur la feuille du jour et sauvegardent le classeur.
Tu peux faire des tests avec les jours déjà pointés dans le fichier joint (j'ai transféré le 2 et le 4 février),

Le Classeur Cantine mois année :
Il est créé ou complété par les macros de transfert par copie de la feuille "Modèle Mois".

Voilà pour une brève présentation. J'ai laissé les macros qui m’ont permis de recréer les classeurs au cas où ...

Merci de me dire si ça te convient.
Amicalement
Alain.

Bonjour Alain,

Quoi dire de plus que MERCIIIIIIII !!!
C'est épatant c'est exactement ce que je voulais, je suis super contente car j'ai passé du temps à essayer de trouver une solution et tu as eu la solution.
Franchement je ne connais pas les macros mais je crois que je vais m'y mettre.
Juste une petite question : est-ce que le fichier CANTINE peut être inclus en onglet dans le fichier présence pour n'avoir d'un seul document ? si je le fais, est-ce que le transfert de données (en occurrence les noms) va se faire ?
En tout cas, je te remercie énormément pour ce que tu as fait.
Bien cordialement.
Nathalie

NATHOU33 · 21 Février 2022

AtTheOne à dit:
Bonjour à tous, bonjour @NATHOU33
J'ai travaillé sur tes fichiers et créé les macros qui permettent de transférer les pointages journaliers vers les classeurs "Cantine mois année.xlsx".
Enregistre les deux classeurs joints sous un même répertoire, ouvre les, accepte la validation du contenu, enregistre les et ferme Excel (à cause d'un petit bug sur les macros auto lorsque l'on vient de télécharger les classeurs).

La liste de présence :
Ça devient un fichier .xlsm qui contient des macros VBA.

Feuille "Accueil" :
Lorsque l'on change de mois une macro propose d'effacer tous les pointages du mois précédent.

Regarde la pièce jointe 1131461
Les Feuilles "Classes"
Utilisation de tableaux structurés, formats conditionnels, ajout d'une ligne en tête pour les jours de fermeture de classes, calcul automatique de l'effectif de chaque niveau

Regarde la pièce jointe 1131462
Tu peux supprimer des lignes en sélectionnant les lignes entières et en choisissant "Supprimer" après un clic droit

La feuille TOTAL PAR NIVEAU
J'ai repris les formules

Deux feuilles modèles (Une pour les classes, une pour le transfert vers le classeur "Cantine mois année")
Elles sont utilisées par les macros . (La feuille "Modèle m'a servi à recréer toutes les classes, la feuille Modèle Mois sert pour le transfert)

Lorsque tu as fini ton pointage de la journée, vas sur la feuille Accueil, choisis la date du jour à transférer et clic sur le bouton de transfert.
Les macros gèrent l'existence ou non du classeur (début de mois), de la feuille du jour (ré-écriture du pointage si le précédent était incorrect ou incomplet)
Elles effectuent le transfert du pointage sur la feuille du jour et sauvegardent le classeur.
Tu peux faire des tests avec les jours déjà pointés dans le fichier joint (j'ai transféré le 2 et le 4 février),

Le Classeur Cantine mois année :
Il est créé ou complété par les macros de transfert par copie de la feuille "Modèle Mois".

Voilà pour une brève présentation. J'ai laissé les macros qui m’ont permis de recréer les classeurs au cas où ...

Merci de me dire si ça te convient.
Amicalement
Alain.

AtTheOne · 21 Février 2022

Bonjour à tous , bonjour @NATHOU33
Oui, on peut tout mettre sur le même fichier, c'est même plus simple...
Il y a juste une petite modification à faire dans les macros.
Je ne serai dispo que mercredi soir, peux-tu attendre ?
Amicalement,
Alain

NATHOU33 · 21 Février 2022

AtTheOne à dit:
Bonjour à tous, bonjour @NATHOU33
J'ai travaillé sur tes fichiers et créé les macros qui permettent de transférer les pointages journaliers vers les classeurs "Cantine mois année.xlsx".
Enregistre les deux classeurs joints sous un même répertoire, ouvre les, accepte la validation du contenu, enregistre les et ferme Excel (à cause d'un petit bug sur les macros auto lorsque l'on vient de télécharger les classeurs).

La liste de présence :
Ça devient un fichier .xlsm qui contient des macros VBA.

