XL 2013 Création d'un listing de commande

[maifouk]

Bonjour,
Je suis nouvelle sur le forum et n'ai aucune formation particulière avec EXCEL. Mais je trouve ce logiciel plein de ressources et grâce aux moteurs de recherche, je trouve pas mal de solutions à mes questions.
Aujourd'hui, après plusieurs recherches qui m'ont le plus souvent conduit vers des pages de formules macro/ VBA auxquelles je ne comprend rien du tout, je n'ai pas encore trouvé de solution à mon problème actuel :
Etant infirmière en milieu hospitalier, je dois réaliser régulièrement des commandes de matériel en fonction de nos stocks (initialement annuelles, ces commandes sont finalement refaites plusieurs fois dans l'année pour échelonner les dépenses).
J'ai donc pensé qu'un fichier excel pourrait nous faciliter l'exercice (à mes collègues et à moi-même). Etant le seul service de l'établissement à utiliser ce matétiel, il n'y a aucun logiciel disponible dans nos postes informatiques. J'ai commencé par réaliser une liste des articles avec leurs références et leurs fournisseurs (RECAPITULATIF). Une deuxième liste me permettant de faire un inventaire des stocks est aussi réalisée (STOCKS).
L'idée de mon projet serait de pouvoir créer une troisième liste (A COMMANDER) dans laquelle ne seraient référencés que les produits nécessitant d'être recommandés (avec toutes les infos contenues dans la première liste : références, fournisseurs, ...). Cette dernière liste serait ensuite transmise au service chargé de faire les commandes pour l'hôpital.
Je ne sais pas si ma question est très claire. Je vous mets en pièce jointe un exemplaire de ce que j'ai commencé à faire.
Merci d'avance de ce que vous pourrez faire pour moi.
Maïté

 

[Paritec]

Re : Création d'un listing de commande

Bonjour Maifouk le forum
comment veux-tu que l'on te fasse un récap de commande avec une feuille stock sans données??
tu as une colonne stock et péremption et le stock mini c'est quoi??
remplie les colonnes et repasse ton fichier et on va te faire cela
explique aussi si tu as une date de péremption, dans ce cas les produits même si la quantité et supérieure au stock mini souhaité, on fait quoi??
Bref remplie les colonnes ajoute une colonne stock mini et aussi une colonne délai de livraison par ligne pour pouvoir en tenir compte dans le listing à effectuer, et repasse ton fichier.
a+
Papou

 

[maifouk]

Re : Création d'un listing de commande

Bonjour Paritec, le forum,
Merci pour ta réponse.
Le tableau transmis est actuellement vide pour la feuille stock car nous n'avons pas défini de stock mini vu que l'activité au sein du laboratoire est variable. Concernant les délais de livraison, ils sont eux aussi variables du fait de la paperasse administrative associée à notre éloignement (Nouvelle Calédonie) par rapport aux fournisseurs (France métropolitaine).
Pour le moment, nous sommes juste obligés de faire l'inventaire des stocks manuellement et de décider ensuite de la quantité à commander en fonction des péremptions et des réserves. Dans mon idée, le remplissage de la page "à commander" pourrait se faire pour les lignes dont on aurait renseigné la colonne "à commander" de la page "stocks". Ce serait déjà une première étape.
Mais je vois que je n'étais pas allée assez loin dans ma réflexion et que j'ai sous-estimé les capacités de ce logiciel. Du coup je vais voir avec mes collègues pour établir un stock mini avec des dates de péremption et des délais de livraison. Cependant, un nouveau problème se présente car pour un même produit, on a parfois plusieurs dates de péremption différentes. Il faudrait donc pouvoir rajouter des lignes dans la feuille"stocks" ou bien ne prendre en considération que les produits ayant un délai de péremption supérieur à celui de livraison ?
Merci de votre aide,
A +
Maïté

 

[maifouk]

Re : Création d'un listing de commande

Bonjour Paritec, le forum,
J'ai modifié le fichier de listing de commande en intégrant une colonne "stock mini" et une "péremption" sur la page "stocks". Actuellement, les délais de livraison sont de 4 à 6 mois par commande quelque soit le produit donc je n'ai pas rajouté une colonne dédiée puisque la valeur à prendre en compte sera par défaut 6 mois pour tous les produits. Nous renseignerons donc la colonne "stock" uniquement pour les produits dont les dates de péremption sont supérieures à ce délai à moins que vous n'ayez une solution pour gérer les différentes dates de péremption que nous avons dans nos stocks. En effet, si les dates de péremption sont trop courtes, nous viendrons à manquer de produits rapidement si les commandes ne les anticipent pas.
J'ai aussi rajouté une colonne "désignation produits par techniciennes" à la page "récapitulatif" pour faciliter le lien entre les références du catalogue et les produits que nous appelons parfois différemment entre nous.
Merci de ce que vous pourrez faire pour nous.
Maïté

 

[maifouk]

