XL 2016 Besoin d'ajouter une fonctionnalité d'envoi d'e-mails pour deux personnes dans un outil 5S

[Pauuul35]

Bonjour à tous,

Je suis en train de mettre en place un outil 5S dans mon entreprise, qui comprend un planning et un suivi des 5S, avec affichage des résultats hebdomadaires, etc.

Le planning et le suivi sont déjà terminés. À présent, je souhaite ajouter une fonctionnalité qui permettra l'envoi d'un e-mail d'alerte chaque semaine à une personne de la zone de finition et à une personne de la zone de fabrication CMS. En cas d'absence d'un des intervenants, une personne des bureaux sera désignée en remplacement. Cependant, le fichier que j'ai récupéré ne prend en charge qu'une seule personne et un suppléant, alors que j'ai besoin de deux personnes (une par zone) et un suppléant.

Voici comment je propose de gérer cette fonctionnalité en utilisant le fichier existant et les macros :

• Personne 1 : Titulaire de la zone de finition
• Personne 2 : Suppléant des bureaux
• Personne 3 : Titulaire de la zone CMS

Lorsque la macro s'exécute, elle recherchera dans la feuille "Planning" la personne de la semaine en cours. La semaine en cours est déterminée en fonction de la date du jour, sans référence à une cellule spécifique. Une fois la personne trouvée, la macro enverra un e-mail à cette personne en utilisant le modèle prédéfini dans la feuille "CONFIG". Si la personne est introuvable ou absente de l'entreprise, la macro enverra l'e-mail au suppléant des bureaux en incrémentant un compteur de +1, comme cela est déjà implémenté.

Pour la deuxième personne, afin de ne pas modifier le code existant, j'ai pensé rechercher la personne 3, qui est le titulaire de la zone CMS, et effectuer la même démarche. Cependant, cette fois-ci, j'incrémenterais le compteur de -1 pour envoyer l'e-mail au suppléant des bureaux.

Je sollicite votre aide pour ne pas modifier le code existant et ajouter la partie qui permettra l'envoi d'e-mails à deux personnes au lieu d'une seule. Vos suggestions et corrections seront grandement appréciées.

Bon week end a vous !

 

[Oneida]

Bonjour,
Pouvez mieux expliquer la partie : "Pour la deuxieme personne..........
Surtout votre incrementation de -1

 

[Compte Supprimé 979]

Bonjour

Pour celles et ceux qui comme moi ne savent pas ce qu'est la méthode des 5S

Méthode 5S ➔ Explications et exemple des 5S - LEAN

✔ Découvrez la méthode 5S ✔ Une démarche LEAN qui résoudra tous vos problèmes d’organisation au sein de vos services, bureaux, atelier.

www.sesa-systems.com

 

[Oneida]

Bonjour BrunoM45, Pauuul35

C'est la meme chose que l'assurance qualite avec les normes ISO9000, 9001 et 9004 appliquees a la gestion de production.

Par contre le cas qui nous interesse, c'est d'avoir au moins deux ou trois personnes a qui envoyer un @MAIL
C'est dans le choix que je voudrais avoir des exemples
Bien qu'il ne devrait pas manquer de personne a informer suivant les preceptes de la dite methode 5S ou autre
Pas de personne 1: qui remplace
Pas de personne 2: idem
Pas de personne 3: idem
et toutes les combinaisons possibles

 

[Pauuul35]

Bonjour,
Pouvez mieux expliquer la partie : "Pour la deuxieme personne..........
Surtout votre incrementation de -1

Bonjour Oneida,

Merci de votre commentaire. Permettez-moi de clarifier le système d'incrémentation que j'ai proposé pour éviter de modifier considérablement le code existant.

Dans le contexte de mon outil 5S, nous avons trois personnes impliquées :

• Personne 1 (zone de finition) est sélectionnée pour effectuer la vérification hebdomadaire et recevoir l'e-mail d'alerte.
• Si la personne 1 n'est pas disponible ou absente, nous passons à la personne 2 en incrémentant de 1. Ainsi, la personne 2 (1+1) (suppléant des bureaux) sera prévenue.
• Pour la personne 3 (responsable de la zone CMS), nous utilisons la même démarche, mais cette fois nous effectuons une décrémentation de 1. Donc, si la personne 3 est absente, nous enverrons l'e-mail à la personne 2 (3-1), ce qui revient a avoir qu'un seul suppléant.

Cela signifie que le code existant sera utilisé pour envoyer les e-mails aux personnes en fonction de leur disponibilité, en évitant d'avoir à réécrire de nombreuses lignes de code.