Feuille "Accueil" :
Lorsque l'on change de mois une macro propose d'effacer tous les pointages du mois précédent.

Regarde la pièce jointe 1131461
Les Feuilles "Classes"
Utilisation de tableaux structurés, formats conditionnels, ajout d'une ligne en tête pour les jours de fermeture de classes, calcul automatique de l'effectif de chaque niveau

Regarde la pièce jointe 1131462
Tu peux supprimer des lignes en sélectionnant les lignes entières et en choisissant "Supprimer" après un clic droit

La feuille TOTAL PAR NIVEAU
J'ai repris les formules

Deux feuilles modèles (Une pour les classes, une pour le transfert vers le classeur "Cantine mois année")
Elles sont utilisées par les macros . (La feuille "Modèle m'a servi à recréer toutes les classes, la feuille Modèle Mois sert pour le transfert)

Lorsque tu as fini ton pointage de la journée, vas sur la feuille Accueil, choisis la date du jour à transférer et clic sur le bouton de transfert.
Les macros gèrent l'existence ou non du classeur (début de mois), de la feuille du jour (ré-écriture du pointage si le précédent était incorrect ou incomplet)
Elles effectuent le transfert du pointage sur la feuille du jour et sauvegardent le classeur.
Tu peux faire des tests avec les jours déjà pointés dans le fichier joint (j'ai transféré le 2 et le 4 février),

Le Classeur Cantine mois année :
Il est créé ou complété par les macros de transfert par copie de la feuille "Modèle Mois".

Voilà pour une brève présentation. J'ai laissé les macros qui m’ont permis de recréer les classeurs au cas où ...

Merci de me dire si ça te convient.
Amicalement
Alain.

Alain,
Serait-il possible que tu m'expliques comment ajouter une ligne "vacances scolaires" en dessous de fermeture classe ?
Merci pour ton aide.
Nathalie

NATHOU33 · 21 Février 2022

AtTheOne à dit:
Bonjour à tous , bonjour @NATHOU33
Oui, on peut tout mettre sur le même fichier, c'est même plus simple...
Il y a juste une petite modification à faire dans les macros.
Je ne serai dispo que mercredi soir, peux-tu attendre ?
Amicalement,
Alain

Désolée je n'avais pas vu ce message. Oui bien sûr je peux attendre.
J'ai préparé le fichier avec mes élèves et regardé ce que cela donnait et c'est parfait. Grâce à cela je me suis rendue compte que j'avais fait des erreurs à 1 près mais j'ai plus confiance dans le fichier que tu as réalisé et je t'en remercie encore.
Bonne journée.
Nathalie

AtTheOne · 23 Février 2022

Bonsoir à tous, Bonsoir @NATHOU33,
Je suis rentré !

NATHOU33 à dit:
je me suis rendue compte que j'avais fait des erreurs à 1 près mais j'ai plus confiance dans le fichier que tu as réalisé

Euh ! peut-être pas car dans mon "Modèle Mois" j'avais laissé un 1 en cellule C48 (Personnel -Stagiaire), j'ai supprimé cette valeur.

Maintenant j'enclenche la machine à refouler le boulot ...

NATHOU33 à dit:
Serait-il possible que tu m'expliques comment ajouter une ligne "vacances scolaires" en dessous de fermeture classe ?

Ne peux-tu pas utiliser tout simplement la ligne fermeture ? Rajouter une ligne pour les vacances avec les formats conditionnels qui vont avec me semble un peu luxueux.

NATHOU33 à dit:
Juste une petite question : est-ce que le fichier CANTINE peut être inclus en onglet dans le fichier présence pour n'avoir d'un seul document ?

Après réflexion, si tu crées et conserves une feuille par jour d'école, tu vas vite te retrouver avec beaucoup de feuilles dans un même classeur. Tu seras obligée de supprimer ces feuilles après un certain temps. Avec un classeur par mois, une fois le mois passé, tu peux l'archiver ou le supprimer à ta guise, la création du classeur pour le mois suivant est prise en charge par la macro.

Dis-moi ce que tu en penses,
Amicalement
Alain
PS : dans les pièces jointes j'ai fait la modif de la cellule C48, et un ajustement des macro pour supprimer des noms définis parasites..

