Microsoft 365 Construction d'un tableau pour pointer les enfants qui sont absents de la cantine

[Louloute65]

Bonjour à tous,
Je viens d'intégrer une petite commune qui se charge de la cantine.
Le fichier qui a été créé n'est pas du tout pratique
Est-ce que vous pourriez m'aider à créer un tableau qui soit plus compréhensif et plus automatiser.
Je vous remercie pour vos lumières et je suis ouverte à toute modification afin de me faciliter la tâche.

 

[chris]

Bonjour

Un début de solution ci-joint :

• initialisation : on saisit les tables de référence de l'onglet Références
  • la liste des élèves + instit au début + "Livré" à la fin
  • les dates de début et de fin de l'année scolaire
  • on actualise la liste des mois (en vert) par clic droit actualiser
  • dans l'onglet Planning on ajuste la colonne Nbre de jours à facturer en fonctions du nombre d'élèves (étirer la formule)
• utilisation :
  • dans l'onglet Planning on sélectionne le mois à traiter
  • on actualise la planning (en vert)
  • on peut saisir des X et des nombres de repas livrés

Les jours fériés sont automatiquement remplis, les samedis et dimanches éliminés mais reste à gérer les congés scolaires

Ce qu'il faut également définir c'est comment on passe d'un mois à l'autre : là cela efface les données saisies manuellement.
Voir s'il faut prévoir autant d'onglets que de mois, archiver ou autre...

 

[Piment]

Bonjour louloute65, chris, bonjour le fil.
Si je peux me permettre, il serait nécessaire que vous fournissiez davantage d'infos sur la gestion de cette "cantine" (je dirais plus "Restaurant scolaire"). En effet, vous fournissez un tableau existant qu'il faudrait améliorer, certes, mais vous demandez aussi la prise en compte des jours fériés, des vacances scolaires et de facturation. Cela implique que vous gérez également le paiement par les parents, ce qui implique également un contrôle nominatif des élèves présents ou absent pour une facturation à la sortie.
Quelle est l'organisation autour ? Que doit avoir en définitive l'agent ou les agents comme info ? Combien d'écoles et donc de rationnaires avez-vous à gérer ? Combien de repas la cuisine doit produire ? Etc...
Je pense pressentir un besoin non encore exprimé, mais qui sous-tend votre demande et le tableau que vous nous soumettez le laisse apparaître. En effet, s'il ne s'agit que de gérer les présents et les absents,
Il n'y a pas grand-chose à améliorer. Ce tableau vous est retourné à quel moment, en fin de journée, en fin de semaine ou en fin de cycle ?
Il nous faudrait une vue globale de votre problématique pour que l'on puisse vous apporter une aide efficace qui réponde à votre besoin.

 

[Louloute65]

Bonjour louloute65, chris, bonjour le fil.
Si je peux me permettre, il serait nécessaire que vous fournissiez davantage d'infos sur la gestion de cette "cantine" (je dirais plus "Restaurant scolaire"). En effet, vous fournissez un tableau existant qu'il faudrait améliorer, certes, mais vous demandez aussi la prise en compte des jours fériés, des vacances scolaires et de facturation. Cela implique que vous gérez également le paiement par les parents, ce qui implique également un contrôle nominatif des élèves présents ou absent pour une facturation à la sortie.
Quelle est l'organisation autour ? Que doit avoir en définitive l'agent ou les agents comme info ? Combien d'écoles et donc de rationnaires avez-vous à gérer ? Combien de repas la cuisine doit produire ? Etc...
Je pense pressentir un besoin non encore exprimé, mais qui sous-tend votre demande et le tableau que vous nous soumettez le laisse apparaître. En effet, s'il ne s'agit que de gérer les présents et les absents,
Il n'y a pas grand-chose à améliorer. Ce tableau vous est retourné à quel moment, en fin de journée, en fin de semaine ou en fin de cycle ?
Il nous faudrait une vue globale de votre problématique pour que l'on puisse vous apporter une aide efficace qui réponde à votre besoin.

Bonjour Piment et bonjour à tous
Je vous remercie pour votre retour. Je comprend la complexité de ma demande et celle de la création de ce tableau.
Ce sont des tableaux mensuels que l'agent me remet pour la facturation aux parents sur un logiciel spécifique à ma mairie.
Ce tableau doit donc faire apparaître :
* le calendrier scolaire des années à venir
* le nombre de colis repas livrés quotidiennement
* l'agent doit y noter les enfants absents ou présents cela reste à voir dans la nouvelle organisation
* je dois comptabiliser le nombre d'absence dans le mois à facturer
Peut-être le faire en tableau de bord serait-ce plus judicieux pour la gestion ?
Je reste à votre écoute.

 

[Louloute65]

Bonjour

Un début de solution ci-joint :

• initialisation : on saisit les tables de référence de l'onglet Références
  • la liste des élèves + instit au début + "Livré" à la fin
  • les dates de début et de fin de l'année scolaire
  • on actualise la liste des mois (en vert) par clic droit actualiser
  • dans l'onglet Planning on ajuste la colonne Nbre de jours à facturer en fonctions du nombre d'élèves (étirer la formule)
• utilisation :
  • dans l'onglet Planning on sélectionne le mois à traiter
  • on actualise la planning (en vert)
  • on peut saisir des X et des nombres de repas livrés

Les jours fériés sont automatiquement remplis, les samedis et dimanches éliminés mais reste à gérer les congés scolaires

Ce qu'il faut également définir c'est comment on passe d'un mois à l'autre : là cela efface les données saisies manuellement.
Voir s'il faut prévoir autant d'onglets que de mois, archiver ou autre...

Bonjour Chris,
Je vous remercie pour ce début de solution qui m'est importante.
On peux envisager de faire un tableau par mois dans les onglets, la gestion en serait peut être plus facile.
Le Total des repas à facturer est par enfant, serait-il possible de modifier le tableau en ce sens svp ?

 

[chris]

Bonjour

Il y a déjà le nombre de repas pour chaque enfant en colonne A...

Si on fait un onglet par mois il faudra ajouter un peu de programmation pour déconnecter les tableaux prêts à saisir de l'initialisation.

Pour cela il faudra finaliser auparavant l'aspect vacances scolaires : vous n'avez pas répondu à ce sujet...