J'espère que cela clarifie le fonctionnement du système d'incrémentation. N'hésitez pas à poser des questions supplémentaires si vous avez besoin de plus d'informations.

 

[Pauuul35]

Bonjour

Pour celles et ceux qui comme moi ne savent pas ce qu'est la méthode des 5S

Méthode 5S ➔ Explications et exemple des 5S - LEAN

✔ Découvrez la méthode 5S ✔ Une démarche LEAN qui résoudra tous vos problèmes d’organisation au sein de vos services, bureaux, atelier.

www.sesa-systems.com

Bonjour BrunoM45,

Je m'excuse de ne pas avoir expliqué plus tôt ce qu'est le 5S. Dans mon cas, le 5S fait référence à une méthodologie de gestion de l'espace de travail qui se compose de cinq principes commençant par la lettre "S", auxquels s'ajoute une partie spécifique. Voici une brève description :

• Le premier "S" représente le tri, qui consiste à éliminer les objets inutiles et à ne garder que ceux nécessaires.
• Le deuxième "S" correspond à la mise en ordre, où l'on organise les objets restants de manière logique et pratique.
• Le troisième "S" est le nettoyage, qui implique de maintenir un environnement de travail propre et agréable.
• Le quatrième "S" concerne la standardisation, où l'on établit des procédures et des normes claires pour maintenir les trois premiers "S" dans la durée.
• Le cinquième "S" est la discipline, qui implique de suivre régulièrement les principes précédents et d'adopter de bonnes habitudes de travail.

En plus de ces cinq "S", il y a une partie spécifique propre à notre entreprise. Pour organiser la rotation des tâches, j'ai mis en place un cycle de trois semaines. Pendant la première semaine, nous nous concentrons sur les deux premiers "S". Pendant la deuxième semaine, nous travaillons sur les deux suivants. Enfin, la troisième semaine est consacrée au dernier "S" et à la partie spécifique de notre entreprise.

Dans ma situation actuelle, je souhaite informer les intervenants lorsqu'il est temps pour eux de réaliser leurs vérifications, notamment grâce à l'envoi automatique de mails.

 

[Oneida]

Bonjour Oneida,

Merci de votre commentaire. Permettez-moi de clarifier le système d'incrémentation que j'ai proposé pour éviter de modifier considérablement le code existant.

Dans le contexte de mon outil 5S, nous avons trois personnes impliquées :

• Personne 1 (zone de finition) est sélectionnée pour effectuer la vérification hebdomadaire et recevoir l'e-mail d'alerte.
• Si la personne 1 n'est pas disponible ou absente, nous passons à la personne 2 en incrémentant de 1. Ainsi, la personne 2 (1+1) (suppléant des bureaux) sera prévenue.
• Pour la personne 3 (responsable de la zone CMS), nous utilisons la même démarche, mais cette fois nous effectuons une décrémentation de 1. Donc, si la personne 3 est absente, nous enverrons l'e-mail à la personne 2 (3-1), ce qui revient a avoir qu'un seul suppléant.

Cela signifie que le code existant sera utilisé pour envoyer les e-mails aux personnes en fonction de leur disponibilité, en évitant d'avoir à réécrire de nombreuses lignes de code.

J'espère que cela clarifie le fonctionnement du système d'incrémentation. N'hésitez pas à poser des questions supplémentaires si vous avez besoin de plus d'informations.

Bonjour,

Ok. Si personne de present?

 

[Pauuul35]

Bonjour,

Ok. Si personne de present?

Oneida,

Si la personne concernée n'est pas disponible cette semaine en raison d'un congé, d'une maladie, ou d'autres raisons, je réfléchis à la façon dont je peux permettre à la macro de savoir si une personne est présente ou non. Mais, je suis toujours confronté à la manière de réaliser ma macro pour l'envoi des e-mails.

 

[Oneida]

Bonjour,

permettre à la macro de savoir si une personne est présente ou non

Dans le code actuel, c'est trois cellules dans la feuille Planning et recherche dans personnel pour @MAIL
Dans la table feuille personnel, peut-etre ajouter une colonne presence ou pas qui serait testee pour les personnes selectionnees dans Planning
Les colonnes Personnel et Mail ne devant pas etre modifiees en cas d'absence

Pour le moment:
si 1 et 2 ok: envoi 1 & 2
si 1 pas ok, 2 & 3 ok envoi 2 & 3
si 1 & 2 pas ok, 3 ok envoi 3
si 1 & 3 ok et 2 pas ok envoi 1 & 3
si chaque personne ok toute seule envoi a la personne ok

je suis toujours confronté à la manière de réaliser ma macro
Oui, mais si pas de parametre pouvant determiner la presence ou non, pas possible
Je fais le code en ajoutant en colonne C de PERSONNEL presence ou pas de facon a debloquer la situation.
De votre cote reflechissez a la chose