NATHOU33 · 23 Février 2022

Bonsoir,
Merci beaucoup.
Je pense que je vais tout laisser en l'état car j'ai déjà travaillé sur les fichiers.
La ligne fermeture me sert en ce moment pour les classes fermées dûes à la Covid et à une incidence sur la facturation. C'est pour cela que je souhaitais différencier avec les vacances scolaires donc une autre couleur. Mais ce n'est pas grave je vais m'en servir comme cela.
Je garde les deux fichiers, c'est en effet plus simple.
Le seul hic c'est qu'il y en a un qui est noté cantine février 2022 ; est-il possible de noter simplement cantine ?
De plus, je souhaiterai utiliser le même document pour l'an prochain mais je vais sûrement être obligée de rajouter des lignes ou en enlever, est-ce un problème lorsque l'on ne connait rien en macro ? et j'ai un peu regarder et je trouve cela quand même complexe pour moi.
Est-ce un problème si je t'envoie les fichiers avec les noms des élèves déjà mentionnées puisque j'ai déjà travaillé dessus (au niveau de la charte cela ne le fait pas) ?

En tout cas je suis super contente et je vais gagner un temps fou. Vive les macros ! .... quand on s'y connaît.

AtTheOne · 23 Février 2022

Bonsoir @NATHOU33
Non il ne faut pas envoyer le fichier avec les noms via le forum (voir mon message par la messagerie).
Il faudrait que tu précises bien ton besoin :

NATHOU33 à dit:
Le seul hic c'est qu'il y en a un qui est noté cantine février 2022 ; est-il possible de noter simplement cantine ?

La macro crée le fichier cantine en utilisant le mois en cours, le mois prochain il s'appellera "cantine mars 2022.xlsx", en avril ce sera un nouveau fichier avril 2022 etc ... la macro gère cela toute seule. Est-ce un problème ?

NATHOU33 à dit:
La ligne fermeture me sert en ce moment pour les classes fermées dûes à la Covid et à une incidence sur la facturation. C'est pour cela que je souhaitais différencier avec les vacances scolaires donc une autre couleur.

Dans ce cas je peux te rajouter la gestion des vacances avec un calendrier plutôt que de cocher les dates pour chaque classe. Il suffit que tu précises la zone.

NATHOU33 à dit:
je souhaiterai utiliser le même document pour l'an prochain mais je vais sûrement être obligée de rajouter des lignes ou en enlever,

Dans mon 1er post (#5) il y a une capture d'écran qui indique que pour ajouter une ligne il suffit de taper le nom sur la ligne vide juste sous le tableau et je te dis que pour supprimer une ligne cela se fait en supprimant la ligne entière.
Je peux préparer des "outils" pour te faciliter la tâche. (Supprimer ou ajouter des niveaux dans une classe).
Amicalement
Alain.

AtTheOne · 25 Février 2022

Bonjour à tous, bonjour @NATHOU33

Voilà, les fichiers joints prennent en compte :

Un calendrier de vacances (à mettre à jour dans l'onglet "Tables" avec tes dates),
La mise à jours des 2 tableaux de bas de page dans les onglets jour du fichier "Cantine mois année",
Et un outil pour créer des classes en fonction des niveaux et des effectifs enregistrés dans un tableau de l'onglet "Tables"

J'ai généré le fichier "Cantine Février 2022 jusqu'au 11 février inclus.
Amicalement
Alain

NATHOU33 · 25 Février 2022

AtTheOne à dit:
Bonjour à tous, bonjour @NATHOU33

Voilà, les fichiers joints prennent en compte :

Un calendrier de vacances (à mettre à jour dans l'onglet "Tables" avec tes dates),
Regarde la pièce jointe 1131942

La mise à jours des 2 tableaux de bas de page dans les onglets jour du fichier "Cantine mois année",
Regarde la pièce jointe 1131943

Et un outil pour créer des classes en fonction des niveaux et des effectifs enregistrés dans un tableau de l'onglet "Tables"
Regarde la pièce jointe 1131944

J'ai généré le fichier "Cantine Février 2022 jusqu'au 11 février inclus.
Amicalement
Alain

Bonjour Alain,

Tip top c'est exactement ce que je voulais...c'est génial !

Merci, merci, merci.

A très bientôt au cas où...

Nathalie

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