Re : Création d'un listing de commande

Bonjour,
J'ai modifié mon fichier, y a-t-il quelqu'un pour m'aider ?
Je n'ai pas encore de solution à mon problème. Si je n'ai pas été assez claire sur mes recherche n'hésitez pas à me le signaler et j'essaierais de compléter ma demande.
A bientôt.
Maïté

 

[Paritec]

Re : Création d'un listing de commande

Bonjour Maifouk le forum
tu demandes de l'aide et tu ne lis même pas ce que l'on souhaite pour te répondre
dans mon dernier post

remplie les colonnes et repasse ton fichier et on va te faire cela
explique aussi si tu as une date de péremption, dans ce cas les produits même si la quantité et supérieure au stock mini souhaité, on fait quoi??

le délai à prendre en compte pour considérer que la date de péremption est à échéance c'est quoi ?? si un produit arrive à échéance le 01/01/2016 et que le délai de livraison est de 6 mois il faut lancer la commande le 01/07/2015 ???
dans la feuille produit tu mets les délais de livraison, dans la feuille stock tu mets les dates de péremption.
Si tu ne réponds pas, ou que tu ne fais pas, je ne vais pas remplir les colonnes pour toi, et pour la quantité, en cas de date de péremption proche ou dépassé, on considère le stock comment comme étant à zéro???
sans réponse, tu n'auras pas de réponse de ma part c'est sur
a+
Papou

 

[chris]

Re : Création d'un listing de commande

Bonjour
Salut Papou

Quelques conseils pour améliorer les choses :

• dans la feuille RECAPITULATIF (qui pourrait être plutôt nommée PRODUITS) et la feuille STOCK :
  • ajouter une colonne et y déplacer les familles (EEG, EMG) et les répéter d'une ligne à l'autre
  • ajouter une colonne avec les unités de commande (CONDITIONNEMENT) en numérique 5 ou 200 car les libellés du type "paquets de 10" ne seront pas exploitables
  • ajouter une colonne avec un code unique pour chaque produit (on peut utiliser le code barre du produit, sinon en inventer un)
    Dans la feuille STOCK ou pourra récupérer automatiquement les données des colonnes familles et désignation à partir de la feuille RECAPTITULATIF
• dans la feuille RECAPITULATIF
  • ajouter un délai d'approvisionnement en jours : même s'il est fluctuant, il faut une base de travail
  • y déplacer le stock mini et ajouter le stock optimum
• dans la feuille STOCK
  • créer autant de lignes que de lots ayant une date de péremption différente
  • enlever le stock mini

Une fois cela fait, rempli les valeurs même avec des données bidons pour que l'on puisse travailler.

Puisque tu as 2013, autant travailler en xlsx...

 

[Paritec]

Re : Création d'un listing de commande

Bisous Chris bonjour Maifouk le forum
je dirais même mieux .xlsm
pour les lignes différentes avec les dates de péremption différentes, j'avais prévu de lui faire un userform pour l'ajout des commandes( les nouvelles réception.)
Mais comme le fichier tarde a venir..........
a+
Papou

 

[maifouk]

Re : Création d'un listing de commande

Bonjour à tous et merci pour vos réponses,
Je n'ai pas su comment modifier le format de mon fichier en .xlms, précisez moi la manip et je le ferais au plus vite.
Désolée de ne pas avoir correctement fait mes précédentes modifications. Il me manquait quelques informations que j'ai pu trouver auprès de mes collègues.
J'ai essayé de faire les modifications proposées par Papou et Chris. Je n'ai pas créer de colonne "stock optimum" car on ne peut pas se permettre d'être trop "juste" au niveau des stocks du fait de la distance et de l'instabilité des délais de livraison.
J'ai remplie la colonne du stock avec des valeurs fictives et renseigné les délais de livraison que j'ai finalement mis par défaut sur 4 mois car notre stock mini est assez large au cas où il y aurait un peu de retard dans les livraisons.
Les commandes sont faites en Avril, Septembre et Décembre / Janvier en principe mais les dates peuvent changer en fonction des livraisons qui varient entre 4 et 6 mois indépendamment du type de produit et du fournisseur ( Cela dépend plus souvent des congés des responsables des commandes dans l'hôpital où je travaille ). Je pense du coup que les stocks devront être considérés comme nuls pour les produits dont les délais de péremption sont inférieurs aux délais de livraison. En revanche, on ne peut pas tenir à jour nos stocks au jour le jour et on réalise un inventaire juste avant de faire les commandes.
J'espère avoir un peu avancé sur ce tableau. N'hésitez pas à me signaler mes erreurs et j'essaierais de les rectifier au plus vite.
Encore merci pour votre aide

Maïté

 

[maifouk]

Re : Création d'un listing de commande

Bonjour à tous,
Je ne sais pas si j'ai encore oublié des modifications ou des compléments d'information mais je n'ai pas eu de réponses dernièrement. J'ai essayé de suivre vos demandes mais j'ai quand même des lacunes en informatique.
Je vais bientôt m'absenter du boulot et j'aurais aimé gérer ce dossier avant les fêtes.
Pour le moment, nous continuons nos commandes comme avant.
Merci d'avance pour l'aide que vous pourrez nous apporter.
Maïté