 

[Pauuul35]

Bonjour,

permettre à la macro de savoir si une personne est présente ou non

Dans le code actuel, c'est trois cellules dans la feuille Planning et recherche dans personnel pour @MAIL
Dans la table feuille personnel, peut-etre ajouter une colonne presence ou pas qui serait testee pour les personnes selectionnees dans Planning
Les colonnes Personnel et Mail ne devant pas etre modifiees en cas d'absence

Pour le moment:
si 1 et 2 ok: envoi 1 & 2
si 1 pas ok, 2 & 3 ok envoi 2 & 3
si 1 & 2 pas ok, 3 ok envoi 3
si 1 & 3 ok et 2 pas ok envoi 1 & 3
si chaque personne ok toute seule envoi a la personne ok

je suis toujours confronté à la manière de réaliser ma macro
Oui, mais si pas de parametre pouvant determiner la presence ou non, pas possible
Je fais le code en ajoutant en colonne C de PERSONNEL presence ou pas de facon a debloquer la situation.
De votre cote reflechissez a la chose

Bonjour Oneida,

Après mûre réflexion, j'ai réalisé qu'il n'est pas possible, via une macro, de savoir si une personne est présente ou non, à moins que nous ajoutions une feuille Excel avec un planning ou une case indiquant la présence de chaque personne. Par conséquent, je pense que la meilleure méthode serait d'envoyer le mail aux trois personnes concernées chaque semaine, ce qui simplifierait les choses.

Maintenant, j'ai une petite question concernant le contenu du mail préalablement rédigé. Tant qu'a envoyer aux 3 intervenants, penses-tu qu'il serait possible de nommer les intervenants, comme illustré dans l'exemple de l'Excel que je t'ai mis en pièce jointe ?

Merci beaucoup pour ton aide !

 

[Oneida]

Re,
Je recupere le fichier et regarde la chose.
Vous avez un planning avec des semaines.
A quelle frequence ce planning est rempli?
En cas d'absence, ce planning est mis a jour?
Je pense que pour les personnes selectionnees, quelqu'un s'assure quelles sont presentes, hors imprevu, sur la semaine en cours

 

[Pauuul35]

Re,
Je recupere le fichier et regarde la chose.
Vous avez un planning avec des semaines.
A quelle frequence ce planning est rempli?
En cas d'absence, ce planning est mis a jour?
Je pense que pour les personnes selectionnees, quelqu'un s'assure quelles sont presentes, hors imprevu, sur la semaine en cours

De mon côté, j'ai mis en place un suivi sous forme de planning. Voici comment cela fonctionne : Chaque semaine, il y a trois intervenants chargés d'effectuer leurs vérifications. En fonction des semaines, ils ont des tâches différentes à vérifier (un cycle de trois semaines pour couvrir les 5S), comme vous pouvez le voir sur la photo.

Il n'y a donc pas de planning précis indiquant qui fait quoi et quand, mais plutôt que ces personnes doivent accomplir le travail assigné pour la semaine X. Le planning des personnes titulaires risque de varier en fonction des futurs semaines en raison des recrutements dans le service. En cas d'absence, nous nous arrangeons de manière à ce que la personne responsable la semaine suivante prenne le relais de l'absent.

 

[Oneida]

Fichier modifie pour envoi a trois destinataires.
Formatage du corps de message un peu a l'arrache car il faudrait un caractere significatif apres Bonjour ald une virgule.

 

[Pauuul35]

Bonjour Oneida,

J'ai regardé tout ça, il est important de s'assurer que les prénoms et noms correspondent exactement à ceux figurant dans le planning et le registre du personnel. Comment puis-je être sûr que les e-mails seront envoyés automatiquement ? Est-il possible de les envoyer à une heure précise ?

Merci beaucoup !

 

[Oneida]

Re,
Comment puis-je être sûr que les e-mails seront envoyés automatiquement ? Est-il possible de les envoyer à une heure précise ?
Actuellement pas d'envoi auto. Vous ne l'avez pas demande. Ne peut se faire que classeur ouvert

les prénoms et noms correspondent exactement à ceux figurant dans le planning et le registre du personnel
Dans le fichier que vous avez mis a dispo, y a des equivalents noms dans la feuille Planning qui sont aussi dans la feuille Personnel. Le code verifie que les noms de la semaine en cours Planning existent feuille Personnel.